Presentamos el kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365, una solución inicial y escalable para tus recursos

Con una participación cada vez mayor en la economía de mercado independiente (el mercado de trabajos eventuales conformado por trabajadores independientes que son contratados para compromisos a corto plazo) las empresas están empezando a evaluar e incluir talentos freelance para sus proyectos. De acuerdo con el Informe de Recursos Futuros, el 47 por ciento de los gerentes de contratación de organizaciones empresariales utilizaron a trabajadores freelance (del 44% del año anterior), mientras que aproximadamente 9 de cada 10 gerentes de contratación dicen estar dispuestos a contratar trabajadores freelance en lugar de trabajadores temporales a través de un empresa de dotación de personal. Para ayudar a las empresas a transformar digitalmente o complementar sus soluciones convencionales de personal eventual, estamos lanzando el kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365, un conjunto de herramientas, plantillas y mejores prácticas seleccionadas para ayudar a los clientes a lanzar, ejecutar y administrar programas freelance a escala. 

La economía independiente, que incluye a trabajadores freelance, asesores, contratistas y emprendedores independientes, está en auge. De acuerdo con los Analistas del Sector de Personal, el total gastado en trabajo independiente en 2015 fue de $792 mil millones. Los expertos creen que dentro de 10 años una proporción mayor de los recursos estadounidenses participará en la economía independiente. Además, de acuerdo con Field Nation, el 86 por ciento de los trabajadores independientes eligen el trabajo freelance.

Las consecuencias para las compañías son importantes. Para prosperar en un entorno altamente competitivo con tecnologías y necesidades en constante cambio, las empresas deben ser ágiles y adaptarse a los nuevos modelos comerciales para completar los trabajos con talentos externos. Si bien emplear talentos freelance a demanda ofrece resultados medibles en velocidad y eficiencia, todavía no está definido el camino de la transformación de las políticas y procesos existentes.

Nuestro partner en el lanzamiento de este kit de herramientas es Upwork, una de las tiendas globales en línea más grandes, con más de 375,000 trabajadores freelance en más de 180 países. Nos estamos asociando especialmente con Upwork Enterprise, su solución de tercerización de talentos freelance y cumplimiento de un extremo a otro.

El kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 ofrece soluciones para los principales puntos de fricción a los que se enfrentan las empresas al implementar un programa freelance, que incluyen: comunicaciones y concientización interna, colaboración al nivel del equipo, análisis de datos y automatización del flujo de trabajo.

Comunicaciones y concientización interna

Uno de los principales desafíos de iniciar un programa freelance empresarial es impulsar la concientización y educación entre las partes interesadas y usuarios internos. Los empleados necesitan un lugar donde empezar a aprender cómo funcionan los programas, acceder a la capacitación requerida y revisar las mejores prácticas para atraer a los trabajadores freelance.

El kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 resuelve esto con la plantilla del sitio de comunicaciones de SharePoint, un recurso completo con todos los detalles del programa para ayudar a acelerar la adopción y la incorporación de trabajadores freelance, e incluye:

• Repositorio de documentación relevante y presentaciones sobre el programa.
• Casos de uso para mostrarles a los empleados los tipos de proyectos que pueden completar con los trabajadores freelance.
• Preguntas más frecuentes con las principales preguntas de empleados de la empresa.
• Una plantilla de participación para ayudarte a conectar con los trabajadores freelance en el grupo de talentos expertos en SharePoint.

Consulta nuestra infografía del sitio de comunicaciones de SharePoint para obtener más información.

Colaboración al nivel del equipo

La naturaleza de los proyectos autónomos empresariales exigen que los miembros del equipo colaboren en múltiples archivos, administren tareas variadas y se comuniquen en distintas zonas horarias. Para permitir que los equipos interfuncionales y multigeográficos avancen en la misma dirección, el kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 ofrece pautas para usar Microsoft Teams como un potente centro para el trabajo en equipo que reúne chats, reuniones, llamadas, archivos y aplicaciones en un área de trabajo compartida.

Con Teams, las empresas pueden administrar las necesidades de comunicación y colaboración de los trabajadores freelance, específicamente a través de las siguientes características:

• Comunicación: equipos públicos y privados para que los miembros participen en debates.
• Administración de tareas: un lugar para hacer un seguimiento del progreso y alinear el flujo de trabajo de todos los miembros del equipo a través de la integración con herramientas de administración de proyectos como Microsoft Planner.
• Almacenamiento de archivos: un lugar para almacenar archivos compartidos y recuperarlos a través de la búsqueda inteligente.
• Acceso de invitados externos: capacidad para que usuarios de todo el mundo colaboren en todos los aspectos de los proyectos freelance a través de una versión gratis de Teams.
• Seguridad: el acceso de invitados externos a equipos específicos del proyecto mantiene tu información segura al no otorgar acceso al por mayor.

Consulta nuestra infografía sobre Teams para obtener más información.

Análisis de datos

Uno de los principales desafíos de escalar un programa freelance empresarial es capturar los KPI, hacerles un seguimiento y comunicarlos. El kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 Microsoft Power BI, un servicio de análisis empresariales que ofrece información mediante la recolección de datos en tiempo real de múltiples fuentes, la simplificación de la preparación de datos y la producción de informes y paneles personalizados y fáciles de entender.

Power BI ayuda a los administradores de los programas empresariales a:

• Tomar decisiones orientadas a los datos.
• Comparar los resultados de los programas freelance con las soluciones de personal convencionales.
• Identificar a los equipos dentro de tu organización que actualmente usan talentos freelance por tipo de disciplina, a fin de ayudar a identificar futuras oportunidades dentro de tu empresa.

Para mejorar la funcionalidad básica de Power BI para un entorno freelance, el kit de herramientas freelance ofrece:

• Una plantilla de Power BI con visualizaciones de ejemplo.
• Un conector de Power BI para extraer datos de fuentes dispares y llevarlos a los tableros.
• Una plantilla de participación para ayudarte a conectar con los trabajadores freelance en el grupo de talentos de Power BI.

Consulta nuestra infografía sobre Power BI para obtener más información.

Automatización de flujo de trabajo

Un programa empresarial independiente exige aprovisionamiento, cumplimiento y control; todo mientras se ofrece un proceso libre de fricciones para tus empleados. Para reducir la necesidad de un realización manual de tareas repetitivas, el kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 emplea Microsoft Flow para crear flujos de trabajo automatizados entre aplicaciones y servicios que envían notificaciones, sincronizan archivos y recogen datos.

Por ejemplo, Microsoft Flow puede ayudar a los responsables de tomar decisiones comerciales a automatizar las siguientes situaciones:

• Capacitación y cumplimiento del empleado. Al visitar el sitio de comunicación de SharePoint del programa freelance, los empleados pueden inscribirse para la prueba piloto después de ver un video de capacitación de cumplimiento avalado por Microsoft Stream.
• Inscripción a la comunidad interna. Después de que el empleado completa el video de capacitación de cumplimiento, se agrega automáticamente a un canal de Teams interno en el que los empleados pueden colaborar con otras personas que son parte del programa y compartir experiencias.
• Creación de una cuenta de Upwork. Después de agregar al empleado al canal de Teams, la información de su cuenta, que incluye su nombre y dirección de correo, se envía a Upwork para crear la cuenta en su plataforma y permitir que el empleado comience a publicar trabajos en ella.

Además de las funcionalidades básicas de Microsoft Flow, el kit de herramientas para programas freelance ofrece:

• Estudios de caso para mostrar cómo puedes usar Microsoft Flow dentro de un programa freelance empresarial.
• Una plantilla de participación para ayudarte a conectar con los autónomos en el grupo de talentos expertos en Microsoft Flow.

Consulta nuestra infografía de Microsoft Flow para obtener más información.

Nuestro viaje y lo que aprendimos

Como muchos de nuestros clientes, Microsoft también se encuentra en un proceso de integración responsable de trabajadores freelance en el entorno empresarial. En el último año, completamos más de 2,000 proyectos freelance relacionados con redacción, investigación, edición de video, traducción y ciencia de datos, con 25 equipos internos y cientos de empleados.

Pero llegar a este punto no fue fácil. Tuvimos que transformarnos internamente y crear una infraestructura que pudiera ser compatible con las complejidades de un programa freelance empresarial. Esto nos llevó a desarrollar el kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365, que combina nuestras aplicaciones de productividad empresarial con herramientas seleccionadas y mejores prácticas para abordar las necesidades específicas de los programas empresariales freelance. El trabajo valió la pena. Hasta la fecha, hemos visto ahorros mensurables de tiempo y costos.

Cómo empezar

El kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 está disponible sin costo adicional como parte de una suscripción a Office 365 Enterprise o Microsoft 365 Enterprise. Más información sobre el kit de herramientas para programas freelance de Microsoft 365 y una suscripción a Microsoft 365 Enterprise.

Nota: Cada empresa debe evaluar y determinar sus propias necesidades, incluidos temas como el manejo de datos y los requisitos de cumplimiento, y debe usar las inversiones existentes de Microsoft 365 que determinen apropiadas.

Más información sobre el uso del kit de herramientas para programas freelance con Upwork.