Was wir in zwei Wochen Homeoffice gelernt haben

Seit unser Team hier in Puget Sound vor gut zwei Wochen ins Homeoffice umgezogen ist, geht der Kampf gegen COVID-19 unaufhaltsam weiter. Für viele Menschen auf der ganzen Welt gelten Ausgangsbeschränkungen, und Schulen, Gotteshäuser, Unternehmen und Büros bleiben geschlossen. In diesen Zeiten lernen wir, was es wirklich heißt, nonstop Zeit mit der Familie zu verbringen und gleichzeitig im Homeoffice erreichbar und produktiv zu sein. Wir müssen noch viel lernen! Durch die aktuelle Situation muss mein Team alle Abläufe neu überdenken – z. B. wie wir Besprechungen planen und unsere Teams erfolgreich führen. In vielen Kundenunternehmen ist das genauso. Heute möchte ich einige wichtige Dinge mit meinen Lesern teilen, die wir als komplett online arbeitendes Team bisher gelernt haben. Unsere Erfahrungen werden Ihnen hoffentlich helfen, Ihre eigenen Prozesse in die richtige Richtung zu steuern.

Einen kurzen Moment noch, bevor Sie weiterlesen: In diesem Blog finden Sie regelmäßig neue Tipps, Kundenreferenzen und Informationen rund um den Ausbruch von COVID-19. Heute knüpfe ich an einen Beitrag aus der letzten Woche an, in dem es um Microsoft Teams und den Umzug ins Homeoffice ging. Auch der Umstieg auf Live-Onlineveranstaltungen war hier schon ein Thema, das wir Ihnen durch praktische Anleitungen für Microsoft-Tools und Insidereinblicke des Leiters für globale Events bei Microsoft nahegebracht haben. Darüber hinaus sind hier auch IT-Führungskräfte und CISOs zu Wort gekommen. In den nächsten Tagen werden weitere Tipps für das mobile Büro hinzukommen. Bitte schauen Sie bald wieder rein. Aber nun zu unseren Erfahrungen der letzten beiden Wochen.

1. Gewusst wie: Arbeiten im Homeoffice

Die meisten Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern Schulungsmaterialien an, damit sie sich in ihrer Büroumgebung leichter zurechtfinden. Durch die aktuellen Geschehnisse wurde uns sehr schnell klar, dass unser Team auch für mobile Arbeit einen roten Faden benötigt. Viele von uns arbeiten zum ersten Mal per Fernzugriff und hatten praktisch keine Zeit, sich auf die neue Situation vorzubereiten. Hier einige Fragen unserer Teammitglieder: Wie richte ich meinen Arbeitsplatz so ein, dass ich konzentriert arbeiten kann? Wie bleibe ich ohne persönliche Treffen mit anderen in Kontakt? Warum finde ich nie den richtigen Moment für eine kleine Pause? Denkt man sich noch die Betreuung von Kindern oder anderen Familienmitgliedern hinzu, kann man sich den hektischen Alltag mancher Mitarbeiter in diesen Krisenzeiten sehr gut vorstellen.

Aus diesem Grund haben wir letzte Woche einen umfassenden Leitfaden zum Arbeiten im Homeoffice an unsere Belegschaft geschickt. Dieser ist jetzt auch in einer Kundenversion erhältlich, die Sie selbstverständlich an interessierte Mitarbeiter weitergeben dürfen. Der Leitfaden bietet viele praktische Anleitungen – von der Einrichtung der physischen und virtuellen Arbeitsumgebung bis hin zu Tipps, wie Sie Kollegen Ihre persönliche Erreichbarkeit im Homeoffice mitteilen.

2. Tipps gegen den Meeting-Marathon

Im Büro ergeben sich zwischen Meetings ganz von selbst natürliche Pausen. Dies kann ein zufälliges Treffen auf dem Flur oder die kurze Zeitspanne sein, bis alle vollzählig zum Meeting erschienen sind, oder eine zwanglose Unterhaltung, um nur schnell Hallo zu sagen und sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen. Wenn wir in unseren Arbeitsroutinen stecken, bemerken wir diese kleinen Pausen im Alltag kaum. Doch wenn im Homeoffice ein Meeting das nächste jagt, erkennen wir, wie wichtig diese kleinen Fluchten sind.

Die Frage ist, wie wir mit dem Team in Kontakt bleiben und uns gleichzeitig gönnen, zwischendurch einfach mal nichts zu tun. Wir ermutigen unsere Mitarbeiter, Besprechungen fünf Minuten vor der nächsten vollen oder halben Stunde zu beenden. Das geht zwar auf Kosten der Meetingzeit, verringert jedoch deutlich das Risiko von Burnouts, die oft die Folge dieser engen Taktung sind.

3. Tipps für kurze Auszeiten

Im normalen Berufsalltag ergeben sich ganz von alleine Gelegenheiten, um sich einmal kurz „auszuklinken“. Zum Beispiel während wir das Abendessen für die Familie zubereiten, uns nach der Arbeit mit Freunden zum Sport treffen oder im Bus nach Hause fahren. So gewinnen wir Abstand und tanken neue Kraft für den nächsten Tag. Im Homeoffice sind diese Auszeiten auch unter den besten Voraussetzungen schwierig einzuhalten. Um unsere Mitarbeiter zu unterstützen, bieten wir virtuelle Meditationssitzungen, die im Alltag für die nötige Entspannung sorgen.

Wenn Sie unserem Beispiel folgen möchten, geben Sie Ihren Mitarbeitern die folgenden Tipps für eine entspannende Online-Meditation mit auf den Weg. Zunächst muss ein ruhiger Ort gefunden werden, an dem man ungestört ist. Als Nächstes sollten die Teilnehmer ihr Mikrofon stummschalten, damit andere die Stille genießen können. Und zuletzt heißt es Kamera einschalten, um sich die Atemtechniken von der Übungsleiterin oder dem Übungsleiter abzuschauen. Sobald die Technik verstanden wurde, kann die Kamera ausgeschaltet werden, um sich ganz auf sich selbst zu konzentrieren.

4. Aufbruch in eine neue Teamkultur

Ob Sie die ganze Belegschaft versammeln oder kleine Erfolge gemeinsam feiern, eine gesunde Teamkultur hängt von einem regen Austausch ab. Wenn sehr viele Kollegen auf einmal ins Homeoffice umziehen, ist der erste Impuls, sich „auf das Nötigste“ zu konzentrieren. Wichtige Vorhaben genauso wie der Spaßfaktor werden dabei oft hinten angestellt, bis alles wieder in gewohnten Bahnen verläuft.

Nach unserer Erfahrung lohnt es sich aber immer, eine positive Teamkultur zu fördern, auch wenn die Teammitglieder räumlich getrennt voneinander sind.. Wie wäre es z. B. mit einem Geburtstagsständchen für einen Teamkollegen, indem Sie eine Teams-Besprechung mit einer animierten GIF-Datei starten? Steht demnächst ein großes Vertriebstreffen an? Dann überlegen Sie einfach, wie Sie das Treffen virtuell aufziehen können. Oder ist es Zeit für das vierteljährliche informelle Teamtreffen? Dann los. Ihr Team wird sicher gerne mitmachen und Ideen austauschen. Auf den ersten Blick mag es schwierig erscheinen, teamfördernde Maßnahmen virtuell umzusetzen. Aber der zusätzliche Aufwand lohnt sich, damit sich jeder einbezogen und unterstützt fühlt.

5. Führungsqualitäten – eine Frage der Übung

Es ist wichtig, dass Vorgesetzte präsent sind, Veränderungen als Coach begleiten und sich interessiert und aktiv an Problemlösungen beteiligen. Während Teams ihre Arbeitsweise komplett umstellen und gleichzeitig die Folgen der Pandemie bewältigen, sind sie mehr denn je auf die Unterstützung von Vorgesetzten angewiesen. Doch wie zeigt man gute Führungsqualitäten, wenn alle im Homeoffice arbeiten?

Unsere wichtigsten Erkenntnisse haben wir im Leitfaden zum Arbeiten im Homeoffice für Sie zusammengefasst. Beziehen Sie jeden Einzelnen mit ein, zeigen Sie Präsenz, und coachen Sie Ihre Teamkollegen, damit sie ihre eigenen Best Practices für mobiles Arbeiten entdecken. Jeder Mitarbeiter erlebt die Krise anders und muss seinen eigenen Weg finden, um mit der Situation umzugehen. Ein guter Führungsstil besteht darin, individuelle Bedürfnisse zu verstehen und so weit wie möglich zu berücksichtigen.

So viel zu unseren Erfahrungen aus zwei Wochen Homeoffice. Durch unsere neue Arbeitsweise lernen wir sehr viel Neues – z. B. wie wir Besprechungen planen, uns kleine Auszeiten vom Alltag gönnen oder unser dezentrales Team erfolgreich führen. Ich bin sicher, dass diese Erfahrungen uns auch über die COVID-19-Krise hinaus nützen werden, da Unternehmen auf der ganzen Welt langfristig auf mobile Arbeit setzen. Wir sind gespannt zu hören, was Sie und Ihr Team über die aktuelle Situation denken und welche Lehren Sie daraus ziehen. Diskutieren Sie mit uns in unserer Community zum Thema mobile Arbeit.