Esittelyssä Workplace Analytics -ratkaisut ja MyAnalytics-herätteet

Ryhmätyö seisoo ja kaatuu yhteistyötottumusten myötä. Kun kokouksia pidetään tehokkaasti, aikaa luodaan tiettyyn aiheeseen keskittyvälle työlle ja työn ja vapaa-ajan rajat pysyvät kunniassa, työryhmät menestyvät. Näiden tapojen omaksuminen on vaikeaa, ja koko työryhmän on noudatettava niitä. Kerätty tieto voi luoda yhteisen kielen, joka auttaa jäseniä pääsemään yksimielisyyteen tärkeistä yhteistyönormeista. Näyttämällä miten työt oikeasti saadaan tehtyä organisaatiot saavat työryhmistä tehokkaampia, luovempia ja innostuneempia.

Tänään ilmoitamme kahdesta uudesta ominaisuudesta – Workplace Analytics -ratkaisuista ja MyAnalytics-herätteistä – joiden tarkoituksena on asettaa yksilöt ja työryhmät muutoksen keskipisteeseen.

Workplace Analytics -ratkaisut – voimauta työryhmät hallitsemaan aikaansa

Workplace Analytics käyttää jokapäiväisten Office 365 -töiden tietoja tuottavuuteen, työresurssien tehokkuuteen ja työntekijöiden sitoutuneisuuteen vaikuttavien yhteistyömallien tunnistamiseen.

Tänään tuomme käyttöön ratkaisuja, jotka auttavat tekemään organisaationlaajuisista oivalluksista käytännön suunnitelmia yksilöille ja työryhmille. Ensimmäinen ratkaisu – Workplace Analytics -ryhmätyöratkaisu – auttaa työryhmiä parantamaan yhteistyötottumuksiaan ja hallitsemaan aikaansa opastamalla organisaatiot kolmen vaiheen läpi:

Tunnista yhteistyön haasteet – Käytä Office 365 -arkityön tietoja, kuten sähköposteja ja kokouksia, haasteiden kuten kokousylikuormituksen, kohteellisen työn aikapulan tai työajan ulkopuolisen työkuormituksen tunnistamiseen. Yhdistämällä nämä näkemykset sitoutuneisuusselvityksen tuloksiin löydät yhteyksiä työntekotapojen ja työryhmän hyvinvointi-indikaattorien, kuten sitoutuneisuus- ja innovatiivisuusarvojen, väliltä.

Analyysi osoittaa, että markkinointityöryhmä käyttää paljon enemmän aikaa kokouksiin kuin toiset työryhmät ja voisi hyötyä muutosohjelmasta, jonka tarkoitus on kokoustuntien vähentäminen.

Voimauta työryhmät muuttumaan – Värvää työryhmiä muutosohjelmiin, jotka auttavat niitä omaksumaan parempia työtapoja, kuten tuomaan esityslistat kokouksiin ja varaamaan päivittäin aikaa kohdennettuihin töihin. Osallistujat saavat uutta tietoa henkilökohtaisesta tuottavuudestaan ja voivat suunnitella vastaista toimintaansa MyAnalyticsin avulla.

Kun työryhmät osallistuvat muutosohjelmaan, jäsenet pääsevät käyttämään MyAnalyticsin toimintasuunnitelmaa, josta näkyy, miten he ovat edistyneet pyrkimyksissään saavuttaa työryhmän tavoitteet.

Mittaa ja paranna – Varmista muutosohjelmiesi onnistuminen mittaamalla ajan myötä tapahtuva edistyminen asetettujen tavoitteiden suuntaan. Toista ja paranna sitä mukaa kun näet, mitkä toimintasuunnitelmat onnistuvat tai epäonnistuvat työryhmien menettelytapojen muuttamisessa.

Tämä työryhmä on ollut muutosohjelmassa mukana jo neljän viikon ajan ja on saanut keskimääräistä viikoittaista kokoustuntimäärää laskettua 11 prosentilla.

Workplace Analyticsin ryhmätyöratkaisu, jota pääsee käyttämään Ratkaisut-välilehdestä, on nyt saatavissa käyttäjien esikatseltavaksi sekä Workplace Analyticsiä että MyAnalyticsiä käyttämällä. Lue lisää Workplace Analytics -ryhmätyöratkaisusta.

MyAnalytics-herätteet – työskentele älykkäämmin kerättyihin tietoihin perustuvien Outlookin ryhmätyövihjeiden avulla

Parempien ryhmien rakentaminen alkaa läpinäkyvällä, kerätyistä tiedoista lähtevällä dialogilla – mutta kukaan ei ole täydellinen, ja kun työtahti on nopea, hyvien ryhmätyötapojen noudattaminen voi olla haastavaa. MyAnalyticsin herätteet voivat auttaa kuromaan aukon umpeen tarjoamalla ystävällisiä, kerättyyn tietoon perustuvia ryhmätyövihjeitä, jotka tulevat käyttöön sitä mukaa kun saat työtä tehtyä Office 365:ssä.

Käyttäjä näkee kokouskutsussa ilmoituksen, joka herättää hänet säästämään aikaa kohdennetulle työlle.

Tästä kesästä alkaen Outlookissa alkaa näkyä neljänlaisia MyAnalytics-herätteitä sitä mukaa kun luet ja kirjoitat sähköpostiviestejä ja kokouskutsuja.

Lisää kohdennettua työaikaa – Haastava, innovatiivinen työ edellyttää syvää keskittymistä ja jakamatonta huomiota. Kun kalenterisi täyttyy kokouksista, MyAnalytics muistuttaa, että sinun on varattava aikaa kohdennetulle työlle ennen uusien kutsujen vastaanottamista. Voit nähdä käytettävissä olevat työtunnit ja varata ne poistumatta Saapuneet-kansiosta. MyAnalytics ilmoittaa sinulle siitäkin, että kokouskutsu on ristiriidassa jo kohdennettujen ja aikatauluun merkittyjen töiden kanssa.

Pidä kokouksia tehokkaammin – Kokoukset ovat välttämättömiä, jotta työt saadaan tehtyä, mutta niihin voi kulua koko viikko, niin ettei aikaa jää muille töille. Kun luot ja vastaanotat kokouskutsuja, MyAnalytics herättää sinut toteuttamaan hyviä kokoustapoja käytännössä ja säästämään kallisarvoista aikaa. MyAnalytics opastaa sinua esimerkiksi lähettämään työtovereita tilallesi kokoukseen, jos aikataulusi on jo täynnä.

Vähennä vapaa-ajan vaikutustasi työtovereihin – Jo viime vuonna ilmoitimme että MyAnalytics laatii tiivistelmän töiden jälkeisestä vaikutuksestasi työtovereihin. Nyt MyAnalytics lähettää sinulle aktiivisesti herätteitä, jotta et lähettäisi työajan jälkeen sähköposteja, joita olet kirjoittamassa äskettäin työn ulkopuolella jo häiritsemillesi työtovereille.

Pysy tehtävien ja lukematta olevien sähköpostien tasalla – MyAnalytics käyttää jo tekoälyä muistuttamaan sinua tehtävistä, jotka olet sähköpostitse luvannut tehdä työtoveriesi puolesta (ja tehtävistä, joiden tekemistä he ovat pyytäneet sinulta). Nyt MyAnalytics näyttää nämä muistutukset samalla, kun luet työtoveriesi lähettämiä sähköpostiviestejä, joten voit hoitaa tärkeät tehtävät valmiiksi ennen kuin otat uusia suoritettaviksesi. MyAnalytics muistuttaa sinua myös lukematta olevista sähköpostiviesteistä, jotka olet saanut tärkeiltä yhteyshenkilöiltä.

Tästä kesästä alkaen MyAnalytics-käyttäjät alkavat nähdä herätteitä Outlookin verkkoversion uusimman päivityksen jälkeen. Outlookin MyAnalytics-apuohjelmasta käyttäjät voivat kytkeä herätteet pois käytöstä. Saat lisätietoja lukemalla tämän tukiartikkelin.

MyAnalytics toimitetaan Office 365 Enterprise E5:n osana ja se on saatavissa lisäosana muihin Office 365 Enterprise -palvelupaketteihin. Lisätietoja MyAnalyticsistä.