2 εβδομάδες μετά: τι μάθαμε για την απομακρυσμένη εργασία

Στις δύο εβδομάδες από τη στιγμή που η ομάδα μας εδώ στο Puget Sound πέρασε στην απομακρυσμένη εργασία, η μάχη κατά της επιδημίας COVID-19 έχει ενταθεί. Πολλοί άνθρωποι σε ολόκληρο τον κόσμο απλώς μένουν σπίτι. Καθώς έχουν κλείσει τα σχολεία, οι εκκλησίες, οι επιχειρήσεις και τα γραφεία, ανακαλύπτουμε πώς είναι πραγματικά να είμαστε σπίτι με την οικογένειά μας συνεχώς, ενώ προσπαθούμε να παραμείνουμε παραγωγικοί και συνδεδεμένοι με τις ομάδες εργασίας μας. Έχουμε τόσα πολλά να μάθουμε. Η τρέχουσα κατάσταση ανάγκασε την ομάδα μου να αναθεωρήσει τα πάντα, από τον προγραμματισμό των συσκέψεων μέχρι τους τρόπους με τους οποίους διευθύνουμε τις ομάδες μας, ενώ πολλοί πελάτες κάνουν το ίδιο. Ήθελα να μοιραστώ μαζί σας ορισμένα από τα σημαντικά πράγματα που έχουμε ανακαλύψει έως τώρα ως εντελώς απομακρυσμένη ομάδα. Ελπίζω να σας φανούν χρήσιμα αυτά τα μαθήματα καθώς βιώνετε τις δικές σας εμπειρίες.

Μια γρήγορη σημείωση πριν ξεκινήσουμε: χρησιμοποιούμε αυτόν τον χώρο για να μοιραζόμαστε συμβουλές, ιστορίες πελατών και πληροφορίες στη διάρκεια της επιδημίας COVID-19. Αυτή η δημοσίευση έρχεται σε συνέχεια εκείνης που μοιραστήκαμε την προηγούμενη εβδομάδα με συμβουλές για τη μετάβαση στην απομακρυσμένη εργασία με το Microsoft Teams. Επίσης, έχουμε προσφέρει οδηγίες σχετικά με τη μετάβαση σε ζωντανά συμβάντα online, με λεπτομέρειες σχετικά με τη χρήση των εργαλείων της Microsoft, καθώς και με πληροφορίες από τον επικεφαλής εκδηλώσεων της Microsoft. Τέλος, έχουμε μοιραστεί συμβουλές για τα τμήματα IT και τους CISO από επικεφαλής σε αυτούς τους τομείς. Θα συνεχίσουμε να δημοσιεύουμε εδώ περιεχόμενο σχετικά με την απομακρυσμένη εργασία τις επόμενες ημέρες, επομένως να επιστρέφετε συχνά. Ας περάσουμε τώρα σε αυτά που μάθαμε τις δύο τελευταίες εβδομάδες.

1. Μοιραστείτε συμβουλές για την εργασία από το σπίτι

Οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν εκπαιδευτικά εγχειρίδια για το πώς θα πρέπει οι υπάλληλοι να διαχειρίζονται το περιβάλλον του γραφείου τους. Όταν περάσαμε στην απομακρυσμένη εργασία, σύντομα συνειδητοποιήσαμε ότι οι υπάλληλοι χρειάζονται καθοδήγηση και για αυτόν τον τύπο εργασίας. Πάρα πολλοί από εμάς βιώνουν την απομακρυσμένη εργασία για πρώτη φορά, έχοντας πολύ λίγο χρόνο για να προετοιμαστούν για την αλλαγή. Η ομάδα μας έχει ερωτήσεις: Πώς μπορείς να δημιουργήσεις έναν χώρο όπου να μπορείς να συγκεντρωθείς; Πώς μπορείς να παραμείνεις συνδεδεμένος χωρίς συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο; Γιατί νιώθεις ότι ποτέ δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να κάνεις ένα διάλειμμα; Αν συνυπολογίσουμε την πρόκληση των παιδιών ή άλλων εξαρτημένων μελών της οικογένειας στο σπίτι – μια πραγματικότητα για πολλούς από εμάς στη διάρκεια αυτής της επιδημίας– είναι αναπόφευκτο ότι ορισμένοι υπάλληλοι θα δυσκολεύονται.

Για να αντιμετωπίσουμε αυτή την ανάγκη, την περασμένη εβδομάδα μοιράσαμε έναν ολοκληρωμένο οδηγό εργασίας από το σπίτι στους υπαλλήλους. Σκεφτήκαμε ότι μπορεί να σας φανεί χρήσιμος, οπότε δημιουργήσαμε μια έκδοση πελατών για εσάς για να τη μοιραστείτε με τους υπαλλήλους σας εάν θέλετε. Περιέχει συγκεκριμένες συμβουλές για τα πάντα, από τη δημιουργία των φυσικών και εικονικών σταθμών εργασίας σας μέχρι τις βέλτιστες πρακτικές για τη γνωστοποίηση της διαθεσιμότητας στα μέλη της ομάδας σας.

2. Διαχειριστείτε τις διαδοχικές συσκέψεις

Στο γραφείο, οι διαδοχικές συσκέψεις έχουν φυσικές παύσεις μεταξύ τους. Για παράδειγμα, οι στιγμές που περπατάτε στον διάδρομο, τα λίγα λεπτά στο τραπέζι ενώ περιμένετε να φτάσουν όλοι και η χαλαρή συνομιλία που προκύπτει όταν τα μέλη της ομάδας χαιρετούν ο ένας τον άλλον και ανταλλάσσουν μερικές κουβέντες στα γρήγορα. Συχνά, ούτε καν προσέχουμε αυτές τις μικρές ανάσες στη διάρκεια της εβδομάδας εργασίας μας. Στη συνέχεια, περνάμε στην απομακρυσμένη εργασία και συνειδητοποιούμε πόσο πολύ τις χρειαζόμασταν για να διατηρούμε τον έντονο ρυθμό μιας ημέρας με πολλές συσκέψεις.

Πώς μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι εσείς και η ομάδα σας συσκέπτεστε όσο συχνά χρειάζεται, αλλά έχετε τη δυνατότητα να κάνετε διαλείμματα; Ενθαρρύνουμε τους υπαλλήλους να προγραμματίζουν τις συσκέψεις ώστε να ολοκληρώνονται πέντε λεπτά πριν από το τέλος της ώρας ή του ημιώρου. Έτσι μειώνεται λίγο ο χρόνος που έχετε στη διάθεσή σας, αλλά είναι ένα αποτελεσματικό μέτρο για να αποφύγετε την πιθανή εξάντληση από τις συνεχείς συσκέψεις χωρίς διάλειμμα.

3. Δημιουργήστε χώρο για να αποσυνδέονται οι υπάλληλοι

Όταν εργαζόμαστε στον κόσμο, βρίσκουμε καθημερινούς τρόπους να αποσυνδεθούμε, συχνά χωρίς να χρειάζεται να προσπαθήσουμε. Όταν μαγειρεύουμε για την οικογένειά μας, συναντάμε φίλους στο γυμναστήριο μετά τη δουλειά ή χαλαρώνουμε γυρνώντας σπίτι με το λεωφορείο, αυτό μας βοηθάει να απομακρυνθούμε από τα γεγονότα της ημέρας, ώστε να προετοιμαστούμε για την επόμενη. Ακόμη και στις καλύτερες συνθήκες, η αποσύνδεση όταν εργάζεστε από απόσταση μπορεί να είναι δύσκολη. Για να βοηθήσουμε τους υπαλλήλους μας, έχουμε αρχίσει να προσφέρουμε εικονικές συνεδρίες διαλογισμού στις οποίες μπορούν να συμμετέχουν όταν θέλουν να χαλαρώσουν για λίγο από την εργασία.

Εάν θέλετε να κάνετε το ίδιο, ακολουθούν μερικές πρακτικές συμβουλές για τους υπαλλήλους που συμμετέχουν για πρώτη φορά σε online μαθήματα διαλογισμού. Καταρχάς, βρείτε ένα ήσυχο μέρος όπου δεν θα σας διακόψουν. Στη συνέχεια, ρυθμίστε το μικρόφωνό σας στη σίγαση, ώστε οι άλλοι να μπορούν να απολαύσουν τη σιωπή. Τέλος, χρησιμοποιήστε την κάμερα για να παρακολουθήσετε τον επικεφαλής της συνεδρίας να δείχνει τις τεχνικές αναπνοής. Όταν νιώσετε ότι τις έχετε κατακτήσει, μπορείτε να κλείσετε την κάμερα για να εστιάσετε πλήρως στο πώς θα ηρεμήσετε το μυαλό σας.

4. Συνεχίστε να καλλιεργείτε την κουλτούρα ομάδα

Από τις γενικές συνελεύσεις μέχρι τον εορτασμό των μικρών επιτυχιών, οι υγιείς κουλτούρες ομάδας βασίζονται στις συχνές συγκεντρώσεις. Καθώς τόσοι πολλοί από εμάς μεταβαίνουμε ξαφνικά στην απομακρυσμένη εργασία, μπαίνουμε στον πειρασμό να ασχολούμαστε μόνο με τα απαραίτητα, αναβάλλοντας τα σημαντικά συμβάντα και τις διασκεδαστικές στιγμές της ομάδας μέχρι να επανέλθουμε στο φυσιολογικό.

Έχουμε διαπιστώσει ότι, όποτε είναι δυνατόν, είναι καλύτερα να συνεχίσετε να καλλιεργείτε την κουλτούρα ομάδας ακόμη και όταν πρέπει να το κάνετε από απόσταση. Είχατε προγραμματίσει ένα πάρτι γενεθλίων για ένα μέλος της ομάδας; Ξεκινήστε μια σύσκεψη του Teams και στείλτε εικόνες GIF με ευχές. Πλησιάζει κάποιο μεγάλο συνέδριο πωλήσεων εντός της εταιρείας; Αρχίστε να σκέφτεστε πώς μπορείτε να το διοργανώσετε εικονικά. Τέλος, αν είναι ώρα για την τριμηνιαία σας δραστηριότητα ανάπτυξης ομαδικού πνεύματος εκτός της εταιρείας, πραγματοποιήστε την. Τα μέλη της ομάδας σας θα είναι παραπάνω από έτοιμοι να μοιραστούν ιδέες και να συνδεθούν. Μπορεί να φαίνεται δύσκολη στην αρχή η πραγματοποίηση των συγκεντρώσεων που καλλιεργούν την κουλτούρα ομάδας, αλλά αξίζουν τον κόπο προκειμένου να είναι όλοι συνδεδεμένοι και να προχωρούν μπροστά.

5. Εφαρμόστε βασικές δεξιότητες διεύθυνσης

Οι υπάλληλοι περιμένουν από τους προϊσταμένους τους να έρχονται σε επαφή μαζί τους, να τους καθοδηγούν στην υλοποίηση αλλαγών και να δείχνουν ενδιαφέρον ώστε να τους βοηθούν στην επίλυση προβλημάτων και τη δημιουργία. Καθώς η ομάδα σας προσαρμόζεται σε έναν εντελώς νέο τρόπο εργασίας –ενώ παράλληλα βιώνει μια παγκόσμια κρίση υγείας– χρειάζεται την υποστήριξή σας ως προϊσταμένου περισσότερο από ποτέ. Πώς μπορείτε όμως να διευθύνετε με επιτυχία όταν εργάζεστε από απόσταση;

Μοιραζόμαστε όσα έχουμε μάθει για την απομακρυσμένη διεύθυνση στον οδηγό εργασίας από το σπίτι. Μερικά πράγματα που περιλαμβάνονται είναι να ενισχύετε τη συμμετοχή όλων, να έρχεστε συχνά σε επαφή και να καθοδηγείτε τα μέλη της ομάδας σας για να τους βοηθήσετε να ανακαλύψουν τις δικές τους βέλτιστες πρακτικές για την απομακρυσμένη εργασία. Κάθε υπάλληλος αντιμετωπίζει μοναδικές προκλήσεις αυτή τη στιγμή και κάθε υπάλληλος θα προσεγγίσει αυτή την κατάσταση διαφορετικά. Ως προϊστάμενοι, είναι πολύ σημαντικό να προσπαθείτε να κατανοείτε τις ιδιαίτερες ανάγκες τους και να ανταποκρίνεστε σε αυτές όσο το δυνατόν περισσότερο.

Αυτά τα μαθήματα αντικατοπτρίζουν μερικά από τα πρώτα μας συμπεράσματα μετά από δύο εβδομάδες απομακρυσμένης μάθησης. Από τον προγραμματισμό των συσκέψεων ώστε να επιτρέπουν ανάσες μέχρι τη διεύθυνση των απομακρυσμένων ομάδων, ανακαλύπτουμε πολλά πράγματα σχετικά με αυτόν τον νέο τρόπο εργασίας. Είμαι σίγουρος ότι η αξία αυτών των μαθημάτων ξεπερνά την επιδημία COVID-19, καθώς οι οργανισμοί παντού συνεχίζουν να δίνουν προτεραιότητα στην απομακρυσμένη εργασία. Θέλουμε όμως να ακούσουμε επίσης τι σκέφτεστε και τι μαθαίνετε εσείς και η ομάδα σας. Πάρτε μέρος στη συζήτηση στην Κοινότητα Enabling Remote Work.