Der globale Automotive Aftermarket in der Cloud: Weltweiter Daten-Dienstleister TecAlliance intensiviert mit Dynamics 365 die Zusammenarbeit mit seinen Kunden

Die Herausforderung: Einheitliche Prozesse für besseren Dienst am Kunden

Die Gesellschafter von TecAlliance lesen sich wie das Who’s Who der Automobil-Zuliefer-Industrie: 35 führende Automotive-Unternehmen wie z.B. Bosch, Continental, Schaeffler, ZF, Mahle und Bilstein. Deren Daten fließen in die Plattformen von TecAlliance ein. So können Kunden ein Fahrzeug über Marke, Modell, Baujahr, Motor, Karosserietyp oder wenn möglich über die Fahrgestellnummer- und Ausstattungsvariante eines Autos identifizieren – und anhand dieses digitalen Abbildes alle verbauten Teile finden sowie weiterführende Informationen für deren Wartung oder Ein- und Ausbau.

„Unsere Ware sind Daten über Fahrzeuge. Wir sammeln und verarbeiten sie, um sie nutzbar zu machen,“ erläutert Marcel Aurnhammer, Lead Global Business Applications & Processes bei TecAlliance. Wenn eine Kfz-Werkstatt beim Ersatzteilhändler, der wiederum beim Großhändler und dieser letztlich beim Teilehersteller Ersatzteile ordert, dann stellt TecAlliance die Daten-Plattformen dafür. Auch ein Fuhrparkbetreiber, der die Kosten seiner Flotte für Wartung und Reparatur kalkuliert, nutzt Datendienste von TecAlliance. 

Dabei bewegt sich das Unternehmen auf verschiedenen Märkten in aller Welt und unterhält Standorte „von Australien über China bis Nord- und Südamerika“, beschreibt Aurnhammer. „TecAlliance ist aus verschiedenen Unternehmen zusammengewachsen und wächst weiter.“ So ist allerdings eine Landschaft diverser Systeme für Einkauf, Buchhaltung und Controlling gewachsen, die nur teilweise über technische Schnittstellen verbunden waren. Für einige Prozesse mussten Daten manuell verarbeitet werden, was Zeit kostet und die Anfälligkeit für Fehler erhöht. 

„Der Kunde möchte aber ein schnelles Angebot, schnell unsere Leistung beziehen und dann auch schnell eine Rechnung bekommen“, benennt Marcel Aurnhammer einen der Punkte, den TecAlliance mit der Systemumstellung verbessert hat. Darüber hinaus sorge eine Vereinheitlichung für stabiles Wachstum: „Das große Ziel ist, unsere Zeit und Mittel darauf zu konzentrieren, gute Lösungen für die Kunden zu bauen, statt Aufwand zu betreiben, uns selbst zu verwalten. So erreichen wir mit der gleichen Zahl an administrativ Mitarbeitenden mehr Umsatz mit den Kunden.“

Die Lösung: Microsoft Dynamics 365 für ERP, CRM und HR aus einem Guss

Eine Unternehmensberatung legte gemeinsam mit dem TecAlliance Projektteam und der Geschäftsführung in einem Vorprojekt die Anforderungen für die Systemumstellung fest. Im Vergleich zeigten sich klare Vorteile von Microsoft gegenüber möglichen Lösungen anderer Wettbewerber. Da TecAlliance bereits Microsoft Dynamics for Sales als CRM-Lösung eingeführt hatte, bot es sich an, auch das ERP-System und die HR-Software entsprechend umzustellen – auf Microsoft Dynamics 365 Finance und Supply Chain Management sowie Microsoft Dynamics 365 for Human Resources. Für die erfolgreiche Umsetzung wurde der Microsoft Partner Arineo ausgewählt. 

Gefordert waren schnelle Anpassung an neue Märkte, schnelle Reaktion auf Kundenanfragen, standardisierte Erstellung von Angeboten und Aufträgen, hohe Ausfallsicherheit und Berücksichtigung der Vorschriften möglichst vieler Länder im internationalen Datengeschäft. „Es sollte zudem ein System sein, auf das von überall per Browser zugegriffen werden kann, das zu den Microsoft-Lösungen im Backoffice und zum bestehenden Dynamics CRM passt – und vom Finanz- über das Projekt-Management, Einkauf und Vertrieb alles in einer Applikation vereint“, sagt Leandro Meermeier, Sales Director bei Arineo. „Da kann im Moment kein Wettbewerber am Markt mit Microsoft mithalten.“

„Wir hatten zum Go-live mit einem Minimum Viable Product (minimal funktionsfähigem Produkt) weniger als 200 Stunden Entwicklungszeit für Anpassungen“, ergänzt Marcel Aurnhammer. Eines der Kernziele des Projektes ist, möglichst nah am Standard zu bleiben, und das Ergebnis bestätigte: Die Dynamics-Lösung passte bereits von vornherein zum Bedarf bei TecAlliance. Nach 5 Monaten Vorprojekt ab Februar 2020 (und dem Beginn der Covid-19 Pandemie im März) folgten die ersten Gespräche mit Arineo im Juli 2020, Projektbeginn war im September – und schon im Januar 2021 konnte das neue ERP-System für zwei Gesellschaften der TecAlliance mit 400 Usern in Deutschland live gehen. „Der Anpassungsgrad des Systems ist so gering, dass wir ein Jahr nach dem Go-Live immer noch unter 500 Stunden Entwicklungszeit lagen“, sagt Aurnhammer. Eine weitere Besonderheit liegt darin, dass die gesamte Umstellung unter erschwerten Arbeitsbedingungen während der Coronapandemie gelang: Nur zehn persönliche Meetings waren möglich. Die übrigen Schritte wurden über Microsoft Teams und Azure DevOps abgewickelt.

„Bei einem ERP-Projekt ist es wichtig, stets zu hinterfragen, was sich effizienter angleichen lässt: der Prozess im Unternehmen oder das System“, sagt Marcel Aurnhammer. So hat TecAlliance zum Beispiel den digitalen Einkaufsprozess mit seinen Freigaben so definiert, dass er zum Systemstandard passt. An einem anderen Punkt hingegen musste das System angepasst werden: Es sah keine Möglichkeit vor, Laufzeitverträge mit automatischer Verlängerung darzustellen. „In diesen Punkt sind letztlich 70 Prozent unserer Anfragen für Entwicklungsleistungen geflossen“, sagt Aurnhammer. „Zugleich ist aber auch unser Prozess dadurch sicherer und transparenter geworden als die Auftragslisten, die zuvor von unseren Kolleg*innen geführt wurden.“

Das neue ERP-System ist inzwischen bei der TecAlliance Deutschland GmbH, der oneIDentity+ GmbH, der Caruso GmbH, TecAlliance Niederlande und zwei spanischen Gesellschaften im Einsatz – der weitere weltweite Rollout folgt sukzessive. Aktuell implementieren TecAlliance und Arineo außerdem Dynamics 365 Commerce. „Wir haben schon Kundenlob bekommen, weil sich Prozesse auffallend beschleunigt haben“, so Marcel Aurnhammer. Hier zeigt sich, wie ein einheitliches System mit weltweit gleichen Standards für schnellere Übermittlung und größere Transparenz von Daten sorgt. Das ist sogar dann von Vorteil, wenn die Mitarbeitenden das neue System noch nicht ganz beherrschen: „Natürlich macht man in der Anfangsphase mit einem neuen System auch mal Fehler, aber wir sahen den großen Vorteil, dass sie schneller auffielen“, sagt Aurnhammer und fügt mit einem Augenzwinkern hinzu: „Und zwar uns selbst, nicht erst dem Kunden.“

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