Saage tuttavaks: Microsoft 365 vabakutseliste tööriistakomplekt – lahendus vabakutseliste töötajate kaasamiseks ja haldamiseks

Majandus on aina enam liikumas suunas, kus tööturg koosneb peamiselt sõltumatutest töötajatest, kes sõlmivad lühiajalistes projektides osalemiseks tähtajalise töölepingu. Seetõttu on ka ettevõtetel vaja arvestada sellega, et edaspidi tuleb projektide jaoks aina enam kaasata vabakutselisi töötajaid. Vastavalt aruandele „Future Workforce Report“ kasutas koguni 47% suurettevõtete personalijuhtidest tänavu vabakutselist tööjõudu (mullu oli see näitaja 44%) ning kümnest personalijuhist üheksa kinnitab, et palkaks tähtajalise tööjõuna pigem vabakutselisi, mitte personalifirma vaheldatavaid ajutisi töötajaid. Selleks, et ettevõtted saaksid oma tavapäraseid personalilahendusi digitaalsele kujule üle viia või neid täiendada, olemegi välja andnud Microsoft 365 vabakutseliste tööriistakomplekti – hoolikalt valitud komplekti tööriistu, malle ja häid tavasid, mis aitavad meie klientidel käivitada, töös hoida ja hallata ka väga ulatuslikke vabakutseliste töötajate kaasamise programme. 

Maailmas on aina enam populaarsust kogumas nn tööampsumajandus (inglise keeles „gig economy“), mis hõlmab vabakutselisi, konsultante, töövõtjaid ja üksikettevõtjaid. Personalivaldkonna analüütikute hinnangul kulus 2015. aastal sellisele tööotsadest koosnevale tööle koguni 792 miljardit USA dollarit. Eksperdid on veendunud, et kümne aasta pärast osaleb tööampsumajanduses juba suurem osa Ameerika Ühendriikide tööjõust. Lisaks valib uuringu Field Nation andmeil 86% sõltumatutest töötajatest teadlikult vabakutselise töötaja suuna.

Suurettevõtete jaoks mängib see suund äärmiselt olulist rolli. Et konkurentsitihedas keskkonnas vastu pidada ning kiiresti muutuva tehnoloogia ja klientide vajadustega toime tulla, peavad suurettevõtted paindlikult kohanduma uute ärimudelitega, et töö saaks tehtud väljast võetud inimestega. Ehkki praeguseks on selge, et vabakutseliste töötajate lisandumine teeb töö kiiremaks ja tõhusamaks, on seniste poliitikate ja protsesside muutmine ettevõtete jaoks veel võrdlemisi ebamäärane.

Tööriistakomplekti käikuandmisel on meie partneriks Upwork – üks suuremaid ülemaailmseid veebituruplatse, kes koondab enam kui 180 riigis üle 375 000 vabakutselise töötaja. Täpsemalt öeldes teeme koostööd Upwork Enterprise’iga ehk ettevõtte nõuetele vastavuse ja vabakutseliste töötajate otsimise terviklahendusi pakkuva osaga.

Microsoft 365 vabakutseliste tööriistakomplekt pakub lahendusi peamistele murekohtadele, millega ettevõtted vabakutseliste töötajate kaasamisel silmitsi seisavad ning mille hulgas on näiteks ettevõttesisene suhtlus ja teadlikkus, meeskonnaülene koostöö, andmeanalüüs ja töövoo automatiseerimine.

Ettevõttesisene suhtlus ja teadlikkus

Kui ettevõte otsustab asuda kaasama vabakutselisi töötajaid, tuleb kindlasti pöörata tähelepanu ettevõttesiseste huvirühmade ja asjaosaliste teavitamisele ja koolitamisele. Töötajatel on vaja kohta, kus nad saavad uurida, kuidas see programm töötab, koolitusmaterjalidele juurde pääseda ning tutvuda vabakutseliste töötajatega suhtlemise heade tavadega.

Microsoft 365 vabakutseliste tööriistakomplekt lahendab selle probleemi SharePointi suhtlussaidimalliga. Tegemist on keskse kohaga, kuhu saab koondada kogu vabakutseliste töötajate kaasamiseks vajaliku teabe, sealhulgas

• hoidla programmiga seotud dokumentatsiooni ja esitluste jaoks;
• kasutusmallid, mis tutvustavad töötajatele projekte, mida vabakutselised teha aitavad;
• KKK-d vastustega ettevõtte töötajate jaoks kõige olulisematele küsimustele;
• kaasamismall, mis aitab teil suhelda vabakutseliste töötajatega SharePointi ekspertide rühmas.

Lisateavet leiate meie SharePointi suhtlussaidi teabeülevaatest.

Meeskonnaülene koostöö

Suurettevõttes tähendab vabakutselisi kaasav projekt üldjuhul. et meeskonna liikmed peavad mitmes failis koostööd tegema, mitmesuguseid ülesandeid haldama ja suhtlema mõnes muus ajavööndis asuvate inimestega. Et erinevaid ülesandeid täitvad ja mitmes piirkonnas asuvad meeskonnad püsiksid ühtsel kursil, soovitab Microsoft 365 vabakutseliste tööriistakomplekt kasutada Microsoft Teamsi – tegemist on võimsa meeskonnatöökeskusega, mis koondab vestlused, koosolekud, telefonikõned, failid ja rakendused ühte ühistööruumi.

Teamsi abil saavad suurettevõtted vabakutseliste töötajatega mugavalt suhelda ja koostööd teha.

• Suhtlus – avalikud ja privaatsed meeskonnad võimaldavad liikmetel aru pidada kõikvõimalikel teemadel.
• Ülesandehaldus – ettevõtte käsutusse antakse üks keskne koht edenemise jälgimiseks ja kõigi meeskonnaliikmete töövoogude sobitamiseks. Selleks võetakse appi integratsioon projektihaldustööriistadega, mille seas on näiteks Microsoft Planner.
• Failitalletusruum – üks keskne koht ühisfailide talletamiseks; faile aitab üles leida tehisintellektile tuginev otsing.
• Väliskülaliste juurdepääs – väliskasutajad üle kogu maailma saavad vabakutselisi kaasavate projektide kõigi tahkude jaoks kasutada Teamsi tasuta versiooni.
• Turvalisus – väliskülaliste juurdepääs projektikohastele meeskondadele tagab, et teie teave on kindlalt kaitstud, kuna külalised ei pääse juurde kogu teabele.

Lisateavet leiate meie Teamsi teabeülevaatest.

Andmeanalüüs

Suurettevõttes tuleb vabakutseliste töötajate kaasamisel arvesse võtta paljusid tegureid, mille seas on näiteks tööviljakuse KPI-de jäädvustamine, jälgimine ja edastamine. Microsoft 365 vabakutseliste tööriistakomplekt kasutab Microsoft Power BI-d – ärianalüüsiteenust, mis kogub ülevaadete andmiseks reaalajas andmeid paljudest allikatest, lihtsustab andmete ettevalmistamist ning koostab kohandatud aruandeid ja andmelaudu, mida on lihtne mõista.

Power BI aitab ettevõtte programmijuhtidel

• teha andmetele tuginevaid otsuseid;
• võrrelda vabakutseliste programmi tulemusi tavatöötajate lahendustega;
• teha kindlaks meeskonnad, kes teie organisatsioonis praegu vabakutselist tööjõudu kasutavad, et leida ettevõttes rohkem potentsiaali tulevikuks.

Power BI põhifunktsioonide rikastamiseks vabakutselist tööjõudu kasutavas keskkonnas pakub vabakutseliste tööriistakomplekt

• Power BI malli koos näidisvisualiseeringutega;
• Power BI konnektorit, mis toob andmed erinevatest allikatest andmelaudadele;
• kaasamismalli, mis aitab teil suhelda vabakutseliste töötajatega Power BI rühmas.

Lisateavet leiate meie Power BI teabeülevaatest.

Töövoo automatiseerimine

Suurettevõtte vabakutseliste kaasamise programm nõuab ettevalmistusi, nõuete täitmist ja jälgimist, tagades samas, et teie põhitöötajate igapäevatöös ei tekiks takistusi. Korduvate toimingute käsitsi tegemise vajaduse vähendamiseks kasutab Microsoft 365 vabakutseliste tööriistakomplekt Microsoft Flow’d, et luua rakenduste ja teenuste vahel teatiste saatmiseks, failide sünkroonimiseks ja andmete kogumiseks automaatsed töövood.

Microsoft Flow saab ettevõtte otsustajate jaoks automatiseerida näiteks järgmised stsenaariumid.

• Töötajate koolitus ja nõuetele vastavus. Vabakutseliste programmi SharePointi suhtlussaidil saavad töötajad katseprojekti jaoks registreeruda, vaadates ära Microsoft Streami toetatava nõuetele vastavuse koolitusvideo.
• Ettevõttesisese kogukonnafoorumi kasutajaks registreerumine. Kui töötaja on nõuetele vastavuse koolitusvideo ära vaadanud, lisatakse ta automaatselt ettevõttesisesesse Teamsi kanalisse, kus töötajad saavad teiste programmis osalevate inimestega suhelda ja omavahel kogemusi vahetada.
• Upworki konto loomine. Pärast töötaja lisamist Teamsi kanalisse saadetakse tema kontoteave (sh nimi ja meiliaadress) Upworkile sealsel platvormil konto loomiseks, et töötaja saaks asuda selle platvormi kaudu tööpakkumisi postitama.

Lisaks Microsoft Flow’i põhifunktsioonidele pakub tööriistakomplekt

• juhtumiuuringuid, mis selgitavad Microsoft Flow’ kasutamist suurettevõtte vabakutseliste programmis;
• kaasamismalli, mis aitab teil suhelda vabakutseliste töötajatega Microsoft Flow’ rühmas.

Lisateavet leiate meie Microsoft Flow’ teabeülevaatest.

Mida oleme seni teada saanud?

Sarnaselt paljude meie klientidega on ka Microsoft alles õppimas seda, kuidas põimida vabakutseline tööjõud vastutustundlikult ettevõttekeskkonda. Viimase aasta jooksul oleme lõpule viinud üle 2000 vabakutselisi kaasava projekti, mille hulgas on nii kirjutamist, videotöötlust, tõlkimist, disaini kui ka andmeanalüüse ning mis hõlmasid 25 ettevõttesisest tiimi ja sadu põhitöötajaid.

Ent teekond, mille oleme pidanud sellesse punkti jõudmiseks läbima, pole olnud lihtne: pidime oma siseprotsessid põhjalikult uuendama ning rajama taristu, mis suudaks suurettevõtte vabakutseliste programmi keerukustega sammu pidada. Just seetõttu töötasimegi välja eeskätt suurettevõtetele suunatud Microsoft 365 vabakutseliste tööriistakomplekti, mis ühendab meie juhtivad suurettevõtete kontoritöörakendused hoolikalt valitud tööriistade, mallide ja heade tavadega. Tehtud töö on end kuhjaga ära tasunud. Juba praeguseks oleme näinud märkimisväärset kokkuhoidu nii ajas kui ka rahas.

Alustamine

Microsoft 365 vabakutseliste tööriistakomplekt on lisatasuta saadaval Office 365 Enterprise’i või Microsoft 365 Enterprise’i tellimuse raames. Lugege lisateavet Microsoft 365 vabakutseliste tööriistakomplekti ja Microsoft 365 Enterprise’i tellimuse kohta.

Pange tähele: iga ettevõte peab oma vajadusi (sh andmekäitluse ja nõuetele vastavusega seotud vajadusi) ise hindama ning kasutama juba olemasolevaid Microsoft 365 tooteid ja teenuseid, kui need osutuvad asjakohaseks.

Lugege lisateavet vabakutseliste tööriistakomplekti kasutuselevõtu kohta koostöös Upworkiga.