Kalenterin, sähköpostin ja Outlook-mobiilisovellusten uusilla toiminnoilla saat asioita aikaan
Sinulla on varmaankin vastausta odottavia sähköposteja, hoidettavia asioita ja paikkoja, joihin sinun tulisi ehtiä. Outlookin uusilla toiminnoilla – joita voit käyttää Windowsilla, Macilla, verkossa ja mobiilisovelluksella – hallitset ajankäyttöäsi ja pidät tärkeimmät asiat keskiössä. Lisäksi uudet toiminnot, jotka ovat tulossa pian iOS:n ja Androidin Outlookiin – yhdistävät sinut ihmisiin, sovelluksiin ja tekniikkaan, jotka parantavat tuottavuuttasi sekä suojaavat sinua ja yritystäsi.
Tässä on katsaus uusiin ja pian tuleviin toimintoihin:
Outlookin kalenterin uudet toiminnot
Laskumaksumuistutukset: Lisäämme maksettavat laskut tapahtumiin, joita autamme sinua seuraamaan automaattisesti. Olemme lisänneet tuen maksettaville laskuille, joten näet niiden tiedot samalla tavalla kuin näet matkavarausten ja pakettien toimitusten tiedot Outlookissa yhteenvetokortista päivän sähköpostien yläreunassa. Outlook tunnistaa sähköpostitse saamasi laskut, näyttää yhteenvedon ylhäällä ja lisää eräpäivälle automaattisesti kalenteritapahtuman. Saat myös sähköpostimuistutuksen kaksi päivää ennen eräpäivää, joten maksat aina varmasti laskusi ajoissa. Tämä toiminto on käytettävissä Outlook.comissa. Lue lisätietoja siitä, mitä muita tapahtumia ja palveluntarjoajia tuemme.
Ehdotetut tapahtumasijainnit ja kokoushuoneet: Kokouksen tai tapahtuman sijainnin lisääminen Outlookissa on nyt paljon helpompaa ja nopeampaa. Outlook antaa ehdotuksia kokouksen sijainniksi jo, ennen kuin aloitat edes kirjoittamisen, mukaan lukien äskettäin käytetyt (ja vapaat) kokoushuoneet sekä muut yleiset sijainnit (esimerkiksi oma toimisto). Kun aloitat kirjoittamisen sijaintikenttään, Outlook ehdottaa vaihtoehtoja Bingin perusteella ja täydentää sitten automaattisesti kokoussijaintisi tarvittavat tiedot. Julkisille sijainneille Outlookin monipuolinen sijaintitoiminto lisää täyden osoitteen Outlook-kalenteritapahtumaasi. iOS:n Outlook hyödyntää sitten nykyistä sijaintiasi, kohdeosoitetta ja liikennepäivityksiä, joiden perusteella se lähettää sinulle ilmoituksen siitä, milloin sinun täytyy lähteä kohti seuraavaa tapahtumaasi, jotta ehdit paikalle ajoissa. Tämä on tulossa pian Windowsin Outlookiin.
Olemme lisäksi täydentäneet tätä sijainti- ja kontekstikohtaista lähestymistapaa, jotta voimme räätälöidä sijaintiehdotuksia entistä paremmin, kun luot kalenteritapahtumia mobiililaitteellasi. Ehdotukset perustuvat koneoppimismalleihin, jotka ottavat huomioon sijaintisi, osallistujaluettelon, kokouksen ehdotetun kellonajan ja muita sen elementtejä. Jos tarvitset kokoushuonetta, Outlook näyttää organisaatiosi kokoushuoneiden käytettävyyden, jotta voit valita parhaan vaihtoehdon kokouksellesi yhdellä napautuksella. Kokoushuoneen varaaminen mobiililaitteella on entistä helpompaa ja nopeampaa, kun järjestelmä oppii tuntemaan sinut paremmin. Tämä on käytettävissä iOS:n Outlookissa.
Kokousvastausten seuranta ja edelleenlähetys: Järjestämiesi tapahtumien ja niiden tapahtumien, joihin aiot osallistua, seuranta on olennainen osa ajankäytön hallintaa. Osallistujien hallinta voi kuitenkin olla vielä tehokkaampaa kaikkien kannalta. Näet nyt kokouspyyntöjen vastaukset Outlookissa – myös niistä kokouksista, joita et itse järjestä. Tämän ansiosta kutsutut osallistujat voivat päättää muiden osallistujien suunnitelmien perusteella, kannattaako heidän osallistua itse kokoukseen. Tämä tietysti parantaa ajankäytön hallintaa. Kun tiedät, ketkä osallistuvat, voit kenties säästää aikaa, jos osallistujien perusteella näyttääkin siltä, että sinun ei tarvitsekaan osallistua, koska muut osallistujat voivat kyllä hoitaa homman.
Jos aiot osallistua kokoukseen, jonka osallistujaluetteloa on syytä hallita tarkasti, voit myös sallia tai estää kalenterikutsun lähettämisen edelleen. Valitse Vastausasetukset-kohdasta Uusi kokous ja valitse sitten Salli edelleenlähetys -valintaruutu tai poista sen valinta. Tämä on tulossa pian Windowsin Outlookiin ja Outlookin verkkoversioon.
Olemme myös muokanneet sitä, miten Outlookissa seurataan suurten kokousten tai osallistujaluetteloltaan suurten kokousten kokouspyyntövastauksia. Jos käytät jakeluluetteloa, jossa on yli 500 vastaanottajaa, Outlook seuraa nyt kaikkien vastauksia yksilöllisesti. Nyt voit päivittää isojen kokousten tietoja milloin tahansa, jos muutokset ovat tarpeen, ilman Office 365:n sähköpostin ja kalenterin 500 vastaanottajan enimmäisrajoitusta. Tämä on käytettävissä koko Outlookissa.
Useat aikavyöhykkeet: Tapahtumien hallinta eri aikavyöhykkeillä on nyt entistä helpompaa Outlookissa. Voit nyt määrittää tapaamisten ja kokousten alkamis- ja päättymisajat eri aikavyöhykkeillä. Voit määrittää matkatapahtuman siten, että lähtöaika on lähtömaan aikavyöhykkeen mukainen ja saapumisaika matkakohteesi aikavyöhykkeen mukainen. Lisäksi voit nyt näyttää Outlookin kalenterin pääruudukossa useita aikavyöhykkeitä. Windowsissa voit lisätä jopa kolme aikavyöhykettä valitsemalla Tiedosto > Asetukset > Kalenterin aikavyöhykkeet. Macissa voit lisätä toisen aikavyöhykkeen valitsemalla Outlook > Asetukset > Kalenterin aikavyöhykkeet. Outlookin verkkoversiossa voit lisätä toisen aikavyöhykkeen napsauttamalla kalenterin kokouskutsun Aikavyöhyke-valikon avausnuolta. Tässä oli lyhyt yleiskatsaus Outlookin uusista toiminnoista ja niiden julkaisusta eri puolilla maailmaa.
Outlookin sähköpostin uudet toiminnot
Näytä organisaation hakemiston tiedot: Jos et vielä tiennyt, Outlook lisää nyt organisaation hakemiston tiedot Outlook-yhteystietoihisi. Julkaisimme äskettäin tämän uuden toiminnon Näytä organisaatio -toiminnon alla. Sen avulla saat nopeasti tietoja organisaatiosi käyttäjistä. Jos yritystiedot on yhdistetty Azure Active Directoryyn, näet, kuka yhteyshenkilösi esimies on, hänen komentoketjunsa yrityksessä ja jopa sen, kenen kanssa hän tekee eniten yhteistyötä. Näin näet siis suoraan Outlookista, kuka voi auttaa sinua hoitamaan jonkin tietyn asian. Napauta hakutoimintoa Outlook-mobiilisovelluksessa ja valitse haluamasi yhteyshenkilö, avaa hänen yhteystietokorttinsa ja tarkista hänen organisaatiotietonsa. Tämä on käytettävissä iOS:n Outlookissa.
Välityspalvelintuki: Jotkin organisaatiot käyttävät välityspalvelimia, joilla estetään Internetin suora käyttö mobiililaitteilla. Outlook tukee nyt yrityksiä, jotka käyttävät SOCKS-välityspalvelimia lisäsuojausmekanismina yritystietojen ja Internetin välillä. Tämä on käytettävissä iOS:n ja Androidin Outlookissa.
Piilokopiovaroitus: Saat joskus varmasti piilokopiona sähköposteja, joihin haluat vastata. Outlook suojaa nyt sinua, jos vastaat viestiin, jonka sait piilokopiona: saat tässä tapauksessa varoituksen, jotta voit vastata vain lähettäjälle, ei kaikille viestin vastaanottajille. Tämä on käytettävissä Windowsin Outlookissa.
Tämä on tulossa pian iOS:n ja Androidin Outlookiin.
Luonnoskansioiden synkronointi: Lisäämme mahdollisuuden aloittaa viestin kirjoittaminen Outlookissa yhdellä laitteella ja jatkaa sitä sitten toisella laitteella. Voit aloittaa viestin kirjoittamisen mobiililaitteella ja kirjoittaa sen sitten loppuun pöytäkoneella (tai toisinpäin). Outlook auttaa sinua hoitamaan hommat silloin, kun se sinulle sopii. Tämä on tulossa iOS:n Outlookiin toukokuussa 2018. Tämä on käytettävissä Windowsin ja Androidin Outlookissa sekä Outlook for Macissa.
Office Lens -tekniikka Androidin Outlookissa: Jos haluat esittää ja jakaa tietoja kuvamuodossa (esimerkiksi luonnoslehtiön, valokuvan tai asiakirjan), olemme lisänneet Outlookiin uuden valokuvakuvakkeen, joka on integroitu Office Lens -tekniikkaan. Aloita vain uuden viestin kirjoittaminen Outlookissa ja ota sitten kuva luonnoslehtiöstä, asiakirjasta tai valokuvasta napauttamalla uutta valokuvakuvaketta. Saat kuvan siitä valmiiksi parannettuna ja käsiteltynä suoraan sähköpostiviestiisi upotettuna. Outlook on integroitu sovelluksiin ja palveluihin, joita tarvitset tuottavaan työskentelyyn. Tämän ansiosta voit jakaa helposti ja nopeasti juuri sitä, mitä haluat, ja juuri silloin, kun haluat – entistä vähemmin napautuksin ja sovelluksin! Tämä on tulossa Androidin Outlookiin toukokuussa 2018.
Pikavastaus: Vastaaminen Outlookissa on nyt entistä nopeampaa ja merkityksellisempää. Viestin sisältö pysyy aina näkyvissä. Lisäksi näytön alareunassa on uusi vastausruutu. Tämän ansiosta keskustelut sujuvat helposti Outlookin nykyaikaisessa keskustelumaisessa käyttöliittymässä. Tämä on tulossa Androidin Outlookiin toukokuussa 2018 ja Outlook for Maciin myöhemmin tänä kesänä. Tämä on käytettävissä iOS:n Outlookissa.
Suosikkihenkilöt: Julkaisimme äskettäin toiminnon, jolla voit määrittää ryhmiä ja sähköpostikansioita Outlookissa. Pian lisäämme myös mahdollisuuden määrittää suosikkihenkilöitä. Kun tärkeimmät yhteyshenkilösi ovat mobiilisovelluksen hakutoiminnon keskiössä ja viestikansioidesi yläreunassa, tunnistat oikeat ihmiset nopeasti ja saat enemmän aikaan. Voit myös määrittää suosikkihenkilöitä Outlookissa mobiililaitteella (kuten tällä hetkellä verkossa). Nämä suosikkimerkinnät pysyvät johdonmukaisina, joten voit käyttää niitä sekä mobiilisovelluksilla että verkkoversiossa. Tämä on tulossa iOS:n ja Androidin Outlookiin kesäkuussa 2018.
Office 365 -ryhmät OneNotelle ja kokoustapahtumat Outlookissa: Office 365 -ryhmien toiminnan seuraaminen on nyt entistä helpompaa, sillä voit tarkastella ryhmän tapahtumia Outlookissa sekä käyttää ryhmän OneNote-muistikirjaa. Voit seurata tapahtumia ryhmän yhteystietokortissa ja avata OneNoten suoraan Outlookista, jos haluat tarkastella ryhmän OneNoteen kirjaamaa sisältöä. Tämä on tulossa iOS:n Outlookiin kesäkuussa 2018.
Estä ulkoinen sisältö: Sähköposteihin upotetut kuvat saattavat sisältää sisältöä, joka ilmoittaa lähettäjälle, että olet avannut sähköpostin. Avattujen sähköpostien seuranta voi olla tärkeää digimarkkinoijille. Jos et halua, että tätä seurataan, Outlook suojaa nyt sinut ja postilaatikkosi estämällä tällaisen ulkoisen sisällön. Tämä on tulossa Androidin Outlookiin toukokuussa 2018.
Yksi Office 365 -tili Outlookissa: Suurimpien ja tarkimmin säädeltyjen asiakkaidemme tietosuoja- ja vaatimustenmukaisuuskäytäntöjen noudattaminen on tärkeä osa Office 365:n tuomaa lisäarvoa. Joillain yrityksillä on vaatimuksia, joiden mukaan kaikki yritysympäristön viestintä täytyy tallentaa. Outlook auttaa yrityksen hallitsemia laitteita käyttäviä asiakkaita pienentämään riskiä siitä, että käyttäjät kopioivat tietoja yrityksen Office 365 -tililtä henkilökohtaisille tileilleen mobiililaitteilla tai että käyttäjät lähettävät vahingossa yritystietoja henkilökohtaisilla tileillä. Yritykset voivat pian valvoa yrityskäytäntöjen noudattamista hallituissa mobiililaitteissa siten, että Outlookissa sallitaan vain yksi tili. Tämä on tulossa iOS:n ja Androidin Outlookiin kesäkuussa 2018.
Muista tutustua Office 365:n toteutussuunnitelmaan, josta saat lisätietoja näiden toimintojen käyttöönotosta muissa Outlook-versioissa. Voit myös lähettää meille ideoita ja ehdotuksia UserVoice-kanavan kautta. Luemme kaiken palautteen.
