Modern Finance: Low-Code und Automatisierung als Stellschrauben nutzen, um Prozesse zu optimieren

Die Innovationskraft eines Unternehmens gilt als grundlegender Faktor, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Geschäftserfolg zu sichern. Innovationen führen zu mehr Effizienz und Effektivität, und sie tragen maßgeblich zur Verbesserung der Unternehmensleistung bei. Angesichts der anhaltenden wirtschaftlichen Herausforderungen und der Rezession, die Länder rund um den Globus erfasst, erhalten Innovationen heute einen noch höheren Stellenwert.

Wichtige Unterstützung – und Förderung – erhalten Innovationsinitiativen durch das Finanzmanagement im Unternehmen: Hier werden Innovationen nicht nur strategisch, sondern auch prozessseitig erst ermöglicht. Dadurch wandelt sich gleichzeitig die Rolle der Finance-Führungskräfte, denn sie müssen nicht nur ihrer Verantwortung als „Finanzverwalter“ des Unternehmens gerecht werden, sondern auch aktiv mit anderen Abteilungen und Teams zusammenarbeiten, um Innovationen zu fördern und potenzielle Hürden zu antizipieren und zu beseitigen. In diesem anspruchsvollen Umfeld müssen CFOs außerdem heute mit begrenzten Mitteln mehr erreichen – und auch unter diesem Aspekt sind Innovationen der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung.

In diesem Blogbeitrag beleuchten wir den Ansatz eines Finance Center of Innovation (FCI) und die Vorteile, die Unternehmen damit realisieren können, indem sie interne Abläufe auf den Prüfstand stellen und neue Wege für Effizienzsteigerungen finden. Anhand eines Fallbeispiels – nämlich der eigenen globalen Transformation im Finance-Team von Microsoft – möchten wir zudem aufzeigen, wie die Implementierung von leistungsstarken und flexiblen Technologien dazu beitragen kann, technische Lücken zu schließen und zuvor arbeitsintensive manuelle Tätigkeiten zu automatisieren.

Neue Antworten auf Komplexität, manuelle Tätigkeiten und unflexible Altsysteme

Zu den größten Herausforderungen, vor denen Finanzteams heute stehen, zählt das immense – und praktisch täglich anwachsende – Volumen der anfallenden Daten, die nicht nur verwaltet, sondern auch effektiv genutzt werden müssen. Vielfach können die Bestandssysteme für Buchhaltung und Controlling nicht mehr mit den neuen Anforderungen Schritt halten; jedoch ist deren Ersetzung und Ablösung ebenfalls eine teure und zeitaufwendige Angelegenheit. Zudem benötigen die Entscheider*innen im Finanzmanagement moderne digitale Tools, die ihnen helfen, die zunehmende Komplexität des Unternehmens zu verstehen und zu durchdringen.

Doch noch immer sind manuelle, ineffiziente und fehleranfällige Abläufe an der Tagesordnung, und sie kosten wertvolle Zeit und Geld. Angesichts der weltweit zunehmenden Risiken und Cyberbedrohungen werden auch die Vorschriften und Compliance-Anforderungen, an die sich die Finanzabteilung halten muss, immer komplexer. Ein Weg, um diese Herausforderungen zu bewältigen und den Geschäftserfolg zu sichern, kann die Einführung eines Finance Center of Innovation (FCI) sein: In einem solchen Entscheidungsgremium und Tech-„Inkubator“ können Potenziale für die Nutzung digitaler Technologien ermittelt werden, die das Tagesgeschäft optimieren, die Agilität stärken und es den Mitarbeitenden ermöglichen, zukunftsorientiert zu handeln.

Erfahrungen aus der Praxis: Wie Microsoft selbst mit Kreativität innoviert

Microsoft verfolgt einen proaktiven Ansatz, um sich an das dynamische Wirtschaftsumfeld anzupassen und unsere Geschäftsabläufe ressourcenschonend zu gestalten. Indem wir uns selbst die Philosophie des „Mit weniger Aufwand mehr erreichen“ zu eigen machen, können wir Innovationen beschleunigen, die Mitarbeitenden weltweit unterstützen, um bessere Ergebnisse zu liefern, und letztlich als Organisation mehr leisten.

Zu diesem Zweck wurde eine eigene „Center of Innovation“-Strategie entwickelt, die technische und nicht-technische Expert*innen im Finanzmanagement zusammenbringt, um bestehende Prozesse zu überprüfen und zu verbessern. So können unsere Finanzteams ihren Fokus auf Initiativen und Maßnahmen legen, die das Wachstum fördern und die Rentabilität erhöhen. Durch eine gründliche Evaluierung der internen Abläufe können die Teams weitere Verbesserungspotenziale ermitteln und dann mithilfe von Low-Code-Anwendungen auf Basis der Microsoft Power Platform Prozesse schnell automatisieren und Workflows rationalisieren, um die Effizienz übergreifend zu steigern.

Welche Vorteile bietet ein Finance Center of Innovation (FCI) für Unternehmen?

Ein FCI ist ein spezialisiertes Team oder eine Abteilung innerhalb einer Organisation, das bzw. die sich auf die Förderung von Innovationen und die Gestaltung neuer Lösungen im Finanzbereich konzentriert. Mit einem FCI wird das Ziel verfolgt, die finanzielle Performance durch die Evaluierung innovativer Technologien, Ansätze und Geschäftsmodelle zu verbessern. FCIs können ganz unterschiedlich dimensioniert sein: von einer großen heterogenen Gruppe aus Finanzexpert*innen, Entwickler*innen, Data-Scientists und übergeordneten Führungskräften bis hin zu einem kleinen Team von tech-affinen Finanzexpert*innen, die sich intensiv mit der Adressierung von typischen Problemen im Geschäftsalltag befassen. Die spezifische Zusammensetzung und methodische Vorgehensweise eines FCI hängen von den Bedürfnissen und Zielen des jeweiligen Unternehmens ab. Für den Aufbau eines FCI-Teams gibt es viele gute Ansätze, sowohl einfachere als auch komplexe. Um möglichst schnell von den vielfältigen Vorteilen aus der Arbeit eines FCI zu profitieren, sollten CFOs mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen beginnen und diese im Laufe der Zeit gegebenenfalls ausbauen.

Einige Beispiele für die Vorteile, die durch ein FCI entstehen:

• Bessere Finanzplanung und -analysen: Das FCI kann durch den direkten Zugang zu Daten und Technologien genauere Insights gewinnen und Entscheidungen besser absichern, die zu einer höheren finanziellen Performance führen.
• Optimierte, vereinfachte Finanzprozesse: Das FCI kann Möglichkeiten für die Automatisierung und Verbesserung von Finanzprozessen aufzeigen und so Fehler reduzieren und die Effizienz steigern.
• Besseres Risikomanagement und Reporting: Mit leistungsstarken Tools und Analysen ausgestattet, kann das FCI andere Geschäftsbereiche dabei unterstützen, Risiken schneller zu erkennen und zu mindern. Zudem können die Genauigkeit und Aktualität von Finanzberichten verbessert werden.
• Compliance: Das FCI-Team kann die gesamte Organisation dabei unterstützen, bei den neuesten nationalen und internationalen Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben und die Compliance sicherzustellen.

Automatisierung von Routineaufgaben – mehr Innovationsstärke

Die Zusammenstellung eines Expertenteams legt den Grundstein, damit Sie in Ihrem Unternehmen Innovationen vorantreiben können. Der nächste Schritt ist jedoch genauso wichtig: die Erschließung von Möglichkeiten, wie sich das Vorgehen noch beschleunigen lässt. Finanzteams sollten eng mit ihrem Center of Innovation zusammenarbeiten, um diejenigen Bereiche zu identifizieren und zu priorisieren, in denen Routineaufgaben automatisiert werden können. Typische Beispiele sind Automatisierungen von Datenerfassungen, von Abläufen in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und bei Reisekostenabrechnungen sowie von Funktionen im Bereich Compliance und Audits. Natürlich unterscheiden sich die Umsetzung und die spezifischen Aufgaben je nach den individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Dennoch entstehen auf diese Weise zahlreiche Möglichkeiten, um Prozesse zu rationalisieren, Kosten zu senken und Ihre Mitarbeitenden zu entlasten, damit sie sich auf strategischere Initiativen konzentrieren können, die das Wachstum und den Umsatz Ihres Unternehmens fördern.

Beschleunigung von Innovation und Automatisierung mit Low-Code-Lösungen

Sobald Ihr FCI die wichtigsten Optimierungsprioritäten ermittelt hat, besteht der nächste Schritt darin, die geeigneten Ressourcen für die Umsetzung auszuwählen. Nicht selten werden Teams noch durch unflexible Altsysteme und -prozesse ausgebremst, die nur mit erheblichem technischen Ressourcenaufwand korrigiert werden können. Hier schaffen Low-Code-Automatisierungstools Abhilfe: Damit können FCIs Verbesserungen vornehmen und Raum für Innovationen schaffen, ohne Bestandssysteme durch teures Rip-and-Replace ersetzen zu müssen. Stattdessen profitieren Sie weiterhin von Ihren bisherigen Investitionen.

Die Microsoft Power Platform bietet eine leistungsstarke Lösung für Finanzteams, die komplexe geschäftliche Herausforderungen auch mit und in ihrer bestehenden Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösung angehen wollen. Unsere Low-Code-Tools fördern Innovationen, bauen typische Hürden im Tagesgeschäft ab und eröffnen neue Möglichkeiten, um mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Ganz gleich, ob Profi-Entwickler*innen oder Citizen Developer: Die einfach zu bedienenden Tools ermöglichen es allen Nutzer*innen, eigene Lösungen zu erstellen, Zeit und Kosten zu sparen und Ressourcen für neue, strategisch wichtigere Prioritäten einzusetzen.

Fallbeispiel: Microsoft optimiert die Verarbeitung von Ausnahmeanträgen für Zahlungsfristen und stärkt die Compliance mit der Power Platform

Um Microsoft-weit die Bearbeitung von Anträgen auf Ausnahmeregelungen zu Zahlungsfristen zu optimieren und den Compliance-Prozess zu stärken, setzen wir global auf die Power Platform. Früher gingen derartige Anfragen über mehrere E-Mail-Postfächer ein, und häufig waren für eine präzise Bewertung der Situation weitere Informationen erforderlich. Die Prozessverantwortlichen mussten selbst recherchieren und die Anfragen Compliance-gerecht beantworten. Die Mitarbeitenden im Controlling konnten die Anfragen jedoch weder nachverfolgen noch deren Folgen abschätzen und die Auswirkungen auf den Cashflow analysieren. Immer wieder kam es daher zu widersprüchlichen Entscheidungen. Um dies zu verbessern, wurde mithilfe von Power Apps und Power Automate der gesamte Workflow rund um Ausnahmen bei den Zahlungsbedingungen automatisiert – von der Aufnahme und Weiterleitung an die Zuständigen über die Entscheidungsfindung bis zum Reporting. So wurde ein neuer Workflow entwickelt, um die Antragsannahme zu standardisieren, Warnmeldungen automatisiert ausgeben zu lassen und die Rechenschaftspflicht zu definieren. Mit einem Power BI-Dashboard erhalten die Führungskräfte zudem einen Überblick über die Änderungsanforderungen und die Auswirkungen auf den Cashflow. Innerhalb von nur sechs Monaten nach Projektbeginn konnte das Team die Einhaltung der Zahlungsvorgaben um mehr als 14 Prozent verbessern und gleichzeitig die durchschnittliche Bearbeitungszeit von acht bis zehn Tagen auf etwa drei Tage reduzieren, sodass nun jährlich 5.000 Stunden an manueller Bearbeitungszeit eingespart werden.

Machen Sie Ihr Finanzteam fit für die Zukunft

Wir sind uns der komplexen Herausforderungen bewusst, die Finanzteams und CFOs in der heutigen Geschäftswelt adressieren müssen; denn wir stehen vor der gleichen Situation. Um diese zu meistern, haben wir einen Finance-First-Innovationsansatz implementiert, der auf unserer Low-Code-Plattform fußt und somit die schnelle Erstellung von Lösungen für nahezu jede geschäftliche Herausforderung ermöglicht. Unsere Low-Code-Apps sind mit jedem ERP-System kompatibel, einschließlich Microsoft Dynamics 365 Finance, was für einen einfachen Einstieg sorgt.

Einfach zu bedienende Technologien und hilfreiche Best Practices sind die Erfolgsfaktoren, die auch Ihr Unternehmen voranbringen, um die Ressourcennutzung zu optimieren und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zu erhalten – kurzum: um mit weniger Aufwand mehr zu erreichen. Mit diesem Ansatz können Sie viele manuelle und zeitintensive Aufgaben in rationalisierte und effizientere Finanzabläufe umwandeln, die Ihre Agilität und Ihre Zukunftsfähigkeit unterstützen.

Jetzt mehr erfahren: Finance Reimagined

Bei unserem Event „Finance Reimagined“ im Februar drehte sich ebenfalls alles um Innovationen, Automatisierung und Low-Code für moderne Finanzabteilungen. Die Aufzeichnungen der Expertensessions stehen jetzt für Sie zur Verfügung! Nutzen Sie diese Gelegenheit, um sich aus erster Hand über aktuelle Trends und Strategien zu informieren.