3 Strategien für erfolgreiches hybrides Arbeiten mit Microsoft Teams und Microsoft 365

Vor fünf Jahren begann unsere spannende Reise mit Microsoft Teams, dem zentralen Ort für die Zusammenarbeit im Team. Damals gehörten Videokonferenzen noch nicht zum Arbeitsalltag. Aber wir wussten von Anfang an, wie wichtig die Bündelung asynchroner und synchroner Zusammenarbeit in einem einzigen Produkt einmal sein würde, um das Arbeiten, Lernen und den gegenseitigen Austausch auf eine neue Ebene zu bringen.

An diesem Meilenstein möchten wir kurz innehalten und uns bei unseren Kunden und Partnern bedanken, die uns zu dieser Erfolgsgeschichte inspiriert haben. Von Krankenhäusern über Schulen bis hin zu gemeinnützigen und kommerziellen Unternehmen vertrauen viele Kunden auf Teams, um ihre Ziele zu erreichen.

Heute nutzen mehr als 270 Millionen Menschen Teams in einem hybriden Arbeitsumfeld. Mehr als die Hälfte der Unternehmen setzen Teams inzwischen als Standardlösung ein. Das ermittelte der US-Finanzdienstleister Morgan Stanley in einer aktuellen Umfrage unter CIOs (Chief Information Officers).¹ Mit dem Umstieg von Remote- auf Hybridarbeit haben sich die aktiven Geräte in Teams-Räumen im Vergleich zum Vorjahr mehr als verdoppelt. Und Teams Telefon bringt es auf fast 80 Millionen aktive Nutzer. Teams unterstützt jeden Einzelnen im Unternehmen – vom Büro bis hin zu Mitarbeitenden in Service und Produktion. Im letzteren Bereich haben wir über die Jahre eine Verdoppelung der Nutzerzahlen beobachtet.

Die Reise hat also gerade erst begonnen. Wir werden weiterhin zuhören, dazulernen und innovativ sein, damit jedes Unternehmen in der neuen Arbeitswelt erfolgreich sein kann. Der heute veröffentlichte 2022 Work Trend Index zeigt, dass sich unsere Arbeitsweise und die Erwartungen an unseren Arbeitsplatz im Vergleich zu vor zwei Jahren grundlegend verändert haben. Folglich müssen auch unsere Lösungen Schritt halten.

Unsere heute angekündigten Produktinnovationen sorgen dafür, dass Hybridarbeit reibungslos funktioniert. Die neuen Funktionen und Lösungen werden den veränderten Erwartungen an die Arbeitswelt voll gerecht, z. B. um Besprechungen attraktiv zu gestalten, eng mit externen Partnern oder Kunden zusammenzuarbeiten oder flexibel nach seinen eigenen Vorstellungen zu arbeiten.

Los geht's.

1. Eine neue Büroumgebung

Nach zwei Jahren Hybrid- und Remotearbeit zeigen unsere Daten, dass das Büro für Beschäftigte und Vorgesetzte immer noch eine Rolle spielt. Allerdings müssen Führungskräfte die räumlichen Gegebenheiten und die Arbeitskultur überdenken, damit sich das Pendeln zum Arbeitsplatz lohnt. Wir müssen also bewusst entscheiden, wer warum und wo persönlich mit anderen zusammentreffen soll. Dabei müssen die Räumlichkeiten so gestaltet sein, dass sich hybride Teams vernetzt und eingebunden fühlen.

In unserer Umfrage gaben 38 Prozent der Hybridarbeitskräfte an, dass sie oft nicht wissen, wann und warum sie ins Büro kommen sollen. Gleichzeitig haben nur 28 Prozent der Unternehmen Absprachen darüber getroffen, welche Personen von wo aus arbeiten dürfen.  

Damit sich Anwesenheitszeiten im Büro besser mit dem Team koordinieren lassen, haben wir Outlook aufgefrischt. Künftig kann man beim Antworten auf eine Besprechungseinladung angeben, ob man persönlich oder virtuell teilnehmen möchte. Diese neuen Antwortoptionen sind ab dem zweiten Quartal 2022 Teil der Public Preview von Outlook im Web.

Wer sich einer Hybridbesprechung von einem Konferenzraum aus zuschaltet, kann demnächst ganz komfortabel und ungestört teilnehmen. Dafür sorgen die optimierten Zusatzgeräte für Teams-Räume. Derzeit ist die Audiofunktion automatisch ausgeschaltet, wenn man über "Teams-Räume" von seinem persönlichen Gerät an einer Besprechung teilnimmt – so sollen Rückkopplungen vermieden werden. Demnächst wird gefragt, ob man lieber die Kamera auf dem eigenen Laptop einschalten möchte. Dann können Remoteteilnehmer die Personen im Raum gut sehen – egal, wo sie sich befinden. Damit es keine Verwirrung gibt, wird der Videofeed auf dem Bildschirm vorne im Raum und in der Galerie der Personen ausgeblendet, die von Zusatzgeräten im Raum zugeschaltet sind. Diese Neuerungen werden im zweiten Quartal 2022 allgemein verfügbar sein. Weitere Informationen finden Sie in unserem Tech Community-Blog zu erfolgreicher Hybridarbeit mit Microsoft Teams-Räumen und Teams-Geräten (auf Englisch).

Um die Entfernung zwischen digitalen und physischen Arbeitsräumen zu überbrücken, führen wir ein neues Besprechungslayout für Teams-Räume ein: die Erste Reihe. Dieses Layout wurde speziell für Hybridbesprechungen entwickelt, damit die Videogalerie im unteren Bildschirmbereich auf Augenhöhe eingeblendet wird. So können die Teilnehmenden im Besprechungsraum externe Kollegen auf natürliche Weise von Angesicht zu Angesicht sehen – so als wären alle im selben Raum. Der Inhalt wird auf dem Bildschirm zentriert und von zusätzlichen Besprechungsinfos und Reaktionen der Teilnehmenden umrahmt wie z. B. Chats, Hand heben und Emojis. Die "Erste Reihe" ist jetzt als Preview verfügbar. Weitere Funktionen folgen in diesem Jahr. Mehr erfahren über die Erste Reihe für Teams.

Die neuesten Microsoft-Hybridarbeitsfunktionen aus Teams, Microsoft 365, Windows und Whiteboard stehen jetzt auf Surface Hub 2S zur Verfügung, einem für die Zusammenarbeit in Microsoft Teams zertifizierten Zeichenbereich und Besprechungsgerät. Die neue KI-gesteuerte Microsoft Surface Hub 2 Smart Camera sorgt jetzt dafür, dass externe Teammitglieder allen Interaktionen im Raum dynamisch folgen können. Die automatische Bildausschnitt-Technologie des Geräts passt die Raumansicht dynamisch an, wenn jemand den Raum verlässt, neue Personen hinzukommen oder eine Person mit Inhalten auf dem Display interagiert. Die Surface Hub 2 Smart Camera ist jetzt erhältlich. Mehr erfahren in unserem Geräteblog.

Gesehen und gehört zu werden, ist für eine inklusive Besprechungsumgebung genauso wichtig wie nahtlose Zusammenarbeit. Neue Touch-fähige Displaylösungen für Teams-Räume wie z. B. Neat und Yealink werden derzeit für Teams-Räume unter Android zertifiziert und im zweiten Quartal 2022 verfügbar sein. Diese Geräte vereinen Audio, Video, Touchdisplay und Computing in einer Lösung und sorgen so für die einfache Bereitstellung und effiziente Zusammenarbeit. Weitere Informationen finden Sie in unserem neuen Tech Community-Blog.

2. Jede Besprechung zählt

Wir sammeln Billionen von Datenpunkten, um den Wandel in der Arbeitswelt zu verstehen. Seit März 2020 verbringen wir wöchentlich 250 Prozent mehr Zeit in Besprechungen. Gleichzeitig entwickeln sich flexiblere Formen der Zusammenarbeit, da die Beschäftigten ihren Arbeitsalltag umstrukturieren. Dies ebnet den Weg für kürzere und spontanere Besprechungen. Um die Arbeit zu erledigen, setzen die Nutzer auf asynchrone Kanäle wie etwa Chats.

In Zukunft werden wir neue Arbeitsweisen unterstützen. Ob ideale Bedingungen für Moderatoren oder die asynchrone Zusammenarbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg, wir wollen inklusive und spannende Begegnungen, effiziente Besprechungen und weithin sichtbare Arbeitsergebnisse ermöglichen.

Im September 2021 kündigten wir Cameo an, eine Lösung für die nahtlose Integration von Teams-Kamerafeeds in PowerPoint-Präsentationen. Damit kann man selbst bestimmen, wie und wo der Feed in Folien erscheinen soll. Außerdem empfiehlt der PowerPoint-Designer Layouts für eine optimale Darstellung. Cameo wird im zweiten Quartal 2022 allgemein verfügbar sein.

Kürzlich haben wir mit Aufnahmestudio eine Lösung zum Aufzeichnen von PowerPoint-Präsentationen veröffentlicht, die Sie als On-Demand-Video teilen können. So können Teammitglieder Inhalte dann anschauen, wenn es am besten passt. PowerPoint-Aufnahmestudio ist jetzt allgemein verfügbar.

Wie heute angekündigt, bündeln wir Cameo und Aufnahmestudio künftig in einer Lösung. Dann können Sie nahtlos kreative Präsentationen erstellen, Ihren Videofeed mithilfe von Cameo an der gewünschten Stelle auf Folien platzieren und Ihren Vortrag zu einer beliebigen Folie mit Aufnahmestudio aufnehmen. Um Ihre Botschaft zu kommunizieren, können Sie die Präsentation mit PowerPoint Live in Teams teilen – unabhängig davon, ob Sie persönlich anwesend sind oder nicht. Die kombinierte Lösung aus Cameo und Aufnahmestudio wird im zweiten Quartal 2022 verfügbar sein.

Nicht jeder steht gerne im Mittelpunkt. Besonders schwierig ist es, wenn man ohne direktes Publikum überzeugend präsentieren soll. Der Vortragscoach in Microsoft Teams wird im zweiten Quartal 2022 verfügbar sein. Als persönlicher Coach gibt er Tipps zum Sprechtempo, meldet sich, wenn man jemandem ins Wort fällt, und erinnert die Vortragenden daran, Blickkontakt mit den Zuhörenden aufzunehmen.

Damit Worte auch ihre Wirkung erzielen, kündigen wir die Dolmetscherfunktion an, über die Livedolmetscher das Gesagte in Quasi-Echtzeit in eine andere Sprache übertragen. Der Besprechungsorganisator kann Dolmetscher aus seiner Teilnehmerliste zuweisen und bis zu 16 Kombinationen aus Ausgangs- und Zielsprache wählen. Beim Dolmetschen können die Teilnehmer den Originalton leise im Hintergrund mithören. Die Dolmetscherfunktion wird im zweiten Quartal 2022 allgemein verfügbar sein. 

Besprechungen dienen oft als Collaboration Space, um Ideen zu entwickeln und Probleme im Team zu lösen. Microsoft Whiteboard in Teams hat sich als nützlicher Arbeitsbereich für die visuelle Zusammenarbeit etabliert, in dem Hybridarbeitsteams zum effektiven Brainstorming und Lernen zusammenkommen. Es bietet viele Funktionen für die dynamische visuelle Zusammenarbeit in Teams, darunter ein gemeinsamer Cursor, mehr als 50 neue Vorlagen sowie kontextbezogene Reaktionen. Außerdem kann man vorhandene Boards öffnen und mit externen Kollegen in Teams-Besprechungen zusammenarbeiten. Diese Funktionen sind im zweiten Quartal 2022 allgemein verfügbar.  

3. Individuell zusammenarbeiten und kommunizieren

Laut unseren Daten werden mehr als 50 Prozent der Hybridarbeitskräfte im kommenden Jahr vollständig auf Remotearbeit umsteigen. Der Trend zu mehr Flexibilität und Mobilität wird künftig das stationäre Tischtelefon aus physischen Büros verbannen.

Teams Telefon bietet bald über Telefonanbieter mit Mobil eine auf Mobilität ausgerichtete Erfahrung – zusammen mit den weltweit innovativsten Telekommunikationsanbietern wie BT, Rogers, Swisscom, Telia und Verizon. Künftig sind Sie am Desktop und auf dem Mobilgerät über eine Telefonnummer erreichbar, sodass Sie über verschiedene Netze oder Geräte hinweg telefonieren können. Außerdem lassen sich Anrufe ohne Unterbrechung zwischen Netzen und Geräten verschieben, z. B. wenn Sie von Ihrem Mobilfunkdienst zum Büro-WLAN wechseln. "Telefonanbieter mit Mobil" für Teams Telefon wird im nächsten Quartal mit Unterstützung ausgewählter Betreiberpartner in die Previewphase gehen. Weitere Informationen finden Sie im Blog mit der Ankündigung zu "Telefonanbieter mit Mobil".

Teams Connect wurde für die nahtlose, sichere und benutzerfreundliche Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg entwickelt. So können alle von ihrer persönlichen Teams-Umgebung aus geschlossen im Team arbeiten. Ende 2021 kündigten wir die gemeinsamen Teams Connect-Kanäle an, die die Zusammenarbeit interner und externer Personen über einen zentralen Teamarbeitsbereich ermöglichen. Ein internes Produktteam kann auf diese Weise einen Teams-Kanal mit einem externen Entwicklungsteam teilen, um einen gemeinsamen, unternehmensübergreifenden Arbeitsbereich zu schaffen. Jeder kann darin kommunizieren, Besprechungen ansetzen, Dateien teilen und über Apps zusammenarbeiten, ohne das Konto wechseln zu müssen. Gemeinsame Kanäle für Teams Connect sind ab Ende März 2022 als Preview erhältlich. Weitere Informationen und Praxisbeispiele finden Sie im Blog zu gemeinsamen Microsoft Teams Connect-Kanälen.

Effektive Zusammenarbeit setzt jedoch voraus, dass verteilte Informationen, Dokumente und Teammitglieder zusammengeführt werden. Seit Januar 2022 gibt es mit Loop-Komponenten in Teams-Chats eine neue Möglichkeit, gemeinsam Ideen zu entwickeln und zu realisieren sowie Entscheidungen zu treffen. Loop-Komponenten halten jetzt auch Einzug in Outlook-Mail. Teammitglieder können nun gemeinsam Ideen sammeln, Aufgaben erledigen und den aktuellen Status abrufen, ohne den Kontext oder die App zu wechseln. Änderungen an ein und derselben Stelle sind jetzt gleichzeitig möglich – egal ob von Teams oder Outlook. Um über Outlook auf die neuesten Loop-Komponenten zuzugreifen, muss man sich nur als Office Insider registrieren.

Unsere Daten zeigen auch, dass eine positive Unternehmenskultur bei den Mitarbeitenden ganz oben auf der Agenda steht, gefolgt von einem Arbeitsumfeld, das die psychische Gesundheit und das Wohlbefinden fördert. Um die Unternehmenskultur in einer neuen Arbeitswelt digital umzusetzen, bedarf es technologischer Lösungen.  

Heute kündigen wir mit der Inspiration Library eine neue Previewfunktion an, die über die Viva Insights-App in Teams genutzt werden kann. Die Inspiration Library setzt Erkenntnisse in die Praxis um und bietet Zugang zu kuratierten Inhalten und Best Practices aus renommierten Quellen wie Harvard Business Review und Thrive. Die von Viva Insights bereitgestellten Einblicke in Effizienz und Wohlbefinden werden durch Premiuminhalte ergänzt, die eine positive Mitarbeitererfahrung und die Motivation unterstützen sollen. Microsoft 365-Nutzer haben ab Ende März 2022 über die Microsoft Viva Insights-App in Teams Zugriff auf die Inspiration Library-Preview. Ab Ende April 2022 wird der Dienst weltweit in 11 Sprachen unterstützt. Heften Sie die Viva Insights-App in Teams an, um über die Inspiration Library auf dem Laufenden zu bleiben.

Remote- und Hybridarbeit haben ein gemeinsames Ziel: das soziale Netzwerk aufrechtzuerhalten. Dabei handelt es sich um das Geflecht an Beziehungen, die Menschen und Unternehmen zum Erfolg verhelfen. Der Aufbau von Kontakten und Beziehungen kann in einem hybriden Arbeitsumfeld eine Herausforderung sein. Deshalb investieren wir in Tools, mit denen Sie Ihre Persönlichkeit auf kreative Weise ausdrücken können.

Mit den neuen Fluent-Emojis in Teams lässt sich jede Unterhaltung ganz persönlich gestalten. Mehr als 1.800 dreidimensionale Emojis im pulsierenden und peppigen Design sorgen für aussagekräftige Nachrichten und Spaß. Wählen Sie eine Kategorie, und entscheiden Sie sich für einen Hautton, durch den Sie sich am besten repräsentiert fühlen. Fluent-Emojis sind jetzt als Preview verfügbar.

Ein Blick in die Zukunft

Auch wenn die Arbeitswelt im Wandel ist, steht der Mensch immer im Mittelpunkt. Mit unterstützenden Technologien wie Microsoft Teams ebnen wir den Weg für ein hybrides Arbeitsumfeld, in dem alle und alles miteinander verbunden sind.

Wir möchten uns nochmals bei unseren Kunden und Partnern bedanken, die uns in den letzten fünf Jahren auf unserer Reise begleitet haben. Das ist ein Grund, mit uns zu feiern: Halten Sie Ausschau nach den neuen individuellen Hintergründen in Teams, und lesen Sie unseren Community-Blog mit Hintergrundinfos zur Entstehung von Teams.

¹K. Weiss, J. Baer und B. Huang (5. Oktober 2021). CIO Survey Takeaways – Further Solidifying the Leadership Position. (p3). Morgan Stanley Research.