العمل المختلط أصبح واقعاً. فهل أنت مستعد؟

في Microsoft، نعتقد أن العمل المختلط هو المستقبل. فمن الآن فصاعداً، ستحتاج كل مؤسسة إلى نموذج تشغيل جديد للعمل المختلط - نموذج لا يعتمد على الأعراف القديمة، مثل دوام العمل لـ 8 ساعات من الساعة 9 إلى الساعة 5. لقد تغيرت توقعات الموظفين إلى الأبد، حيث قال أكثر من 80 في المائة من المديرين إنهم يتوقعون نُهج عمل أكثر مرونة من المنزل بعد الجائحة، وقال أكثر من 70 في المائة من الموظفين إنهم يخططون للاستفادة منها. وللمنافسة في هذا العالم الجديد، يحتاج القادة إلى اعتماد الحد الأقصى من المرونة في متى وأين وكيف يعمل الأشخاص.

يرغب كل عميل أتحدث إليه في تمكين الأشخاص من أجل عالم من العمل الديناميكي والسلس والقائم على السحابة. ويريدون إيجاد طرق للأشخاص للعمل، ليس فقط من أي مكان ولكن في أي وقت، مع حلول تسمح بالتعاون المتزامن وغير المتزامن. وهو تحول "مؤسسة بأكملها". بدايةً من قسم تكنولوجيا المعلومات، ومروراً بقسم الموارد البشرية وقسم العمليات، وحتى قسم التسويق والتصنيع، هذه محادثة تتطلب من القادة عبر المؤسسة بأكملها أن يجتمعوا معاً لإعادة التفكير في طرق العمل. 

بصفتنا طلاباً في عالم جديد من العمل، كنا نجرب ونشارك ما نتعلمه مع تطور العمل. واليوم، أريد أن أشارك نهجنا لتمكين موظفيك حول العالم من أجل عالم من مرونة العمل. إنها استراتيجية من ثلاثة أجزاء: أولاً، ضع نهجاً لتمكين الأشخاص من العمل بالحد الأقصى من المرونة. ثانياً، أعد تخيل المساحات المادية. ثالثاً، استثمر في التقنيات التي توفر إمكانية اتصال الأشخاص من أي مكان وفي أي وقت.

دعنا نلقِ نظرة على كل منها.

إنشاء نهج لتمكين الأشخاص من العمل بالحد الأقصى من المرونة

ستؤثر الخيارات التي تتخذها اليوم على مؤسستك لسنوات قادمة. وتتطلب هذه اللحظة رؤية واضحة. وتحتاج إلى خطة ونُهج تضعك على طريق العمل بالحد الأقصى من المرونة. وستؤثر هذه القرارات على كل شيء بدايةً من كيفية تشكيل الثقافة ومروراً بكيفية جذب المواهب والاحتفاظ بها وكيفية استجابتك للتغيرات في البيئة وحتى الابتكار المستقبلي.

لقد تقدمت العديد من المؤسسات بالفعل إلى الأمام بمواقف قوية بشأن العمل بمرونة. أعلن Twitter أن عامليه يمكنهم العمل عن بُعد "إلى الأبد". وأعلن Dropbox أنه سيلغي بشكل أساسي المساحات المكتبية المخصصة للعمل، وتحويل المواقع المادية بهدف استضافة الاجتماعات والتعاون. ويأمل Spotify في جذب المواهب من خلال دفع رواتب تماثل رواتب New York وSan Francisco للموظفين الذين يعملون عن بُعد في أي مكان في العالم. وفي Microsoft، يمكن للموظفين الآن العمل من المنزل لما يصل إلى 50 بالمائة من الوقت. 

يبدأ تمكين الأفراد من العمل بالحد الأقصى من المرونة بالإجابة عن الأسئلة المهمة: من سيتمكن من العمل عن بعد؟ مَن الذي سيحتاج إلى الحضور إلى المكتب، وما هي مدة الحضور؟ متى يقوم الأشخاص بالعمل، وأين سيقومون به؟ ماذا عن العمل التعاوني؟ وفي عالم يعتبر فيه الاضطراب المستمر جزءاً من الوضع الطبيعي الجديد، مع الكوارث الطبيعية والأحداث الجيوسياسية والأزمات الصحية العالمية، يجب أن تكون مستعداً للاستجابة للتغييرات المفاجئة. تجيب النُهج الجديدة المرنة عن هذه الأسئلة وتقننها، مما يوفر الوضوح والتوجيه للموظفين أثناء تجربتهم. 

إعادة لتصور المساحات المادية لديك

بمجرد تحديد نُهجك الخاصة بالحد الأقصى من المرونة، استخدمها لتوجيه نهجك في التعامل مع المساحة المادية. ومن الآن فصاعداً، لن نعتمد فقط على المساحات المادية للتعاون والاتصال وبناء رأس المال الاجتماعي. لكن المساحة ستظل مهمة. نحن حيوانات اجتماعية ونريد أن نجتمع معاً، ونشارك الأفكار مع بعضنا البعض، ونجرب تجربة حضور الأحداث شخصياً. وللمضي قدماً، سنحتاج أن تربط المساحات المكتبية بين العالمين المادي والرقمي وتلبية الاحتياجات الفريدة لكل فريق والأدوار المخصصة.

تصميم هادف

في Microsoft، نقوم باستطلاع آراء الموظفين وننظر في كل شيء بدءاً من المخططات الاجتماعية إلى أنماط حركة مرور الموظفين لفهم كيفية تزويد الفرق بالمساحات التي يحتاجون إليها، مع العلم أن هذه الاحتياجات ستتطور بمرور الوقت. ويمكن لفرق المبيعات التي تحتاج إلى القدوم إلى المكتب بشكل غير متكرر استخدام نموذج الفندق لحجز محطات العمل لليوم أو الساعة، بينما قد تحتاج الفرق الهندسية إلى مساحات تعاون ومحطات عمل مخصصة. ولاستيعاب العاملين عن بُعد، نستكشف مراكز عمل مشتركة خارج الموقع. ونظراً لأننا نعلم أن عملنا سيستمر في التطور، نُضمن المرونة في كل مساحة نصممها.

اتصال العالم المادي بالعالم الرقمي

من المهم أيضاً التفكير في سد الفجوة بين تجارب الحضور الشخصية وتجارب الحضور عن بعد. ويعد العمل معاً عندما يكون الجميع في المكتب أمراً بسيطاً إلى حد ما. وعلى مدار 12 شهراً الماضية، اكتشفنا كيفية إنجاز الأمور عندما يكون الجميع في المنزل. إنها كيفية التعامل مع هذا الوسط الفوضوي، عندما يكون بعض الأشخاص معاً شخصياً وينضم إليهم آخرون ظاهرياً، سيكون ذلك تحدياً. 

تشتمل Microsoft Teams Rooms الحديثة اليوم على صوت وفيديو عالي الجودة لمساعدة الجميع على إمكانية الرؤية والاستماع. وتوفر كاميرات غرفة الاجتماعات بث فيديو عالي الدقة وتحسن العرض من خلال وضع إطار على الأشخاص في الغرفة أو متابعة المتحدث النشط. وتحدد السماعات الذكية مَن يتحدث في الغرفة، ويتم تمثيل الأسماء والملفات التعريفية الفردية في النسخة المكتوبة من الاجتماع. وتساعد ميزات مثل التعليقات المباشرة وكتابة الحديث مباشرة ورفع اليد والتفاعل والدردشة الأشخاص على المتابعة وتوفر فرصاً للانسجام بشكل غير لفظي أو بدون مقاطعة المتحدث. وتعمل ألواح المعلومات الرقمية التي يمكن الوصول إليها في كل من الغرفة والمنزل على تعزيز التعاون والإبداع المشترك. ويمكن للأشخاص في الموقع الكتابة بالحبر مباشرةً على Surface Hub أو من هواتفهم أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة، ويمكن للمشاركين عن بُعد الرسم على نفس اللوحة الرقمية المشتركة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لكاميرات الالتقاط الذكي التقاط الصور والنصوص اليدوية على السبورة البيضاء والتركيز عليها وتغيير حجمها وتحسينها، بحيث يمكن للحاضرين عن بُعد رؤية وضع الأفكار بوضوح في التوقيت الحقيقي، حتى عندما يقف شخص ما أمام السبورة البيضاء.

كل هذا متاح اليوم في Microsoft Teams Rooms، ولكننا لا نزال في البداية. ونرى مستقبلاً غير بعيد حيث تصبح الاجتماعات تجارب شاملة تتيح لنا "التواجد" من أي مكان وفي أي وقت. وتتضمن رؤيتنا للمستقبل تغييرات في تخطيطات غرف الاجتماعات؛ تؤدي إضافة شاشات متعددة إلى إنشاء عروض ديناميكية للمشاركين والدردشة وألواح المعلومات والمحتوى والملاحظات؛ وتحسينات للتقنيات داخل الغرفة لمساعدة المشاركين عن بُعد على تعقب تدفق الاجتماع والمشاركة فيه. 

الاستثمار في التكنولوجيا التي توفر إمكانية اتصال الأشخاص من أي مكان وفي أي وقت

إلى جانب المساحات المادية، يجب أن تتضمن خطتك الخاصة بالحد الأقصى من المرونة التكنولوجيا التي تمكن العمل الجماعي وتنشئ تجربة رقمية جديدة للموظفين تتتبع موظفيك أينما ذهبوا.

عندما أجبرت الجائحة الأشخاص في كل مكان على التحول إلى العمل عن بعد، كانت مؤتمرات الفيديو هي الأداة الأساسية التي يستخدمها الأشخاص للاتصال ومواصلة العمل. وفي غضون أشهر، كان الأشخاص يشاركون في اجتماعات رقمية أكثر بنسبة 55 في المائة مقارنةً بما قبل COVID-19، وشعرنا جميعاً بالتوتر والإرهاق المرتبطين بذلك. ستظل مؤتمرات الفيديو مهمة دائماً، ولكنها مجرد أداة واحدة ولا توفر البنية الأساسية للاتصال والتعاون اللازمة لتشغيل العمل المختلط. يعد Microsoft Teams الحل الوحيد الذي يجمع بين الاجتماع والدردشة والمكالمات والتعاون في مكان واحد، وكل ذلك متكامل مع تطبيقات Office وأدوات أتمتة عمليات الأعمال. علاوة على ذلك، فإنه يتيح التعاون بين موظفي المعلومات وعاملي الخط الأمامي ويمزج العمل المتزامن وغير المتزامن بشكل طبيعي. إنه التطبيق الوحيد الذي يفعل كل شيء، ويوفر طبقة تنظيمية تدعم تدفق سريان العمل عبر المؤسسة. 

لقد قدمنا أكثر من 100 ميزة جديدة في Teams خلال العام الماضي تم تصميمها جميعاً مع مراعاة الحد الأقصى من المرونة، ويوجد المزيد في الطريق. ولكننا بحاجة إلى أن نطمح لأكثر من ذلك لدعم الأنماط الجديدة الناشئة للعمل الموزع. ويعد Microsoft Viva أول نظام أساسي متكامل لتجربة الموظف مصمم للعمل المختلط. يوفر Teams وViva مجتمعين نظاماً أساسياً تقنياً يربط الأشخاص ويساعدهم على التنقل في الواقع الجديد.

يتطور العمل بسرعة، ولا عودة إلى عالم ما قبل الجائحة. ومع بدء انتشار اللقاحات على مستوى العالم، يحتاج قادة الأعمال في كل مكان إلى خطة لنموذج التشغيل الجديد بالحد الأقصى من المرونة. وبينما لا نزال نتعلم جميعاً أثناء مضينا قدماً، فمن الواضح أن كل مؤسسة ستحتاج إلى ثلاثة أشياء: نُهج جديدة ومساحات مادية معاد تكوينها وتكنولوجيا تربطها جميعاً معاً. توجد تحديات أمامنا، لكننا متفائلون بشأن إنشاء مستقبل يمكّن الأشخاص من التواصل من أي مكان وفي أي وقت، وأن يكونوا ويقدموا أفضل ما لديهم كل يوم.