Neue leistungsfähige Funktionen für Kalender, E-Mail und die mobile Office-App
E-Mails beantworten, Aufgaben erledigen und Termine einhalten, an einem normalen Arbeitstag gibt es viel zu tun. Die neuen Outlook-Funktionen für Windows, Mac, Web und Mobilgeräte helfen den Nutzern, ihre Zeit sinnvoll einzuteilen und wichtige Dinge im Blick zu behalten. Weitere Neuerungen für Outlook für iOS und Android sind demnächst verfügbar. Damit haben Kunden Kontakte, Anwendungen und Technologien sofort zur Hand und können produktiver und rundum sicher arbeiten.
Neue und geplante Funktionen im Überblick:
Neu in Outlook-Kalender
Zahlungserinnerungen – Zahlungsziele für Rechnungen werden ab sofort automatisch überwacht. Genau so wie Reisebuchungen und Paketzustellinformationen zeigt Outlook jetzt auch Zahlungserinnerungen in einer Übersicht am Anfang Ihrer E-Mails an. Outlook erkennt per E-Mail empfangene Rechnungen, fügt sie der Übersicht hinzu und erstellt automatisch ein Kalenderereignis mit dem entsprechenden Fälligkeitsdatum. Zwei Tage vor Fälligkeit wird automatisch eine Erinnerung per E-Mail verschickt. So können Sie Ihre Rechnungen pünktlich bezahlen. Verfügbar für Outlook.com. Erfahren Sie, welche Ereignisse und Anbieter darüber hinaus unterstützt werden.
Vorschläge für Veranstaltungsorte und Besprechungsräume – In Outlook lassen sich Orte und Räume jetzt noch schneller und einfacher hinzufügen. Direkt zu Beginn schlägt Outlook Örtlichkeiten vor. Die Vorschläge basieren auf kürzlich genutzten (und verfügbaren) Konferenzräumen und anderen Alternativen (z. B. „Mein Büro“). Sobald der Nutzer einen Ort eingibt, macht Outlook Vorschläge auf der Basis von Bing und vervollständigt automatisch alle wichtigen Informationen zum Besprechungsort. Wenn es sich um einen öffentlichen Ort handelt, fügt Outlook die vollständige Adresse in das Outlook-Kalenderereignis ein. Mit Outlook für iOS ist es demnächst möglich, den aktuellen Standort, die Zieladresse und Verkehrsmeldungen in die Planung einzubeziehen. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn es Zeit ist, zum nächsten Termin aufzubrechen. So halten Sie Ihre Termine problemlos ein. Demnächst in Outlook für Windows verfügbar.
Diese standort- und kontextbezogenen Funktionen dienen dazu, Benutzern treffendere Orte vorzuschlagen, wenn sie ein Kalenderereignis auf ihrem Mobiltelefon hinzufügen. Unterstützt wird die Funktion durch Machine Learning-Modelle, die den Standort, die Teilnehmerliste, die vorgeschlagene Besprechungszeit und weitere Aspekte berücksichtigen. Wenn Sie einen Konferenzraum benötigen, zeigt Outlook die verfügbaren Räume an. Ein Klick genügt, um die passende Wahl zu treffen. Mit der Zeit wird es immer einfacher, einen Raum vom Mobilgerät aus zu reservieren, da sich Outlook Ihre persönlichen Vorlieben merkt. Verfügbar in Outlook für iOS.
Zusagen und Absagen (RSVPs) verfolgen und weiterleiten – Gutes Zeitmanagement hängt davon ab, ob man Veranstaltungen, die man organisiert hat oder besuchen möchte, stets im Blick hat. Aber auch bei der Koordination von Zusagen lässt sich manches verbessern. Outlook zeigt RSVPs für Besprechungen jetzt gebündelt an – auch für Veranstaltungen, die der Benutzer nicht selbst organisiert hat. So können eingeladene Personen ihre Zeit besser einteilen und abhängig von der Teilnahme anderer entscheiden, ob sie der Einladung folgen. Auf diese Weise können Teilnehmer ihren Tag besser strukturieren.
Handelt es sich um eine Besprechung mit einer streng festgelegten Teilnehmergruppe, können Sie in Outlook entscheiden, ob die Einladung weitergeleitet werden darf oder nicht. Wählen Sie unter „Antwortoptionen“ die Option Neue Besprechung und aktivieren bzw. deaktivieren Sie Weiterleitung zulassen. Demnächst in Outlook für Windows und Outlook im Web verfügbar.
Für Besprechungen mit langen Einladungslisten oder zahlreichen Teilnehmern lassen sich RSVPs jetzt noch einfacher überblicken. Diese Outlook-Funktion unterstützt auch Verteiler mit mehr als 500 Empfängern. Falls nötig, können Sie die Eckdaten großangelegter Besprechungen jederzeit ändern. Die maximale Zahl der E-Mail- und Kalenderempfänger ist außerhalb von Office 365 auf 500 beschränkt. Verfügbar für alle Outlook-Versionen.
Mehrere Zeitzonen – Outlook macht es jetzt noch einfacher, Veranstaltungen über mehrere Zeitzonen hinweg zu planen. Wenn Sie Termine und Besprechungen über verschiedene Zeitzonen planen, passt Outlook Start- und Endzeit automatisch an. In diesem Fall werden das Abreisedatum und das Ankunftsdatum am Zielort in der jeweils richtigen Zeitzone angezeigt. Die Hauptkalenderansicht in Outlook unterstützt jetzt die Darstellung mehrerer Zeitzonen. In Windows können Sie unter Datei > Optionen > Kalenderzeitzonen bis zu drei Zeitzonen hinzufügen. Und auf dem Mac wird eine zusätzliche Zeitzone unterstützt (Outlook > Einstellungen > Kalenderzeitzonen). Klicken Sie in Outlook im Web in der Einladung auf den Dropdownpfeil neben Zeitzone, um eine zusätzliche Zeitzone hinzuzufügen. Dank Outlook haben Sie weltweite Aktivitäten auch unterwegs immer im Blick.
Neu in Outlook-Mail
Organisationsdetails für Kontakte anzeigen – Für alle, die es noch nicht wissen: Outlook reichert Kontaktinformationen jetzt mit Organisationsdetails an. Kürzlich haben wir die neue Funktion Unternehmen anzeigen vorgestellt, über die Sie schnell herausfinden können, wer im Unternehmen wofür zuständig ist. Wenn Ihre Unternehmensdaten mit Azure Active Directory verknüpft sind, erkennen Sie auf Anhieb, an welcher Position in der Hierarchie ein Kontakt steht und mit wem er am häufigsten zusammenarbeitet. Dank Outlook wissen Sie also immer, wer Ihnen bei einem bestimmten Problem weiterhelfen kann. Einmal Tippen in die Outlook Mobile-App genügt, um schnell Ihren Hauptansprechpartner zu finden. Auf der zugehörigen Visitenkarte stehen Ihnen dann alle Organisationsdetails zur Verfügung. Verfügbar in Outlook für iOS.
Proxyunterstützung – Einige Unternehmen verwenden Proxys, um den direkten Internetzugriff von mobilen Geräten aus zu blockieren. Outlook unterstützt jetzt auch SOCKS-Proxys, die für eine zusätzliche Schutzebene zwischen Unternehmensdaten und Internet sorgen. Verfügbar in Outlook für iOS und Android.
Bcc-Warnung – Erhält ein Benutzer eine E-Mail als Blindkopie, weist Outlook im Fall einer Antwort explizit darauf hin. Dadurch soll verhindert werden, dass der Benutzer seine Antwort an alle Empfänger der E-Mail sendet, statt nur an den Absender. Verfügbar in Outlook für Windows.
Demnächst in Outlook für iOS und Android verfügbar
Entwurfsordner synchronisieren – Ab jetzt können Sie eine Outlook-Nachricht auf einem Gerät beginnen und auf einem anderen weiterschreiben. So kann man ganz einfach vom Mobilgerät zum Desktop-PC wechseln oder umgekehrt. Outlook steht immer zur Verfügung, wenn es für den Benutzer am besten passt. Diese Funktion können Sie ab Mai 2018 in Outlook für iOS nutzen. Verfügbar in Outlook für Windows, Mac und Android.
Office Lens in Outlook für Android – Microsoft hat jetzt die Office Lens-Technologie in Outlook integriert. Über ein neues Fotosymbol können Sie Whiteboards, Fotos oder Dokumente fotografieren und mit anderen teilen. Beginnen Sie einfach eine neue Nachricht in Outlook, und drücken Sie das Fotosymbol, um ein Whiteboard, Dokument oder Foto aufzunehmen. Das Bild wird automatisch angepasst und optimiert und sofort in die E-Mail eingebettet. Outlook verbindet alle Anwendungen und Dienste, die Sie für produktives Arbeiten benötigen. Ohne die Anwendung zu verlassen, lassen sich wichtige Informationen bequem mit anderen teilen. Diese Funktion können Sie ab Mai 2018 in Outlook für Android nutzen.
Schnellantwort – Jetzt können Sie in Outlook noch schneller und einfacher auf E-Mails antworten. Während Sie die Nachricht im Blick behalten, erscheint am unteren Rand des Bildschirms ein Antwortfeld. Auf diese Weise vermitteln Unterhaltungen in Outlook den Eindruck eines modernen Chats. Diese Funktion können Sie ab Mai 2018 in Outlook für Android und ab Sommer in Outlook für Mac nutzen. Verfügbar in Outlook für iOS.
Kontakte als Favoriten markieren – Seit kurzem ist es möglich, Gruppen und E-Mail-Ordner in Outlook zu markieren. Demnächst wird die gleiche Funktion zur Markierung häufig kontaktierter Personen eingeführt. Die wichtigsten Kontakte werden in den Suchergebnissen auf dem Mobilgerät markiert und ganz oben in Ihren Nachrichtenordnern angezeigt, sodass Sie schnell die richtigen Ansprechpartner finden, die Ihnen weiterhelfen können. Demnächst können Sie Ihre Favoriten in Outlook Mobile suchen, so wie dies heute schon in der Web-App möglich ist. Die Markierungen sind konsistent, sodass Sie sie per Webbrowser oder Mobilgerät finden können. Diese Funktion steht ab Juni 2018 in Outlook für iOS und Android zur Verfügung.
Office 365-Gruppen: OneNote mit Gruppenveranstaltungen in Outlook verknüpfen – Bleiben Sie über alles auf dem Laufenden, was in Ihren Office 365-Gruppen passiert. Künftig können Sie Gruppenereignisse noch einfacher in Outlook anzeigen und in Outlook auf das OneNote-Notizbuch einer Gruppe zugreifen. Behalten Sie Ereignisse über die Visitenkarte einer Gruppe im Blick, und starten Sie OneNote von Outlook, um die in OneNote geschriebenen Notizen zu lesen. Diese Funktion steht ab Juni 2018 für Outlook für iOS zur Verfügung.
Externe Inhalte blockieren – Manchmal werden Bilder zu Marketingzwecken in E-Mails eingebettet, um zu verfolgen, ob die E-Mail geöffnet wurde. Solche externen Inhalte lassen sich jetzt in Outlook blockieren, um den Posteingang zu schützen. Diese Funktion können Sie ab Mai 2018 in Outlook für Android nutzen.
Beschränkung auf ein einzelnes Office 365-Firmenkonto in Outlook – Die Datensicherheit und Compliance großer Kunden aus stark regulierten Branchen ist ein zentraler Bestandteil von Office 365. Einige Unternehmen sind dazu verpflichtet, den Austausch sämtlicher Informationen innerhalb der Unternehmensumgebung zu erfassen. Wird ein mobiles Gerät vom Unternehmen verwaltet, können Kunden in Outlook verhindern, dass Informationen vom Office 365-Firmenkonto in private Konten kopiert werden. Außerdem kann blockiert werden, dass Firmeninformationen versehentlich von persönlichen Konten versendet werden. Künftig können Unternehmen per Richtlinie durchsetzen, dass auf verwalteten Mobilgeräten nur ein Outlook-Konto angelegt werden darf. Diese Funktion steht ab Juni 2018 in Outlook für iOS und Android zur Verfügung.
Informieren Sie sich in der Office 365-Roadmap, für welche weiteren Outlook-Versionen diese Funktionen geplant sind. Wir sind gespannt auf Ihre Ideen und Vorschläge, die Sie im UserVoice-Kanal posten. Die Beiträge werden alle gelesen.
