Постигайте отлични резултати с Microsoft Excel в Office 365

Днешната публикация е написана от Джеръми, един от близнаците, участвали в Предизвикателство за близнаци: Office 365 срещу Office 2019.

Когато Microsoft покани мен и моя брат близнак Нейтън да дойдем в Редмънд във филмовото студио на фирмата, за да участваме в „предизвикателство“, нямахме никаква представа в какво се забъркваме. Казаха ни, че ще бъде забавно и че всичко, което трябва да направим, е да бъдем самите ние. Винаги готови за предизвикателство, приехме предложението и когато пристигнахме там, разбрахме, че ще се състезаваме един срещу друг, но по начин, по който никога не го бяхме правили досега.

Дадоха ни група задачи, които трябваше да изпълним с две различни версии на Excel. Нейтън имаше Excel за Office 2019, а аз имах Excel за Office 365. Никой от нас дори не знаеше, че има различни версии на Excel, още по-малко как биха се представили в съревнование помежду си.

Както се оказа, изпреварих Нейтън във всички задачи с помощта на изкуствен интелект (ИИ) и функция, наречена „Типове данни“, в Excel за Office 365.

Оттогава започнах да използвам Excel за Office 365 по нови начини и си помислих, че ще е жалко да запазя всички тези новооткрити умения, които научих от Microsoft, за себе си.

Ето някои от любимите ми начини за спестяване на време:

1. Типове данни в Excel – Това е страхотен изследователски инструмент. Докато можете да ме видите да използвам тази функция за добавяне на столиците, населенията и най-големите градове за всички 50 щата в САЩ за почти нула време (сериозно, засрамих брат си с това), напоследък я използвам за проследяване на борсовите ми инвестиции. Мога лесно да видя набор от данни във всичките ми позиции с просто щракване, което ми позволява да идентифицирам тенденции и (да се надяваме) да вземам по-добри инвестиционни решения. Приятелите ми в Microsoft ми казаха, че в бъдеще ще бъдат издадени още типове данни, така че наблюдавайте тази функция, за да видите какви ще са следващите й възможности.

2. Идеи – Идентифицирайте тенденции, модели и рязко отличаващи се стойности в набор от данни и проумейте вашите числа за секунди с функцията „Идеи“, която в основни линии е като да имате гуру по данни, който ви ориентира във вашите числа и ви предоставя предложения какво може да указват, без да ви е необходим истински гуру! Функцията „Идеи“ ви помага още да представяте графично данните в най-добрия формат на диаграма или графика за съответния тип данни. За да получите „Идеи“, щракнете върху иконата на светкавица в горния десен ъгъл на лентата под раздела Начало.

3. Динамични масиви – Тази функция е малко сложна, но взема нещо, което беше наистина сложно преди, и го прави много по-лесно. Ако се мъчите да филтрирате данни, за да намерите позволяващи действия прозрения, динамичните масиви ще ви накарат да се почувствате като професионалист по сегментиране на данни. Можете да филтрирате, сортирате и откроявате данни, без да пишете купища персонализирани формули. С помощта на динамичните масиви всяка формула, която връща масив от стойности, безпроблемно ще „се прелее“ в съседните свободни клетки, което прави получаването на масива от върнати стойности толкова лесно, колкото да работите върху една клетка. Има редица нови функции, улесняващи създаването на електронни таблици, които по-рано биха били почти невъзможни. Джо МакДейд, старши програмен мениджър в Microsoft, го обяснява много по-добре, отколкото мога аз.

4. Коментари с нишка – Дългогодишните потребители на Excel знаят колко важна е тази функция. Преди беше трудно да се остави коментар в конкретна клетка на работна книга. Сега, с помощта на @споменавания и вложени отговори можете лесно да следите разговорите, свързани със съдържанието на дадена клетка, и директно да взаимодействате с колеги. Успоредно с възможността за съавторство в реално време, много по-лесно е да работите в електронни таблици с много сътрудници и да извършвате редакции от всяко устройство. Смятам, че тази функция е страхотна за Excel, но тя работи още в Word и PowerPoint, ако работите с тези програми.

5. Очаквайте скоро: Вмъкване на данни от картина – Това е само между нас, но трябваше да го споделя. Когато бях в Microsoft, получих версия за предварителен преглед на функция в процес на разработка, която можете да очаквате скоро (ранната пролет на 2019 г.). Колко пъти сте били на среща, на която някой начертава на бялата дъска концепция, която след това трябва да се пресъздаде ръчно в Excel? Вече не е необходимо да въвеждате повторно тези данни! Не, наистина не е нужно да ги въвеждате отново. Можете просто да използвате функцията за вмъкване на данни от картина. Excel взема съдържанието от картината и го преобразува в клетки. Щрак. Бум. Готово!

И това са само някои от моите любими функции в Excel за Office 365. Ако искате да ги изпробвате, но нямате Office 365, можете да вземете безплатен пробен период и да ги тествате.

Забележка: Функциите „Идеи“, „Динамични масиви“ и „Вмъкване на данни от картина“ са налични в предварителен преглед за абонати на Office 365, записани в програмата Office Insider.