Efter to uger: Hvad vi har lært om at arbejde hjemmefra

Siden vores team her i Puget Sound for to uger siden skiftede til at arbejde hjemmefra, er kampen imod COVID-19 blevet forstærket. Mange personer i lande over hele verden bliver derhjemme. Og eftersom skoler, kirker, virksomheder og kontorer er lukket, oplever vi, hvad det virkelig vil sige at være hjemme med vores familie hele tiden og samtidig forsøge at være produktive og forbundet til vores teams på arbejdet. Der er så meget, vi skal lære. Vores aktuelle situation har nødsaget mit team til at se alt fra en ny vinkel, fra planlægning af møder til måden hvorpå, vi administrerer vores teams, og jeg har hørt fra mange kunder, at de gør det samme. Jeg vil gerne dele med dig nogle af de vigtigste ting, vi har opdaget indtil nu som et fuldt ud eksternt team. Jeg håber, at du synes, disse praktiske øvelser er nyttige, mens du navigerer rundt i dine egne erfaringer.

En hurtig kommentar, inden vi går videre: Vi har brugt dette sted til at udveksle tips, kundehistorier og oplysninger under hele udbruddet med COVID-19. Dette indlæg er en opfølgning på ét, vi delte i sidste uge med detaljerede tips til at skifte til fjernarbejde med Microsoft Teams. Vi har også tilbudt vejledning til at køre livebegivenheder online – med oplysninger om brug af Microsoft-værktøjer samt viden fra vores event leader hos Microsoft. Vi har også delt råd til it-afdelinger og CISO’er fra ledere på disse områder. Vi fortsætter med at skrive mere indhold om fjernarbejde i de følgende dage, så besøg os ofte. Lad os komme i gang med vores lektioner fra de sidste to uger.

1. Del vejledning om at arbejde hjemmefra

De fleste organisationer har instruktionsguider om, hvordan deres medarbejdere skal håndtere deres kontormiljø. Da vi gik over til fjernarbejde, fandt vi hurtigt ud af, at medarbejderne også har brug for vejledning til denne type arbejde. For mange af os er det første gang, vi fjernarbejder, og vi har haft meget lidt tid til at forberede dette skift. Vores team har nogen spørgsmål: Hvordan indretter du et område, hvor du kan koncentrere dig? Hvordan holder du kontakten, når I ikke kan mødes personligt? Hvorfor finder du aldrig det rette tidspunkt til at holde en pause? Tilføj udfordringen med at have børn eller andre pasningskrævende familiemedlemmer derhjemme, hvilket er en realitet for mange af os under dette udbrud. Det gør det uundgåeligt, at nogle medarbejdere vil have det svært.

For at løse dette behov uddelte vi sidste uge en omfattende vejledning om at arbejde hjemmefra til medarbejderne. Vi tænkte, at det kunne være brugbart, så vi har lavet en kundeversion til dig, som du kan dele med dine medarbejdere efter, hvad du finder passende. Den er fuld af konkrete tips om alt fra opsætning af fysiske og virtuelle arbejdspladser til bedste praksis for at kommunikere tilgængelighed ud til teammedlemmerne.

2. Administrer møder i forlængelse af hinanden

På kontoret er der en naturlig pause mellem møder, der ligger lige efter hinanden. Det tager lidt tid at gå ned ad gangen, der er de første øjeblikke ved bordet, mens I venter på at alle ankommer og den afslappede samtale, der opstår, når teammedlemmerne hilser på hinanden og får en hurtig opdatering. Som oftest lægger vi sjældent mærke til disse små pauser, når vi går gennem vores arbejdsuge. Så skifter vi til fjernarbejde og finder ud af, hvor meget vi faktisk har brug for dem til at afbryde det hurtige tempo på en dag med mange møder.

Hvordan kan du være sikker på, at du og dit team mødes lige så ofte, som I har brug for, og samtidig kan tage en pause ind imellem? Vi opfordrer medarbejderne til at planlægge møder til at slutte fem minutter før udgangen af hver eller hver halve time. Dette afkorter din tid en smule, men gør meget for at undgå potentiel udbrændthed pga. vedvarende møder uden pauser.

3. Skab plads til at koble af

Når vi arbejder ude i verden, finder vi dagligt måder at koble af på, som oftest helt uden at gøre det overlagt. Når du laver mad til din familie, mødes med venner i en motionstime efter arbejde eller sidder i dine egne tanker på den daglige bustur hjem, hjælper det os med at komme væk fra dagens begivenheder, så vi kan blive klar til den næste dag. Selv under de bedste forhold kan det være en udfordring at koble af, når du arbejder hjemmefra. For at hjælpe vores medarbejdere, er vi gået i gang med at tilbyde virtuelle meditationstimer, som de kan deltage i, når de har brug for at stresse af et øjeblik fra arbejdet.

Hvis du vælger at gøre det samme, er her et par praktiske tips, som du kan dele med medarbejdere, der ikke har prøvet online meditationstimer før. Find først et stille sted, hvor du ikke vil blive forstyrret. Derefter skal du slå lyden fra på mikrofonen, så andre kan få glæde af stilheden. Og endelig kan du bruge dit kamera til at se underviseren, som vejleder i vejrtrækningsteknikker. Når du synes, at du kan dem, kan du slå kameraet fra for fuldt ud at fokusere på at få ro i sindet.

4. Bliv ved med at fremme teamkulturen

En sund teamkultur afhænger af hyppige møder, lige fra møder med alle til møder for at fejre mindre delmål. Da så mange af os pludselig arbejder hjemmefra, er det fristende at skifte til »kun det væsentlige«-tilstand og udsætte vigtige begivenheder og sjove teamsøjeblikke, indtil vi kommer tilbage til en normal tilstand.

Vi har fundet ud af, at så vidt det er muligt, er det bedst at fortsætte med at udvikle teamkulturen, også selvom I udvikler den adskilt. Havde I planlagt en fødselsdag for et teammedlem? Hop ind i et Teams-møde, og fyr op under gif-filerne med Tillykke med fødselsdagen. Er der en stor kommende in situ salgskonference? Gå i gang med at undersøge, hvordan I holder den virtuelt i stedet. Og hvis det er tid til jeres kvartalsvise teambuilding uden for kontoret, skal I bare gå i gang med det. Dit team vil være mere end klart til at udveksle idéer og oprette forbindelse. Det kan først virke som en udfordring at holde de møder, der hjælper med at fremme teamkulturen, adskilt, men det er besværet værd at få alle forbundet og komme videre.

5. Træn væsentlige lederevner

Medarbejderne stoler på, at deres ledere tjekker ind, vejleder dem gennem forandringerne og udviser nysgerrighed for at hjælpe dem med at løse problemer og udvikle. I takt med at dit team håndterer en helt ny måde at arbejde på samtidig med, at de håndterer en global sundhedskrise, har de mere end nogensinde før brug for din støtte som leder. Men hvordan kan du lykkes med at lede, når du fjernarbejder?

Vi deler, hvad vi har lært om at lede eksternt i vejledningen om at arbejde hjemmefra. Den omfatter at styrke inkludering, at tjekke ind ofte og at vejlede dine teammedlemmer for at hjælpe dem med at finde ud af deres egne bedste fremgangsmåder, når de arbejder hjemmefra. Alle medarbejdere møder helt særlige udfordringer lige nu, og alle medarbejdere griber situationen forskelligt an. Som ledere er det rigtig vigtigt at forsøge at forstå og reagere i forhold til deres individuelle behov på bedst mulige vis.

Disse lektioner afspejler nogle af vores tidlige hovedbudskaber efter to ugers ekstern erfaring. Vi lærer rigtig meget om denne nye måde at arbejde på, fra planlægning af møder og muligheden for et pusterum til effektiv ledelse af eksterne teams. Jeg er sikker på, at disse lektioner har varig værdi på den anden side af COVID-19-udbruddet, da organisationer overalt fortsat vil prioritere fjernarbejde. Men vi vil også gerne høre om, hvad du og dit team overvejer og erfarer. Deltag i samtalen i vores Gør fjernarbejde muligt-gruppe.