¿Qué es el gobierno de datos?
El gobierno de datos es esencial para administrar y proteger los datos empresariales. Obtén información sobre los conceptos clave y los procedimientos recomendados del gobierno de datos.
Definición del gobierno de datos
El gobierno de datos es el sistema de directivas internas que utilizan las organizaciones para proteger y administrar los datos empresariales y acceder a ellos. Aunque los sistemas pueden variar en complejidad de una organización a otra, siempre tienen algunas características comunes: procesos internos, directivas, roles definidos, métricas y estándares de conformidad. El objetivo del sistema es ayudar a las personas a utilizar de manera segura y eficaz las grandes cantidades de datos generados por las empresas hoy en día.
La importancia de la seguridad de datos es incuestionable. Para ello, un gobierno de datos bien diseñado no solo tiene en cuenta la protección de datos, sino también la administración de datos sensibles, desde la recepción hasta la eliminación.
Por qué es importante el gobierno de datos
Las empresas están continuamente desarrollando, utilizando y adoptando soluciones tecnológicas para optimizar las operaciones empresariales y ofrecer un mayor valor a los clientes. Esta transformación digital genera mayores volúmenes de datos (desde orígenes como procesos internos y métricas externas) y elimina el aislamiento de información en las organizaciones. ¿Cómo pueden las organizaciones mantenerlo todo organizado?
La respuesta es el gobierno de datos. Un gobierno de datos seguro mantiene la organización y la coherencia de los datos, define quién puede o no acceder a ellos y ayuda a las organizaciones a manejarlos, especialmente los datos del cliente, de acuerdo con normativas y estándares pertinentes.
Un gobierno de datos bien diseñado se adapta a las necesidades de una organización en el presente y en el futuro: la capacidad de los datos, los permisos y los requisitos de cumplimiento. Los sistemas de más éxito están diseñados para crecer a medida que cambia la organización.
Ventajas del gobierno de datos
Un gobierno de datos bien diseñado proporciona a las organizaciones una amplia variedad de ventajas.
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Una única fuente de información confiable
Los datos coherentes aumentan las oportunidades de flexibilidad interna cuando todos los responsables de la toma de decisiones tienen acceso a la misma información.
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Mejora de la calidad de los datos
Las organizaciones toman decisiones más fundamentadas cuando sus datos pueden usarse con seguridad, están completos y son coherentes.
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Mejora de la administración de los datos
Las organizaciones pueden abordar las necesidades de forma rápida y coherente con un código de conducta y procedimientos recomendados para los datos.
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Mayor rapidez y coherencia en el cumplimiento
Se puede crear una estrategia de gobierno de datos con consideraciones sobre el cumplimiento en cada etapa, a efectos de ayudar a las organizaciones con el manejo y la eliminación correctos de los datos.
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Reducción de costos e incremento del valor
Unos datos coherentes facilitan la eficacia operativa, las futuras auditorías y la correcta asignación de tiempo y recursos.
Desafíos del gobierno de datos
Aunque una nueva estrategia de gobierno de datos puede suponer grandes ventajas para las organizaciones, normalmente hay varios desafíos que deben abordarse. Algunos de ellos incluyen:
Adopción organizativa. Unos datos bien gobernados solo son útiles si la organización aprovecha su disponibilidad. El gobierno de datos tiene más éxito cuando cada equipo (líderes ejecutivos, partes interesadas, expertos en datos) está capacitado para utilizar los datos organizativos mediante un aprendizaje de desarrollo de habilidades.
Roles y responsabilidades definidos. En relación con la adopción, la definición de roles y responsabilidades de gobierno de datos permite determinar quién administra cada aspecto del proceso. Los roles pueden incluir cargos como director de datos o administrador de datos; cada organización puede decidir qué tipo de estructura de equipo de gobierno de datos se ajusta mejor a sus necesidades y recursos disponibles.
Datos aislados. Las divisiones internas en las organizaciones de datos crean pilares de datos aislados de otras áreas de la organización. Esto puede dar lugar a datos duplicados o incoherentes una vez que todo se unifica. La limpieza y la preparación de los datos son pasos fundamentales en la implementación de una estrategia de gobierno de datos satisfactoria: para una buena calidad de los datos obtenidos, los datos que se introduzcan deben tener una calidad equivalente.
Cómo funciona el gobierno de datos
Una parte fundamental del gobierno de datos consiste en administrar los datos desde que se reciben hasta que se eliminan, normalmente utilizando herramientas de gobierno de datos. Los detalles pueden variar según las organizaciones y los casos de uso, pero este proceso de administración incluye al menos tres pasos:
- Recepción. Las empresas no solo administran la recopilación segura de nuevos datos (de fuentes como aplicaciones y dispositivos del Internet de las cosas), sino también los datos existentes recopilados antes de implementar una estrategia de gobierno de datos.
- Almacenamiento. Las empresas deciden cómo y dónde almacenar todos los datos que recopilan.
- Clasificación. Los datos se clasifican para que se puedan aplicar las directivas correctas (por ejemplo, para información de identificación personal o datos confidenciales).
- Uso compartido. Una vez organizados, los datos están disponibles para los usuarios que los necesitan. Las directivas de clasificación y los roles de gobierno de datos definidos especifican qué usuarios internos y externos pueden acceder a cada tipo de datos.
- Archivado. Algunos datos solo son necesarios un periodo de tiempo limitado, pero es posible que deba hacerse referencia a ellos más adelante. Las organizaciones definen qué datos deben mantenerse y el nivel de seguridad con el que deben almacenarse mientras sean necesarios.
- Eliminación. Algunos datos no deben mantenerse; en otros casos, es posible que las organizaciones deban eliminarlos después de cierto tiempo. En estos casos, los datos se eliminan de forma segura; la normativa de cumplimiento puede requerir pasos específicos o una prueba de su eliminación.
Durante estos pasos, los datos deben estar seguros y mantener el cumplimiento. Una estrategia de gobierno de datos bien diseñada define qué pasos y normativas son necesarios para mantener la seguridad y el cumplimiento. Una herramienta de gobierno de datos también permite garantizar que los datos están protegidos en cada etapa de su ciclo de vida.
Marco de gobierno de datos
El marco de gobierno de datos actúa como un proyecto para la estrategia de datos. Integra las reglas, las responsabilidades, los procedimientos y los procesos sobre cómo se administran los flujos de datos en el almacenamiento en la nube.
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Protección de la información
Aplicación de etiquetas y cifrado en los datos confidenciales.
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Prevención de pérdida de datos
Identificación y prevención del uso compartido, la transferencia o el uso de datos confidenciales de forma inadecuada o no segura, especialmente para garantizar el cumplimiento normativo. Obtén más información sobre la prevención de la pérdida de datos.
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Catalogación y detección de datos
Identificación y registro automáticos de los activos de datos de la organización, para permitir la búsqueda, la descripción y la detección.
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Clasificación de los datos
Etiquetado de datos con información, privacidad u otras clasificaciones de confidencialidad para garantizar una protección y un uso adecuados de los datos en el futuro.
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Propiedad de los datos
Garantía de que los grupos o individuos sujetos a la organización tienen la capacidad de acceder, describir, proteger y controlar la calidad de los datos.
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Seguridad de datos
Uso de funciones de ciberseguridad para aplicar las medidas de seguridad adecuadas (como cifrado, ofuscación y tokenización) para cada clasificación, así como la administración de la prevención de pérdida de datos en caso de desastre o un ciberataque.
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Soberanía de los datos y uso compartido de datos transfronterizo
Establecimiento de reglas y prohibiciones jurisdiccionales para el almacenamiento, el acceso y el procesamiento de datos.
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Calidad de los datos
Garantía de que los datos se ajustan a su propósito en lo que respecta a precisión, exhaustividad, coherencia, validez, relevancia y puntualidad.
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Administración del ciclo de vida de los datos
Definición de una programación de retención de datos con requisitos legales, normativos y de privacidad de forma que el aprovisionamiento, el almacenamiento, el procesado, el acceso y la eliminación de los datos se realicen correctamente.
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Seguimiento del acceso y los derechos relativos a los datos
Accesibilidad a los datos solo para aquellos que necesiten acceder a ellos y a las auditorías para probar y garantizar el control.
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Linaje de datos
Seguimiento de los orígenes, el procesamiento y el uso de los datos.
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Privacidad de los datos
Contribución a la protección de la privacidad de los interesados mediante procesos y tecnología que reflejen la legislación normativa y de privacidad que gobierna la organización.
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Contratos de datos y administración de fuentes de confianza
Identificación de fuentes de confianza y definición de contratos de consumo de datos para garantizar que los datos se obtienen de una fuente de información aceptada.
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Propósito y uso ético
Garantía de que los datos (especialmente los de IA y aprendizaje automático) se procesan de forma adecuada para los clientes según el código ético de la empresa.
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Administración de datos maestros
Facilitación de una visualización de los datos única y coherente que describe los aspectos centrales de la organización (como producto, cliente o estructura de la empresa) para garantizar un uso de los datos preciso y fiable.
Herramientas y tecnología de gobierno de datos
Las organizaciones pueden decidir desarrollar o identificar las herramientas y tecnologías de gobierno de datos que mejor se ajusten a sus necesidades actuales y futuras. Las herramientas de gobierno de datos pueden ayudar a:
- Mejorar la calidad de datos mediante validación, limpieza y enriquecimiento.
- Capturar y comprender los datos mediante detección, generación de perfiles y comparación de rendimiento.
- Administrar y supervisar los datos desde su entrada hasta su eliminación.
- Clasificar datos con propósitos internos como aumentar la relevancia o la facilidad de búsqueda.
- Realizar auditorías de datos de forma continua y en tiempo real.
- Proporcionar las herramientas necesarias para la toma de decisiones internas de forma que se comprendan los datos y cómo los emplea la organización.
Las soluciones escalables basadas en la nube como la Administración del ciclo de vida de Microsoft Purview están diseñadas para el gobierno de datos de la empresa. Estas soluciones ayudan a las organizaciones con la administración de datos (desde su entrada a su eliminación), habilitan controles de acceso y apoyan el control de calidad.
Pilares del gobierno de datos
Las organizaciones pueden utilizar estos pilares como guía cuando diseñen sus sistemas de gobierno de datos.
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Administración
El establecimiento de un equipo de datos ayuda a las organizaciones a administrar los distintos procesos y aspectos del sistema de gobierno de datos. La configuración del equipo depende de los recursos y objetivos de datos de la organización.
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Normas
Las reglas de gobierno de datos (que suele definir el equipo de datos) ayudan al sistema a mantenerse al día tanto con los procesos internos como con las normativas de cumplimiento relevantes.
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Responsabilidad
La definición de roles y responsabilidades ayuda a aclarar a quién pertenece cada elemento de gobierno.
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Calidad
La definición de estándares de calidad de los datos permite tomar decisiones empresariales fundamentadas.
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Transparencia
El seguimiento de datos es esencial: no solo el de los propios datos, también de su adquisición, almacenamiento, gestión y eliminación para futuras auditorías.
Cinco procedimientos recomendados de gobierno de datos
Estos son cinco procedimientos recomendados que las organizaciones pueden seguir cuando desarrollan e implementan sus sistemas de gobierno de datos:
- Designa un patrocinador de datos ejecutivo. La adopción del gobierno de datos comienza con el liderazgo. El patrocinador representa el sistema y aboga por su uso en toda la organización.
- Creación de un caso empresarial. Identifica objetivos y ventajas para la organización para justificar el tiempo y los recursos necesarios para crear un sistema de gobierno de datos.
- Piensa en grande, empieza de a poco. Establece objetivos de datos a alto nivel y, luego, diseña objetivos de proyecto pormenorizados dirigidos a conseguir dichos objetivos.
- Define las métricas. Con el acceso a tantos datos fiables, debes elegir con sensatez cuáles medir, de forma que las organizaciones usen los recursos de la forma más eficaz posible.
- Comunicación constante. El uso y el transcurso del tiempo harán que hasta el gobierno de datos más cuidadosamente diseñado crezca y vaya cambiando. Crea formas de aportar comentarios para que el equipo de datos pueda ajustar el sistema para cumplir con los objetivos de la organización.
Soluciones de gobierno de datos
Las soluciones tecnológicas pueden ayudar a facilitar y simplificar el proceso de diseño e implementación de un gobierno de datos seguro. Las organizaciones pueden usar herramientas basadas en la nube como la Administración del ciclo de vida de Microsoft Purview para unificar, clasificar, administrar y eliminar los datos a la vez que mantienen el cumplimiento normativo. Al usar una solución tecnológica, las organizaciones pueden automatizar o simplificar ciertas tareas de administración de datos para dirigir los recursos del equipo de datos a proyectos más importantes.
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Microsoft Purview Information Protection
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Usa el gobierno de información para clasificar, retener, revisar, eliminar y administrar contenido.
Prevención de pérdida de datos de Microsoft Purview
Identifica el uso compartido, la transferencia o el uso inadecuados de datos confidenciales en puntos de conexión, aplicaciones y servicios.
Preguntas más frecuentes
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El gobierno de datos mantiene la organización y coherencia de los datos de la organización, define quién tiene acceso a los datos y mantiene la conformidad con el uso de datos. El gobierno de datos es compatible con las necesidades actuales y futuras de la organización.
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Un marco de gobierno de datos integra las reglas, las responsabilidades, los procedimientos y los procesos sobre cómo se administran los flujos de datos en el almacenamiento en la nube. Es la base de la estrategia de datos de una organización. Un marco incluye diversos elementos, tales como seguridad de datos, propiedad, privacidad y clasificación.
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Las herramientas de gobierno de datos son soluciones tecnológicas que ayudan a desarrollar e implementar el gobierno de datos. Estas deberían ayudar a las organizaciones con la administración de datos (desde su entrada a su eliminación), habilitan controles de acceso y apoyan el control de calidad de forma segura. Por ejemplo, la Administración del ciclo de vida de Microsoft Purview es una solución escalable basada en la nube para el gobierno de datos de la empresa.
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Los pilares clave del gobierno de datos incluyen:
- Administración: configuración de un equipo de datos dedicado.
- Estándares: establecimiento de reglas y normativas para todos los aspectos del gobierno de datos.
- Responsabilidad: definición de roles y responsabilidades de forma que siempre quede claro quién es propietario de qué partes y procesos del sistema.
- Calidad: establecimiento de estándares de calidad de datos para la organización.
- Transparencia: seguimiento constante de los datos, incluyendo su ciclo de vida y uso.
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Una vez formado el equipo de datos, especifica los objetivos del sistema. Identifica las responsabilidades y roles clave, los permisos necesarios y los estándares de cumplimiento normativo. Identifica las soluciones tecnológicas y oportunidades de desarrollo de habilidades para el equipo de datos y las partes interesadas. Comparte las herramientas, requisitos y estándares del sistema con la organización. Estos deben ajustarse según corresponda para crecer y adaptarse.
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