مساعدة الشركات الصغيرة على حماية بياناتها أضخم أصولها

يواجه رواد الأعمال في جميع أنحاء العالم مجموعة من التحديات بداية من تعيين المواهب والاحتفاظ بها في سوق عمل محكم إلى التغييرات في قواعد بيئة العمل، الأمر الذي يجعل من توفر أحدث الأدوات على أي جهاز ضرورة تنافسية. تميزك بفاعلية أكثر يمكن أن يدفعك لتنجز أعمالك بصورة أفضل مع وضع تركيزك على العملاء والموظفين. وهنا يأتي دور الأدوات والتكنولوجيا المناسبة. إن حرصك على التنافس للحصول على المواهب وأحدث الأدوات مع التمتع بإمكانية العمل من أي مكان يعني أنه يجب عليك حماية بياناتك بطرق جديدة من هذه البيئة المليئة بالتهديدات المتزايدة.

نظراً لانتهاء دعم Windows 7 في 14 يناير 2020،وحدوث المثل مع إصدار Office 2010 بعده مباشرة، من الضروري التأكد من أنك لا تتمتع بتجربة أكثر إنتاجية فحسب، ولكن أكثر أماناً أيضاً. يمكن أن يضمن لك Microsoft 365 Business، الذي يتضمن Office 365 وWindows 10 وأحدث ميزات الأمان المثبتة على جهاز حديث أنك تتمتع بالحماية أينما كنت.

نحتفل في هذا الأسبوع القومي للأعمال الصغيرة بالشركات الصغيرة التي تستخدم Microsoft 365 Business للنمو والتنافس وتقديم تجربة رائعة للعملاء مع تنفيذ عمل رائع بشكل تعاوني وآمن. أردت اليوم أن أشارك ثلاث تجارب للعملاء ألهمتنا مع تقديم عرض لتبدأ في التحول الخاص بك: خصم 15٪ على اشتراك سنوي في Office 365 Business Premium – متوفر من 5 مايو 2019 حتى 11 مايو 2019 في الولايات المتحدة.

شركة PUR

في عام 2010، كان جاي كلاين، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة PUR، يطرق جميع الأبواب مثل “المرشح لمنصب العمدة” لنشر الأخبار التي تفيد بأن شركة PUR طورت علكة خالية من الأسبارتام. كانت هذه هي البدايات المتواضعة التي أدت إلى ازدهار الشركة وانتشرت مبيعاتها في أكثر من 50 دولة و50000 متجر بيع بالتجزئة. وعلى الرغم من هذا التأثير العالمي، ما يزال أمام الشركة الكثير من المهام التي يجب القيام بها، حيث يمكنها الاستفادة من الموظفين البالغ عددهم 65 موظفاً منتشرين في جميع أنحاء كندا والولايات المتحدة وأوروبا.

وبينما تنمو الشركة، تزداد المخاوف بشأن أمان البيانات والتعاون عن بُعد وإدارة الأجهزة المحمولة. وقد اختارت شركة PUR الاستعانة بـ Microsoft 365 لمساعدتها على مواكبة نموها السريع ونجاحها المعتمد على المنتجات اللذيذة.

مع هذا النمو، يأتي دور إعداد الموظف والاحتفاظ به. بدأت التهديدات الأمنية من التصيد الاحتيالي وغيرها من الأعمال الضارة تطل برؤوسها. يحتاج الموظفون الذين يعملون في قارات منفصلة إلى قنوات تعاون وتواصل أكثر أماناً وفورية ويمكن الوثوق بها. فهم بحاجة إلى حل لا يتطلب إجراء صيانة في الموقع، ويمكن أن يساعد هذا الحل في زيادة وتيرة أعمالهم ويوفر إمكانات التعاون والتنقل والأمان التي يحتاجها الموظفون بشكل مبتكر. عثرت شركة PUR على الإجابة عن كل هذه الاحتياجات في Microsoft 365.

يستخدم الموظفون الآن وظائف الدردشة ومشاركة المستندات الدائمة في Teams لتعزيز التعاون. كذلك، مع زيادة استخدام الشركة للأجهزة المحمولة، شكلت إمكانات إدارة الأجهزة والتطبيقات المرنة أهمية كبيرة أكثر من أي وقت مضى. قامت شركة PUR باستخدام Intune لمنح وصول الجهاز المحمول إلى بيانات الشركة أو منعه من ذلك، الأمر الذي ساعد في الحفاظ على توافق هذه الأجهزة مع بروتوكولات أمان الشركة وإدارة تطبيقات الأجهزة المحمولة التي يستخدمها الموظفون. وباستخدام Intune، خفضت شركة PUR أيضاً إعداد جهاز الموظف الجديد من العمل ليوم كامل إلى أقل من ساعة.

على الرغم من الإنجاز الهائل للتحسينات التي حققتها شركة PUR في مجال الاتصالات والأمان والتنقل ونتائج التحليلات، فإن سيريس كوك، نائبة الرئيس لشؤون الأفراد والثقافة في PUR، تعتقد أن التأثير الإنساني يعد الإنجاز الأعظم للشركة. وتقول كوك: “من واقع طبيعة الحياة المهنية ومن وجهة النظر التي تتبنها الشركة الخاصة بمعدلات الاحتفاظ بالموظفين، نعرف أن موظفينا يشعرون بأنهم أكثر من مجرد جزء من الفريق الآن، بل يتعاملون كأفراد في أسرة واحدة”. “وهذا يعني الكثير بالنسبة لنا”.

مؤسسة Meals on Wheels

إذا كان التنقل بينك وبين أي شخص تحبه محدوداً، فأنت تعرف مدى عجزه. مؤسسة Meals on Wheels هي مؤسسة غير ربحية، لا تهدف إلى توصيل الطعام فقط، ولكن أيضاً لتعزيز التواصل الإنساني لأفراد المجتمع الذين هم في أمس الحاجة إليه.

قد يبدو توصيل وجبات ساخنة إلى المحتاجين أمراً سهلاً، لكن تكمن المهمة البسيطة لمؤسسة Meals on Wheels في التغلب على التعقيدات التي تنطوي عليها مثل التغيرات اليومية في أعداد المتطوعين والعملاء المتغيرين باستمرار والزيادة الكبيرة في أعداد المحتاجين.

بالإضافة إلى إدارة قائمة تضم 2000 متطوع بجداولهم الزمنية الفريدة، ولزيادة الفعالية، تستقبل مؤسسة Meals on Wheels في مقاطعة جرينفيل بشكل روتيني البيانات الحساسة من مصادر متنوعة، فضلاً عن البيانات التي تتضمن معلومات الدفع من الجهات المانحة وتشخيصات العملاء. شكّل ضمان الوصول إلى هذه البيانات، مع اتخاذ إجراءات للحفاظ على أمان التفاصيل الشخصية، أولوية قصوى.

تلبية الحاجة القصوى لتحسين عمليات التسليم أولاً، استخدمت مؤسسة Meals on Wheels كلاً من Microsoft Teams وMicrosoft SharePoint. يتيح Teams للمتطوعين والموظفين إمكانية التواصل عبر الصوت أو الفيديو أو الدردشة من أي مكان. أصبح من السهل الآن معالجة وتتبع تغييرات المسار في اللحظة الأخيرة، وإذا ضل المتطوع طريقه أو نسيه، يمكنه بسرعة طلب المساعدة أو التحقق مرة أخرى من خلال سجلات هذا اليوم.

بفضل قدراتها التعاونية الجديدة المبينة، حولت مؤسسة “Meals on Wheels في مقاطعة جرينفيل” تركيزها على مجال الأمان الذي يحظى بنفس القدر من الأهمية. ومن الأمور التي تهتم بها المؤسسة بشكل خاص هي إدارة الأجهزة المحمولة. احتاج كل متطوع من المتطوعين الذين يعملون في مؤسسة Meals on Wheels إلى الوصول إلى بيانات العميل الحساسة لإتمام عمليات التسليم، مما يعني أنه إذا فقد جهاز واحد أو وجدّ في غير محله، فقد يجعل البيانات الشخصية لمئات الأفراد المستضعفين المقعدين في منازلهم عرضة للكشف.

لحسن الحظ، يتضمن Microsoft 365 إمكانات قوية لإدارة الأجهزة المحمولة، بما في ذلك خيار إزالة وصول المستخدم إلى البيانات الحساسة أثناء فقدان أجهزته. وبهذه الطريقة، بغض النظر عن المكان الذي ينتهي إليه الجهاز المفقود، تظل البيانات الحساسة آمنة للغاية.

John’s Crazy Socks

سواءً كنت تحب أشكال كلاب الكورجي أو الكلمات المتجانسة أو رسم لشكل إدغار آلان بو، ستجد جوارب ملونة تلبي رغباتك في شركة John’s Crazy Socks، وهي شركة صغيرة أرسلت 43000 طلب إلى 44 دولة في عامها الأول. سواءً اختار العملاء الجوارب التي تتوهج في الظلام أو أرادوا الحصول على دمية بشعر يمكن تمشيطه أو أشكال تعزز من الوعي حول الإعاقات مثل التوحد أو متلازمة داون، فإذا وصل الطلب بحلول الساعة 3:00 مساءً، فسيقوم “العاملون في صناعة الجوارب” بالشركة بشحن الطلب في نفس اليوم.

لا يُنظر إلى إدارة التغيرات الكبيرة في الأعمال التجارية وبيع حقائب Monday Madness Mystery Bags للجوارب المختارة عشوائياً باعتبارها الاعتبارات التجارية الفريدة الوحيدة. احتاجت الشركة إلى أدوات جديدة لمعالجة بيانات الأعمال ومساعدة موظفيها المتزايد عددهم للبقاء على اتصال (ارتفع عدد العاملين بشركة John’s Crazy Socks من 4 موظفين إلى 35 موظفاً خلال 10 أشهر). يعمل الكثير من الموظفين بدوام جزئي لتجنب فقدان استحقاقات العجز، وليست لديهم إمكانية الوصول الفوري إلى أجهزة الكمبيوتر خارج العمل؛ حيث لم يكن لدى معظمهم عناوين بريد إلكتروني من قبل. وقد حدث تنسيق للورديات وتم تبادل معلومات الأحداث مع العائلة وأولياء الأمور على الهاتف أو في المستندات المطبوعة.

يستخدم بعض الموظفين الوظائف الأساسية مثل البريد الإلكتروني وتخزين الملفات ومشاركتها، بينما يستخدم آخرون الكثير من ميزات التعاون مثل Skype for Business وTeams. وبالنسبة لكل منهم، فإن الإنتاجية والتعاون تعني الأمان أيضاً. لا يحتاج الأشخاص إلى تذكر كلمات المرور وأسماء المستخدمين المنفصلة لتسجيل الدخول إلى التطبيقات التي يستخدمونها كل يوم. يقول الشريك المؤسس مارك كرونين: “يعمل OneDrive بسلاسة باستخدام تطبيقات Office التي نستخدمها كل يوم، ويتم تضمينه في اشتراكنا، لذلك فهو أسهل وأكثر فعالية من حيث التكلفة من استخدام حل جهة خارجية”.

العمل مثل الشركات الصغيرة

تُشعرني هذه التجارب بالحماسة تجاه ما يمكننا تحقيقه معاً عندما تتوفر لدينا الأدوات الأكثر إنتاجية وأماناً. هل ترغب في معرفة المزيد عن اتجاهات الشركات الصغيرة وبعض أفضل الأجهزة الجديدة الموجودة في السوق للشركات الصغيرة؟ شاهد مقطع Coffee Across America الجديد للأسبوع القومي للأعمال الصغيرة.