Gases del Caribe renovó 40 procesos internos y redireccionó 2.500 horas a tareas clave con Microsoft Power BI y servicios de Microsoft Azure

Tecnología al servicio de la calidad de vida  

Ubicada en la costa norte de Colombia, Gases del Caribe es una empresa de servicios públicos que distribuye y comercializa gas natural para más de 1,2 millones de usuarios de todos los estratos sociales en 3 departamentos y 272 localidades. 

Hora de democratizar los datos 

Antes de implementar una estrategia de democratización de la información, la empresa y sus filiales dedicaban hasta el 50% de su tiempo a la gestión de informes de datos que tardaban en consolidarse y no podían ejecutarse simultáneamente. Para mejorar la toma de decisiones estratégicas era necesario encontrar una solución basada en telemetría en tiempo real, que agregara valor a cada unidad de negocio en la cadena de suministro.  

Dirección digital con un sentido social 

La distribuidora quería ampliar sus canales de atención y servicio para sus 1,2 millones de usuarios con soluciones digitales adaptadas a cada una de sus necesidades. "Si democratizábamos la información operacional mediante soluciones de Microsoft, podíamos mejorar la calidad, la atención y el acceso al servicio para clientes con circunstancias sociales y económicas disímiles”, indicó la Dirección Digital de la compañía.  

Para alcanzar sus metas, Gases del Caribe partió desde una estrategia corporativa de alto nivel basada en una planificación a cinco años, donde los nuevos negocios, la seguridad y la disponibilidad operacional sirvieron como impulsores de su transformación digital. El resultado del cambio fue la formación de un equipo especializado en Dirección Digital, que identificó a Microsoft como un proveedor idóneo de servicios en la nube con capacidad para cubrir todas sus necesidades. 

Implementación en un cuatrimestre 

El proceso comenzó en 2018 y duró cuatro meses. La primera etapa consistió en capacitaciones asociadas a los aspectos técnicos, dirigidas al equipo de Dirección Digital. "Este entrenamiento fue clave para lograr nuestro primer gran objetivo: aprender a utilizar las herramientas para poder implementar los tableros de Microsoft Power BI", comenta Alberto Acevedo, Coordinador de Analítica en Gases del Caribe. 

Tras una prueba piloto, se seleccionó al área de Financiación No Bancaria (FNB) para mostrar al equipo cómo las nuevas tecnologías cambiarían su día a día. “La adaptación de nuestros usuarios en todos los niveles, sin importar la edad, fue clave. Los líderes de equipos entendieron que, desde ahora, el 99% de los trámites estarían a un clic de distancia”, comentó el líder de productos digitales de la compañía.  

Microsoft Power BI: la motivación del beneficio inminente 

La empresa llevó a cabo la transición en pocos meses y sin resistencia al cambio por parte de los colaboradores, gracias a la facilidad de uso de las herramientas de Microsoft. Esto se vio acompañado de una gran motivación por parte de los usuarios durante esta etapa, ya que pudieron anticipar un beneficio inminente. 

Otras soluciones 

Además de Power BI, que se destaca por los beneficios que representa para el usuario final, Gases del Caribe ha implementado otras soluciones internas de gran importancia para los desarrolladores. Entre estas, se encuentra Microsoft Azure Data Factory, utilizada para la extracción periódica de datos, y Microsoft Azure Synapse Analytics, para automatizar procesos. Asimismo, se han implementado modelos dimensionales desarrollados en Microsoft Azure Analysis Services, junto con el control de versiones a través de Microsoft Azure DevOps, y se garantiza así la trazabilidad de la solución. 

40 procesos renovados  

"La democratización de los datos mediante Microsoft Power BI nos trajo resultados sorprendentes en todo el panorama de transformación digital", indica Carlos Jurado, Coordinador de Proyectos y Contratos de Transformación Digital, Gases del Caribe. 

Hay aproximadamente 40 procesos internos en Gases del Caribe (técnicos, comerciales, operativos, administrativos y financieros), y todos están asociados a alguna solución de BI y analítica a través de las herramientas de Microsoft. 

La compañía realiza 10.000 consultas mensuales a través de los tableros de Power BI. Hay aproximadamente 240 tableros disponibles para los usuarios. Cada uno de estos atiende información del negocio en tiempo real, lo que posibilita que los procesos aseguren la confiabilidad y la buena atención. Por usuario, al mes, se hacen entre 25 y 30 consultas. 

2.500 horas de trabajo ganadas  

En cuanto a la eficiencia de la operación, mensualmente se logró redireccionar casi 2.500 horas de trabajo en tareas operativas para que las personas involucradas se dediquen a: generar valor mediante el análisis de la información; proponer oportunidades de mejora; y ofrecer soluciones a las necesidades particulares del negocio. 

Analítica avanzada 

Una vez consolidada la base tecnológica óptima, la empresa de servicios públicos busca impulsar su operación mediante un sistema de inteligencia artificial que la asista las 24 horas del día, los 7 días de la semana. “Hacia el futuro, proyectamos un sistema de IA predictivo que nos ayude a anticipar problemas mediante la automatización. Ya estamos trabajando en eso”, comenta Alois Burchardt, Director Digital de Gases del Caribe.  

Cabe destacar que la compañía ha desarrollado soluciones de analítica predictiva, inteligencia artificial y automatizaciones. Destacan proyectos como la Validación Automática de Certificados de Inspección, donde mediante IA se automatizó el proceso, ahorrando más de 140.000 dólares anuales. Asimismo, el Scoring de Cupo Financiación No Bancaria, basado en analítica predictiva, representa el 10% de la colocación anual. Además, se implementó un chatbot que mensualmente atiende a 17 mil usuarios, generando un ahorro de 175.000 dólares al año.  

En un mundo cada vez más digital, Gases del Caribe demuestra que la innovación tecnológica puede ser un poderoso motor para el progreso social, al allanar el camino hacia un futuro más inteligente, inclusivo y sostenible para todos. "Hemos dirigido nuestros procesos hacia una verdadera transformación digital que trajo consigo beneficios operativos y financieros para la compañía", concluye Angela Piñeros, Subgerente de Estrategia y Transformación de la compañía.