مقدمة حول مجموعة أدوات العمل الحر في Microsoft 365، حل لتشغيل القوى العاملة في مجال العمل الحر وتوسيع نطاقه

مع زيادة المشاركة في اقتصاد العمل الحر، وهو سوق العمل المؤقت الذي يتكون من عاملين مستقلين يتعاقدون من أجل المشاركات قصيرة الأجل، بدأت المؤسسات في اختبار مواهب العمل الحر وتضمينها لدعم المشاريع. وفقاً لتقرير القوى العاملة المستقبلية، يستعين 47 بالمائة من مديري التوظيف في المؤسسات بالعاملين المستقلين (بزيادة من 44 بالمائة في العام السابق)، في حين يقول 9 من كل 10 من مديري التوظيف تقريباً أنهم مستعدون لمشاركة العاملين المستقلين بدلاً من العاملين المؤقتين من خلال شركة توظيف. لمساعدة المؤسسات في تحويل حلول التوظيف المؤقت التقليدية الخاصة بها أو إكمالها رقمياً، نطلق مجموعة أدوات العمل الحر في Microsoft 365 وهي مجموعة تم تجميعها من الأدوات والقوالب وأفضل الممارسات لمساعدة عملائنا في إطلاق برامج العمل الحر وتنفيذها وإدارتها على نطاق واسع. 

إن اقتصاد العمل الحر، الذي يشمل العاملين المستقلين والمستشارين والمقاولين وروَّاد الأعمال المستقلين في ازدهار. وفقاً للمحللين في مجال التوظيف، إجمالي المبلغ الذي تم إنفاقه في العمل الحر في عام 2015 هو 792 مليار دولار. يعتقد الخبراء أن نسبة أكبر من القوى العاملة في الولايات المتحدة ستشارك في اقتصاد العمل الحر خلال 10 سنوات. بالإضافة إلى ذلك، وفقاً لشركة Field Nation، فإن 86٪ من العاملين المستقلين يفضلون اختيار العمل الحر.

إن الآثار المترتبة لشركات المؤسسة عميقة. يجب أن تتبع المؤسسات أسلوب التطوير السريع وتتكيف مع نماذج الأعمال الجديدة لإنجاز العمل مع المواهب الخارجية لمواكبة بيئة شديدة التنافس مع التكنولوجيا المتغيرة بشكل سريع واحتياجات العملاء. وبينما تتم إضافة مواهب العمل الحر عند الطلب إلى النتائج القابلة للقياس للعروض المختلفة بسرعة وبكفاءة، فإن المسار لتطوير النهج والعمليات الحالية غير محدد بشكل كبير.

يعتبر Upwork الشريك الأول الخاص بنا لإطلاق مجموعة الأدوات هذه، وهو واحد من أكبر الأسواق العالمية على الإنترنت ويوجد به أكثر من 375000 من العاملين المستقلين في أكثر من 180 دولة. ونحن نقيم شراكة مع مؤسسة Upwork على وجه التحديد، ما يخص حل الاستعانة بمصادر مواهب العمل الحر والتوافق الشامل الخاص بها.

تُوفر مجموعة أدوات العمل الحر في Microsoft 365 حلولاً لنقاط الاحتكاك الرئيسية التي تواجهها المؤسسات عند استخدام برنامج عمل حر، بما في ذلك: الاتصالات الداخلية والمعرفة والتعاون على مستوى الفريق وتحليلات البيانات وأتمتة سير العمل.

المعرفة والاتصالات الداخلية

أحد التحديات الرئيسية لإطلاق برنامج عمل حر لمؤسسة هو نشر المعرفة والتعليم بين الأطراف المعنية ومتبنيي الفكرة. يحتاج الموظفون إلى مكان حيث يمكنهم البدء في تعلم كيفية تشغيل البرنامج والحصول على التدريب المطلوب ومراجعة أفضل الممارسات للتعامل مع العاملين المستقلين.

تعمل مجموعة أدوات العمل الحر في Microsoft 365 على حل هذه المشكلة من خلال توفير قالب موقع الاتصال SharePoint، وهو “نظام أساسي شامل” لتفاصيل البرنامج للمساعدة في تسريع استخدام برنامج العمل الحر ونشره، بما في ذلك:

• مستودع للمستندات ذات الصلة والعروض التقديمية حول البرنامج.
• حالات استخدام لعرض أنواع المشاريع التي يمكن إنجازها مع العاملين المستقلين.
• أسئلة متداولة التي تم طرحها مع أهم الأسئلة من موظفي المؤسسة.
• قالب مشاركة لمساعدتك في الاتصال بالعاملين المستقلين في مجموعة مواهب الخبراء في SharePoint.

اطلع على المخطط البياني لمعلومات موقع الاتصال SharePoint الخاص بنا للتعرّف على المزيد.

التعاون على مستوى الفريق

تتطلب طبيعة مشاريع العمل الحر للمؤسسات تعاون أعضاء الفريق في ملفات متعددة وإدارة المهام المتنوعة والاتصال عبر مناطق زمنية مختلفة. وللحفاظ على فِرق ذات وظائف متعددة المهام في أماكن متفرقة تتحرك في نفس الاتجاه، توفر مجموعة أدوات العمل الحر في Microsoft 365 الإرشاد حول استخدام Microsoft Teams كمركز قوي للعمل الجماعي الذي يجمع الدردشات والاجتماعات والمكالمات والملفات والتطبيقات في مساحة عمل مشتركة واحدة.

وباستخدام Teams، يمكن للمؤسسات إدارة احتياجات التعاون والاتصال للعمل الحر الخاصة بها، على وجه التحديد من خلال:

• الاتصال، وجود فِرق عامة وخاصة للأعضاء من أجل المشاركة في المناقشة.
• إدارة المهام، مكان واحد لتتبع التقدم ومحاذاة سير عمل كل عضو في الفريق من خلال التكامل مع أدوات إدارة المشاريع مثل Microsoft Planner.
• تخزين الملف، مكان واحد لتخزين الملفات المشتركة واستردادها خلال البحث الذكي.
• وصول الضيف الخارجي، قدرة المستخدمين الخارجيين حول العالم على التعاون في كل جوانب مشاريع العمل الحر من خلال الإصدار المجاني من Teams.
• الأمان، يحافظ وصول الضيف الخارجي إلى الفِرق المحددة للمشروع على معلوماتك آمنة بدون منح حق الوصول الكامل.

اطلع على المخطط البياني لمعلومات Teams الخاص بنا للتعرّف على المزيد.

تحليلات البيانات

يتمثل التحدي الرئيسي في تحسين برنامج العمل الحر لمؤسسة في تسجيل مؤشرات الأداء الأساسية وتتبعها والاتصال بها. تعمل مجموعة أدوات العمل الحر في Microsoft 365 على تحسين Microsoft Power BI، وهي عبارة عن خدمة تحليلات أعمال توفر نتائج التحليلات عن طريق جمع البيانات في الوقت الحقيقي من مصادر متعددة وتبسيط تحضير البيانات وإعداد التقارير ولوحات المعلومات المخصصة وسهلة الفهم.

تساعد خدمة Power BI مديري برامج المؤسسات على:

• اتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات.
• مقارنة نتائج برامج العمل الحر مع حلول التوظيف التقليدية.
• تحديد الفِرق داخل مؤسستك التي تستفيد حالياً من مواهب العمل الحر حسب نوع النظام للمساعدة في تحديد الفرص المستقبلية داخل شركتك.

لتحسين الوظيفة الأساسية لخدمة Power BI من أجل بيئة العمل الحر، تُقدم مجموعة أدوات العمل الحر ما يلي:

• قالب Power BI مع عينة مجموعة مرئيات.
• موصل Power BI لسحب البيانات من مصادر متباينة إلى لوحات المعلومات.
• قالب مشاركة لمساعدتك في الاتصال بالعاملين المستقلين في مجموعة المواهب في Power BI.

اطلع على المخطط البياني لمعلومات Power BI الخاص بنا للتعرّف على المزيد.

أتمتة سير العمل

يتطلب برنامج العمل الحر لمؤسسة توفير الموارد والتوافق والمراقبة أثناء توفير عملية غير احتكاكية لموظفيك. لتقليل الحاجة إلى إكمال المهام المتكررة يدوياً، تستخدم مجموعة أدوات العمل الحر في Microsoft 365 خدمة Microsoft Flow لإنشاء مهام سير عمل تلقائية بين التطبيقات والخدمات التي ترسل الإعلامات وتجعل الملفات متزامنة وتجمع البيانات.

على سبيل المثال، يمكن أن تساعد خدمة Microsoft Flow صنَّاع القرار في الأعمال على تنفيذ السيناريوهات التالية تلقائياً:

• التدريب والتوافق للموظف. من خلال زيارة موقع الاتصال SharePoint لبرنامج العمل الحر، يمكن للموظفين التسجيل في الإصدار التجريبي من خلال إكمال فيديو تدريب التوافق الذي تدعمه خدمة Microsoft Stream.
• التسجيل في المجتمع الداخلي. بعد إكمال الموظف لفيديو تدريب التوافق، تتم إضافة الموظف تلقائياً إلى قناة Teams الداخلية حيث يمكن للموظفين التعاون مع الآخرين الذين هم جزء من البرنامج وتبادل الخبرات.
• إنشاء حساب Upwork. بعد إضافة الموظفين إلى قناة Teams، يتم إرسال معلومات حسابهم، والتي تتضمن أسماءهم وعناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم، إلى Upwork لإنشاء الحساب على النظام الأساسي الخاص بها، حتى يتمكنوا من بدء نشر وظائف على النظام الأساسي.

بالإضافة إلى الوظيفة الأساسية لخدمة Microsoft Flow، تُقدم مجموعة أدوات العمل الحر ما يلي:

• دراسات الحالة لتوضيح كيف يمكنك استخدام Microsoft Flow ضمن برنامج العمل الحر لمؤسسة.
• قالب مشاركة لمساعدتك في الاتصال بالعاملين المستقلين في مجموعة المواهب في Microsoft Flow.

اطلع على المخطط البياني لمعلومات Microsoft Flow للتعرّف على المزيد.

تجربتنا وما تعلمناه

مثل العديد من عملائنا، تساهم Microsoft أيضاً في عملية التنقل في كيفية نسج مشاركات العمل الحر على نحو مسؤول في بيئة المؤسسة الخاصة بنا. خلال العام الماضي، تم الانتهاء من أكثر من 2000 مشروع من مشاريع العمل الحر فيما بين الكتابة والبحث وتحرير الفيديو والترجمة والتصميم وعلوم البيانات، والتي تشمل 25 فريقاً داخلياً ومئات الموظفين.

لم يكن الوصول إلى هذه الخطوة سهلاً، فقد اضطررنا إلى التطوير داخلياً وكان علينا وضع بنية أساسية يمكن أن تدعم تعقيدات برنامج العمل الحر لمؤسسة. وقد أدى ذلك إلى تطوير مجموعة أدوات العمل الحر في Microsoft 365، التي تجمع بين تطبيقات الإنتاجية للمؤسسة الرائدة الخاصة بنا والأدوات والقوالب وأفضل الممارسات التي تم تجميعها وذلك لتلبية الاحتياجات الخاصة لبرامج العمل الحر للمؤسسات. ولقد جنينا ثمار ما قمنا به. فشهدنا حتى الآن توفيراً في التكلفة والوقت القابلين للقياس.

بدء الاستخدام

تتوفر مجموعة أدوات العمل الحر في Microsoft 365 بدون تكلفة إضافية كجزء من Office 365 Enterprise أو اشتراك Microsoft 365 Enterprise. تعرّف على المزيد حول مجموعة أدوات العمل الحر في Microsoft 365 واشتراك Microsoft 365 Enterprise.

الرجاء ملاحظة ما يلي: ستحتاج كل مؤسسة إلى تقييم احتياجاتها وتحديدها، بما في ذلك أمور مثل معالجة البيانات ومتطلبات التوافق، ويجب عليها استخدام استثمارات Microsoft 365 الحالية التي تحددها بشكل مناسب.

تعرّف على المزيد حول تجربتنا مع مجموعة أدوات العمل الحر في Upwork.