S novými funkcemi v Kalendáři a Poště a novými funkcemi v Outlooku pro mobilní zařízení všechno hravě zvládnete

Máte spoustu e-mailů, na které potřebujete odpovědět, věcí, které musíte zařídit, a míst, kde musíte být. S novými funkcemi v Outlooku – ve Windows, na Macu, na webu i na mobilních zařízeních – si snadno zorganizujete čas a zobrazíte si ty nejdůležitější věci na nejviditelnějším místě. Díky novým funkcím, které už brzy budou k dispozici v Outlooku pro iOS a Android, se propojíte s lidmi, aplikacemi a technologiemi, které vám umožní produktivně pracovat a zajistí zabezpečení pro vás i vaši firmu.

Podívejte se na přehled novinek a funkcí, které už brzy budou k dispozici:

Novinky v Outlook Kalendáři

Připomenutí placení faktur – k událostem, které vám pomáháme automaticky sledovat, jsme přidali placení faktur. Stejně jako u cestovních rezervací a informací o doručení zásilek, pro které se v Outlooku v horní části textu e-mailu zobrazí karta se souhrnnými informacemi, to teď bude fungovat i u placení faktur, pro které jsme přidali podporu. Outlook identifikuje faktury, které dostanete e-mailem, zobrazí souhrnné informace v horní části a automaticky přidá do kalendáře událost s příslušným termínem splatnosti. Dva dny před termínem splatnosti dostanete e-mailem připomenutí, abyste nezapomněli svoje faktury vždy včas zaplatit. Tato funkce je k dispozici pro Outlook.com. Přečtěte si, jaké další typy událostí a poskytovatele podporujeme.

Navrhovaná místa pro události a místnosti pro schůzky – přidání místa pro schůzku nebo událost je teď v Outlooku snazší a rychlejší. Ještě předtím, než začnete psát, vám Outlook zobrazí návrhy pro místo konání schůzky, včetně nedávno použitých (a dostupných) konferenčních místností a dalších běžných míst, jako je například vaše kancelář. Jakmile začnete psát do pole pro zadání místa schůzky, Outlook navrhne možnosti na základě informací z Bingu a potom automaticky doplní k místu schůzky nezbytné informace. U veřejných míst přidá funkce pro zobrazení polohy celou příslušnou adresu do kalendáře událostí v Outlooku. Outlook pro iOS potom použije vaši aktuální polohu, cílovou adresu a aktuální informace o provozu a pošle vám oznámení, která vás upozorní, až přijde čas vyrazit na další schůzku, abyste se tam dostali včas. Tato funkce bude brzy k dispozici v Outlooku pro Windows.

Tyto funkce, které pracují s polohou a kontextem a podle nich dále přizpůsobují návrhy míst, můžete využít také při vytváření události v kalendáři na mobilním zařízení. Návrhy využívají modely strojového učení, které berou v potaz vaši polohu, seznam účastníků a navrhovaný čas schůzky a další možnosti související se schůzkou. Pokud potřebujete konferenční místnost, Outlook vám ukáže dostupné místnosti ve vaší organizaci, abyste si jedním klepnutím mohli pro schůzku vybrat tu nejlepší možnost. Tato funkce se postupně naučí rozpoznávat vaše preference a rezervace místností pro schůzky z mobilního zařízení díky tomu bude stále snadnější a rychlejší. Tato funkce je k dispozici v Outlooku pro iOS.

Sledování a přeposílání žádostí o odpovědi ohledně účasti na schůzce – abyste si mohli dobře zorganizovat čas, musíte mít přehled o událostech, které organizujete nebo plánujete. Celý proces bude ale ještě efektivnější, pokud budete mít k dispozici funkci, která vám umožní spravovat to, kdo se daných událostí zúčastní. Outlook vám teď umožňuje sledovat odpovědi a žádosti o odpovědi pro vaše schůzky – a to i pro schůzky, který neorganizujete vy. Když budou mít pozvaní účastníci k dispozici tyto informace, pomůže jim to lépe si rozvrhnout čas – podle toho, co plánují ostatní, se můžou rozhodnout, jestli se mají dané schůzky zúčastnit. Pokud tedy budete vědět, kdo se schůzky zúčastní, můžete ušetřit čas a rozhodnout se, že bude stačit, když se této schůzky zúčastní některý z členů vašeho týmu, který účast plánuje.

Pokud také například plánujete schůzku vyžadující přísnou kontrolu nad seznamem účastníků, v Outlooku máte možnost povolit nebo zakázat přeposílání pozvánky v kalendáři. V části Možnosti odpovědi vyberte Nová schůzka a potom zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políčka Povolit přeposlání. Tato funkce bude brzy k dispozici v Outlooku pro Windows a Outlooku na webu.

V Outlooku jsme také upravili funkci sledování žádostí o odpovědi pro schůzky s rozsáhlými seznamy účastníků nebo velké schůzky. Pokud používáte distribuční seznam pro více než 500 příjemců, Outlook teď sleduje odpovědi pro každého jednotlivě. Teď můžete upravit podrobnosti týkající se velkých schůzek kdykoli, když potřebujete něco změnit, i když je překročený maximální počet 500 účastníků pro e-mail a kalendář Office 365. Tato funkce je k dispozici ve všech verzích Outlooku.

Více časových pásem – v Outlooku se teď dají snadněji spravovat události napříč časovými pásmy. Teď můžete nastavit počáteční a koncové časy událostí a schůzek v různých časových pásmech. Můžete nastavit cestovní událost, kdy čas odjezdu bude nastavený v jednom časovém pásmu a čas příjezdu v časovém pásmu cílového místa. V Outlooku teď také můžete v hlavní mřížce kalendáře zobrazit více časových pásem. Ve Windows můžete přidat až tři časová pásma v části Soubor > Možnosti > Kalendář – Časová pásma. Na Macu můžete přidat další časové pásmo v části Outlook > Předvolby > Kalendář – Časová pásma. V Outlooku na webu můžete další časové pásmo přidat tak, že kliknete na šipku rozevíracího seznamu Časové pásmo v pozvánce na schůzku v kalendáři. Teď tedy můžete mít díky Outlooku snadno a rychle přehled o všem, co se děje, i když cestujete po celém světě.

Novinky v Outlook Poště

Zobrazení podrobností z adresáře organizace – pokud zapomenete, Outlook teď přidává podrobnosti z adresáře organizace do kontaktních informací Outlooku. Nedávno jsme oznámili uvedení nové funkce zobrazení organizace, pomocí které můžete rychle získat přehled o tom, kdo je kdo ve vaší společnosti. Pokud jsou data vaší společnosti propojená s Azure Active Directory, můžete se podívat, kdo je nadřízený vašeho kontaktu, jaké je jeho místo v hierarchii vaší společnosti, a dokonce na to, se kterými kolegy nejčastěji pracuje. Přímo v Outlooku tedy teď máte k dispozici informace o tom, kdo vám může pomoct s nějakým konkrétním pracovním zadáním. Stačí klepnout na hledání v mobilní aplikaci Outlook a můžete snadno identifikovat klíčový kontakt, otevřít jeho kartu kontaktu a zobrazit si informace o jeho pozici ve vaší organizaci. Tato funkce je k dispozici v Outlooku pro iOS.

Podpora proxy – některé organizace používají proxy k zablokování přímého přístupu na internet z mobilních zařízení. Outlook teď podporuje společnosti, které používají proxy SOCKS pro doplňkovou ochranu mezi daty společnosti a internetem. Tato funkce je k dispozici v Outlooku pro iOS a Android.

Upozornění na skrytou kopii – tato funkce se použije v případě, že jste byli přidáni na skrytou kopii e-mailu a chcete na něj odpovědět. Outlook vás chrání tak, že pokud si neuvědomíte, že odpovídáte na e-mail, u kterého jste byli přidáni na skrytou kopii, Outlook vás na to upozorní – můžete se pak rozhodnout, že nebudete odpovídat všem osobám ze seznamu příjemců, ale jenom odesílateli. Tato funkce je k dispozici v Outlooku pro Windows.

Funkce, které budou brzy k dispozici v Outlooku pro iOS a Android

Synchronizace složek konceptů – přidali jsme do Outlooku funkci, která vám umožní vytvořit koncept zprávy v Outlooku na jednom zařízení a dokončit ho na jiném. Můžete začít psát zprávu na mobilním zařízení a dokončit ji na svém počítači v kanceláři – nebo naopak. Outlook vám pomáhá pracovat, kdy se vám to zrovna hodí. Tato funkce bude k dispozici v Outlooku pro iOS v květnu 2018. Tato funkce je k dispozici v Outlooku pro Windows, Mac a Android.

Technologie Office Lens v Outlooku pro Android – pro případ, když si potřebujete něco vyfotit a sdílet jako obrázek, například tabuli, fotku nebo dokument, jsme do Outlooku přidali novou ikonu pro fotky propojenou s technologií Office Lens. Stačí začít psát novou zprávu v Outlooku a dotknout se nové ikony pro fotky, abyste vyfotili tabuli, dokument nebo fotku, a pak oříznutý a upravený obrázek okamžitě vložit do e-mailové zprávy. Outlook integruje aplikace a služby, které potřebujete, abyste mohli produktivně pracovat. Nemusíte proto používat tolik aplikací a stačí několik klepnutí, abyste mohli snadno a rychle kdykoli sdílet to, co potřebujete. Tato funkce bude k dispozici v Outlooku pro Android v květnu 2018.

Rychlá odpověď – vytvořili jsme prostředí pro snadnější a smysluplnější odpovídání na zprávy v Outlooku. Obsah zprávy je stále zobrazený a zároveň je v dolní části obrazovky pole pro odpověď – Outlook teď přináší modernější prostředí pro konverzace, které funguje jako chat. Tato funkce bude v Outlooku pro Android k dispozici v květnu 2018 a později v létě bude k dispozici v Outlooku pro Mac. Tato funkce je k dispozici v Outlooku pro iOS.

Oblíbené osoby – nedávno jsme oznámili zpřístupnění funkce k identifikaci skupin a e-mailových složek v Outlooku a brzy přidáme možnost označit oblíbené osoby. V mobilním vyhledávání teď můžete mít klíčové kontakty na nejviditelnějším místě a můžete je mít také v horní části složek se zprávami. Můžete tak rychleji najít ty správné osoby a ušetřit čas, který můžete věnovat práci. Budete si také moct označit oblíbené osoby v Outlooku na mobilním zařízení tak, jak to můžete dnes dělat na webu, a značky těchto oblíbených osob budete mít jednotné, takže je můžete snadno najít na webu i na cestách. Tato funkce bude k dispozici v Outlooku pro iOS a Android v červnu 2018.

Skupiny Office 365 pro OneNote a události v Outlooku – díky funkci, která vám umožní zobrazit skupinové události v Outlooku, a také díky přístupu k onenotovému poznámkovému bloku skupiny teď můžete mít lepší přehled o tom, co se děje ve vašich skupinách Office 365. Budete moct sledovat události na kontaktní kartě skupiny a snadno spustit OneNote z Outlooku, abyste se podívali na poznámky, které skupina ve OneNotu shromáždila. Tato funkce bude k dispozici v Outlooku pro iOS v červnu 2018.

Blokování externího obsahu – v obrázcích vložených do e-mailů může být obsah, který odesílatele upozorní na to, že jste jeho e-mail otevřeli. Sledování toho, které e-maily uživatelé otevírají, je důležité pro digitální marketéry. Pokud si ale takové sledování nepřejete, Outlook teď pomáhá chránit vás i vaši doručenou poštu a tento externí obsah blokuje. Tato funkce bude k dispozici v Outlooku pro Android v květnu 2018.

Jediný účet Office 365 v Outlooku – důraz na zabezpečení dat a zásady dodržování předpisů našich největších zákazníků, kteří podléhají rozsáhlé regulaci, je klíčovou hodnotou Office 365. Některé společnosti požadují, aby se zaznamenávaly veškeré informace o komunikaci v jejich podnikovém prostředí. Pro mobilní zařízení, která jsou spravovaná společností, Outlook zákazníkům pomáhá eliminovat riziko toho, že by si uživatelé kopírovali informace z pracovního účtu Office 365 do osobního účtu na mobilním zařízení. Pomáhá také zajistit, aby uživatelé omylem neodesílali firemní informace z osobních účtů. Společnosti budou mít brzy k dispozici možnost vynutit firemní zásady na mobilních zařízeních, která spravují, aby byl v Outlooku povolený jenom jediný účet. Tato funkce bude k dispozici v Outlooku pro iOS a Android v červnu 2018.

Další informace o našich plánech na zpřístupňování těchto funkcí v dalších prostředích Outlooku najdete v roadmapě pro Office 365. A pošlete nám svoje návrhy a připomínky prostřednictvím našeho kanálu UserVoice – všechny vaše připomínky pozorně sledujeme.