COVID-19 har påvirket menneskers liv overalt i verden. Rejsebegrænsninger og nye regler for store offentlige sammenkomster har ændret de daglige rutiner for millioner af mennesker. I løbet af de sidste par uger har mange af mine kolleger og kunder henvendt sig til mig og spurgt: Hvad kan vi gøre for at hjælpe?
Lily Zheng er en god ven og kollega, der bor i Shanghai. Vi har arbejdet sammen personligt i Kina, men mødes hovedsageligt på Microsoft Teams. For nylig skrev Lily et brev til sine regionale kunder om, hvad hun og hendes team har lært af at arbejde hjemmefra for at undgå udbruddet. Hendes brev inspirerede vores team til at stille Microsoft Teams gratis til rådighed for folk, der arbejder hjemmefra i denne udfordrende tid. Jeg vil gerne dele det med mennesker over hele verden, der muligvis kan drage fordel af vores Shanghai-teams oplevelse. Jeg håber, du finder det så nyttigt, som jeg gjorde.
Lad mig give ordet til Lily.
Kære kunder,
Mit navn er Lily Zheng. Jeg er en Microsoft-medarbejder, der bor og arbejder i Shanghai. Mens COVID-19-udbruddet fortsat påvirker millioner af mennesker her i Kina, har vi oplevet en enorm stigning i hjemmearbejde. Det er som om hver skole, hvert hospital og hver virksomhed i Kina nu er en distribueret organisation – også selvom det kun er midlertidigt. Der er mange grunde til, at det at arbejde hjemmefra pludselig kan blive nødvendigt, lige fra virusudbrud som COVID-19 til uventede naturkatastrofer. Så jeg vil gerne dele tre ting, jeg har lært i de sidste par uger, samt tre ting, vi har samlet fra vores kunder, når de har tilpasset sig denne nye måde at arbejde på.
Som mange af jer begyndte jeg at høre om virussen tilbage i januar, mest på de sociale medier. Men jeg vidste ikke, hvor stort det ville være, før lige før det kinesiske nytår. Det var, da antallet af smittede begyndte at stige hurtigt på grund af festlighederne. Den 23. januar lukkede regeringen Hubei-provinsen for at begrænse spredningen af virussen. Den næste dag, nytårsaften, havde min familie planlagt at se en film. Da vi hørte fra pressen, at biograferne over hele byen var blevet lukket ned, begyndte udbruds alvor at trænge ind. To dage senere annoncerede regeringen hidtil usete aflysninger af festbegivenhederne, og jeg aflyste en familieferie, som jeg havde planlagt for længe siden. Børnene blev kede af det, men vores sundhed og sikkerhed kommer i første række.
Zheng og hendes Microsoft-kolleger i Kina samarbejder tæt, mens de arbejder hjemmefra.
Hvad siger jeg så, når folk spørger, hvordan det er at arbejde i Kina lige nu? Når vi arbejder hjemmefra sparer vi i det mindste den tid, det tager at komme til og fra arbejde, og vi tænker heller ikke længere over det tøj, vi har på. Og nu hvor mange af restauranterne er lukket, kan vi også finpudse vores evner i køkkenet. Men da børnene ikke kan komme i skole – og fordi babysitterne også sidder hjemme – kan det være en udfordring at være produktiv.
Det har jeg lært af at arbejde hjemmefra
Mens vores team her er vant til at arbejde hjemmefra, har de sidste par uger virkelig klarlagt, hvad det kræver at arbejde hjemmefra. Her er de vigtigste tre ting, jeg har lært.
Pas på dig selv.
Denne overgang til at arbejde hjemmefra handler om at beskytte vores fysiske helbred ved at minimere kontakten med virussen. Det forstår alle. Det, der er mindre indlysende, er, at det at arbejde, hvor man bor, kan skabe sin egen form for stress. At tage sig tid til at træne, spise godt og nyde tiden væk fra skærmen er alt sammen vigtigt for at opretholde sit mental velvære, mens man arbejder hjemmefra.
Gå all-in.
Det kan være fristende at udsætte tingene, mens man arbejder hjemmefra. Men folk, der trives ved det, finder måder at gøre næsten alt på nettet. Hvis du har planlagt personlige møder, skal du ikke aflyse dem. Hvis du har planlagt store møder, skal du ikke aflyse dem. Hvis du er klar til at brainstorme en kommende præsentation, så gør det over et videoopkald.
Støt dine kolleger.
Jeg har også lært af denne oplevelse, at det at støtte andre er den bedste måde at forblive positiv og produktiv på. Vi bruger vores online værktøjer til mere end bare arbejde, dele billeder af familie og kæledyr og skrive med hinanden i løbet af dagen. At støtte hinanden er ikke bare godt til at bevare moralen – det hjælper også med at holde vores team sammen, når vi arbejder væk fra hinanden.
Det har jeg lært af vores kunder
I løbet af bare et par uger har vi set vores kunder i Kina ændre den måde, de arbejder på. Her er tre ting, jeg har lært af vores kunder, som du kan bruge til at få succes i din virksomhed.
Åbn kommunikationslinjerne med det samme.
Når dine medarbejdere arbejder hjemmefra, er det vigtigere end nogensinde at sikre, at alle forbliver orienteret om virksomheden. En af vores kunder, som er et stort forsikringsselskab i Asien, begyndte at udsende videobeskeder til deres medarbejdere for at sikre, at alle havde adgang til de seneste oplysninger. Mens alle forsøger at afbalancere arbejdet hjemmefra med børnepasning og andre udfordringer, giver indspillede videoer folk mulighed for at indhente det tabte, når de ikke kan deltage i et live-møde.
Hold tingene i bevægelse.
Selvom det kan være fristende at udsætte planer, indtil alle kan mødes, finder virksomheder måder at holde tingene i bevægelse på. Med regeringens hjælp har mange skoler været i stand til at flytte undervisningen online. De har støttet deres studerende ved at oprette klare tidsplaner, afholde morale begivenheder som madlavningsudfordringer og omhyggeligt formidle opgaver og andre oplysninger, så de studerende ikke bliver overvældede.
Selv store møder kan flyttes online.
Mange af os er vant til hurtige opkald eller videochats med et par kolleger, men store og formelle møder kan også afholdes online. Med så mange medarbejdere, der vælger at arbejde hjemmefra, har hospitalerne her samlet deres medarbejdere eksternt. Et hospital i Dalian har for eksempel afholdt store personalemøder via Teams. Nøglen til vellykkede online-møder inkluderer at lægge en klar dagsorden, øve inkludering ved at løse eventuelle lydproblemer i starten af mødet og tage klare noter, der kan deles som opfølgninger senere. Husk også, at hvis din organisation tillader det, kan du optage møder for dem, der ikke kan deltage.
For mig og for mange mennesker over hele verden er det ikke sådan, vi forestillede os, det nye år skulle starte. Men vi har lært meget. Og Teams har været et utroligt kraftfuldt værktøj til at hjælpe os med at klare os gennem udfordringerne. Mange mennesker er ikke opmærksomme på det, men Teams er allerede tilgængeligt gratis. Se her for at få mere at vide. Men uanset hvilke værktøjer du vælger at bruge, håber jeg, at disse tips er nyttige, og jeg ønsker dig og din familie alt det bedste!
