Vergünstigt, beschleunigt, vereinfacht: Mitarbeitende von Hannover Rück sind jetzt weltweit via Microsoft Teams Phone erreichbar

Die Herausforderung: Kommunikation ohne digitale Kollaborationskanäle

Hannover Rück ist einer der international führenden Rückversicherer. Sie betreibt alle Sparten der Schaden- und Personen-Rückversicherung und ist mit mehr als 3.500 Mitarbeitenden weltweit präsent. Die Kollaboration und Kommunikation über alle Standorte hinweg und mit Kund*innen aus allen Ländern spielt hier eine zentrale Rolle: International tätige Kund*innen müssen gleichzeitig an verschiedenen Standorten betreut werden.

„Wir nutzten 4.000 stationäre und mobile Telefonie-Geräte und eine Lösung für virtuelle Meetings. Was aber vollkommen fehlte, war die Möglichkeit, digital und effizient miteinander zu kollaborieren“, berichtet Jan-Niklas Schilling, System Engineer bei der Hannover Rück. Die Mitarbeitenden der Hannover Rück konnten beispielsweise nicht direkt miteinander an Projekten arbeiten: Dateiablage, Meetings und Telefonie waren auf unterschiedliche Systeme verteilt, die auch keine einheitliche Bedienung ermöglichten. „Kollaboration funktionierte fast ausschließlich über E-Mail: Man hat Dokumente vorbereitet und dann an die Kolleg*innen versandt“, so Schilling. Dieser Prozess war umständlich, zeitraubend und für ein modernes Unternehmen wie Hannover Rück einfach nicht mehr zeitgemäß. Deshalb begab sich der Rückversicherer auf die Suche nach einer Lösung, die Kommunikation und Zusammenarbeit auf ein neues Level heben würde – und die das Potenzial hätte, bestehende Hardware zu ersetzen. 

Ein enormer Vorteil: Die Office-Lösungen von Microsoft, wie OneDrive, Word, PowerPoint und Excel, waren bereits unternehmensweit im Einsatz. „Was uns fehlte, war ein Verbindungsstück, eine einheitliche Plattform, über die sich sowohl kommunizieren als auch gemeinsam an Projekten arbeiten lässt“, erklärt Jan-Niklas Schilling. „Microsoft Teams als bekannter Teil von Microsoft 365 war hier eine naheliegende Wahl. Außer der Zeit für die Testphase mussten wir also nichts zusätzlich investieren.“ Damit war die Entscheidung gefallen: Hannover Rück startete ein Pilotprojekt mit Microsoft Teams als Kommunikations- und Kollaborationsplattform. „Der Pilot war ein voller Erfolg: Wir haben die Datenschutz- und Compliance-Themen geklärt, die Multi-Faktor-Authentifizierung eingerichtet, Conditional-Access-Richtlinien eingerichtet – der unternehmensweite Rollout war perfekt vorbereitet“, erzählt Jan-Niklas Schilling. Als dann völlig unerwartet die durch Corona bedingten Einschränkungen in Kraft traten, war Hannover Rück in der Lage, Microsoft Teams binnen kürzester Zeit auszurollen. Als nächstes nahmen sie die Telefonie ins Visier. 

Die Lösung: Schnelle, günstige und einheitliche Kommunikation mit Teams Phone

Heute zeigt sich: Mit dem unternehmensweiten Rollout von Teams hat Hannover Rück den Grundstein für eine rein digitale und effiziente Kommunikation über mehrere Ländergrenzen hinweg gelegt. „Wir haben für alle unsere Mitarbeitenden weltweit Trainings als Live-Events aufgesetzt, um sie auf dieser Reise mitzunehmen. Das hat die Akzeptanz der Lösung enorm erhöht“, erläutert Jan-Niklas Schilling. „Wir hatten den Fuß in der Tür. Jetzt galt es, diese Tür weiter aufzustoßen und unsere Telefonie zu modernisieren.“ 

Und das tat die Hannover Rück: Ziel war es, die rund 4.000 analogen Hardware-Telefone weltweit zu ersetzen. „Wir wollten die neue Art der Kollaboration und Kommunikation auch auf die klassische Telefonie ausweiten“, so Schilling. „Teams-Telefonie hat genau das möglich gemacht.“ Mit Microsoft Teams Phone sind die Mitarbeitenden der Hannover Rück nun nicht mehr an stationäre Hardware-Telefone gebunden – Anrufe kommen immer über Teams bei ihnen an, ob intern, extern oder unterwegs, ob am Rechner oder Smartphone. Alle Mitarbeitenden haben weiterhin eigene Rufnummern, über die sie überall erreichbar sind – egal ob in Deutschland oder Australien. „Wir setzen bei der Anbindung sowie der Vergabe der Rufnummern auf die Teams-Funktion Operator Connect, über die unser Telefonie Provider NTT angebunden ist“, erklärt Schilling. „Operator Connect übernimmt alles, was uns ansonsten Arbeit gemacht hätte: Wir müssen nur angeben, wie viele Rufnummern wir brauchen und zu welchen Personen an welchen Standorten der Hannover Rück diese Rufnummern führen sollen.“ Durch den Einsatz von Operator Connect wird keine weitere lokale Infrastruktur benötigt und das gesamte Kommunikationssystem wird so weiter vereinfacht. Nur an fünf Standorten ist weiterhin eine Hardware-Komponente zwischengeschaltet, um die Anforderungen der lokalen Regulatorik zu erfüllen. Weltweit gibt es nur noch 23 Telefone bei Hannover Rück. „Wenn es klingelt, dann direkt in Teams und gleichzeitig an den Mobilgeräten. Damit ist die umständliche Umleitung an die Mobile-Devices passé“, so Jan-Niklas Schilling. 

Auch bei der Provisionierung neuer Arbeitsplätze spart die neue Telefonie-Lösung sehr viel Zeit und Kosten: Denn On- und Off-Boarding verlaufen heute voll automatisiert. Durch die höhere Automatisierung und reduzierte Komplexität kann Hannover Rück die weltweite Telefonie mit zwei Personen betreiben. Wenn neue Kolleg*innen bei der Hannover Rück anfangen, muss bei der Nutzer*innen-Provisionierung nur auf die Schaltfläche ‚neue Telefonnummer‘ gedrückt werden. Die neuen Anwender*innen erhalten dann automatisch die Lizenzberechtigung, um Teams Phone sowie die entsprechende Telefonnummer zu nutzen. Die Voice-Mail-Ansage wird ebenfalls automatisch per Text-to-Speech für die jeweilige Person individualisiert angelegt. „Mit dem Umstieg auf Teams-Telefonie und Operator Connect haben wir die Verwaltungskosten beim Anlegen digitaler Arbeitsplätze für neue Mitarbeitende auf unter fünf Euro pro Monat verringert und können die Einrichtung innerhalb kürzester Zeit fertigstellen“, so Schilling. Damit steht die moderne Welt der digitalen Kommunikation und Kollaboration allen Mitarbeitenden der Hannover Rück weltweit ab dem ersten Arbeitstag offen.