KI-Innovationen für Microsoft Viva Sales mit dem neuen Copiloten

Seit der Vorankündigung zur neuen KI-gestützten Seller-Umgebung für Microsoft Viva Sales im Februar dieses Jahres hat sich einiges getan: Inzwischen sind diese Funktionen unter der Bezeichnung „Copilot“ für Viva Sales zur Marktreife gelangt und unterstützen weitere Vertriebsszenarien, die wir im Folgenden kurz vorstellen möchten.

Die neuen Funktionen stehen im direkten Zusammenhang mit der Einführung von Dynamics 365 Copilot – dem weltweit ersten KI-Copiloten sowohl für Customer Relationship Management (CRM)- als auch Enterprise Resource Planning (ERP)-Plattformen. Inzwischen setzen Zehntausende Kunden weltweit die KI-Funktionen der nächsten Generation in Dynamics 365 und mit der Microsoft Power Platform im Produktivbetrieb ein.

Auch durch die Schnittstellen zum Microsoft 365 Copiloten ergeben sich für Unternehmen noch mehr Möglichkeiten, neue kreative Potenziale zu heben, die Produktivität zu steigern und Mitarbeitende in verschiedenen Bereichen besser zu unterstützen.

 

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Im Vertrieb profitieren Sie von einer besonders leistungsstarken Kombination, die Ihr Tagesgeschäft beflügeln kann, um Interessent*innen und Kund*innen auf neuen Wegen anzusprechen und zugleich bei typischen Tätigkeiten wie dem Verfassen von E-Mails Zeit zu sparen. Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr darüber, wie Sie mit dem Copiloten in Viva Sales für modernere Kundenerlebnisse sorgen:

Automatisierte E-Mail-Antworten

Bis zu 66 Prozent ihrer täglichen Arbeitszeit verbringen Mitarbeitende im Vertrieb bisher damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Die KI hilft künftig beim Schreiben und kann sogar E-Mail-Zusammenfassungen von Microsoft Teams-Besprechungen direkt in Outlook erstellen. Hier einige Anwendungsbeispiele, wie der Copilot in Viva Sales Sie durch KI-generierte E-Mails unterstützt:

• Antworten mit Vorschlägen für Besprechungstermine: Vertriebsmitarbeitende können jetzt E-Mails mit vorgeschlagenen Meeting-Zeiten basierend auf ihrer Kalenderverfügbarkeit in Outlook generieren lassen. So wird die Planung von Kundenbesprechungen erleichtert, und es lassen sich schneller passende Terminoptionen für alle Beteiligten finden.

• Erweiterung von generierten Antworten durch eigene Textbausteine: Um die von der KI erstellten E-Mails zu bearbeiten, können Ihre Nutzer*innen eigene Textbausteine hinterlegen und auswählen, die optimal zu ihren Arbeitsstilen passen und ihre individuellen Bedürfnisse und Präferenzen widerspiegeln.

• Einblick in die Datenquellen hinter generierten E-Mails: Die Anwender*innen können einfach mit der Maus über einen markierten Textbereich fahren und sich Hintergrundinformationen zu den Datenquellen anzeigen lassen, die der Copilot für die generierten Antworten genutzt hat. So erhalten sie wertvollen Kontext und Transparenz, woher die eingebetteten Informationen stammen, z. B. aus früheren Meetings oder aus den Verkaufsdatensätzen ihrer CRM-Lösung.

• Feedback zur Verbesserung zukünftiger Antworten: Ein neuer Feedback-Mechanismus ermöglicht den Anwender*innen, die KI-generierten Inhalte per „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ zu bewerten. Dies trägt dazu bei, zukünftige Antworten zu verfeinern und zu verbessern und Viva Sales kontinuierlich an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen.

Zusammenfassungen von Besprechungen und Versand von Follow-up-Mails

Viele Vertriebsprofis nutzen Zusammenfassungen, die sie im Nachgang eines Meetings oder einer Kundeninteraktionen an ihre Ansprechpartner verschicken und in der sie relevante Action Items oder die nächsten Schritte festhalten. Jedoch ist das Zusammenstellen dieser Informationen häufig mit hohem Zeitaufwand verbunden – Zeit, die im ohnehin intensiven Tagesgeschäft im Vertrieb häufig fehlt. Damit Ihre Verkäufer*innen von diesen manuellen Aufgaben entlastet werden und ihre Reaktionsschnelligkeit steigern können, übernimmt der KI-Copilot in Viva Sales diese Arbeit: Er kann die Informationen aus einem Besprechungstermin im Hintergrund mit den CRM-Daten zusammenführen und per intelligenter Automatisierung eine personalisierte Antwort für den Kunden generieren.

Dazu wurde die Conversation-Intelligence-Technologie von Viva Sales mit der GPT-Copilot-Technologie verknüpft, und die zugrundeliegenden Daten stammen direkt aus dem vernetzten CRM. Der Arbeitsablauf kann nun etwa so aussehen:

• Beginnen Sie mit dem Verfassen einer E-Mail und starten Sie Viva Sales.
• Rufen Sie das entsprechende Meeting auf, um Zugriff auf passende Follow-up-Inhalte zu erhalten.
• Lassen Sie die E-Mail-Zusammenfassung generieren: Enthalten sind die Themen, die im Kundentermin besprochen wurden, und die Action Items, zu denen Sie und Ihr Kunde sich verpflichtet haben. Auch relevante Daten aus dem CRM-System werden eingebunden, um die Zusammenfassung stärker zu personalisieren.
• Überprüfen Sie den Vorschlag: Die E-Mail-Inhalte können natürlich individuell bearbeitet und überschrieben werden. Anschließend senden Sie die E-Mail mit der Zusammenfassung an den Kunden, und die Interaktion wird gleichzeitig im CRM protokolliert.

In dieser Umgebung, die alle benötigten Funktionen direkt im Outlook-Postfach Ihrer Mitarbeitenden bündelt, profitieren diese von intelligenten Besprechungszusammenfassungen (wie in Microsoft Teams) in Verbindung mit CRM-Daten und dem Kontext und der Tonalität eines Kundengesprächs. Ihre Anwender*innen brauchen nicht zwischen verschiedenen Lösungen oder Screens zu wechseln, und ihnen wird viel Arbeit bei der Erstellung von E-Mails abgenommen, ohne dass sie dabei die Kontrolle an das System abgeben müssen.

In dieser kurzen Demo zum Copiloten in Viva Sales erfahren Sie mehr:

Weiterführende Informationen über Viva Sales

Als leistungsstarkes KI-gestütztes Tool unterstützt der Copilot in Viva Sales Ihre Mitarbeitenden im Vertrieb dabei, effizienter, produktiver und effektiver zu arbeiten. Durch personalisierte Insights, die Automatisierung von Routineaufgaben und Unterstützung bei der Entscheidungsfindung werden die Verkäufer*innen in die Lage versetzt, mehr Deals abzuschließen und einen höheren Beitrag zum Geschäftserfolg zu leisten.

Wenn Sie Viva Sales noch nicht nutzen, empfehlen wir Ihnen, sich auf unserer Viva Sales-Webseite zu informieren und sich gleich für eine kostenlose 30-tägige Testversion zu registrieren. Beachten Sie auch die dortigen Hinweise zu den Preisen für eine Vollversion und zur Lizenzierung. Tipp: Kunden von Microsoft Dynamics 365 Sales Enterprise und Premium erhalten Viva Sales ohne zusätzliche Kosten. Starten Sie also gleich mit Viva Sales durch!

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