Ergebnisse der Forrester-Studie: The Total Economic Impact of Dynamics 365 Finance 

Moderne Systeme für Enterprise Resource Planning (ERP) haben ein neues Zeitalter eingeläutet – so die Auffassung des internationalen Research-Unternehmens Forrester Consulting. Aus der Sicht der Forrester-Expert*innen sind ERP-Lösungen inzwischen stark Experience-basiert, nehmen dadurch eine zentrale Rolle für das digitale Geschäftsumfeld von heute ein und sind zudem durch Eigenschaften wie Agilität und KI-gestützte Prozesse charakterisiert. Forrester bezeichnet diese neue Art von ERP als Digital Operations Platforms (DOP). In diesem Zusammenhang freuen wir uns sehr, hier die Ergebnisse der von Microsoft in Auftrag gegebenen Total Economic Impact™ (TEI)-Studie zu präsentieren, die Forrester Consulting kürzlich durchgeführt hat, um den potenziellen Return on Investment (ROI) einer Bereitstellung von Microsoft Dynamics 365 Finance zu untersuchen. 

Methodik und Forschungsfrage 

Bei den TEI-Studien von Forrester handelt es sich um eine Methodik, die speziell entwickelt wurde, um Unternehmen bei der Beschaffung von Technologielösungen eine Orientierung zu geben und die Komplexität im Auswahlprozess zu verringern. Gleichzeitig ist die TEI-Studie für Technologieanbieter ein Instrument, um die Value Proposition ihrer Lösungen objektiv zu evaluieren und zu kommunizieren. Zu diesem Zweck bietet die hier vorgestellte TEI-Studie ein Framework für Geschäftsentscheider*innen, um die potenziellen finanziellen Auswirkungen einer Implementierung von Dynamics 365 Finance zu bewerten. 

Dabei stehen die finanziellen Ergebnisse der 2022er Studie für die Zahlen und Werte, wie sie eine Beispielorganisation realisieren könnte. Diese basieren auf realen Interviews, die Forrester mit vier Unternehmen geführt hat, bei denen Dynamics 365 Finance derzeit im Einsatz ist. Die Erfahrungen dieser Unternehmen und die Ergebnisse aus den Interviews werden nach einem standardisierten Modell in die „Beispielorganisation“ (Composite Organization) überführt und entsprechend umgerechnet. Für diese Studie handelt es sich bei der Beispielorganisation um ein Einzel- und Großhandelsunternehmen mit 50 Einzelhandelsstandorten, 100 Großhandelskunden, 2.000 Mitarbeitenden, einem Finanzteam mit 120 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von 750 Millionen US-Dollar. 

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die wichtigsten Herausforderungen der Beispielorganisation und über die Ergebnisse der TEI-Studie: 

Die wichtigsten Herausforderungen 

Die für die TEI-Studie interviewten Unternehmen haben einige wichtige Herausforderungen gemeinsam, zum Beispiel:  

• Bestandssysteme mit hohen Wartungskosten 
• Signifikanter Umfang von Anpassungen an den jeweiligen Lösungen 
• Mangel an standardisierten Finanzprozessen 
• Abhängigkeit von manuellen Prozessen und „Stammeswissen“ 
• Fehlende Echtzeit-Transparenz 

Letztlich führten diese Herausforderungen dazu, dass die Beispielorganisation nach einer neuen Lösung suchte und in diese investierte, um Folgendes abzubilden: 

• Out-of-the-box verfügbare Prozesse für zentrale Aufgaben in Finanzbuchhaltung und Controlling 
• Unterstützung der Finanzteams durch Echtzeit-Transparenz 
• Unterstützung der gesamten Organisation durch bedarfsgerechte Skalierung, die die Business-Anforderungen erfüllt 

Die wichtigsten Ergebnisse 

Mit Dynamics 365 Finance können Organisationen die typischen Einschränkungen überwinden, die sich aufgrund stark angepasster Legacy-ERP-Lösungen ergeben. Die Lösung befreit die Finanzteams von manuellen und umständlichen Prozessen und gewährt Zugang zu Insights in Echtzeit. Gleichzeitig bietet Dynamics 365 Finance ein neues Maß an Plattformflexibilität, das früheren Lösungen fehlt. So können Organisationen mit dem hohen Tempo in der digitalen Geschäftswelt von heute Schritt halten. 

In der Studie von Forrester ergaben sich drei quantifizierbare Wirkungsbereiche: Produktivitätssteigerungen sowohl im Finanzmanagement als auch in der IT sowie Einsparungen bei den Bestandssystemen. Im Folgenden gehen wir auf jeden dieser Bereiche genauer ein, um aufzuzeigen, wie Dynamics 365 Finance einen Mehrwert bietet: 

Produktivitätssteigerungen bei Mitarbeitenden im Finanzmanagement 

Die Teilnehmenden wiesen in den Interviews darauf hin, dass ältere ERP-Systeme – also vor der Implementierung von Dynamics 365 Finance – das Unternehmen aktiv einschränkten, da sie unter anderem manuelle Prozesse bei der Erstellung und Verteilung von Reportings erforderten. Dies bedeutete zum einen, dass mehr Mitarbeitende für die Bearbeitung von Finanzprozessen nötig waren, und zum anderen, dass die Informationen schon nach der Verteilung der Berichte oftmals wieder veraltet waren. Darüber hinaus war eine Prozessstandardisierung praktisch unmöglich, da diese Organisationen je nach Region, Standort und Standorttyp (Einzelhandelsfiliale, Büro oder andere) auch signifikant unterschiedliche Prozesse und Systeme nutzten. 

Die Bereitstellung von Dynamics 365 Finance ermöglichte es den Unternehmen, Finanzprozesse standortübergreifend zu standardisieren und zu optimieren. Gleichzeitig konnten die Finanzteams durch die Nutzung von Echtzeit-Informationen und Automatisierung verkleinert werden, sodass einige Teammitglieder jetzt für Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung eingesetzt werden können. Zugleich wurde der Recruiting-Bedarf für externe Einstellungen verringert. 

Der Gegenwert dieser Produktivitätsverbesserungen bei Mitarbeitenden im Finanzmanagement beträgt, gerechnet auf einen Zeitraum von drei Jahren, 2,30 Millionen US-Dollar. 

Produktivitätssteigerungen bei Mitarbeitenden in der IT-Abteilung 

Gleichermaßen waren auch Produktivitätsverbesserungen bei den IT-Mitarbeitenden zu verzeichnen, nachdem die Organisationen von älteren, lokalen ERP-Lösungen (On-Premises) auf die cloudbasierte ERP-Architektur von Dynamics 365 Finance migriert hatten. In den meisten Fällen waren die Legacy-Lösungen schon mehr als ein Jahrzehnt im Einsatz, was mit mehreren Herausforderungen verbunden war. Vor allem waren die ERP-Lösungen im Laufe der Jahre stark angepasst worden und erforderten einen signifikanten Ressourcenaufwand für die Verwaltung und Pflege der Funktionalität. Dieses Problem wurde noch dadurch verstärkt, dass mehrere Teammitglieder mit Erfahrung und speziellem Wissen über die verschiedenen Anpassungen zwischenzeitlich in andere Rollen oder Organisationen gewechselt hatten. Diese fehlende Kontinuität machte weitere Anpassungen noch schwieriger und zeitaufwendiger. 

Durch die Standardisierung mit Dynamics 365 Finance konnte die Beispielorganisation den Arbeitsaufwand für IT-Administrator*innen und Entwickler*innen erheblich reduzieren. So wurde eine Lösung bereitgestellt, die einen größeren Funktionsumfang mit weniger Anpassungen bietet und insgesamt einfacher zu unterstützen ist. 

Der Gegenwert dieser Produktivitätsverbesserungen bei IT-Mitarbeitenden für einen Zeitraum von drei Jahren liegt bei 402.870 US-Dollar. 

Kostenersparnisse bei Bestandssystemen 

Mit Dynamics 365 Finance konnten die Organisationen auch erhebliche Einsparungen realisieren – und zwar durch die Vermeidung von Kosten, die für ihre Legacy-Systeme angefallen wären. Der Wechsel zu Dynamics 365 Finance sorgte dafür, dass Infrastrukturausgaben reduziert, redundante Lösungen für verschiedene Regionen und Geschäftsbereiche abgelöst, die Ausgaben für Finanzprüfungen verringert und die Kosten für eine bedarfsgerechte Skalierung gesenkt werden konnten. Die Vermeidung dieser Legacy-Kosten ergab eine prognostizierte Einsparung von 3,52 Millionen US-Dollar über drei Jahre. 

Weitere Vorteile  

Neben den oben genannten quantifizierbaren Vorteilen haben die für die TEI-Studie befragten Organisationen noch weitere Mehrwerte – sogenannte Soft Benefits – erschlossen, zum Beispiel: 

• Echtzeit-Transparenz und -Daten, die die Entscheidungsfindung und Agilität verbessern 
• Verbesserte regulatorische Compliance 
• Höhere Systemverfügbarkeit 
• Integration in das Microsoft-Ökosystem 
• Höherer Arbeitsstandard und Zufriedenheit in den Finanzteams 

Weiterführende Informationen  

Wie diese Zusammenfassung zeigt, wurden mit der TEI-Studie von Forrester drei primäre quantifizierbare Wirkungsbereiche und mehrere ‚Soft Benefits‘ aufgedeckt, die Unternehmen durch eine Bereitstellung von Dynamics 365 Finance erzielen können. Insgesamt ergab die Studie über einen dreijährigen Betrachtungszeitraum einen realisierbaren wirtschaftlichen Gesamteffekt von 3,41 Millionen US-Dollar an finanziellen Einsparungen. Die erforderliche Gesamtinvestition betrug 2,8 Millionen US-Dollar und bot einen ROI von 122 Prozent. 

Um die Ergebnisse im Detail zu beleuchten und mehr über die Vorteile von Dynamics 365 Finance für Ihre Organisation zu erfahren, empfehlen wir Ihnen unser englischsprachiges On-Demand-Webinar, in dem Andrea Ton, Product Marketing Managerin bei Microsoft, die TEI-Studie mit Richard Cavallaro, Senior Consultant, und Leslie Joseph, Principal Analyst bei Forrester, diskutiert.  

Außerdem können Sie hier die vollständige Studie kostenlos einsehen und als PDF herunterladen: The Total Economic Impact™ of Microsoft Dynamics 365 Finance 

Quelle: Forrester. The Total Economic Impact™ of Microsoft Dynamics 365 Finance. Juli 2022.