Strategische Kommunikation im Unternehmen – GASAG-Gruppe optimiert Informationsfluss mit Viva Suite

Die Herausforderung: Viele Tools und Einstiegswege für das Finden von Informationen

Nachhaltigkeit im Fokus: Die GASAG-Gruppe versteht sich als Treiber der regionalen Energiewende in Berlin und Brandenburg. Bis 2040 sollen alle Prozesse und Produkte klimaneutral sein – fünf Jahre früher als gesetzlich vorgeschrieben. Ein ehrgeiziger Beitrag zur Energiewende, für den sich jeden Tag rund 1.700 Mitarbeitende engagieren. „Unsere Unternehmensbereiche sind sehr heterogen und der Arbeitsalltag unserer Kolleg*innen dementsprechend unterschiedlich. Einige sind den ganzen Tag auf der Baustelle oder an Anlagen im Einsatz, andere arbeiten hauptsächlich am PC – mobil oder im Büro“, erklärt Laura Lang. Für sie als Referentin Interne Kommunikation ist es das Ziel, alle Mitarbeitenden mit Inhalten zu erreichen. „Unsere Aufgabe ist es, umfassend zur Strategie, zu aktuellen Projekten und anderen unternehmenskulturellen Themen zu informieren und passende Informationen dazu übersichtlich bereitzustellen“, so Laura Lang. „Zentrale digitale Instrumente hierfür sind unser Intranet auf Basis von SharePoint und Viva Engage als internes soziales Netzwerk – beides bisher aufrufbar über den Browser oder eigene mobile Apps. Für digitale und hybride Veranstaltungen nutzen wir zudem Microsoft Teams.“ Bisher waren die wesentlichen Kanäle also nur über verschiedene Zugänge zu erreichen.

„Die GASAG-Gruppe setzt bereits seit 2018 auf Microsoft 365 – und damit die Vorteile der Cloud“, erklärt Steffen Löber, Referent IT-Architektur & -Betrieb bei GASAG. „Den Roll-out haben wir damals mit einer großen Change-Kampagne begleitet und gemeinsam mit den Kolleg*innen die Mehrwerte für die GASAG-Gruppe entdeckt“, ergänzt Kati Nadje, Leiterin Change & Culture bei GASAG. „Rückblickend bildete das die Basis für digitales Arbeiten und machte uns bereit für die Nutzung von Microsoft Viva.“

Die Lösung: Microsoft Viva in Teams als zentraler Einstieg in die Tools für Austausch, Informationsgewinnung und Lernen

Den Anstoß zur unternehmensweiten Einführung von Microsoft Viva gab das Modul Viva Goals, mit dem Unternehmen ihre “Objectives & Key Results”, kurz OKRs, transparent machen sowie einfach managen und nachhalten können. OKR als Management-Methode unterstützt allgemein dabei, messbare Ziele zu definieren und diese anhand von Schlüsselergebnissen zu erreichen. „Einige Unternehmensbereiche arbeiten bereits länger mit dieser Methode. Ihnen wollen wir die Anwendung und weiteren Bereichen den Start erleichtern. Dafür benötigten wir ein agiles Steuerungsmodell“, berichtet Kati Nadje. Die GASAG-Gruppe wollte nicht nur ein Tool bereitstellen, sondern sich auch methodisch mit OKRs auseinandersetzen. Dazu holte sie den Partner Communardo an Bord. „Es ist wichtig, den gesamten Rahmen und die Philosophie hinter den OKRs zu verstehen. Denn das ist eine völlig neue Art, Ziele zu formulieren und die Mitarbeitenden in diesen Prozess einzubinden“, sagt Peter Geißler, Director People & Work Experience bei Communardo. „Durch Viva Goals kann der Einfluss der eigenen Arbeit auf die großen Unternehmensziele für die Mitarbeiter*innen transparenter werden.“ Das schafft Verständnis und Motivation zum Erreichen gemeinsamer Ziele.

Im Bereich Interne Kommunikation bietet die Viva Suite einen zentralen Zugriffspunkt. Um die neuesten Intranet-Meldungen zu lesen, muss nun niemand mehr extra den Browser oder die Intranet-App auf dem Handy öffnen. „Die Kolleg*innen können in der Teams App auf Viva Connections klicken und gelangen direkt zu den Inhalten. Das ist insbesondere für Mitarbeitende, die sich mobil informieren wollen, eine Vereinfachung“, ergänzt Laura Lang. „Wir können über Microsoft Teams nun nicht mehr nur telefonieren, chatten und Daten austauschen, sondern von überall ohne Medienbrüche auf zentrale Informations- und Wissensanwendungen zugreifen.“ Über das Modul Viva Engage können sich die Mitarbeiter*innen im unternehmenseigenen sozialen Netzwerk zudem innerhalb von Gruppen austauschen, persönliche Beiträge posten oder über Themen berichten.

Viva Learning bündelt bei der GASAG-Gruppe zudem den Zugriff zu verschiedenen Lern- und Wissensinhalten in Teams. „Mit Viva Learning haben wir einen Ort, an dem aggregiert zur Verfügung steht, was zuvor über verschiedene Wege zu erreichen war. Interne Weiterbildungstools, Medieninhalte, Video-Podcasts oder Aufzeichnungen von Inhouse-Veranstaltungen lassen sich nun über einen zentralen Kanal zur Weiterbildung aufrufen“, sagt Kati Nadje. Durch Viva Learning wird das Lernen viel intuitiver. Denn das Modul spielt auch personalisiert Inhalte aus, die zu den eigenen Interessen und der Suchhistorie passen – ohne dass man aktiv danach suchen muss.

Für Viva Insights ist die Pilotphase gerade abgeschlossen: Das Modul liefert datenbasiert und unter Berücksichtigung von Datenschutzvorgaben Erkenntnisse und Empfehlungen für eine effiziente Zusammenarbeit, mehr Produktivität sowie für eine ausgewogene Work-Life-Balance. Dennoch gibt es häufig Bedenken. „Wir wollen die Einführung deshalb intensiv begleiten, mit Sensibilität aufklären, Anleitungen bereitstellen, Schulungen anbieten und die Mehrwerte aufzeigen“, so Kati Nadje. Ob Fokuszeiten einrichten oder feste Pausen einplanen – mit dem Tool lässt sich die eigene Arbeitsweise optimal abbilden.

Die GASAG-Gruppe wird den Einsatz aller Module weiter vorantreiben und prüft zum Beispiel auch die Nutzung von Viva Amplify. Mit diesem Modul können Kommunikationsverantwortliche Inhalte zentral für mehrere Kanäle und Zielgruppen planen, erstellen und veröffentlichen sowie Kampagnen einfach managen und messen. Neue Themen lassen sich dann in allen Apps und Modulen gleichzeitig ausspielen. Das schafft Geschwindigkeit und Flexibilität. „In Microsoft Viva steckt für uns als Unternehmen enormes Potenzial – insbesondere für die Kommunikation und Wissensvermittlung“, fasst Kati Nadje zusammen.