أسبوعان عمل من المنزل: ما تعلمناه حول العمل عن بُعد
في الأسبوعين الماضيين منذ انتقال فريقنا هنا في “لسان بيوجت ساوند” إلى العمل عن بُعد، اشتدت المعركة ضد فيروس كورونا (COVID-19). كثير من الأشخاص في جميع أنحاء العالم يبقون ببساطة في منازلهم. ومع إغلاق المؤسسات التعليمية ودور العبادة والشركات والمكاتب، نكتشف كيف يبدو الأمر حقيقة أن نكون في المنزل مع عائلاتنا في جميع الأوقات، بينما نحاول أيضاً الحفاظ على الإنتاجية والاتصال بفرق العمل لدينا. هناك الكثير لنتعلمه. لقد أجبر وضعنا الحالي فريقي على إلقاء نظرة جديدة على كل شيء بدءاً من جدولة الاجتماعات إلى الطرق التي ندير بها فِرقنا، وقد سمعت من العديد من العملاء أنهم يفعلون الشيء نفسه. أردت أن أشارك معك بعض الأشياء المهمة التي اكتشفناها حتى الآن كفريق يعمل عن بُعد تماماً. آمل أن تجد هذه الدروس مفيدة أثناء التنقل في تجاربك الخاصة.
ملاحظة سريعة قبل التعمق في الفكرة: لقد تم استخدام هذه المساحة لمشاركة النصائح وتجارب العملاء والمعلومات طوال فترة انتشار فيروس كورونا (COVID-19). هذا المنشور عبارة عن متابعة لمشاركة شاركناها الأسبوع الماضي بالتفصيل حول نصائح للانتقال إلى العمل عن بُعد باستخدام Microsoft Teams. لقد قدمنا أيضاً إرشادات حول نقل الأحداث المباشرة عبر الإنترنت-مع تفاصيل حول استخدام أدوات Microsoft وكذلك الرؤى المستقبلية من قائد الأحداث لدينا في Microsoft. وقد شاركنا نصائح القادة مع أقسام تكنولوجيا المعلومات والرؤساء التنفيذيين لأمان المعلومات في تلك المجالات أيضاً. سنواصل نشر المزيد من محتوى العمل عن بُعد هنا في الأيام القادمة، لذا كونوا على اطلاع دائم. حسناً، ننتقل إلى دروسنا من الأسبوعين الماضيين.
1. مشاركة إرشادات العمل من المنزل
لدى معظم المؤسسات كتيبات تدريبية عن كيفية الانتقال داخل بيئة مكاتبهم. عندما انتقلنا إلى العمل عن بُعد، أدركنا بسرعة أن الموظفين يحتاجون إلى إرشادات لهذا النوع من العمل أيضاً. يعاني الكثير منا من العمل عن بُعد للمرة الأولى، ونحتاج للقليل من الوقت لنتهيأ لذلك التغيير. لدى فريقنا بعض الأسئلة: كيف تقوم بإعداد مساحة للعمل حيث يمكنك التركيز فيها؟ كيف يمكنك البقاء على اتصال عندما لا تتمكن من مقابلة الأشخاص وجهاً لوجه؟ لماذا تشعر أنها ليست اللحظة المناسبة أبداً لأخذ قسط من الراحة؟ بالإضافة إلى تحدي العمل من المنزل فهناك تحدي الأطفال أو أفراد العائلة المعالين الآخرين في المنزل-وهو واقع بالنسبة للكثير منا خلال تفشي هذا المرض-ومن المحتم أن يعاني بعض الموظفين.
لتلبية هذه الحاجة، قمنا الأسبوع الماضي بتوزيع دليل شامل للعمل من المنزل للموظفين. اعتقدنا أنك قد تجده أمر مفيد، لذلك أنشأنا إصدار عميل لك لمشاركته مع موظفيك على النحو الذي تراه مناسباً. هذا الإصدار ملئ بالنصائح الملموسة حول كل شيء من إعداد محطات العمل الفعلية والافتراضية إلى أفضل الممارسات لتوفير الوصول إلى أعضاء الفريق.
2. إدارة الاجتماعات المتتالية
في المكتب، الاجتماعات المتتالية لها فترات توقف طبيعية بينهما. هناك أيضاً المشي في الردهة، تلك اللحظات القليلة الأولى على الطاولة عندما تنتظر وصول الجميع، والمحادثة غير الرسمية التي تحدث عندما يحيي الزملاء بعضهم البعض ويلتحقون بالاجتماع بسرعة. في كثير من الأحيان، بالكاد نلحظ تلك الاستراحات ونحن نتحرك خلال أسبوع عملنا. والآن انتقلنا إلى العمل عن بُعد وأدركنا كم نحن بحاجة إلى إيقاع التواصل الاجتماعي ليوم متعدد الاجتماعات.
كيف يمكنك الاجتماع مع فريقك بالقدر الذي تحتاجه، وفي نفس الوقت توفر وقتاً لأخذ الاستراحة بين هذه الاجتماعات؟ نحن نشجع الموظفين على جدولة الاجتماعات حتى يكون وقت انتهاء الاجتماع قبل خمس دقائق من نهاية الساعة أو نصف الساعة. يؤدي هذا إلى تقليل وقت الاجتماعات المتتالية قليلاً ولكنه يقطع شوطاً طويلاً لتجنب الإرهاق المحتمل من الاجتماعات المتتالية دون انقطاع.
3. توفير وقت لأخذ قسط من الراحة
عندما نعمل عادةً نجد طرقاً يومية لأخذ راحة من العمل، غالباً نأخذها بدون عناء. يساعدنا إعداد العشاء للعائلة، أو مقابلة الأصدقاء في جلسة تمارين ما بعد العمل أو الخروج يومياً وركوب الحافلة إلى المنزل على الانفصال عن أحداث اليوم حتى نتمكن من الاستعداد لليوم التالي. حتى في أفضل الظروف، قد يكون أخذ فترة راحة أثناء العمل عن بُعد تحدياً. لمساعدة موظفينا، بدأنا في تقديم جلسات تأمل افتراضية يمكنهم الانضمام إليها عندما يحتاجون إلى لحظة للاسترخاء من العمل.
إذا اخترت أن تفعل الشيء نفسه، فإليك بعض النصائح العملية لمشاركتها مع الموظفين الجدد في دروس التأمل عبر الإنترنت. أولاً، ابحث عن مكان هادئ لن تتم مقاطعتك فيه. بعد ذلك، اضبط الميكروفون على كتم الصوت حتى يتمكن الآخرون من الاستمتاع بالصمت. وأخيراً، استخدم الكاميرا لمشاهدة المسئول عن الجلسة للحصول على إرشادات حول تقنيات التنفس. بمجرد أن تشعر بأنك قد استرخيت، يمكنك إيقاف تشغيل الكاميرا للتركيز بشكل كامل على تهدئة عقلك.
4. الاستمرار في قيادة ثقافة الفريق
تعتمد الاجتماعات الشاملة والاحتفالات الصغيرة على ثقافات الفريق وهذا ما يحدد اللقاءات المتكررة. مع انتقال الكثير منا فجأة إلى العمل عن بُعد، من المغري التحول إلى وضع “الأساسيات فقط”، وتأجيل الأحداث المهمة ولحظات الفريق الممتعة على حد سواء حتى نتمكن من العودة إلى وضع العمل الطبيعي.
لقد وجدنا أنه من الأفضل، كلما أمكن، الاستمرار في بناء ثقافة “الفريق” حتى عندما تحتاج إلى بنائها لكل شخص في الفريق على حده. هل ترغب بجدولة حفلة عيد ميلاد لزميل في الفريق؟ انضم إلى اجتماع Teams وقم بإرسال صور GIF المتحركة لعيد الميلاد. هل هناك مؤتمر مبيعات كبير قادم في الموقع؟ ابدأ في معرفة كيفية عقده افتراضياً. وإذا حان الوقت الربع السنوي لبناء فريقك خارج الموقع، فعليك فقط الإعداد لذلك. سيكون فريقك على استعداد لمشاركة الأفكار والتواصل. قد تبدو الاجتماعات التي تساعد على تطوير ثقافة الفريق صعبة في البداية لأنها عبر الإنترنت، ولكن الأمر يستحق الجهد الإضافي لإبقاء الجميع على اتصال والمضي قدماً.
5. ممارسة مهارات الإدارة الرئيسية
يعتمد الموظفون على مديريهم حيث أنهم يقومون بمتابعتهم وتدريبهم من خلال التغييرات وإظهار الاهتمام لمساعدتهم على حل المشكلات والإبداع. بينما يتنقل فريقك في طريقة جديدة تماماً للعمل – أثناء التنقل أيضاً في أزمة صحية عالمية – فهم بحاجة إلى دعمكم كمديرين أكثر من أي وقت مضى. ولكن كيف يمكنك الإدارة بنجاح عندما تعمل بشكل منفصل؟
نشارك ما تعلمناه عن الإدارة عن بُعد في دليل العمل من المنزل. وهذا يشمل تعزيز الشمول، والمتابعة في كثير من الأحيان، وتدريب زملائك في الفريق للمساعدة في اكتشاف أفضل ممارساتهم للعمل عن بُعد. يواجه كل موظف تحديات فريدة في الوقت الحالي، وسيتعامل كل موظف مع هذا الموقف بشكل مختلف. بصفة عملنا مديرين، من المهم جداً محاولة فهم احتياجات الموظفين الفردية والاستجابة لها قدر الإمكان.
تعكس هذه الدروس بعضاً من تجاربنا المبكرة بعد أسبوعين من التعلم عن بُعد. من جدولة الاجتماعات لتوفير قسط من الراحة إلى إدارة الفِرق البعيدة بفاعلية، نكتشف الكثير حول هذه الطريقة الجديدة للعمل. أنا متأكد من أن هذه الدروس ستكون لها قيمة دائمة تتجاوز فترة تفشي فيروس كورونا (COVID-19)، حيث تواصل المؤسسات في كل مكان إعطاء الأولوية للعمل عن بُعد. لكننا نريد أن نستمع إلى ما تفكر فيه أنت وفريقك وما تعلمته أيضاً في هذه الفترة. الرجاء الانضمام إلى المحادثة في مجتمع تمكين العمل عن بُعد.
