Inklusion ist fundamental: Die Elbe-Werkstätten optimieren ihre Prozesse auf Basis von Low-Code mit Microsoft Power Apps

Die Herausforderung: Papierbasierte Prozesse, großer Zeitaufwand und Kollaboration auf Umwegen

Excel Dateien, Word Dokumente und Telefonate waren für eine lange Zeit der Standard der Elbe-Werkstätten. Das Unternehmen bietet Menschen mit Behinderung Leistungen zu beruflicher Bildung und Arbeit, individuelle Unterstützung und pflegerische Hilfe. Die Bandbreite an Aufgaben ist groß, das Einsatzgebiet noch größer: Das Netzwerk erstreckt sich über den gesamten Raum Hamburg. Bislang erfolgte der Informationsaustausch über papierbasierte Prozesse. „Das hat uns viel Zeit und Nerven gekostet“, sagt Karsten Koschewski, Bereichsleiter IT und Logistik der Elbe-Werkstätten. „Wir mussten Dokumenten hinterhertelefonieren, um den aktuellen Status abzufragen, weil Anträge wortwörtlich durch einige Hände gereicht wurden.“ Der Bereichsleiter beschreibt beispielhaft den PK99-Antrag – einen der wichtigsten Prozesse bei den Elbe-Werkstätten, mit dem Versetzungen von Mitarbeitenden und Arbeitszeitanpassungen organisiert werden. In der Vergangenheit trug die Führungskraft die persönlichen Daten von Hand in den PK99-Antrag ein – danach ging es weiter zum Betriebsrat, zur Geschäftsführung und der Personalabteilung. Bis zur Genehmigung vergingen mehrere Tage. Karsten Koschewski sah Handlungsbedarf: „Wir wollten die hybriden Arbeitsstrukturen in den Elbe-Werkstätten mit einer Cloud-Strategie abdecken.“

Je mehr digitale Tools eingeführt wurden, desto klarer wurde die Notwendigkeit einer alternativen Lösung. Denn mit der Einführung von Microsoft Teams benötigte jede Abteilung oder Arbeitsgruppe ein eigenes Team, das einzeln beantragt und von der IT überprüft werden musste. Die Verwaltung dieser Teams Infrastruktur hätte die IT vor Herausforderungen gestellt, auch weil intern diesbezüglich keine Erfahrungswerte existierten. „Uns war klar, wir brauchen hier Unterstützung von externen Experten, um einem möglichen Wildwuchs von Teams in Microsoft Teams vorzubeugen“, sagt Karsten Koschewski.

Optimierungsbedarf gab es auch bei wiederkehrenden Tätigkeiten wie beispielsweise der Vorbereitung von Meetings: Das Erfassen von Tagesordnungspunkten und Teilnehmenden für eine Agenda erfolgte üblicherweise in einem Word Dokument. Das kostete nicht nur Zeit, sondern ließ auch Raum für Fehler. „Wir wollten unsere Prozesse verschlanken und beschleunigen, aber gleichzeitig unseren Mitarbeitenden keine digitalen Hürden setzen“, erklärt Karsten Koschewski, in dessen Team ebenfalls Menschen mit Behinderung arbeiten.

Die Lösung: Automatisierung und Beschleunigung mit einer zentralen Verwaltung

Für die Umsetzung holten sich die Elbe-Werkstätten den Partner CGI an die Seite. „Die Elbe-Werkstätten und CGI arbeiten als Innovationspartner auf Augenhöhe zusammen. Unter ständigem Austausch von Erfahrungswerten treiben wir die Digitalisierung voran“, so Marcel Broschk, Director Consulting Expert bei CGI.

„Power Apps war für uns die perfekte technologische Basis. Der Einstieg für die Mitarbeitenden in der IT war ganz einfach ohne große IT-Kenntnisse möglich – die Grundvoraussetzung für uns als inklusiver Arbeitgeber“, so Karsten Koschewski. Die App GetMyTeam für die zentrale Steuerung der Verwaltung ist nur ein Beispiel, das auf Basis von Azure Logic Apps, Power Apps und Power Platform implementiert wurde: „Wenn jetzt ein neues Team in Microsoft Teams angelegt wird, basiert es auf intuitiven Vorlagen und hat einen durchgängigen Prozess. Durch die automatisierte Erstellung reduziert sich die benötigte Zeit auf ein Minimum: Nach fünf Minuten ist das neue Team genehmigt und angelegt – die Mitarbeitenden können sofort loslegen“, erklärt Karsten Koschewski. Die umfassende Verwaltung durch GetMyTeam erleichtert nicht nur das Beantragen, Managen und Archivieren neuer und bestehender Teams, sondern ermöglicht auch die nahtlose Integration und Digitalisierung interner Prozesse wie z.B. dem PK99-Antrag oder der Agenda App. Die Apps initiieren automatische Workflows, ermöglichen Echtzeit-Kollaboration aller Beteiligten und beschleunigen letztendlich die Genehmigung erheblich. Marcel Broschk ergänzt: „Die Lösung ist aus Datenschutz-Gründen im Tenant der Elbe-Werkstätten abgebildet. Zudem sind eventuelle Compliance-Verstöße in der GetMyTeam App einsehbar, sodass in Verdachtsfällen deutlich schneller reagiert werden kann.“

„Die Elbe-Werkstätten stehen für Inklusion: Der Low-Code-Ansatz von Power Apps erlaubt allen Menschen, mit der Lösung erfolgreich zu arbeiten“, sagt Karsten Koschewski. „Das Onboarding im IT-Team sowie der Quereinstieg aus einer anderen Abteilung sind sehr einfach möglich – ganz ohne Programmierkenntnisse.“ Barrierefreiheit und Inklusion werden auch beim Intranet auf Basis von SharePoint Online großgeschrieben: Das Beschäftigtenportal steht Mitarbeitenden sowohl an den Büroarbeitsplätzen als auch auf großen Touchscreens in den Werkstätten zur Verfügung. Informationen wie beispielsweise die Arbeitsangebote oder der Speiseplan werden hier ebenfalls über Power Apps eingebunden und dargestellt. „Unsere IT-Abteilung konnte sich sehr schnell das notwendige Know-how aneignen, um diese Anwendungen zu entwickeln“, berichtet Karsten Koschewski.

Die Elbe-Werkstätten digitalisieren ihre Prozesse ständig weiter – mit der Unterstützung von CGI. Aktuell ist die Implementierung der Member Central App in Bearbeitung. Künftig werden dort Onboarding, Offboarding und weitere Änderungen von Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens zentral gesteuert. So können dann auch die bestehenden Workflows der Personalabteilung automatisiert und verknüpft werden – das macht die Prozesse schneller und schlanker.