Plötzlich Homeoffice: so bleiben Sie mit Microsoft Teams produktiv

Wie schafft man es, praktisch über Nacht Zehntausende Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken? Diese Frage stellten wir uns letzte Woche bei Microsoft, als sich das Coronavirus (COVID-19) weltweit immer weiter ausbreitete. Am letzten Mittwoch sahen wir dann keine andere Lösung mehr, als etwa 50.000 Microsoft-Mitarbeitern im Großraum Seattle eine E-Mail zu schicken: Bitte bleibt zu Hause und arbeitet im Homeoffice! Auch früher gehörte Teams schon fest zu unserem Arbeitsalltag. Aber nach den ersten Tagen im unternehmensweiten Homeoffice ging die Nutzung bei Microsoft USA steil nach oben. Am späten Donnerstagabend verzeichneten wir 50 % mehr Chats und 37 % mehr Meetings als sonst pro Woche üblich. Diesen Aufwärtstrend beobachten wir auch bei unseren Kunden, da sich inzwischen alle darauf einstellen, nur online zu arbeiten – per Chat, Meeting und Teamarbeit. Wir möchten jedem Einzelnen helfen, diese Herausforderung zu meistern. Als Teams-Produktteam beschäftigen wir uns schon lange mit der Frage, wie man produktiv und ausgeglichen von zu Hause arbeiten kann. Deshalb habe ich hier die besten Tipps für Sie zusammengestellt.

Einen kurzen Moment noch, bevor Sie weiterlesen: Wir möchten erreichen, dass jeder in diesen angespannten Zeiten vernetzt und produktiv arbeiten kann. Deshalb finden Sie an dieser Stelle laufend neue Tipps. Letzte Woche habe ich erläutert, wie Einzelpersonen und Unternehmen Teams kostenlos nutzen können und wie wir mit einem umfassenden Plan für einen reibungslosen Servicebetrieb in Krisenzeiten sorgen. Darüber hinaus haben wir inspirierende Beispiele von Kunden und Mitarbeitern aus aller Welt geteilt – z. B. wie Lehrer und Schüler in Hongkong mit unserer Technologie innovative E-Learning-Ideen umsetzen und wie Kunden in und um China den Betrieb auf intelligente Weise am Laufen halten. Uns erreichen aber auch Fragen, wie der Umstieg auf das mobile Arbeiten am besten gelingt. Während der Coronakrise bieten wir Ihnen an dieser Stelle Tipps, Informationen und inspirierende Kundenbeispiele. Bitte besuchen Sie diese Seite bald wieder.

Schneller Einstieg

Wenn Sie auf mobiles Arbeiten umstellen, hängt Ihr Erfolg von einigen wichtigen Gewohnheiten ab.

Arbeitsumgebung einrichten

Sie haben kein perfekt eingerichtetes Homeoffice? Kein Problem, Sie können trotzdem produktiv arbeiten. Wir haben Teams von Grund auf als virtuelles Büro konzipiert, das Sie überall hin begleitet. Die Arbeit im Homeoffice klappt auch ohne Drucker, lokal gespeicherte Dateien oder Festnetztelefon, da Sie Dokumente direkt in Teams öffnen, Dateien leicht zugänglich und sicher speichern und schnell an einem Konferenzanruf oder Meeting teilnehmen können. Allerdings sollten Sie zu Hause einen Rückzugsort haben, an dem Sie arbeiten können, ohne von anderen gestört zu werden. Ein Frühstückstisch, eine ruhige Ecke im Schlafzimmer oder der Familientisch im Wohnzimmer – jeder Ort, an dem Sie sich gut konzentrieren können, kann als Arbeitsplatz dienen. Nicht schlimm, wenn Ihr Zuhause nicht den ganzen Tag perfekt aufgeräumt ist. Mit dem Weichzeichner können Sie den Hintergrund unscharf stellen, damit sich Ihr Gegenüber in einer Videobesprechung ganz auf Sie konzentrieren kann.

Kommunikation ist alles

Auch wenn viele von uns zeitweise Telearbeiter sind, unterliegen wir in gewisser Weise dem Rhythmus und den Kernarbeitszeiten eines normalen Büroalltags.  Wenn wir ganz vom Homeoffice arbeiten, kann sich unser Tagesrhythmus ändern – insbesondere wenn wir Arbeit und Kinderbetreuung unter einen Hut bringen müssen. Teilen Sie Teammitgliedern und Kollegen Ihre Arbeitszeiten mit, damit sie wissen, wann Sie erreichbar sind. Sie können über Teams auch eine Statusmeldung verschicken, um andere vorab über Ihren Anwesenheitsstatus zu informieren.

Außerdem ist es eine gute Idee, regelmäßig Fortschrittsberichte mit dem Team zu teilen. Bei vollständig dezentralen Unternehmen kann eine sorgfältige Dokumentation helfen, den Austausch mobiler Mitarbeiter zu stärken. Posten Sie fleißig Updates, Erkenntnisse und nützliche Ressourcen, die Sie in Teams-Kanälen entdecken. So wissen Ihre Teamkollegen immer, womit Sie sich gerade beschäftigen. Das ersetzt quasi die zufällige Begegnung auf dem Flur. Später kann dann jeder in Kanälen nach den gewünschten Ideen oder Inhalten suchen.

Gesunde Work-Life-Balance 

Ohne die gewohnten Rituale des Büroalltags wie z. B. die Mittagspause oder den Weg zur Arbeit kann es schwierig sein, von Arbeit auf Freizeit umzuschalten. Telearbeiter arbeiten manchmal ohne Pause durch, ohne auf sportlichen Ausgleich, vernünftige Ernährung oder die Pflege sozialer Kontakte zu achten. Dies führt schnell zu Stress und Burnout. Seien Sie achtsam, und denken Sie zuerst an Ihre Gesundheit. Legen Sie bewusste Essenspausen ein, trinken Sie genügend Wasser, und klinken Sie sich am Abend mit gutem Gewissen aus. Durch diese positiven Verhaltensweisen bleiben Sie gesund und werden auf lange Sicht sogar produktiver.

Effiziente Meetings

Erfolgreiche Online-Meetings

Manche sehen die größte Herausforderung beim mobilen Arbeiten darin, dass man das ganze Team nicht einfach im Konferenzraum versammeln kann. Achten Sie deshalb bei Ihren Teams-Meetings darauf, dass sich jeder virtuell hinzuschalten kann – sozusagen in einem Online-Konferenzraum. Außerdem empfehlen wir, dass alle Teilnehmer ihre Webcam einschalten, sofern sie es möchten. Denn die unmittelbare Interaktion trägt erheblich dazu bei, dass sich alle untereinander verbunden fühlen. Neben einem breiten Angebot zertifizierter Kameras unterstützt Teams Geräte wie Headsets und Freisprecheinrichtungen, damit Sie und Ihre Kollegen kristallklar kommunizieren können.

Kollegial und teamorientiert denken

Wenn wir Online-Meetings halten, entgehen uns manche visuellen Signale – z. B. wenn ein Kollege den Eindruck macht, als wolle er etwas sagen. Bei einer Telefonkonferenz mit vielen Teilnehmern, kann es schwierig sein, seine Meinung zu vertreten. Moderatoren sollten deshalb regelmäßig Fragen zulassen und die Teilnehmer daran erinnern, ihren Standpunkt im Chatfenster zu teilen.

Meetings aufzeichnen

Damit der persönliche Kontakt nicht zu kurz kommt, planen einige Telearbeiter Zeit für zusätzliche Meetings mit Kunden, Partnern und Kollegen ein. So bleibt die Kommunikation immer im Fluss. Wenn Ihr Unternehmen es zulässt, können Sie Meetings in Teams auch aufzeichnen, damit die Kollegen später darauf zurückgreifen können. Wer an einem Meeting nicht teilnehmen kann, bittet den Moderator einfach, eine Aufzeichnung ins Archiv zu stellen. Darüber hinaus wird automatisch eine Transkription erstellt, die sehr nützlich sein kann, um wichtige Punkte noch einmal nachzubereiten. Möchten Sie mehr über Teams-Besprechungen erfahren? Hier finden Sie weitere Tipps.

Nahtlos verbunden

Zwanglos plaudern

Ein kurzer Plausch auf dem Flur ist das, was viele Telearbeiter am meisten vermissen. Diese zufälligen Begegnungen stärken das Wir-Gefühl, und wir erfahren wichtige Dinge oder Fakten, auf die wir alleine nicht gekommen wären. Werden Sie selbst aktiv, um mit Kollegen in Kontakt zu bleiben. Treffen Sie sich doch einfach zu einer „Kaffeepause“ im Chat. Oder lassen Sie sich eine Erinnerung schicken, wenn es wieder Zeit ist, sich bei jemandem zu melden. Emojis, GIFs und Sticker lockern die Unterhaltung zusätzlich auf.

Teamgefühl stärken

Das Arbeiten im Homeoffice bedeutet auch, viel Zeit mit sich alleine zu verbringen. Sorgen Sie als Vorgesetzter dafür, dass sich das ganze Team regelmäßig virtuell versammelt. Behalten Sie Ihre regelmäßigen Teammeetings oder gemeinsamen Mittagspausen einfach bei – nur eben online. Der Teams-Kanal „Allgemein“ bietet sich an, um über ganz alltägliche Themen zu diskutieren. Sie können Ihre Kollegen aber auch über die Microsoft Whiteboard-App zu einem großen Brainstorming versammeln. Die App dient als endlose digitale Leinwand, um direkt in einem Teams-Meeting Ideen zu sammeln und diese gemeinsam weiterzuentwickeln. Außerdem empfehlen wir Teamleitern die Crisis Communication Power App. Laden Sie diese anpassbare App herunter, damit Sie und Ihr Team über alle Fakten rund um die Coronakrise auf dem Laufenden bleiben.

Wichtig: der Spaßfaktor

Der Umzug ins Homeoffice bringt viele Veränderungen mit sich. Umso wichtiger ist es, den Teamgeist zu erhalten und zu stärken. Teams bietet Ihnen viele Möglichkeiten, um positiv und motiviert im Team zu arbeiten. Teilen Sie z. B. News und Geschichten im Teamchat, oder veranstalten Sie einen Fotowettbewerb. Einer unserer chinesischen Kunden aus dem Bildungsbereich forderte seine Schüler zu einer Koch-Challenge heraus, die besonders gut ankam.

Ich weiß, dass jeder Einzelne und jedes Team anders arbeitet. Die nützlichen Tipps unseres Teams sollen Ihnen helfen, gut vernetzt und produktiv zu bleiben, während Sie Ihre Arbeitsweise umstellen. Sie können Teams sofort nutzen, indem Sie sich anmelden oder sich kostenlos registrieren.

Werden Sie fit fürs Homeoffice! Laden Sie unsere Checkliste für mobiles Arbeiten herunter, und teilen Sie sie mit Ihrem Team.

Checkliste für mobiles Arbeiten:

• Arbeitsumgebung einrichten
• Offen kommunizieren
• Gesunde Work-Life-Balance
• Erfolgreiche Online-Meetings
• Kollegial und teamorientiert denken
• Meetings aufzeichnen
• Zwanglos plaudern
• Teamgefühl stärken
• Wichtig: der Spaßfaktor