Vær åben for kunder døgnet rundt med Microsoft Bookings
Som virksomhedsejer ved du, at det kan lægge beslag på meget af din tid at planlægge aftaler med kunder. Afsendelse af mails frem og tilbage, jagten på hinanden via telefonen og påmindelse af personer om at møde op kan fylde din dag op og holde dig væk fra det vigtigere arbejde med at få din virksomhed til at vokse. For at gøre planlægning af aftaler enklere og mere effektiv for dig, dine medarbejdere og dine kunder introducerer vi en ny Office 365-tjeneste, der hedder Microsoft Bookings.
Kunder kan planlægge aftaler med din virksomhed direkte online
Bookings omfatter en unik webside til din virksomhed, som dine kunder kan bruge til at planlægge aftaler, også når du ikke er til stede til at tage telefonen eller besvare en mail. Websiden er enkel at bruge: Kunderne vælger først den tjeneste, de ønsker at benytte, på basis af den tilgængelighed, du stiller til rådighed, vælger en dag og et tidspunkt, hvor du eller en af dine medarbejdere er tilgængelig, indtaster deres kontaktoplysninger og reserverer aftalen.
Websiden ser flot ud på både større skærme og mobile enheder. Det er nemt at linke til din side til planlægning af aftaler fra en mail, du sender til kunder, eller fra din virksomheds websted eller Facebook-side.
Kunder kan reservere aftaler hos din virksomhed fra en hvilken som helst enhed.
Formindsk antallet af glippede aftaler ved hjælp af bekræftelser og påmindelser
Når en kunde ikke møder op til en aftale, kan det betyde spildt tid og tabte indtægter for dig. For at reducere antallet af udeblivelser sender Bookings din kunde en mailbekræftelse umiddelbart efter reservationen med mulighed for hurtigt at føje aftalen til kundens kalender. Men vi ved også, hvor travlt folk kan få det. Så for at hjælpe kunder med at huske at møde op til aftalen giver Bookings dig mulighed for at oprette en påmindelsesmail, der sendes på baggrund af, hvor lang tids varsel du vil give før aftalen.
Gør det let for dine kunder at ændre eller annullere en reserveret aftale
Nogle gange har dine kunder brug for at ændre eller annullere en reservation, de har foretaget. Med Bookings er det nemt for dem at foretage en selvbetjent ændring. De skal ganske enkelt klikke på linket i bekræftelsesmailen eller i kalenderaftalen for at gå tilbage til planlægningswebsiden, hvor de kan vælge en anden dag og et andet tidspunkt eller annullere aftalen. Vil du gerne undgå aflysninger i sidste øjeblik? Det er ikke noget problem. Du kan styre, hvor lang tids varsel, der kræves, uanset om det er en time eller en uge.
Dine kunder kan nemt ændre eller annullere en reservation.
Administrer reservationer og kundeoplysninger, uanset hvor du befinder dig
Alle kundebookinger vises i en central reservationskalender, hvilket giver dig et komplet overblik over reserverede aftaler. Du kan ændre, annullere eller videregive en eksisterede reservation til en anden medarbejder, der er ledig. Du kan også hurtigt oprette en ny reservation, hvis du taler med en kunde personligt eller i telefonen, og bruge “opdelt skærmbillede” for dagen for hurtigt at se, hvilke medarbejdere, der er tilgængelige på et bestemt tidspunkt.
Bookings giver et klart overblik over dine medarbejderes dagskalender på internettet og på mobilen.
Bookings omfatter også en kundeliste, du kan bruge til at holde kontakten med dine kunder ved lige. Hver gang en kunde opretter en reservation ved hjælp af din planlægningsside (eller du opretter en for dem i din bookingkalender), opretter Bookings automatisk en kontakt for dem på din kundeliste i Bookings.
Du kan administrere alle disse funktioner på internettet med nem adgang fra navigationslinjen i Office 365. Til tidspunkter, hvor du er væk fra kontoret, vil Bookings i løbet af de næste måneder få en mobilapp, der gør det muligt for dig at administrere dine reservationer eller kontakte dine kunder med blot nogle få tryk.
Hent aftaledetaljer og kundeoplysninger i Bookings-appen.
Tilføj automatisk reservationer i medarbejderkalendere
Dine kunder er ikke de eneste, der kan glemme aftaler, så Bookings tilføjer automatisk nye eller opdaterede kundeaftaler i din kalender eller i dine medarbejderes kalendere. Bookings fungerer rigtigt godt sammen med din Outlook-kalender i Office 365. Hvis du eller dine medarbejdere bruger en Outlook.com- eller Google-kalender, er det ikke noget problem – Bookings integreres også med de kalendere.
Du arbejder på at få din virksomhed til at vokse, vi vil gerne vokse med dig
Du arbejder hårdt for at opbygge din virksomhed, og efterhånden som dit firma bliver større, udvikles Bookings sammen med dig. Du kan oprette forskellige reservationssider og nemt tilføje nye medarbejdere, efterhånden som dit personale bliver større. Det koster ikke ekstra at oprette flere reservationssider, og yderligere medarbejdere behøver ikke have Office 365-abonnement.
Sådan får du Bookings
Bookings udrulles nu i First Release til kunder, der abonnerer på Office 365 Business Premium-planen, og udrulles til alle Business Premium-kunder på verdensplan i de kommende måneder. Efterhånden som den udrulles, vil alle med et Office 365 Business Premium-abonnement kunne få adgang til Bookings i appstarteren i Office 365-weboplevelsen. Bookings kræver ikke, at din virksomheds mail håndteres via Office 365, så du kan fortsætte med at bruge din virksomheds aktuelle mailtjeneste uden ændringer.
Log på Office 365 for at komme i gang, åbn Bookings via appstarteren, og klik derefter på knappen Hent det nu. Du skal give nogle få oplysninger om din virksomhed og de tjenesteydelser, du vil have dine kunder til at booke. Derefter skal du blot klikke på knappenGem og publicer under fanen Reservationsside for at publicere din planlægningswedside. Dine kunder vil nu kunne begynde at reservere aftaler hos din virksomhed. Så nemt er det!
Vi håber, at Bookings vil frigøre tid for dig til at få din virksomhed til at vokse, hjælpe dig med at mindske antallet af glippede aftaler og udeblivelser og give dig mulighed for at have styr på din virksomhed, uanset hvor du befinder dig. Når du bruger Bookings, må du meget gerne fortælle os, hvad du synes om det ved at give os feedback på hjemmesiden for Bookings.
Ofte stillede spørgsmål
Sp. Hvornår bliver Bookings tilgængelig?
Sv. Det udrulles i øjeblikket til Office 365 Business Premium-abonnenter, som er en del af First Release-programmet, og udrulles til alle Business Premium-kunder på verdensplan i de kommende måneder.
Sp. Hvilke Office 365-abonnementer giver adgang til Bookings?
Sv. Bookings vil være tilgængeligt med et Office 365 Business Premium-abonnement.
Sp. Behøver alle mine medarbejdere have et Office 365-abonnement?
Sv. Nej. Der behøves kun én Office 365 Business Premium-konto for at konfigurere og administrere Bookings. Dine medarbejdere kan bruge en hvilken som helst mailtjeneste.
Sp. Hvordan administrerer jeg aftalerne, når jeg er væk fra kontoret?
Sv. I løbet af de næste par uger leverer Microsoft Bookings en ledsagende app, der giver udvalgte brugere med et Office 365-abonnement mulighed for at administrere og se alle aftaler og kunders oplysninger.
Sp. Vil mine kunder kunne se min private eller min arbejdskalender?
Sv. Nej. Dine kunder kan kun se den Bookings-kalender, som du publicerer online. Du angiver de tjenester, tider og medarbejdere, der skal kunne ses i den kalender.
Sp. Skal mine kunder have en Microsoft-konto eller et Office 365-abonnement for at kunne reservere aftaler hos mig?
Sv. Nej. Din Bookings-side er offentligt tilgængelig. For at reservere en aftale skal dine kunder bare angive deres navn og mailadresse, så Bookings kan sende bekræftelsesmailen og påmindelsen.
Sp. Skal mine kunder downloade en app for at booke en aftale?
Sv. Nej. Dine kunder har adgang til din webbaserede reservationsside via en hvilken som helst browser på en mobil enhed, en tablet eller en bærbar pc. Den mobilapp, der kommer, er kun til virksomhedsejere til administration af deres Bookings-kalender.