Den hybride arbejdsplads er her. Føler du dig klar?

Hos Microsoft tror vi, at den hybride arbejdsplads er fremtiden. Fremadrettet har alle organisationer brug for en ny driftsmodel i forhold til hybridt arbejde – en model, der ikke er afhængig af en 8-timers arbejdsdag fra 9 til 17. Medarbejderforventningerne har ændret sig for altid, eftersom mere end 80 % af lederne siger, at de efter pandemien forventer flere politikker angående fleksibilitet til at arbejde hjemmefra, og mere end 70 % af medarbejderne, der siger, at de påtænker at drage nytte af det. For at være konkurrencedygtige i denne nye verden er lederne nødt til at udvise maksimal fleksibilitet angående hvornår, hvor og hvordan deres medarbejdere arbejder.

Alle de kunder, som jeg taler med, ønsker at styrke deres medarbejdere til et arbejdsmarked, der er dynamisk, levende og fungerer i skyen. De vil finde måder, hvorpå medarbejderne kan arbejde ikke bare hvor som helst, men også når som helst, med løsninger, der tillader både samtidigt og forskudt samarbejde. Og det er et skift, der omfatter hele organisationen. Fra IT til HR, drift, marketing og produktion – dette er en debat, der kræver, at ledere på tværs af hele organisationen samles for at revurdere arbejdsformen. 

Som nybegyndere på dette nye arbejdsmarked har vi eksperimenteret og delt det, vi har lært undervejs, som arbejdet har udviklet sig. I dag vil jeg gerne dele vores fremgangsmåde for at give dine medarbejdere verden over mulighed for at få et fleksibelt arbejdsliv. Det er en strategi i tre dele: For det første oprette politikker for at give medarbejderne maksimal fleksibilitet. For det andet gentænke de fysiske rammer. Og for det tredje investere i teknologier, der forbinder medarbejderne hvor som helst og når som helst.

Lad os kigge på dem hver især.

Opret politikker for at give medarbejderne maksimal fleksibilitet

De beslutninger, du tager i dag, vil påvirke din organisation de kommende år. Det er et tidspunkt, der kræver en klar vision. Du har brug for en plan og politikker, der fører dig hen imod maksimal fleksibilitet. Disse beslutninger vil påvirke alt fra, hvordan du skaber en kultur, tiltrækker og bevarer talent, reagerer på forandringer i omverden og til fremtidig innovation.

Mange organisationer er allerede trådt frem med stærke holdninger angående den fleksible arbejdsplads. Twitter har meddelt, at deres medarbejdere kan fjernarbejde "for evigt". Dropbox har bekendtgjort, at de stort set vil fjerne kontorerne for at få mere en koncentreret arbejdsform og omdanne fysiske faciliteter med henblik på møder og samarbejde. Spotify håber, at de kan lokke talent til med lønninger på niveau med New York og San Francisco for medarbejdere, der kan fjernarbejde, hvor det skal være. Og hos Microsoft kan medarbejderne nu arbejde hjemmefra i op til 50 % af arbejdstiden. 

At give medarbejdere mulighed for maksimal fleksibilitet starter med svar på nogle vigtige spørgsmål: Hvem kan arbejde hjemmefra? Hvem har brug for at komme ind på kontoret og hvor længe? Når medarbejderne arbejder koncentreret, hvor gør de det? Hvad med samarbejde? Og i en verden, hvor vedvarende forstyrrelser er en del af den nye normal – med naturkatastrofer, geopolitiske begivenheder og globale sundhedskriser – er du nødt til at være forberedt på at reagere på disse ændringer. Svarene på disse spørgsmål, og måden at resumere dem på, er nye fleksible politikker, som giver klarhed og vejledning til medarbejderne, samtidig med at de eksperimenterer. 

Gentænk de fysiske rammer

Når politikkerne for maksimal fleksibilitet er klarlagt, så brug dem til at vejlede din indgangsvinkel i forhold til de fysiske rammer. Fra nu af vil vi ikke længere kun være afhængige af de fysiske rammer til at samarbejde, være forbundet og opbygge social kapital. Men rammerne vil stadig være vigtige. Vi er sociale væsener, og vi vil gerne samles, udveksle idéer med hinanden og opleve energien i begivenheder med personlig deltagelse. Fremadrettet skal kontorerne bygge bro mellem den fysiske og den digitale verden og møde hvert teams og hver rolles enestående behov.

Målbevidst design

Hos Microsoft udspørger vi medarbejderne og ser på alt fra sociale grafer til medarbejdernes pendlermønstre for at forstå, hvordan vi forsyner vores teams med de rammer, de har brug for, velvidende at disse behov forandrer sig over tid. Salgsteams, som sjældent har brug for at komme ind på kontoret, kan bruge en hotelmodel til at reservere en arbejdsstation på dags- eller timebasis, mens udviklingsteams muligvis har brug for særlige rammer og arbejdsstationer til at samarbejde. For at give plads til fjernmedarbejdere undersøger vi muligheden for eksterne co-working hubs. Eftersom vi ved, at måden, vi arbejder på, er under fortsat udvikling, bygger vi fleksibilitet ind i alle de rum, vi designer.

Forbind det fysiske til det digitale

Det er også vigtigt at tænke på at mindske kløften mellem fjernoplevelser og oplevelser på stedet. Det er ret ligetil at arbejde sammen, når alle er på kontoret. Og i de sidste 12 måneder har vi fundet ud af, hvordan arbejdet skulle udføres, når alle var hjemme. Dét, der bliver en udfordring, er at håndtere gråzonen i midten – når nogle personer er fysisk samme sted og andre deltager virtuelt. 

Nutidens avancerede Microsoft Teams-rum inkluderer kvalitetslyd og -video, som hjælper alle med at blive set og hørt. Kameraer til møderum leverer videosignaler i højopløsningsformat og optimerer visningen ved at indramme personerne i lokalet eller følge den aktive taler. Intelligente højttalere genkender, hvem der taler i lokalet, og individuelle navne og profiler forekommer i mødegengivelser. Funktioner, som liveundertekster, livetransskription, ræk hånden op, reaktioner og chat hjælper medarbejderne med at kunne følge med og giver mulighed for at giv lyd fra sig non-verbalt og uden at afbryde taleren. Digitale whiteboards – tilgængelige både i lokalet og hjemme – fremmer samarbejde og medskabelse. Medarbejderne på stedet kan skrive direkte på en Surface Hub eller fra deres egen telefon eller bærbare computer, og fjerndeltagere kan tegne på det samme, delte lærred. Derudover kan vores intelligente optagelseskameraer optage, fokusere, lave om på størrelsen og forbedre analog billeder og tekst på whiteboards, så fjerndeltagere tydeligt kan se brainstorming i realtid, selv når nogen står foran whiteboardet.

Alt dette er tilgængeligt i dag i Microsoft Teams-rum, men vi er først lige ved at komme i gang. Vi ser en ikke så fjern fremtid, hvor møder bliver moderne oplevelser, der tillader os at "være der" – fra hvor som helst og når som helst. Vores vision for fremtiden inkluderer ændringer i layoutet af mødelokalet. Tilføjelse af flere skærme skaber dynamiske visninger af deltagerne, chat, whiteboards, indhold og noter. Og forbedringer af teknologierne til de fysiske rammer skal hjælpe fjerndeltagerne med at følge sporet i mødeflowet og deltage. 

Invester i teknologier, der forbinder personer – hvor som helst og når som helst

Foruden de fysiske rammer bør din plan for maksimal fleksibilitet inkludere teknologi, der giver mulighed for teamwork og skaber en ny digital medarbejderoplevelse, som følger dine medarbejdere, uanset hvor de er.

Da pandemien tvang alle til overalt at skifte til fjernarbejde, var videomøder det vigtigste værktøj, som alle brugte til at forbinde og fortsat kunne arbejde. Inden for få måneder deltog medarbejdere i 55 % flere digitale møder sammenlignet med før Covid-19 – og vi mærkede alle den stress og udbrændthed, der var forbundet. Videomøder vil altid være vigtige, men det er blot et værktøj, og det giver ikke det fundament i forbindelse med kommunikation og samarbejde, der er brug for til at løfte det hybride arbejde. Microsoft Teams er den eneste løsning, der kombinerer møde, chat, opkald og samarbejde på ét sted – alt sammen integreret med Office-apps og værktøjer til automatisering af forretningsprocesser. Derudover åbner det op for samarbejdet mellem vidensarbejdere og frontarbejdere og forener samtidigt og forskudt arbejde på en naturlig måde. Det er den eneste app, der har det hele, og som leverer et organisationslag, der understøtter arbejdsflowet på tværs af organisationen. 

Vi har lanceret over 100 nye funktioner i Teams inden for de sidste par år, alt sammen udviklet med maksimal fleksibilitet i tankerne – og der er mange flere på vej. Men vi er nødt til at gå endnu længere for at understøtte de nye arbejdsfordelingsmønstre, der er dukket op. Microsoft Viva er den første integrerede platform til medarbejderoplevelse, der er udviklet til den hybride arbejdsform. Sammen leverer Teams og Viva en teknologiplatform, der forbinder dine medarbejdere og hjælper dem med at navigere i den nye virkelighed.

Arbejdsformerne er i rivende udvikling, og der er bare ingen vej tilbage til vores verden, som den var inden pandemien. I takt med at vacciner er begyndt at nå ud globalt, har virksomhedsledere overalt brug for en plan for den nye driftsmodel – maksimal fleksibilitet. Selvom vi alle lærer undervejs, står det klart, at alle organisationer får brug for tre ting: nye politikker, omdanne de fysiske rammer og teknologi, der forbinder det hele. Der er udfordringer forude, men vi er optimistiske omkring udviklingen af en fremtid, der giver personer mulighed for at forbinde fra hvor som helst og når som helst, samt have det godt og yde deres bedste hver dag.