Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) und Power Platform

Die Pandemie als Treiber der digitalen Transformation

Das SECO versteht sich als Dienstleister in allen Fragen der Schweizer Wirtschaftspolitik. Während der Corona-Pandemie war das SECO unter anderem für die Bewilligung und Abwicklung von Corona-Krediten zuständig, die Unternehmen als Unterstützung ausgezahlt wurden. Zudem wird die Plattform EasyGov.swiss für Unternehmen stark ausgebaut. Die zusätzlichen Aufgaben machten es nötig, weitere Mitarbeitende einzustellen. Dies stellte das SECO vor die Herausforderung, die vorhandenen Büroarbeitsplätze so zu verteilen, dass trotz der gestiegenen Mitarbeiterzahl jeder einen Arbeitsplatz vorfand. Die Mitarbeitenden sollten nicht morgens auf die Suche nach freien Arbeitsplätzen gehen müssen, sondern schon vor Arbeitsbeginn wissen, wo sich ihr Arbeitsplatz befindet. Um eine innovative und reibungslose Shared Desk Policy umzusetzen, entschied sich das SECO für die Einführung einer digitalen Lösung. Da das SECO schon lange mit Microsoft-Tools wie Microsoft 365 arbeitete, beauftragten sie das Microsoft-Partnerunternehmen Corporate Software AG mit der Entwicklung einer Arbeitsplatz-App, die eine unkomplizierte Buchung und intelligente Aufteilung der zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze im Voraus ermöglicht.

Von der ersten Idee bis zur einsatzbereiten App in nur wenigen Wochen

Der Implementierung der App gingen einige Vorbereitungsschritte voraus. Zunächst wurden Design Thinking-Workshops durchgeführt und Mockups erstellt, die bereits einen konkreten Lösungsweg vorzeichneten. Im Anschluss daran entwickelten die Microsoft-Partner innerhalb kürzester Zeit einen Prototyp der Arbeitsplatz-App, der zunächst in einer Abteilung des SECO mit ca. 20 Mitarbeitenden getestet wurde. Die hohe Geschwindigkeit in der Entwicklung und Implementierung ist wesentlich auf die Funktionsweise von Microsoft Power Platform, Power Automate und Power Apps zurückzuführen, da viele ‚Bausteine‘ schon zur Verfügung standen und nicht von Grund auf neu entwickelt werden mussten. Von Vorteil war zudem, dass es vom ganzen Gebäude schon Pläne gab, die schnell integriert werden konnten. Durch wiederkehrende Feedback-Runden liess sich die App sodann sukzessive weiterentwickeln. Nach nur wenigen Wochen stand sie dem gesamten Standort zur Verfügung. Die Mitarbeitenden können seitdem via Microsoft Teams auf die App zugreifen und über einen digitalen Gebäudeplan, in dem jeder verfügbare Arbeitsplatz verzeichnet ist, ihren gewünschten Arbeitsplatz buchen. Und dies ganz ohne datenschutzrechtliche Bedenken: Die App erfüllt vollumfänglich die Anforderungen der Schweizer Datenschutzverordnung.

Mit nur einem Klick zum flexiblen Arbeitsplatz

Nach dem Pilotversuch mit rund 20 Personen wurde die App in einem nächsten Schritt auf die gesamte Abteilung mit rund 60 Personen ausgerollt. Das Feedback der Mitarbeitenden war von Beginn an sehr positiv. Neben den festen Arbeitsplätzen, die für einzelne Einheiten weiterhin notwendig sind, können andere Plätze flexibel vorgebucht werden. Bis zu drei Wochen im Vorfeld können Mitarbeitende nun darüber entscheiden, wann sie ins Büro kommen und wo genau sie sitzen möchten. Auf diese Weise entfällt die aufwendige Suche nach einem Arbeitsplatz und die gewonnene Zeit kann für wichtigere Tätigkeiten genutzt werden. Die App ist damit auch ein echter Produktivitätsmotor. Die Zusammenarbeit mit Kollegen wird ebenfalls deutlich vereinfacht: Sind Besprechungen anberaumt, können Plätze direkt nebeneinander gebucht werden. Hat man an einem Tag viele Besprechungen mit einer anderen Abteilung, so ist es möglich, sich direkt auf einen Platz in dem gleichen Stockwerk einzubuchen. Gleichzeitig erhalten die Mitarbeitenden die Sicherheit, dass sie auch wirklich einen Arbeitsplatz vorfinden, und wissen zudem, wo sich dieser befindet, schon bevor sie ins Büro kommen.

Mit neuen Ideen in eine digitale Zukunft

Mit der Arbeitsplatz-App steht nun eine innovative Lösung zur Verfügung, die die Digitalisierungsstrategie des SECO entscheidend voranbringt. Die Power App ist passgenau auf die Bedürfnisse des SECO zugeschnitten und lässt sich in unterschiedliche Richtungen weiterentwickeln. Pläne dazu liegen bereits vor: So ist es ein grosses Ziel, mithilfe der laufend gewonnenen Daten genaue Vorhersagen über die Büronutzungsdichte treffen zu können. Auf diese Weise liesse sich die Arbeitsplatzorganisation zum Wohle der Mitarbeitenden noch weiter verbessern. Zudem möchten die IT-Verantwortlichen des SECO sukzessive zu einer eigenständigen Administration der Arbeitsplatz-App gelangen und weitere Gebäude und Bereiche am Standort an die App anschliessen. Doch stellt Johnny Raetzo zugleich heraus, dass die beratende Tätigkeit von Microsoft sowie des Microsoft-Partners Corporate Software für das SECO auch weiterhin unentbehrlich bleiben wird. Die positiven Erfahrungen, die das SECO mit der Arbeitsplatz-App gemacht hat, führte zudem bereits zu Überlegungen, die Arbeitsplatz-App auch in anderen Schweizer Ämtern und Behörden einzuführen. Unabhängig davon steht fest: Das SECO möchte auch künftig technologischer Vorreiter sein und mit Innovationen wie der Arbeitsplatz-App für andere Institutionen inspirierend wirken. Microsoft wird auf diesem Weg weiterhin ein verlässlicher Partner sein.