Παραγωγικότητα και απομακρυσμένη εργασία με το Microsoft Teams

Πώς μπορούν να μεταβούν δεκάδες χιλιάδες εργαζόμενοι στην απομακρυσμένη εργασία από τη μια μέρα στην άλλη; Με την επιδημία COVID-19 να εξαπλώνεται σε όλο τον κόσμο, αυτό ήταν το μεγάλο ερώτημα στο μυαλό μας στη Microsoft την προηγούμενη εβδομάδα. Την περασμένη Τετάρτη, το κάναμε: στείλαμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το οποίο ζητούσαμε από περίπου 50.000 υπαλλήλους της Microsoft στην περιοχή του Σιάτλ να εργαστούν από το σπίτι, εάν μπορούσαν. Ήδη χρησιμοποιούσαμε πολύ το Teams, αλλά τις πρώτες μέρες πλήρους τηλεργασίας η χρήση του από υπαλλήλους της Microsoft στις ΗΠΑ αυξήθηκε σημαντικά. Μέχρι το τέλος της Πέμπτης, η συνομιλία είχε αυξηθεί κατά 50% συγκριτικά με την προηγούμενη εβδομάδα και οι συσκέψεις είχαν αυξηθεί κατά 37%. Βλέπουμε να έχει αυξηθεί η χρήση και μεταξύ των πελατών, καθώς οι εργαζόμενοι σε όλο τον κόσμο αναγκάζονται να πραγματοποιούν συσκέψεις, συνομιλίες και συνεργασία αποκλειστικά online. Θέλουμε να βοηθήσουμε όλους τους χρήστες να αντιμετωπίσουν αυτή την πρόκληση. Ως η ομάδα πίσω από το Teams, αφιερώσαμε πολύ χρόνο στο να μάθουμε τους καλύτερους τρόπους για να είναι η εργασία από το σπίτι παραγωγική και υγιής. Στη συνέχεια λοιπόν θα μοιραστώ μαζί σας τις καλύτερες συμβουλές.

Μια γρήγορη σημείωση πριν συνεχίσετε: Αυτές οι συμβουλές είναι μέρος της συνεχιζόμενης προσπάθειάς μας να βοηθήσουμε τον καθένα να παραμείνει συνδεδεμένος και παραγωγικός σε αυτήν τη δύσκολη περίοδο. Την προηγούμενη εβδομάδα, έδειξα πώς μεμονωμένα άτομα και οργανισμοί μπορούν να αποκτήσουν το Teams δωρεάν, καθώς και το ολοκληρωμένο μας σχέδιο για τη διατήρηση της ομαλής λειτουργίας των υπηρεσιών στη διάρκεια αυτής της κρίσης. Μοιραστήκαμε επίσης απίστευτες ιστορίες από πελάτες και εργαζόμενους σε όλο τον κόσμο, όπως δασκάλους και μαθητές στο Χονγκ Κονγκ που χρησιμοποιούν την τεχνολογία για καταπληκτικές καινοτομίες e-learning και πελάτες στην Κίνα και σε γειτονικές χώρες οι οποίοι έχουν βρει έξυπνους τρόπους για να συνεχίσουν να εργάζονται. Ωστόσο, οι πελάτες μας ζητούν επίσης οδηγίες για τη μετάβαση στην απομακρυσμένη εργασία. Θα συνεχίσουμε να παρέχουμε συμβουλές, πληροφορίες και ιστορίες πελατών που εμπνέουν στη διάρκεια της επιδημίας, επομένως επισκεφθείτε ξανά το ιστολόγιο τις επόμενες μέρες.

Ξεκινώντας

Καθώς μεταβαίνετε στην απομακρυσμένη εργασία, μερικές βασικές συνήθειες θα σας εξασφαλίσουν την επιτυχία.

Φτιάξτε τον χώρο εργασίας σας

Εάν δεν έχετε ένα γραφείο στο σπίτι, μην ανησυχείτε. Εξακολουθείτε να μπορείτε να εργαστείτε παραγωγικά από το σπίτι. Σχεδιάσαμε το Teams ως ένα εικονικό γραφείο που μπορείτε να πάρετε μαζί σας όπου και αν πάτε. Μπορεί να μην έχετε εκτυπωτή, φυσικά αρχεία ή σταθερό τηλέφωνο στο σπίτι, αλλά μπορείτε να φέρετε έγγραφα απευθείας στο Teams, να αποθηκεύσετε με ασφάλεια τα αρχεία ώστε να έχουν πρόσβαση σε αυτά τα κατάλληλα άτομα και να πραγματοποιείτε γρήγορα κλήσεις και συσκέψεις. Είναι όμως σημαντικό να έχετε έναν αποκλειστικό χώρο εργασίας στο σπίτι, όπου να μπορείτε να είστε παραγωγικοί και να κάνετε σαφές ότι δεν πρέπει να σας ενοχλούν. Μια γωνιά στην κουζίνα, μια ήσυχη γωνιά του υπνοδωματίου, ένα τραπέζι που δεν χρησιμοποιείται στο δωμάτιο παιχνιδιών: κάθε σημείο που προσφέρει τη δυνατότητα συγκέντρωσης μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως χώρος εργασίας. Μην ανησυχείτε για την ακαταστασία: μπορείτε να χρησιμοποιείτε θάμπωμα φόντου στις συσκέψεις με βίντεο, ώστε τα μέλη της ομάδας σας να εστιάζουν σε εσάς.

Επικοινωνήστε, επικοινωνήστε, επικοινωνήστε

Παρόλο που πολλοί από εμάς εργάζονται από το σπίτι τουλάχιστον εν μέρει, εξακολουθούμε να βασιζόμαστε σε ρυθμούς και χρονικά διαστήματα που βασίζονται στη φυσική παρουσία μας στο γραφείο.  Όταν εργάζεστε από το σπίτι, οι καθημερινοί ρυθμοί σας μπορεί να είναι διαφορετικοί. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για όσους ισορροπούν μεταξύ της εργασίας και της φροντίδας των παιδιών. Ενημερώστε με σαφήνεια τα μέλη της ομάδας σας και τους συνεργάτες σας για τις ώρες εργασίας σας, ώστε να γνωρίζουν πότε μπορούν να επικοινωνούν μαζί σας. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ένα μήνυμα κατάστασης στο Teams, για να γνωρίζουν όλοι αυτή την πληροφορία.

Επίσης, αποκτήστε τη συνήθεια να παρέχετε συχνές αναφορές προόδου στα μέλη της ομάδας σας. Οι εταιρείες που λειτουργούν πλήρως απομακρυσμένα έχουν την τάση να δίνουν έμφαση στην τεκμηρίωση, καθώς αποτελεί έναν βασικό τρόπο να παραμένετε συνδεδεμένοι όταν εργάζεστε μακριά ο ένας από τον άλλο. Συνιστούμε να δημοσιεύετε ενημερώσεις, πληροφορίες και χρήσιμους πόρους που έχετε ανακαλύψει στα κανάλια του Teams, ώστε τα μέλη της ομάδας σας να παραμένουν συνδεδεμένα με τις δραστηριότητές σας, ακόμη και χωρίς τη δυνατότητα για μια τυχαία συνάντηση στον διάδρομο. Αργότερα, μπορούν να πραγματοποιήσουν αναζήτηση στο κανάλι για ιδέες ή περιεχόμενο όταν τα χρειάζονται.

Διατηρήστε υγιή όρια

Χωρίς τα συνηθισμένα ορόσημα της εργάσιμης ημέρας, όπως το διάλειμμα για φαγητό ή η μετακίνηση, μπορεί να είναι δύσκολο να αποσυνδεθείτε από την εργασία. Μερικές φορές οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι εργάζονται για πολλές ώρες χωρίς διαλείμματα για άσκηση, κοινωνικοποίηση ή κανονικό γεύμα. Αυτό θα οδηγήσει γρήγορα σε στρες και επαγγελματική εξουθένωση. Να θυμάστε: η υγεία σας είναι πάνω απ’ όλα. Βρείτε χρόνο για τα γεύματα, πίνετε πολύ νερό και υπενθυμίζετε στον εαυτό σας να “αποσυνδέεται” πνευματικά από την απομακρυσμένη εργασία στο τέλος της μέρας. Αυτές οι συμπεριφορές όχι μόνο θα σας διατηρήσουν υγιείς, αλλά και θα σας βοηθήσουν να είστε πιο παραγωγικοί μακροπρόθεσμα.

Διεξαγωγή αποτελεσματικών συσκέψεων

Υιοθετήστε τις εικονικές συσκέψεις

Ελλείψει μιας φυσικής αίθουσας διασκέψεων, το να συγκεντρωθούν όλοι μαζί είναι ίσως η μεγαλύτερη πρόκληση της απομακρυσμένης εργασίας. Κατά τη μετάβαση στο Teams, βεβαιωθείτε ότι όλες οι συσκέψεις περιλαμβάνουν μια επιλογή εικονικής “συμμετοχής” για τη δημιουργία μιας online αίθουσας διασκέψεων. Ακόμη, προτείνουμε όλοι οι συμμετέχοντες να ενεργοποιήσουν το βίντεο, εάν νιώθουν άνετα. Η αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο είναι πολύ σημαντική για να αισθάνονται όλοι συνδεδεμένοι. Το Teams προσφέρει μια μεγάλη γκάμα πιστοποιημένων καμερών για να επιλέξετε, καθώς και συσκευές όπως ακουστικά και συσκευές ανοιχτής ακρόασης για να διασφαλίσετε ότι εσείς και οι συνάδελφοί σας θα επικοινωνείτε πάντα χωρίς προβλήματα.

Να είστε προσεκτικοί και να μην κάνετε αποκλεισμούς

Οι ηλεκτρονικές συσκέψεις δεν έχουν ορισμένες από τις οπτικές ενδείξεις στις οποίες βασιζόμαστε για να δούμε εάν ένας συνάδελφος έχει κάτι να πει σε μια σύσκεψη. Στις πολυπληθείς κλήσεις διάσκεψης μπορεί να είναι δύσκολο για τους συμμετέχοντες να μοιραστούν τις απόψεις τους. Ο διοργανωτής της σύσκεψης θα πρέπει να κάνει παύση συχνά για ερωτήσεις και να υπενθυμίζει στους συμμετέχοντες ότι μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν το παράθυρο συνομιλίας σύσκεψης για να μοιραστούν τις σκέψεις τους.

Εγγράψτε τις συσκέψεις σας

Για να αντισταθμίσουν την έλλειψη προσωπικής επαφής, κάποιοι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι προγραμματίζουν πρόσθετες συσκέψεις για να παραμένουν συνδεδεμένοι με τους πελάτες, τους συνεργάτες και τους συναδέλφους τους. Είναι αναπόφευκτο να μην μπορούν όλοι να πάρουν μέρος σε όλες τις συσκέψεις. Εάν ο οργανισμός σας το επιτρέπει, εγγράψτε τις συσκέψεις στο Teams, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να ενημερωθούν αργότερα. Εάν δεν μπορείτε εσείς οι ίδιοι να πάρετε μέρος σε μια σύσκεψη, υπενθυμίστε στον διοργανωτή να την εγγράψει. Η απομαγνητοφώνηση που δημιουργείται αυτόματα είναι επίσης πολύ χρήσιμη όταν προσπαθείτε να θυμηθείτε πληροφορίες που αναφέρθηκαν σε μια σύσκεψη που παρακολουθήσατε. Θέλετε να μάθετε περισσότερα για τις συσκέψεις του Teams; Διαβάστε περισσότερες συμβουλές εδώ.

Παραμένοντας συνδεδεμένοι

Βρείτε υποκατάστατα για την κουβέντα στον διάδρομο

Αυτό που λείπει περισσότερο από πολλούς απομακρυσμένους εργαζόμενους από το γραφείο είναι οι χαλαρές κουβέντες. Οι συνομιλίες δίπλα στον ψύκτη ή στην κουζίνα δεν μας διατηρούν μόνο συνδεδεμένους, αλλά συχνά προσφέρουν σημαντικές πληροφορίες ή ιδέες που δεν θα μπορούσαμε να σκεφτούμε. Να έχετε στο μυαλό σας ότι πρέπει να επικοινωνείτε και να συνδέεστε με τους συναδέλφους σας. Θεωρήστε ότι τα μηνύματα συνομιλίας είναι η εικονική κουζίνα σας και να υπενθυμίζετε στον εαυτό σας να έρχεστε τακτικά σε επαφή με τους άλλους. Τα emoji, τα GIF και τα αυτοκόλλητα είναι ένας διασκεδαστικός τρόπος για να είναι η κουβέντα ευχάριστη και ανάλαφρη.

Συγκεντρώστε την ομάδα

Όσοι εργάζονται απομακρυσμένα μπορεί να αισθάνονται κάπως απομονωμένοι. Ως επικεφαλής, είναι σημαντικό να δημιουργείτε ευκαιρίες για να συγκεντρώνεται εικονικά ολόκληρη η ομάδα. Διατηρήστε τη συνηθισμένη συχνότητα συσκέψεων ομάδας ή τα ομαδικά γεύματα, απλώς κάντε τα online. Χρησιμοποιήστε το κανάλι “Γενικά” στο Teams για συζητήσεις που μπορεί να παρουσιάζουν ενδιαφέρον για όλους. Για μεγάλες συνεδρίες καταιγισμού ιδεών, μπορείτε να χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Microsoft Whiteboard, που παρέχει έναν απεριόριστο ψηφιακό καμβά για συσκέψεις με αντικείμενο την παραγωγή ιδεών και τη συνεργασία απευθείας στο Teams. Προτείνουμε επίσης στους επικεφαλής ομάδων να κάνουν λήψη του Crisis Communication Power App. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε αυτή την προσαρμόσιμη εφαρμογή για να ενημερώνεστε και να ενημερώνετε και την ομάδα σας με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στη διάρκεια αυτής της επιδημίας.

Διασκεδάστε!

Με όλες τις αλλαγές που συνοδεύουν τη μετάβαση στην απομακρυσμένη εργασία, είναι σημαντικό να καλλιεργείτε και να διατηρείτε το ομαδικό πνεύμα. Υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε μέσα από το Teams για να διατηρείτε τη θετική διάθεση και την αφοσίωση των υπαλλήλων. Μοιραστείτε ειδήσεις και ιστορίες στη συνομιλία της ομάδας σας ή διοργανώστε έναν διαγωνισμό φωτογραφίας. Ένας πελάτης μας στον τομέα της εκπαίδευσης στην Κίνα διοργάνωσε έναν διαγωνισμό μαγειρικής για μαθητές, που είχε μεγάλη επιτυχία.

Καταλαβαίνω ότι κάθε άτομο και ομάδα εργάζεται διαφορετικά. Ελπίζω όμως ότι οι συμβουλές της ομάδας μας θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε παραγωγικοί και συνδεδεμένοι καθώς προσαρμόζεστε σε έναν νέο τρόπο εργασίας. Μην ξεχνάτε ότι μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το Teams σήμερα πραγματοποιώντας είσοδο ή εγγραφή δωρεάν.

Προετοιμαστείτε για την απομακρυσμένη εργασία! Κάντε λήψη της λίστας ελέγχου απομακρυσμένης εργασίας μας και μοιραστείτε τη με τα μέλη της ομάδας σας.

Λίστα ελέγχου απομακρυσμένης εργασίας:

• Φτιάξτε τον χώρο εργασίας σας
• Επικοινωνείτε συχνά
• Διατηρήστε υγιή όρια
• Υιοθετήστε τις εικονικές συσκέψεις
• Να είστε προσεκτικοί και να μην κάνετε αποκλεισμούς
• Εγγράψτε τις συσκέψεις σας
• Βρείτε υποκατάστατα για την κουβέντα στον διάδρομο
• Συγκεντρώστε την ομάδα
• Διασκεδάστε!