Udmærk jer med Microsoft Excel i Office 365

Dagens indlæg er skrevet af Jeremy – en af de tvillinger, der deltog i Udfordringen til tvillingerne: Office 365 over for Office 2019.

Da Microsoft inviterede mig og min tvillingebror Nathan til deres filmstudier i Redmond for at deltage i en “udfordring”, havde vi ingen idé om, hvad vi havde kastet os ud i. De fortalte os, at det ville blive sjovt, og at vi bare skulle være os selv. Vi er altid klar til en udfordring, så vi takkede ja, og da vi ankom, fandt vi ud af, at vi skulle konkurrere mod hinanden, men ikke på en måde, vi havde prøvet før.

Vi fik en række opgaver, vi skulle løse i to forskellige versioner af Excel. Nathan havde Excel til Office 2019, og jeg havde Excel til Office 365. Ingen af os vidste, at der var forskellige versioner af Excel, og slet ikke, at den ene konkurrerer med den anden.

Det endte med, at jeg vandt over Nathan i alle opgaver takket være kunstig intelligens og en funktion, der kaldes Datatyper i Excel til Office 365.

Siden da har jeg brugt Excel til Office 365 på nye måder, og jeg synes, at det ville være en skam at holde alle disse nye kompetencer, jeg har lært af Microsoft, for mig selv.

Her er nogle af mine foretrukne tidsbesparende funktioner:

1. Datatyper i Excel – Dette er et virkelig sejt researchværktøj. Du kan se mig bruge det til at angive hovedstæder, befolkningstal og de største byer i alle 50 stater i USA på næsten ingen tid (jeg ydmygede seriøst min bror i den opgave), men på det seneste har jeg brugt det til at spore mine aktieinvesteringer. Jeg kan se en lang række data om alle mine positioner med et enkelt klik, så jeg kan holde øje med tendenser og (forhåbentlig) tage bedre beslutninger, når jeg investerer. Mine venner hos Microsoft fortalte mig, at der bliver lanceret flere datatyper i fremtiden, så hold øje med denne funktion for at se, hvad den gør som det næste.

2. Idéer – Identificer tendenser, mønstre og udenforliggende værdier i et datasæt, og forstå dine tal på få sekunder med Idéer, der i bund og grund svarer til en dataguru, der ser på dine tal og giver forslag til, hvad de kan indikere – alt sammen uden faktisk at skulle bruge en guru. Idéer hjælper dig også med at lave en grafisk visning af dine data på et diagram eller en graf, alt efter hvad der passer bedst til datatypen. For at få Idéer skal du klikke på lynikonet øverst til højre på båndet under fanen Start.

3. Dynamiske matrixer – En lidt kompleks funktion, men den tager noget, der før var virkelig komplekst og gør det langt nemmere. Hvis du kæmper med at filtrere data for at finde indsigt, du kan handle ud fra, får Dynamiske matrixer dig til at føle dig som en professionel inden for datahåndtering. Du kan filtrere, sortere og udplukke data uden at skrive en række tilpassede formularer. Når du bruger Dynamiske matrixer, flyder en given formel, der returnerer et værdiområde, over i tilstødende tomme celler, hvilket gør det lige så let at få returneret et værdiområde, som det er at arbejde med en enkelt celle. Der er en række nye funktioner, der gør det nemt at opbygge regneark, der før ville have været nærmest umulige. Joe McDaid, senior program manager hos Microsoft, forklarer det langt bedre, end jeg gør.

4. Kommentartråde – Folk, som har brugt Excel længe, ved, hvor vigtig denne funktion er. Før i tiden var det svært at skrive en kommentar i en bestemt celle i en projektmappe. Med @omtaler og indlejrede svar kan du nu nemt følge med i samtaler om indholdet i en celle og interagere direkte med kolleger. Der er også mulighed for at redigere sammen med andre i realtid, så det er langt nemmere at arbejde på regneark sammen med flere samarbejdspartnere og foretage redigeringer fra alle typer enheder. Det er fantastisk i Excel, men det virker også i Word og PowerPoint, hvis du har lyst til at prøve det.

5. Kommer snart: Indsæt data fra billede – Det her bliver bare mellem os, men jeg er nødt til at dele det. Da jeg var hos Microsoft, så jeg en forhåndsvisning af en funktion, der er ved at blive udarbejdet, og som du skal holde øje med snart (tidligt i foråret 2019). Hvor mange gange har du været til et møde, hvor nogen har tegnet et koncept på et whiteboard, som det efterfølgende er nødvendigt at genskabe i Excel? Nu behøver du ikke længere at genindtaste disse data. Det er ikke løgn, du behøver ikke indtaste dem igen. Du kan bare bruge funktionen Indsæt data fra billede. Excel tager indholdet fra billedet og konverterer det til celler. Klik. Bum. Færdig!

Og det er bare et par af mine yndlingsfunktioner i Excel til Office 365. Hvis du vil prøve dem, men ikke har Office 365, kan du afprøve det i en gratis prøveversion.

Bemærk: Idéer, Dynamiske matrixer og Indsæt data fra billede er tilgængelige i prøveversioner for Office 365-abonnenter, der er tilmeldt Office Insiders-programmet.