تقليل التشتت والمحافظة على التركيز من خلال التحديثات القائمة على تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي في Microsoft 365
لا يخفى علينا تسارع وتيرة العمل والحياة. فليس من الغريب قضائك اليوم كله في حضور الاجتماعات أو كتابة رسائل البريد الإلكتروني أو التحدث في الهاتف، تاركاً بذلك مساحة قليلة من الوقت للتركيز على أمورك الأكثر أهمية. فالعديد منا لديه قوائم مهام غير متناهية، ويقضي وقتاً بعد ساعات العمل في إنهاء تلك المهام. وقد تم إصدار MyAnalytics -وهي مصدر التحليلات الإنتاجية الشخصية في Microsoft 365– لمساعدتك في مواجهة هذه التحديات وقد حصلت اليوم على تحديث.
فمن خلال لوحة المعلومات والتحليلات في Outlook وملخصات البريد الإلكتروني الأسبوعية، توفر لك MyAnalytics تحليلات واقتراحات قائمة على تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي لمساعدتك على العمل بذكاءٍ أكبر. ستعمل تجربة MyAnalytics الجديدة والتي ستتوفر ابتداءً من اليوم على توجيه التحليلات بشكلٍ أكبر على استهداف أربعة مجالات رئيسية: هي التركيز والرفاهة وشبكة العلاقات الاجتماعية والتعاون. فعلى سبيل المثال، ستوضح تحليلات الأسبوع الماضي لك إجمالي عدد الأيام التي انقطعت خلالها تماماً عن ممارسة أي عمل بعد ساعات العمل على مدار شهرٍ ماضٍ من خلال حساب عدد الساعات التي قضيتها في كتابة الرسائل الإلكترونية وإجراء المحادثات والمكالمات وحضور الاجتماعات خارج نطاق ساعات عملك. وبهذه الطريقة تستطيع وضع أهداف لتحقيقها وابتكار عادات لممارستها مما يساعدك على التمتع بمزيد من الأيام الهادئة.
ولجعل هذه التحليلات عملية أكثر، سنوفر لك خلال الأشهر القادمة القابلية على إنشاء خطط شخصية لتسهيل وضع الأهداف واتخاذ خطوات نحو تحسين أنماط عملك كل يوم. وسنستهل سلسلة تحديثات MyAnalytics هذه بخطة “التركيز”. وذلك من خلال مساعدتك على وضع خطة منتظمة لوقت التركيز لإنهاء معظم المهام الملحة والحد من التشتت، فستساعدك خطة التركيز في MyAnalytics على إحداث توازن بين التعاون المثمر والنواتج المجدية. وسنكشف اليوم النقاب عن العناصر الرئيسية لخطة التركيز.
إنشاء خطة تركيز شخصية
تختلف التفضيلات الإنتاجية من شخصٍ لآخر، ولكن خبراء كتاب “Deep Work” أفادوا بأن تنحية المعوقات الاعتيادية للوقت للتركيز على إنجاز المهام الصعبة يثمر عن منافع مذهلة. ومع خطة التركيز، ستساعدك MyAnalytics على وضع روتين يومي لوقت التركيز. وستوفر لك خطة التركيز المرونة في ذلك سواءً بالحجز التلقائي لوقت التركيز اليومي استناداً إلى مدى توافرك أو من خلال تقديم اقتراحات وحجز وقت التركيز منها يدوياً أثناء العمل في Outlook. وستعطي خوارزمية الحجز التلقائي الأولوية لحجز الساعات الصباحية إذا كانت متاحة، لذا تستطيع أن تكون في قمة نشاطك خلال تلك الساعات وتعمل على إنجاز مهام التحليلات الصعبة.
الحفاظ على روتين التركيز الخاص بك
إذا استلمت دعوة اجتماع تتعارض مع وقت التركيز المحجوز، فسيقدم لك Outlook اقتراحات مضمنة وملخصات البريد الإلكتروني الأسبوعية بما في لك رسائل لاتخاذ إجراء، مما يسهل إعادة جدولة وقت التركيز من خلال مراعاة بريدك الوارد مما يعمل على الحفاظ على الروتين.
تخصيص وقت للمهام المعلقة
لمساعدتك على تخصيص وقت للمهام الهامة بما في ذلك المهام التي تعهدت لزملاء عملك بإنهائها أو المهام التي طلبوا منك إنهاءها، سيتم طرح اقتراحات ضمنية جديدة وبطاقات موائمة مفتوحة بملخصات البريد الإلكتروني في Outlook. وستستخدم تلك الاقتراحات تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي لإبراز المهام المعلقة من خلال البريد الإلكتروني، مما يسهل عليك حفظ وقت التركيز لإنجاز هذه المهام.
العمل دون مقاطعة أثناء فترة التركيز
استنتجت دراسات عامل المعلومات أنه يتم استغراق حوالي 23 دقيقة للعودة بالتركيز إلى المهمة الأساسية بعد حدوث عمليات مقاطعة أو تشتتات من الشخص ذاته. وللمساعدة على الحد من هذه الأشياء عند محاولة التعمق أكثر في التركيز لإنهاء العمل بنجاح، ستقوم Microsoft Teams بالتبديل تلقائياً إلى الحالة “الرجاء عدم الإزعاج” أثناء وقت التركيز. وخلال وقت التركيز، سيتم تعيين حالتك على الوضع “تركيز” وستتلقى فقط إخطارات بالرسائل الهامة أو الرسائل التي ترسلها جهات الاتصال التي لديها أولوية للوصول.
نحن في Microsoft نواصل عملنا في سبيل ابتكار تقنيات تمكنك من أداء عملك بأفضل ما يمكن. تفضل بزيارة لوحة المعلومات الشخصية الجديدة الخاصة بـ MyAnalytics واطلع على ملخصات البريد الإلكتروني الأسبوعية المتاحة بشكلٍ عامٍ اليوم. حيث يمكنها مساعدتك على فهم أنماط عملك الحالي بشكلٍ أفضل والحصول على تحليلات تعمل على تحديد أولوية التركيز وتخبرك بمدى أهمية اعتزال العمل لفترة لتجديد النشاط ومتابعة الرد على الاتصالات الهامة والانخراط في العلاقات الضرورية بالإضافة إلى تحسين مستوى تعاون الفريق.
ترقبوا خلال الأشهر القادمة صدور معاينة خطة التركيز لعملاء Microsoft 365 وOffice 365 Enterprise الذين يمتلكون تجربة MyAnalytics كجزء من خطة E5، باعتبارها خطة إضافية لـ E1 و E3 أو مع Workplace Analytics. وبمرور الوقت، ستصبح خطة التركيز متوفرة مع الخطط الإضافية التي لديها بريد إلكتروني مستضاف للعمل (Exchange Online).