Помощ на малките фирми да защитят най-голямата си ценност – своите данни
Предприемачите по целия свят са изправени пред редица предизвикателства – от привличане и задържане на кадри в ограничения пазар на работната сила до промени в нормативната база за работното място – което прави наложително от конкурентна гледна точка да разполагате с най-новите инструменти на всяко устройство. Когато сте по-ефективни, можете да се освободите да правите това, което вършите най-добре – и да се съсредоточите върху клиентите и служителите. И тук е мястото на най-подходящите инструменти и технологии. Щом се конкурирате за кадри, разполагате с най-новите инструменти и осигурявате възможност за работа от всяко място, това означава, че трябва да защитавате данните си по нови начини в една среда, все по-наситена със заплахи.
С приключването на поддръжката на Windows 7 от 14 януари 2020 г., а скоро след това и на Office 2010, важно е да осигурите не само най-продуктивна, но също така и най-защитена работна среда. Microsoft 365 Business, който включва Office 365, Windows 10 и най-новите функции за защита, може да гарантира, че сте защитени на едно съвременно устройство, независимо къде се намирате.
На тази Национална седмица на малкия бизнес тържествено честваме малките фирми, които използват Microsoft 365 Business, за да се развиват, да се конкурират и да предоставят огромно удовлетворение на своите клиенти, извършвайки чудесна съвместна и защитена работа. Днес искам да споделя три разказа на клиенти, които ни вдъхновиха, и да ви запозная с едно предложение да започнете вашата собствена трансформация: 15% отстъпка за годишен абонамент за Office 365 Business Premium – предлагана от 5 май 2019 г. до 11 май 2019 г. в САЩ
Фирмата PUR
През 2010 година Джей Клайн, основател и изпълнителен директор на фирмата PUR, обикаляше от врата на врата с нагласа като „за кандидат кмет“, за да разпространи новината, че PUR е разработила дъвка без аспартам. Това беше скромното начало, което даде рязък старт на тази фирма, която днес отчита продажби в над 50 страни и 50 000 магазина на дребно. Независимо от такова глобално влияние, тази фирма все още има още много възможности за растеж със своите 65 служители, пръснати в Канада, САЩ и Европа.
С ръста на фирмата нараснаха и грижите по защита на данните, отдалеченото сътрудничество и управлението на мобилни устройства. PUR избра Microsoft 365, за да й помогне да не изостава от бързия си растеж и успеха, който дължи на деликатесите.
С растежа дойде и необходимостта от привличане и задържане на служители. Заплахите за защитата от фишинг и други злонамерени действия ги принудиха да им обърнат внимание. Служителите от различни континенти имаха нужда от по-защитени, преки и надеждни канали за сътрудничество и комуникация. Те имаха нужда от решение, което не изисква поддръжка на място, може да се разраства с темпа на тяхната дейност и стандартно предлага възможностите за сътрудничество, мобилност и защита, от които служителите имат нужда. PUR откри отговора на всички тези нужди в Microsoft 365.
Сега служителите използват устойчивите възможности за чат и за споделяне на документи на Teams, за да подобрят сътрудничеството помежду си. Освен това, с увеличаването на използването на мобилни устройства във фирмата повече от всякога нарасна значението на гъвкавите възможности за управление на устройства и приложения. PUR използва Intune, за да даде или да премахне достъп до фирмените данни от мобилно устройство, да поддържа тези устройства съвместими с фирмените протоколи за защита и да управлява използването на мобилни приложения от служителите. С приемането на Intune, PUR също така намали времето за настройка на устройство на нов служител от цял ден до по-малко от един час.
Макар подобренията, които фирмата PUR направи в комуникацията, защитата, мобилността и аналитичните резултати, да бяха значителни, Сирис Кук, вицепрезидент на хора и култура в PUR, вижда като най-голямото постижение на фирмата въздействието върху хората. „От гледна точка на качеството на живота и фирмения интерес за по-висока степен на задържане на служителите, знаем, че нашите служители все по-силно се чувстват като част от екипа, като част от едно семейство“ – казва Кук. „Това значи много за нас.“
Meals on Wheels
Ако вие или някой, когото обичате, сте били с ограничена мобилност, знаете точно колко силно може да ви пречи това. Meals on Wheels е организация с нестопанска цел, която има за цел да предоставя не само храна, но и човешки контакти на членовете на обществото, които най-много се нуждаят от това.
Доставянето на топла храна на хората в нужда може да изглежда лесно, но скромната мисия на Meals on Wheels не дава пълна представа за трудностите, свързани с това: дневните колебания в броя на доброволците, непрекъснато сменящите се клиенти и огромния брой нуждаещи се.
Освен управлението на състав от 2000 доброволци и техните уникални графици, за да повиши ефективността, Meals on Wheels от окръг Грийнвил редовно събира чувствителни данни от различни източници – данни, които включват информация за плащания от дарители и за диагнози на клиентите. Осигуряването на достъп до тези данни и същевременно предприемането на мерки за защита на личните данни е основен приоритет.
За да се справят с първостепенната необходимост преди всичко да бъдат оптимизирани доставките, Meals on Wheels въведоха както Microsoft Teams, така и Microsoft SharePoint. Teams позволява на доброволците и служителите да комуникират чрез глас, видео или чат от всяко място. Промените в маршрута в последния момент вече лесно се извършват и проследяват и ако даден доброволец се загуби или забрави маршрута си, той бързо може да поиска помощ или да направи проверка в дневниците за деня.
С набелязаните нови възможности за сътрудничество Meals on Wheels от окръг Грийнвил насочва вниманието си към също толкова важната сфера на защитата. От особен интерес за организацията беше управлението на мобилни устройства. На всеки от доброволците, работещи с Meals on Wheels, е нужен достъп до чувствителни клиентски данни, за да направи своите доставки, което означава, че единствено изгубено или попаднало у на неподходящо място устройство, потенциално може да изложи на риск личните данни на стотици уязвими лица, затворени в дома си.
За щастие Microsoft 365 включва мощни възможности за управление на мобилни устройства, включително опция за премахване на достъпа на потребителя до поверителни данни, при установена липса на устройството. По този начин, без значение къде може да се озове липсващото устройство, поверителните данни остават с високо ниво на защита.
John’s Crazy Socks
Независимо дали харесвате кучета от породата корги, каламбури или Едгар Алън По, в John’s Crazy Socks – малка фирма, която е изпълнила 43 000 поръчки за 44 страни през първата си година – ще намерите шарени чорапи, които да отговарят на вашите интереси. Независимо дали клиентите са избрали чорапи, които светят в тъмното, имат шарка тролче, косата на което може да срешете, или съдържат предупреждение за увреждане – например аутизъм или синдром на Даун, ако поръчката ви постъпи до 15:00 ч., „чорапените каубои“ на фирмата ще ви ги изпратят още същия ден.
Управлението на резките колебания в бизнеса и продажбата на понеделнишки промоционални комплекти „Monday Madness Mystery Bags“ от произволно избрани чорапи не са единствените уникални бизнес фактори, които трябва да се вземат предвид. Фирмата имаше нужда от нови инструменти за работа с бизнес данни, които да помагат на нейния разрастващ се персонал да бъде винаги във връзка (персоналът на John’s Crazy Socks нарасна от 4 на 35 служители за 10 месеца). Повечето служители работят на непълно работно време, за да не загубят надбавките за увреждания, а на тях им липсва лесен достъп до компютри извън работата; повечето никога не са имали имейл адреси преди това. Координирането на смените и обменът на информация за събитията със семейството и личните асистенти ставаше по телефона или чрез писмени документи.
Някои служители използват основни функции като имейл и съхраняване и споделяне на файлове, а други използват повече функции за сътрудничество – напр. Skype за бизнеса и Teams. За тях продуктивност и сътрудничество означава и защита. Хората не трябва да помнят отделни потребителски имена и пароли, за да влизат в приложенията, които използват всеки ден. „OneDrive работи безпроблемно с приложенията на Office, които използваме всеки ден, и влиза в абонамента, така че това е по-лесно и по-изгодно, отколкото да се използва решение на друга фирма“ – казва съоснователят Марк Кронин.
Работа като малка фирма
Тези истории ме карат да се вълнувам за това, което всички можем да постигнем, когато разполагаме с най-продуктивните и защитени инструменти. Искате ли да научите повече за тенденциите при малките фирми и някои от най-добрите нови устройства за малки фирми на пазара? Гледайте новия сегмент „Кафе в Америка“ от Националната седмица на малките фирми.