This is the Trace Id: ebd200ac51812463470a423ea284e665

Meeskonna ülesannete haldamine Kanbani lahendusega

Prille ja triibulist särki kandev naine töötab sülearvutiga.

Kanbani tahvel on lihtne ja võimas töövahend meeskondade igapäevaseks tööhalduseks. See mõjub hästi teie tööviljakusele, tõhususele ja kasumile.

 

Jaapanis 1940. aastatel tänu Toyotale populaarseks saanud Kanbani lahenduses on kaua kasutatud füüsilisi tahvleid, et näha ette võimalikke kitsaskohti ning hallata ja täiustada töövoogusid. Tänapäeval on ülesandehalduse tarkvara abil digitaalsete tahvlite loomine lihtne.Tarkvara pakub aja säästmiseks ning protsesside automatiseerimiseks mitmeid mugavaid funktsioone ja kohandamisvõimalusi.  

 

Kanbani meetod on populaarsust kogunud paljude IT-ettevõtete seas, kellel on paindlik ja kiire lähenemine projektihaldusele ja tarkvaraarendusele, nad kasutavad korduvaid tööjadasid ehk sprinte. Iga tegevusvaldkonna igas suuruses ettevõtetel on igapäevaste ülesannete haldamisel Kanbani tahvlitega töötamisest kasu.

Kanbani lahendus  

Kanban, mis tähendab jaapani keeles „reklaamtahvel” või „silt”, kasutab tahvleid üksikute ülesannete veergudesse organiseerimiseks, aidates teil keskenduda pooleliolevale tööle samal ajal käsilolevaid suuremaid projekte silmas pidades. 

 

Tavaliselt koosneb Kanbani tahvel kahest peamisest osast: kaardid, mis tähistavad ülesandeid, ja veerud, mis kirjeldavad ülesandeid projekti erinevates etappides. Veerud on tavaliselt jagatud kolme jaotisse: „Tehaolev töö”, „Pooleli” ja „Valmis”. Või kui töötate kindla projektiga (nt uue tarkvaraprogrammi loomine), saate nimetada oma veerud järgmiselt: „Kujundus”, „Arendus” ja „Testimine”. 

 

Ülesandekaardid, mis sisaldavad tavaliselt kontroll-loendeid, ülesandeid ja silte, jagatakse kolme veeru vahel. Ülesannete edenemisel liiguvad kaardid tahvlil vasakult paremale, et näeksite nende olekut töövoos – alates olekust „Tehaolev töö” kuni olekuni „Valmis”.  


 
Olenemata sellest, kas tegemist on füüsilise või digitaalse protsessiga, edendab Kanbani meetod meeskonnaliikmete koostööd ja tööviljakust, kuna aitab kõigil mõista, kuidas nende individuaalsed pingutused projekti teostamisele kaasa aitavad. Mõned meeskonnad korraldavad igapäevaseid koosolekuid Kanbani tahvli ümber seistes, et anda ülevaadet hetkeolukorrast, saada tagasisidet ja jälgida suundumusi.  

 

Ületöötamise vältimiseks peab õigel Kanbani tahvlil ülesannete arv olema piiratud. Kitsaskohtade vältimiseks aitab Kanban töövoogu pidevalt jälgida, kuna võimaldab meeskonnal märkida veerus üksusi enne, kui neid liiga palju kuhjub.

Füüsilised Kanbani tahvlid

Füüsilised Kanbani tahvlid sobivad suurepäraselt meeskondadele, kelle jaoks Kanbani mõiste on uus. Neid tahvleid on lihtne lugeda ja hallata, need ei nõua Interneti-ühendust ning need võivad suurendada tööalast kaasatust ja suhtlust valdkonnaüleste meeskondade vahel, kes teevad koostööd sama projekti kallal.

Need ei ole aga ideaalsed ülesannete jaoks, mis nõuavad põhjalikumat kirjeldust ja taustateavet. Töökoormuse suurenemisel mahub füüsilisele tahvlile ainult piiratud koguses teavet, samas kui digitaalne tahvel saab talletada piiramatul hulgal märkmeid ja kommentaare.   

Lisaks on füüsiliste tahvlite puhul ülesannete ajastuse ja konkreetsetest tähtaegadest kinnipidamise jälgimiseks vähem võimalusi. Digitaalsed tahvlid pakuvad kohandatavaid aruandlusvõimalusi kiireks progressi ja varasema tööviljakuse andmete hindamiseks.  

Lõpetuseks, kui teete kaugtööd meeskondadega, kes töötavad kontoris harva, on füüsilist Kanbani tahvlit peaaegu võimatu tõhusalt kasutada. Digitaalne tahvel võimaldab teie meeskonnal ülesannete haldussüsteemile juurde pääseda igal ajal ja igast seadmest.

Mees töötab laua taga sülearvutiga.

Projektijuhtimine on hõlbus.

Kõik inimesed juhivad projekte. Microsoft Project annab teile projektide edukaks elluviimiseks võimsa ja lihtsa lahenduse.
Lugege lisateavet.

Digitaalsed Kanbani tahvlid 

Kui avastate, et kirevaid märkmeid täis füüsiline tahvel enam ei tööta, võib Kanbani põhimõtteid ja visuaalseid meetodeid kasutavasse ülesandehaldustarkvarasse investeerimine olla teie meeskonna jaoks õige valik. Lisaks pakub digitaalne variant mitmesuguseid eeliseid, mida füüsilised tahvlid ei võimalda (nt andmete visualiseerimine, manused ja kaardiajalugu).  
Microsoft Planneri tahvlivaade

Kanbani funktsiooni avastamisel saate leida lahenduse, mis aitab teil luua sisurikkaid ülesandekaarte (sh kontroll-loendeid, silte ja kindlaid tähtaegu). Samuti peaks see sünkroonima programmidega, mida tihti kasutate, et saaksite igale kaardile lisada tekstidokumente, arvutustabeleid ja esitlusi. Sel viisil pääseb teie meeskond ühes kohas juurde kõigile vajalikele andmetele ilma rakendusi vahetamata.  

Kaaluge ka tarkvara, mis saaks ülesande oleku automaatselt sektor- ja lintdiagrammiks teisendada, et teil oleks lihtsam ülesandeid ka edaspidi teisaldada veergu Valmis. See aitab teil kiiresti saada ülevaate sellest, milliste ülesannetega ollakse järje peal ja millistega mitte. Näiteks saate teha muudatusi ja ülesandeid ümber määrata, kui märkate, et üks teie meeskonnaliikmetest eirab regulaarselt tähtaegu.

Lõpetuseks, kuna aina rohkem ettevõtteid läheb üle virtuaalsele töömeetodile, kaaluge pilvepõhiseid ülesandehaldureid, mis aitavad teil tehaolevate tööde loenditega kursis püsida kõikjal ja mis tahes seadmes.

Kanbani lahenduse eelised

Kanbani tahvlid pakuvad tugeva vundamendi ühtseks ja struktureeritud ülesannete organiseerimiseks. Need sobivad eriti hästi inimestele, kes peavad end visuaalseteks õppijateks ning eelistavad teabe tõlgendamiseks ja nendega töötamiseks kasutada diagramme, graafikuid, skeeme ja muid kujutisi.  

Kanbani tahvlid hõlbustavad töövoogu ja vähendavad katkestusi, mis projektides ja ülesannete täitmisel paratamatult tekivad. Seda seepärast, et kõik meeskonnaliikmed on pühendunud töötamisele järjepidevas tempos. Kanbani tahvlid võivad näidata, kui konkreetne ülesanne takistab projekti edenemist, et vajadusel oleks lihtne lähenemist muuta.  

Lõppkokkuvõttes on Kanbani tahvlite eesmärk tagada, et töö tõhususe suurendamiseks ei kulutaks meeskonnaliikmed aega ebavajalikele ülesannetele ja igal ülesandel oleks hoopis laiem eesmärk. Tänu sellele võib Kanban meeskonna tööviljakust märkimisväärselt suurendada.

Kokkuvõte

Üks tänapäevase töökoha populaarsemaid mantraid on „Aitab küll alustamisest, aeg on tulemusteks”. Kanbani lahendus keskendubki just ülesannete lõpuleviimisele. 

Kui teie meeskonnal on ülesannete lõpuleviimisega pidevalt probleeme, on nüüd sobiv aeg proovida Kanbani meetodit. Tahvli häälestamine ja ideaalse meetodini jõudmine võib veidi aega võtta, kuid otsusekindluse ja pideva arengusooviga ootavad teid ja teie meeskonda produktiivsemad ajad.

Lugege lisateavet Kanbani meetodil põhineva ülesandehalduse tarkvara kohta.

 Microsoft 365 meeskond on keskendunud ressursside jagamisele, et aidata teil oma ettevõtet alustada, juhtida ja kasvatada.

Alustage Microsoft 365 kasutamist

Juba tuttav Office ja koostööd tõhustavad tööriistad, et saaksite ajast ja asukohast olenemata rohkem tehtud.
Osta kohe

Seotud sisu

Äritehnoloogia

Miks videokonverentside pidamine teie ettevõtte jaoks hädavajalik on: 10 peamist eelist

Lisateave
Ettevõtte haldamine

8 võimalust kaugmeeskondade juhtimiseks ja natuke kergemalt hingamiseks

Lisateave
Ettevõtte haldamine

Kuidas kasutada tänast Scrumi

Lisateave
Ettevõtte haldamine

Kuidas aitab ülesannete haldamine teie meeskondadel hübriidtöökohale üle minna

Lisateave
Äriülevaadete ja -ideede teenust ei tohiks käsitleda maksu- ega finantsnõustamisena. Oma olukorra arutamiseks pidage nõu maksu- või finantsspetsialistiga.

Jälgige Microsoft 365 uudiseid