Bibliotecas de documentos modernas en SharePoint
El mes pasado, presentamos nuestra amplia visión en el evento The Future of SharePoint, y hoy nos complace anunciar que las bibliotecas de documentos modernas ya se están implementando en todos los clientes comerciales de Office 365 de todo el mundo. Puedes obtener más información sobre el uso de las bibliotecas modernas en el artículo “¿Qué es una biblioteca de documentos?“.
Novedades
El objetivo central de nuestra misión siempre ha sido ayudar a las personas a compartir archivos y colaborar en los contenidos. Por esta razón estamos creando una experiencia mejorada para las bibliotecas de documentos que sea más rápida, intuitiva y adaptable.
Veamos cuáles son las novedades:
La nueva experiencia de bibliotecas de documentos modernas, en la que se muestran dos documentos y un vínculo anclado a la parte superior.
Interfaz de usuario
Las bibliotecas de documentos modernas combinan las funciones avanzadas de SharePoint con la facilidad de uso de OneDrive: las bibliotecas de documentos modernas tienen una interfaz de usuario actualizada que ofrece una experiencia similar a OneDrive, por lo que el proceso de crear una carpeta y cargar archivos en el navegador es más intuitivo. La cinta de opciones se sustituyó por una barra de comandos reducida, que proporciona comandos inteligentes pertinentes para las tareas que se van a realizar. Si la organización personaliza la cinta de opciones con botones asignados a funciones fundamentales para la empresa, estos también aparecerán en la barra de comandos. Con esta actualización, cada nuevo grupo de Office 365 obtiene una biblioteca de documentos moderna completa que reemplaza a la anterior página “Archivos”.
Los documentos importantes se resaltan fácilmente: haz clic en Anclar al principio para agregar documentos de modo que se vean en la parte superior sin necesidad de desplazarse en cualquier vista en la pantalla.
Copiar y mover archivos desde la barra de comandos: la acción de copiar no es nueva, pero los gestos de copiar y mover son inteligentes a la hora de mostrar la arquitectura de la información y permiten crear carpetas sobre la marcha.
Acción de copiar archivos desde la barra de comandos de SharePoint.
Importar archivos de otras bibliotecas: ya no tendrás que hacer tantas copias como antes. Las bibliotecas de documentos también son inteligentes a la hora de recordar los demás archivos que usaste en SharePoint. Por esta razón puedes importar archivos de otras bibliotecas como vínculos, sin necesidad de duplicar archivos entre varios sitios. Seguirás viendo las miniaturas y los metadatos de los archivos nativos. Además, SharePoint muestra una lista de los documentos más recientes, por lo que no tendrás que cortar y pegar un vínculo.
Creación de un vínculo en bibliotecas de documentos modernas.
Personalización
Simplificación de las vistas personalizadas: las nuevas bibliotecas de documentos permiten agrupar archivos directamente en la página principal sin necesidad de hacer clic en una pantalla de administración independiente. También puedes hacer clic y arrastrar para cambiar el tamaño de las columnas, así como ordenar, filtrar y agrupar desde cualquier encabezado de columna. Para que la vista esté disponible para los demás usuarios de la biblioteca, haz clic en Guardar vista.
Diseño adaptable y accesible: los navegadores del celular tienen las mismas características que los de escritorio, lo que hace que SharePoint sea productivo para todos los usuarios, tanto si interactúan mediante el mouse como si usan un teclado, la función táctil o un lector de pantalla.
Metadatos
Los metadatos de los documentos ahora están incorporados: ya puedes editar los metadatos directamente desde la vista principal en el panel de información. No hace falta que hagas clic en varias pantallas para aplicar una actualización. Si te encuentras en una vista que agrupa los archivos por metadatos, puedes arrastrar y colocar los archivos entre los grupos para actualizar los metadatos. Y si te falta algo necesario, el documento ya no está oculto por una extracción del repositorio forzada, sino que recibirás un recordatorio para que introduzcas los datos cuando puedas.
Servicio integral para todo lo relacionado con los documentos: gracias a la integración de Office Online, puedes navegar por una vista previa completa del documento en la parte superior del panel de información. En el panel se muestran los metadatos, incluido el historial de la actividad reciente, las actualizaciones del archivo y las personas con las que se compartió el archivo. También puedes agregar más usuarios o interrumpir de inmediato el uso compartido. Por último, se muestran todas las demás propiedades del archivo, en caso de que todavía no se haya mencionado algo.
El panel de información del documento.
Una experiencia auténtica de SharePoint: aunque mejoramos las bibliotecas de documentos para hacerlas lo más intuitivas y productivas posibles, sabemos que la gran ventaja de SharePoint siempre ha sido su capacidad de personalizar las bibliotecas de documentos para que funcionen con el equipo. Al mismo tiempo, en SharePoint hay una larga tradición de uso de tipos de contenido, inserción y extracción del repositorio, control de versiones, administración de registros y flujos de trabajo. Las bibliotecas de documentos modernas heredan todo esto.
Navegación
Las bibliotecas modernas llegan a los Grupos de Office 365: para ofrecer una administración de contenido mejorada de los archivos de grupo, las bibliotecas que pertenecen a un grupo de Office 365 tienen un nuevo control de encabezado en la parte superior de la página. A diferencia del control antiguo, que incluía vínculos a la conversación del grupo, el calendario y la administración de miembros, el nuevo control tiene un solo vínculo a la conversación del grupo, desde donde los usuarios pueden navegar al calendario y a la administración de miembros.
Empezar a usar las bibliotecas de documentos modernas
Al implementar las bibliotecas modernas en la producción, es importante centrarse en varios aspectos clave de la administración de la experiencia de usuario general.
Dado que para que exista facilidad de uso es necesario garantizar la facilidad de administración, dejamos que sea el departamento de TI el que controle la experiencia. Tal vez te interese adoptar este enfoque de manera general, o podrías preferir continuar en el modo clásico hasta que puedas preparar a tus usuarios. Te ofrecemos un control total para usar el aspecto clásico o moderno en el nivel del inquilino, la colección de sitios y la biblioteca.
Cuando llevemos las bibliotecas de documentos modernas a la producción más adelante en junio, esto se convertirá en el nuevo valor predeterminado para todas las bibliotecas en la mayoría de los casos. De todos modos, agregaremos los controles de inquilino y de administrador antes de la implementación real de la biblioteca, por lo que si decides no participar, puedes hacerlo antes de que los usuarios empiecen a ver la nueva experiencia. También incluimos la detección de personalizaciones, de modo que si vemos características y personalizaciones que no funcionan en la experiencia moderna, volveremos automáticamente al modo clásico.
Además, mantendremos el buen funcionamiento del modo clásico durante el año 2017 para que los usuarios y los desarrolladores se habitúen y adopten las nuevas funciones. Lee el artículo de support.office.com titulado “¿Qué es una biblioteca de documentos?” para obtener más información.
Y hay más
Los clientes de First Release usan activamente muchas de estas características desde abril y sus comentarios nos ayudan en las mejoras que anunciamos hoy. Puedes unirte a nuestra conversación en la red de Office 365 en Yammer y opinar sobre las mejoras que formarán parte de la versión general. Para obtener más información sobre el futuro de los sitios de grupo más allá de la nueva experiencia de bibliotecas de documentos modernas, lee “SharePoint: la intranet móvil e inteligente“.
Tuvimos en cuenta los comentarios de los usuarios sobre la extensibilidad y la personalización en particular, y compartiremos más información en una actualización futura. Planeamos agregar compatibilidad para personalizar la página mediante técnicas modernas. Hasta entonces, las páginas de bibliotecas personalizadas deben permanecer en el modo clásico.
Mientras tanto, puedes obtener más información sobre cómo usar y admitir bibliotecas en el artículo “¿Qué es una biblioteca de documentos?“. Prueba las nuevas bibliotecas de documentos en SharePoint Online y envíanos tus comentarios directamente desde la experiencia de bibliotecas de documentos modernas mediante el botón Comentarios.
Gracias por usar SharePoint.
Chris McNulty, @cmcnulty2000, director de productos sénior del equipo de SharePoint
Preguntas más frecuentes
P. ¿Serán compatibles con la personalización las nuevas bibliotecas de documentos?
R. Sí, las bibliotecas de documentos modernas seguirán admitiendo acciones CustomAction declarativas que representan acciones de menú y de comando. Las soluciones ya implementadas que usan este mecanismo deberían seguir funcionando como siempre, y las acciones aparecerán en la nueva superficie de comandos, además de en la cinta, en el modo clásico. Actualmente no se admiten las acciones CustomAction que implementan scripts, JSLinks y otros elementos web en la página. Los entornos que requieren estas características no admitidas deben seguir usando el modo clásico por el momento.
P. ¿Durante cuánto tiempo se admitirá el modo clásico?
R. Sabemos que es necesario realizar pruebas y prepararse para cualquier alteración en una experiencia de usuario, como la de las bibliotecas de documentos. Tenemos previsto ejecutar ambos modos en paralelo en el año 2017.
P. ¿Estarán disponibles estas experiencias modernas en servidores locales?
R. Una parte fundamental de nuestra visión y de nuestro mapa de ruta consiste en llevar las experiencias modernas a SharePoint Server 2016. En estos momentos, todavía no podemos comunicar cuándo sucederá ni cómo.
P. ¿Qué versiones de Internet Explorer funcionan mejor con las bibliotecas modernas?
R. SharePoint Online admite la última versión de los navegadores Safari, Firefox, Chrome y Edge, junto con Internet Explorer 10 y 11. Por lo general, las versiones más antiguas de Internet Explorer ya no son compatibles. Internet Explorer 8 y 9 se consideraron una “experiencia limitada” en SharePoint Online. Estos navegadores más antiguos deben usarse únicamente en el modo clásico o, preferiblemente, actualizarse a una versión compatible.