Power Apps als Brücke zu SAP: Automatisierte und digital erfasste Kundenaufträge im Wenko-Außendienst

Die Herausforderung: Langwierige und fehleranfällige Prozesse bei der Auftragserfassung

Notizbuch und Laptop – beides war für die Kolleg*innen von Ralf Eberhardt, Verkaufsleiter D/A/CH bei der Wenko-Wenselaar GmbH & Co. KG, in der Vergangenheit unverzichtbar auf dem Weg zu Kundenterminen. Vor Ort in den großen Baumärkten oder Möbelhäusern dokumentierten sie damit Aufträge und Bestellungen. Die Außendienstler*innen gingen mit ihren Ansprechpersonen von Regal zu Regal und notierten sich per Hand in ihren Notizbüchern oder einer Excel-Tabelle, welche Wenko-Artikel nachbestellt oder retourniert werden mussten. In der Excel-Tabelle hatte der Innendienst bereits alle Artikel hinterlegt, so dass über die Eingabe der Artikelnummer einige Daten, wie Name oder Mindestbestellmenge, automatisch ausgefüllt wurden. Andere Angaben wurden von Hand ergänzt. Am Ende des Arbeitstages reichten die Außendienstler*innen alle Excel-Dateien, die während ihrer Termine entstanden waren, beim Innendienst ein. Intern wurden die Daten dann in das SAP-System kopiert. „Ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess, den wir unbedingt automatisieren wollten“, erinnert sich Ralf Eberhardt.

Das war die Geburtsstunde der eigenständigen Scan-App. „Uns schwebte eine Applikation vor, die stabil läuft und von einem kleinen IT-Team mit möglichst geringem Aufwand betrieben werden kann“, sagt Andre Niehaus, Leiter IT-Portale bei Wenko-Wenselaar. Die technologische Basis für dieses Vorhaben war schnell gefunden: Power Platform und Power Apps. „Der Low-Code-Ansatz hat uns überzeugt. Die Programmierung mittels Power Apps führt zügig zu Ergebnissen“, erklärt Thomas Trapmann, Leiter Service Unit IT bei Wenko-Wenselaar. „Und man kann viele Dinge im First-Level-Support selbst machen, ohne große Programmierkenntnisse. Ein solides Grundverständnis von IT reicht vollkommen aus.“ Ein weiterer Pluspunkt: Die Microsoft Lösung lässt sich perspektivisch erweitern. „Mit einer individuell programmierten App hätten wir kostenintensiv eine eigene IT-Unit aufbauen müssen“, so Trapmann weiter. „Das war uns zu unflexibel: Wir wollten zentrale, standardisierte Werkzeuge für den zukünftigen App-Ausbau. Und genau das bieten uns Power Apps und Power Platform.“ Bei seinem Vorhaben wurde das Team von Beginn an vom Microsoft Partner novaCapta unterstützt, der bei Wenko bereits einige Power Apps erfolgreich umgesetzt hatte.

Die Lösung: Artikel scannen, Auftrag automatisch erzeugen und direkt in SAP hinterlegen

Die Scan-App hat den Prozess für die Kolleg*innen von Ralf Eberhardt komplett verändert: Bei Vor-Ort-Terminen werden die Produkte, die neu bestellt oder zurückgeschickt werden müssen, einfach gescannt. Dann wird automatisch ein Kundenauftrag erstellt und an das SAP-System übermittelt. Der Weg über den Innendienst entfällt. Bei der Retourenabwicklung werden direkt Abholbelege für Spediteure oder Rücksendescheine für die Kunden generiert. Daten und Tracking-Code werden in den Wenko-Systemen hinterlegt, sodass der komplette Warenfluss der Retoure lückenlos dokumentiert ist.

Die Scan-App für den Wenko-Außendienst kennt über 27.000 Artikelinformationen, rund 8.000 Kunden und 15.000 Adressen – eine Riesenmenge an Daten, die nicht nur verarbeitet, sondern auch aktuell gehalten werden muss. Stammdaten, Artikelnummern und Artikelstatus aus dem SAP-System fließen in die App ein, genauso wie Artikelbeschreibungen aus dem Produktinformationssystem. Im ersten Schritt werden die Datenströme aus beiden Systemen konsolidiert und im Dataverse, einer zentralen Cloud-Datenbank, gespeichert. Die Power Platform ruft die Daten im Dataverse täglich ab. Jedes Mal, wenn die App startet, wird eine Verbindung zur Power Platform hergestellt und die aktualisierten Daten an die App gesendet. Der Datenbestand wird lokal auf jedem Endgerät vorgehalten, was die App offlinefähig macht: Aufträge können bei den Kunden vor Ort auch ohne Internetverbindung erfasst werden. Dafür speichern die Mitarbeitenden den Auftrag und versenden ihn, sobald sie wieder online sind.

„Wir haben nun einen durchgängigen Prozess, mit dem wir enorm an Geschwindigkeit gewinnen. Wenn ein Beleg erfasst wird, ist er dank der direkten Anbindung an SAP bereits am nächsten Tag dort hinterlegt und die Kunden kommen schneller an ihre Ware“, berichtet Andre Niehaus. Sein Kollege Ralf Eberhardt ergänzt: „Durch die Automatisierung reduziert sich der zeitliche Aufwand für die Auftragserhebung vor Ort auf ein Minimum. Die neu gewonnene Zeit nutzen wir nun für einen noch engeren Kontakt mit unseren Kund*innen.“ Über die App können nur gelistete Produkte bestellt werden – auch wenn im Baumarkt oder Möbelhaus noch solche verfügbar sind, die von Wenko nicht mehr geführt werden. Das vermeidet Fehler und den zeitraubenden internen E-Mail-Verkehr zur Beschaffung.

Auch die IT profitiert von der neuen Lösung: „Mittels Application Insights kontrollieren wir die Leistung unserer Anwendung kontinuierlich. Alle Daten werden zentral an einen Server übertragen und dort getrackt“, erklärt Thomas Trapmann. „Informationen, die wir früher für den Support abgefragt hätten, wie Gerätetyp, Version der App oder des Betriebssystems, haben wir heute bereits in der Cloud vorliegen. So lassen sich Probleme schneller analysieren und beheben.“

Aktuell ist die Scan-App für den Wenko-Außendienst in Deutsch und Englisch verfügbar. Die Erweiterung für Italienisch, Spanisch und Französisch ist durch den Import von übersetzten Textbausteinen problemlos möglich. So kann künftig auch der Arbeitsalltag der Außendienstler*innen in den Auslandsgesellschaften von Wenko einfacher, schneller und fehlerfreier gestaltet werden.