Neue Speicherangebote für Microsoft 365 Education

Microsoft kündigt neue Speicherangebote für seine Microsoft 365 Education-Suite an. Ab der nächsten Vertragsverlängerung, frühestens jedoch ab Dezember 2024*, erhalten alle Mandanten von Bildungseinrichtungen 100 TB kostenlosen gepoolten Speicher für OneDrive, SharePoint und Exchange sowie zusätzlich 50 GB oder 100 GB gepoolten Speicher pro Person für ein kostenpflichtiges A3- bzw. A5-Abonnement (ohne Student Use Benefits).

Bei gepooltem Speicher entspricht das Gesamtspeicherlimit einer Bildungseinrichtung der maximalen Speicherkapazität, die alle Benutzer zusammen nutzen dürfen. Darüber hinaus gilt ab dem 1. Februar 2024 für Office 365 A1-Benutzer (kostenloses Abonnement) eine Beschränkung auf maximal 100 GB OneDrive-Speicher, der im 100 TB großen gepoolten Speicher des Mandanten der Bildungseinrichtung enthalten ist. Bildungseinrichtungen können je nach Bedarf zusätzlichen Speicher hinzukaufen. Wir gehen davon aus, dass Bildungseinrichtungen auf diese Weise einige Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit der Speicherung von Altdaten und der unkontrollierten Verbreitung von Daten verringern können, was für die meisten Sicherheitsverantwortlichen ein wichtiges Anliegen ist. Gleichzeitig wollen wir unseren gemeinsamen ökologischen Fußabdruck verringern.


* Wichtig: Die technische Umsetzung beginnt im Dezember 2024. Derzeit bleiben die meisten Bildungseinrichtungen (99,96 Prozent) bei der Speichernutzung deutlich unter der zugewiesenen Speichermenge. Für alle Kunden, die das Speicherlimit im Dezember 2024 überschritten haben, stellt Microsoft für die Dauer der aktuellen Vertragslaufzeit kostenlos zusätzlichen Speicher bei Überschreitung des gepoolten Speichers zur Verfügung. Um Dienstunterbrechungen zu vermeiden, müssen sich Kunden wie bisher an ihren Microsoft-Kundenbetreuer wenden, um zusätzlichen Speicher zu erhalten. 

Der Umstieg in die Cloud führt im Laufe der Zeit zu einem deutlichen Anstieg gespeicherter Dateien, Daten und ungenutzter Konten, da immer mehr gespeicherte Dateien und Daten ohne End-of-Life-Plan in Umlauf kommen. Dies ist aus Kostengründen nicht vertretbar und bedeutet, dass Bildungseinrichtungen sowie Lernende und Studierende dem Risiko von Datenpannen ausgesetzt sind. Der Bildungsbereich ist derzeit am stärksten von Cyberkriminalität betroffen. Mehr als 80 Prozent der Schadsoftwareangriffe am Arbeitsplatz werden in Einrichtungen der Primar- und Sekundarstufe verzeichnet. 

Darüber hinaus belasten unnötig gespeicherte Dateien unsere CO₂-Bilanz, da mehr als die Hälfte aller von Unternehmen gespeicherten Daten keinem sinnvollen Zweck dienen. Die Speicherung dieser „versteckten“ Daten belegt Serverplatz und führt zu einem erhöhten Stromverbrauch, der allein im Jahr 2020 4 Prozent der weltweiten Treibhausgasemissionen verursachte.¹ Microsoft setzt sich sowohl für die Sicherheit und den Datenschutz der Daten von Einrichtungen und Lernenden als auch für einen geringeren kollektiven CO₂-Fußabdruck ein. Unsere Rechenzentren erfüllen bereits viele der strengsten Umweltstandards. Dank dieser Entwicklung können Kunden im Bildungsbereich ihren Teil beitragen.
 

Microsoft setzt zudem alles daran, Lernende, Lehrkräfte und Bildungseinrichtungen in eine erfolgreiche Zukunft zu führen. Um diese Mission zu erfüllen, entwickelt Microsoft ständig neue Technologien, Tools und Dienste für Lehrpersonal wie z. B. die neuen Lernbeschleuniger. Diese wurden Anfang dieses Jahres eingeführt, um die Lesekompetenz und weitere wichtige Fähigkeiten zu fördern. Microsoft bietet Office 365 Education- und Microsoft 365 Education-Suites für den Bildungsbereich heute entweder als kostenlose Software auf Spendenbasis oder zu einem deutlich ermäßigten Verkaufspreis an. Dank dieser Neuerungen können wir weiterhin in sinnvolle Innovationen investieren und unsere Dienste gleichzeitig weiteren Bildungseinrichtungen auf der ganzen Welt anbieten.  

¹ World Economic Forum

Um Bildungseinrichtungen den Übergang zu erleichtern, stellt Microsoft eine Reihe kostenloser End-to-End-Verwaltungstools für diesen Prozess zur Verfügung. Dazu gehören Tools zur Visualisierung der aktuellen Speicherzuteilung und -nutzung in OneDrive, SharePoint und Exchange sowie Tools zur einfachen Verwaltung gespeicherter Daten und unnötig gespeicherter Altdateien. Derzeit bleiben die meisten Bildungseinrichtungen (99,96 Prozent) bei der Speichernutzung deutlich unter der zugewiesenen Speichermenge. Mit den neuen Tools können jetzt alle Bildungseinrichtungen ihren Datenbestand effizient verwalten und durchdachte Governancerichtlinien festlegen. Besuchen Sie das Microsoft 365 Admin Center, um das aktuelle Speicherprofil des Mandanten Ihrer Bildungseinrichtung einzusehen und die neuen Speicherverwaltungstools zu nutzen. Laden Sie das E-Book mit dem Microsoft 365-Speicherleitfaden herunter, um Informationen rund um Speicher zu erhalten.

Das anfängliche Speicherkontingent des Mandanten jeder Bildungseinrichtung beträgt 100 TB. Durch kostenpflichtige Benutzerlizenzen für Microsoft 365 sowie Office 365 A3 und A5 kann der Speicherpool um 50 GB bzw. 100 GB erweitert werden. Darüber hinaus können Bildungseinrichtungen gepoolten Speicher in Schritten von 10 TB (geschätzter Einzelhandelspreis pro Monat: 300 USD) hinzukaufen, um den Mandantenpool zu erweitern.  

Verwenden Sie zur Berechnung Ihrer Speicherkapazität folgende Formel: 100 TB + (Anzahl der zahlenden A3-Benutzer x 50 GB) + (Anzahl der zahlenden A5-Benutzer x 100 GB) + (hinzugekaufter Speicher) = Kapazität/Limit.  

Beispiel:

100 TB Standardlimit (102.400 GB)

+ 500 A3-Lizenzen für Lehrpersonal (25.000 GB)
+ 1.000 A5-Lizenzen für Lehrpersonal (100.000 GB)
+ 3x 10 TB-Speicherpakete (30.720 GB)

= Zuteilung/Limit des gepoolten Gesamtspeichers (258.120 GB)

Details und eine Liste aller Lizenzen, die zum gepoolten Speicher beitragen finden Sie auf der Webseite mit der aktualisierten Office 365 Education-Dienstbeschreibung.   

Um herauszufinden, wie viel Speicherplatz der Mandant Ihrer Bildungseinrichtung nutzt, können Sie den Speicherbericht aus dem Microsoft 365 Admin Center abrufen. Besuchen Sie dazu admin.microsoft.com und folgen Sie diesem Pfad: Microsoft 365 Admin Center > Berichte > Speicher.

Der gepoolte Speicher gilt für OneDrive, SharePoint und Exchange. Der Speicher für SharePoint umfasst alle Sites. Für Exchange sind Benutzer-, Gruppen- und freigegebene Postfächer enthalten. Archivierte, öffentliche und Discoverypostfächer werden jedoch nicht auf das Speicherlimit angerechnet. 

Zahlende Benutzer schreiben Daten in den Speicherpool. Für Benutzer mit SUB- (Student Use Benefits) und Alumni-Status gilt dies hingegen nicht. Alle Benutzer, einschließlich SUB- und Alumni-Benutzer, nutzen jedoch Speicher aus dem Pool. Microsoft empfiehlt, Limits für verschiedene Benutzergruppen festzulegen, um den Speicherpool des Mandanten von Bildungseinrichtungen besser verwalten zu können.  

Um Bildungseinrichtungen den Übergang zu erleichtern, stellt Microsoft eine Reihe kostenloser End-to-End-Verwaltungstools für diesen Prozess zur Verfügung. Dazu gehören Tools zur Visualisierung der aktuellen Speicherzuteilung und -nutzung in OneDrive, SharePoint und Exchange sowie Tools zur einfachen Verwaltung gespeicherter Daten oder unnötig gespeicherter Altdateien. Die folgenden neuen Tools erleichtern IT-Fachkräften die Speicherverwaltung:  

Aktuellen Speicher anzeigen

• Gesamtlimit für gepoolten Speicher anzeigen und Verbrauch nach Diensten aufschlüsseln

• Benutzer mit dem größten Speicherbedarf in OneDrive, SharePoint und Exchange ermitteln

Speicher verwalten und bereinigen

• OneDrive-Speicherlimits in einem Schritt festlegen

• Bericht zu inaktiven Benutzern generieren, um sie in einem Schritt zu löschen

Speicherverwaltung durch Endbenutzer

• Ermöglichen Sie Benutzern, OneDrive-Speicher anzuzeigen und zu verwalten

Laden Sie das E-Book mit dem Microsoft 365-Speicherleitfaden herunter, um Informationen rund um Speicher zu erhalten. 

*2024 verfügbar 

Wenn der Mandant Ihrer Bildungseinrichtung das Speicherlimit überschritten oder fast erreicht hat, haben Sie folgende Möglichkeiten:  

• Limits festlegen und vorhandenen Speicher bereinigen gemäß den Informationen im E-Book mit dem Microsoft 365-Speicherleitfaden
• Zusätzliche kostenpflichtige Benutzerlizenzen zur Erweiterung des Speicherpools kaufen (50 GB für Microsoft 365 A3- und 100 GB für A5-Lizenzen) 
• Zusätzlichen Speicherplatz in 10 TB-Schritten erwerben (geschätzter Einzelhandelspreis pro Monat: 300 USD)

Administratoren erhalten Warnmeldungen, wenn 80 bzw. 90 Prozent der Speicherkapazität des Mandanten belegt sind. Bei 100 Prozent erhalten Administratoren eine weitere Benachrichtigung und können binnen 30 Tagen Maßnahmen ergreifen. Falls nach 30 Tagen keine Reaktion erfolgt ist, wird der Speicher sowohl für SharePoint als auch für OneDrive in einen schreibgeschützten Zustand versetzt. 

Solange die Dienste gesperrt sind, können auch keine neuen Sites für SharePoint und OneDrive erstellt werden. Dies gilt nicht für Exchange. Ihre Benutzer können weiterhin Informationen empfangen und senden. Darüber hinaus können Sie Inhalte aus OneDrive und SharePoint löschen. Microsoft empfiehlt, entweder den Speicher zu bereinigen und dabei Sites oder Inhalte zu entfernen, oder die Speicherkapazität durch zusätzliche A3- oder A5-Lizenzen bzw. zusätzliche Speicherpakete zu erhöhen. Aber auch Cold Storage-Optionen wie Azure Files oder Azure Blob Storage sind eine mögliche Option. 

Sobald die Limits im Dezember 2024 in Kraft treten, werden SharePoint und OneDrive bei Erreichen der Kapazitätsgrenze von 125 Prozent sofort in einen schreibgeschützten Zustand versetzt. Für alle Kunden, die das Speicherlimit im Dezember 2024 überschritten haben, stellt Microsoft für die Dauer der aktuellen Vertragslaufzeit kostenlos zusätzlichen Speicher zur Verfügung. Um Dienstunterbrechungen zu vermeiden, müssen sich Kunden wie bisher an ihren Microsoft-Kundenbetreuer wenden, um zusätzlichen Speicher zu erhalten. 

Die Benutzer erhalten Warnmeldungen, wenn das Speicherlimit fast erreicht ist. Bei Erreichen einer Speicherkapazität von 90 Prozent wird standardmäßig eine Benachrichtigung gesendet. Bei 100 Prozent können Benutzer nur noch im schreibgeschützten Modus auf OneDrive zugreifen. Die Benutzer können keine neuen Dateien auf OneDrive hochladen, bearbeiten oder synchronisieren, und bestehende Dateien nur schreibgeschützt öffnen. Sie können jedoch weiterhin Dateien herunterladen oder löschen und den Papierkorb leeren.