Запазете своята продуктивност с Microsoft Teams, докато работите дистанционно

Как да прехвърлите десетки хиляди служители към дистанционна работа за един ден? С разрастването на епидемията от COVID-19 по света, Microsoft насочи цялото си внимание към този въпрос миналата седмица. И накрая, миналата сряда, го направихме – изпратихме имейл до около 50 000 служители на Microsoft в района на Сиатъл с молба да работят от дома си, ако е възможно. Вече сериозно използвахме Teams, но през първите дни на изцяло дистанционна работа употребата му сред служителите на Microsoft в САЩ нарасна значително. В четвъртък, до края на деня, чатът беше използван до 50% седмица след седмица, а събранията – до 37%. Забелязахме увеличено използване и сред клиентите, тъй като служителите навсякъде се приспособяват към провеждането на събрания, чатове и съвместна работа онлайн. Искаме да помогнем на всички да се справят с това предизвикателство. Като създатели на Teams сме прекарали много време в изучаване на най-добрите начини за продуктивна и здравословна работата у дома. Затова искам да споделя най-важните ни съвети.

Кратка забележка, преди да продължите с четенето: Тези съвети са част от непрестанните ни усилия да помогнем на всички да останат свързани и продуктивни в тези трудни времена. Миналата седмица споделих как отделните лица и организациите могат да получат Teams безплатно заедно с цялостния ни план за поддържане на безпроблемната работа на услугите в този кризисен период. Също така споделихме невероятни истории от клиенти и служители по света, включително учители и учащи в Хонконг, използващи технологиите за невероятни иновации в електронното обучение, както и от клиенти във и около Китай, открили интелигентни начини да продължат да работят. Клиентите ни обаче се нуждаят и от указания как да преминат към дистанционна работа. По време на епидемията ще продължим да предоставяме съвети, информация и вдъхновяващи разкази на клиенти, така че проверявайте тук през следващите дни.

Първи стъпки

Докато преминавате към дистанционна работа, няколко важни навика ще ви създадат основата за успех.

Създайте си работно място

Ако нямате домашен офис, не се безпокойте. Пак ще можете да работите продуктивно от дома си. В действителност сме проектирали Teams като виртуален офис, който можете да вземете навсякъде със себе си. Дори в дома си да нямате принтер, физически папки или настолен телефон, можете да изтегляте документите директно в Teams, да съхранявате надеждно файловете на места, достъпни за съответните лица, и бързо да се включвате в разговори и събрания. За тази цел е важно да имате обособено място за работа у дома, където да работите продуктивно и да е ясно, че не бива да ви безпокоят. Кът за закуска, тихо ъгълче в спалнята, неизползвана маса за игри – всяко място, което ви позволява да се съсредоточите, може да се използва и като работно място. И не се безпокойте, ако около вас е бъркотия през деня – с функцията за замъгляване на фона по време на видеосъбранията колегите от екипа ви ще виждат само вас.

Общувайте, общувайте, общувайте

Въпреки че много от нас работят поне част от времето у дома, все още спазваме работните цикли и основните часове на обичайното ни физическо присъствие в офиса.  Когато работите вкъщи, ежедневният ви ритъм може да се промени. Това важи особено за тези от нас, които съчетават работата и грижата за децата. Съобщете ясно на своите съекипници и сътрудници в кои часове ще работите, за да знаят кога да се свързват с вас. Можете също да настроите съобщение за състоянието си в Teams, за да споделяте проактивно тази информация.

Създайте си навик да предлагате на своите съекипници чести отчети за напредъка си. Компаниите с изцяло дистанционна работа акцентират върху документацията, понеже това е важен начин за поддържане на връзка, когато работите разделени. Препоръчваме да публикувате в каналите на Teams актуализации, прозрения и полезни ресурси, които сте открили, така че вашите съекипници да са винаги информирани за това, по което работите, дори без да разговарят с вас. По-късно те ще могат да потърсят в канала необходимите им идеи или съдържание.

Поддържайте здравословни граници

Без обичайните моменти в работния ден, като излизане за обяд или пътуване до/от офиса, „изключването ви“ от работа може да се окаже предизвикателство. Оказва се, че работещите дистанционно често работят дълго време без почивка за раздвижване, общуване с хора или подобаващо хранене. Това бързо довежда до стрес и преумора. Не забравяйте: вашето здраве е на първо място. Отделяйте време за хранене, пийте много вода и помнете, че трябва да се „изключите психически“ от дистанционната работа в края на деня. Така не само ще запазите здравето си, но и ще бъдете по-продуктивни в дългосрочен план.

Провеждайте ефективни събрания

Преминете към онлайн събрания

При липсата на физическа конферентна зала събирането на целия екип може да се окаже най-голямото предизвикателство при дистанционната работа. Когато премествате събранията в Teams, проверете дали всички събрания имат опция за виртуално „присъединяване“, за да създадете онлайн конферентна зала. Също така препоръчваме всички участници да включат видеото, ако не се притесняват да го използват. Общуването „лице в лице“ допринася значително за усещането за свързаност. Teams разполага с богат избор от сертифицирани камери, от които да избирате, както и устройства като слушалки и микрофони, за да гарантира ясна комуникация между вас и вашите колеги.

Проявявайте внимание и приобщавайте

При онлайн събранията липсват някои от визуалните знаци, че друг колега иска да вземе думата в събранието. Конферентните разговори с много участници може да затруднят споделянето на мнения от хората. Организаторът на събранието трябва често да прави паузи, за да попита за въпроси, и да напомня на участниците, че могат да използват прозореца за чат в събранието, за да споделят мислите си.

Записвайте събранията

За да компенсират липсата на време за разговори лице в лице, някои дистанционно работещи планират допълнителни събрания, за да поддържат връзка с клиенти, партньори и колеги. Възможно е да има припокриване на срещите. Ако вашата организация позволява, записвайте събранията в Teams, за да могат колегите ви да наваксат по-късно. Ако не можете да присъствате, напомнете на организатора да запише събранието. Автоматично генерираната транскрипция също е изключително полезна, когато се опитвате да запомните информацията, включена в събранието, на което присъствате. Искате да научите повече за събранията в Teams? Вижте още съвети тук.

Поддържайте връзка

Компенсирайте липсата на разговори в коридора

Много от дистанционно работещите споделят, че най-много им липсват ежедневните разговори в офиса. Кратките разговори край диспенсъра за вода или масата със закуски не само поддържат връзката в екипа, но често извеждат пред погледа важна информация или идеи, които не биха ни хрумнали. Постарайте се да се свързвате и да разговаряте с колегите си. Използвайте чата със съобщения като заместник на разговорите край диспенсъра за вода и настройте напомняния да се свързвате редовно с хората. Емотиконите, GIF файловете и стикерите са чудесни средства да поддържате чата забавен и лек.

Съберете екипа на едно място

При дистанционната работа може да се почувствате изолирани. Като лидер, е важно да създавате възможности за виртуални събрания на целия екип. Запазете редовния ритъм на събранията или обедите на екипа, просто ги преместете онлайн. Използвайте канала „Общи“ в Teams за обсъждания, които може да представляват интерес за всички. За голяма „мозъчна атака“ използвайте приложението Microsoft Whiteboard, което предоставя на участниците в събранието безкрайно цифрово платно за обсъждане на идеи и сътрудничество директно в Teams. Също така предлагаме на ръководителите на екипи да изтеглят приложението Crisis Communication Power. Можете да използвате това позволяващо персонализиране приложение, за да информирате себе си и своя екип за всичко, което трябва да знаят, по време на епидемията.

Забавлявайте се!

С всички промени, които съпътстват преминаването към дистанционна работа, е важно да насърчавате и поддържате духа на екипа. В Teams има много неща, чрез които да поддържате позитивната нагласа и ангажираността на хората. Споделяйте новини и истории в чата на екипа или проведете конкурс за снимка. Един от нашите клиенти в сферата на образованието в Китай организира състезание по готварство сред учащите, което се оказало изключително популярно.

Разбирам, че всеки човек и всеки екип работи по различен начин. Но се надявам, че съветите от нашия екип ще ви помогнат да продължите да работите продуктивно и да поддържате връзка, докато се приспособявате към новия начин на работа. И не забравяйте, че можете да започнете да използвате Teams днес, като влезете или се запишете безплатно.

Подгответе се за дистанционна работа. Изтеглете нашия контролен списък за дистанционна работа и го споделете със своите съекипници.

Контролен списък за дистанционна работа:

• Създайте си работно място
• Комуникирайте често
• Поддържайте здравословни граници
• Преминете към онлайн събрания
• Проявявайте внимание и приобщавайте
• Записвайте събранията
• Компенсирайте липсата на разговори в коридора
• Съберете екипа на едно място
• Забавлявайте се!