Kolme tapaa uusien hybridinodotusten saavuttamiseen Microsoft Teamsin ja Microsoft 365:n avulla

Viisi vuotta sitten aloitimme jännittävän matkan Microsoft Teamsin kanssa tarkoituksenamme rakentaa yhteistyön ja tiimityön keskus. Videokokoukset eivät olleet työpaikkojen normi, mutta oli alusta asti selvää, että asynkronisen ja synkronisen yhteistyön yhdistelmä yhdessä tuotteessa tarjosi ainutlaatuisen mahdollisuuden työ-, oppimis- ja yhteystapojemme uudistamiseen.

Kun muistelemme tätä tavoitettamme, haluamme kiittää asiakkaitamme ja kumppaneitamme, jotka ovat innoittaneet meitä tekemään työmme mahdollisimman hyvin. Olemme kiitollisia siitä, että niin monet, sairaaloista oppilaitoksiin ja voittoa tavoittelemattomiin organisaatioihin sekä kaupallisiin yrityksiin, käyttävät Teamsia tavoitteidensa saavuttamiseen.

Nykyisin yli 270 miljoonaa ihmistä käyttää Teamsia hybridityössä. Yli 50 prosenttia organisaatioista käyttää Teamsia vakio-ohjelmistona Morgan Stanleyn hiljattain tietohallintojohtajille tekemän kyselyn mukaan.¹ Siirryttäessä etätyöstä hybridityöhön aktiivisten Teams-kokoustilalaitteiden määrä on lähes kaksinkertaistunut vuoden aikana, ja Teams-puhelimella on nyt yli 80 miljoonaa aktiivista käyttäjää. Teams tukee jokaista työntekijää toimistosta etulinjaan. Teamsin käyttäminen on itse asiassa kaksinkertaistunut vuoden aikana etulinjan työntekijöiden keskuudessa.

Työmme ei ole läheskään lopussa. Kuuntelemme, opimme ja innovoimme jatkossakin auttaaksemme kaikkia organisaatioita menestymään työn uudessa maailmassa. Tänään julkaistavan vuoden 2022 työskentelytrendiraportin merkityksellisten tietojen valossa on selvää, että työtapamme ja työhön kohdistuvat odotuksemme ovat hyvin erilaisia kuin vain kaksi vuotta sitten, joten myös ratkaisujemme on tarpeen kehittyä.

Nyt ilmoitamme uusista tuoteinnovaatioista, jotka on suunniteltu toimivaan hybridityöhön. Nämä uudet ominaisuudet ja ratkaisut liittyvät ihmisten työpaikkaa koskeviin uusiin odotuksiin, koskevatpa ne entistä osallistavampien kokouskokemusten luomista kumppanien tai asiakkaiden kanssa tai omaehtoisen työskentelyn joustavuuden saavuttamista.

Aloitetaan siis.

1. Uudista toimistokokemus

Kahden vuoden hybridi- ja etätyön jälkeen tietomme osoittavat, että toimistolla on yhä merkitystä työntekijöille ja johtajille. Yritysjohtajien on kuitenkin ajateltava uudelleen sekä fyysiset tilat että kulttuurilliset normit, jotta toimistoaika olisi matkustamisen arvoista. Tämä tarkoittaa kasvokkaisten tapaamisten osallistujien, syiden ja paikkojen tarkkaa harkintaa ja sen varmistamista, että fyysiset tilat suunnitellaan hybriditiimien yhdistymisen ja osallistumisen tunteen mukaisiksi.

Tutkimuksessamme 38 prosenttia hybridityöntekijöistä vastasi, että heidän suurin haasteensa on tietää, milloin ja miksi pitäisi tulla toimistoon, kun taas vain 28 prosenttia yrityksistä on luonut tiimisopimuksia siitä, kuka työskentelee missäkin.  

Jotta voisit entistä helpommin koordinoida toimistoaikasi tiimisi kanssa, päivitämme Outlookin niin, että voit pyytää vahvistuksen kokoukseen osallistumiselle ja lisätä huomautuksen, aiotko itse osallistua kasvokkain vai virtuaalisesti. Nämä uudet vahvistusmahdollisuudet tulevat julkiseen esikatseluun Outlookin verkkoversiossa vuoden 2022 toisella neljänneksellä.

Heille, jotka liittyvät hybridikokouksiin neuvotteluhuoneesta, teemme entistä helpommaksi ja häiriöttömämmäksi vahvistaa henkilökohtaista läsnäoloa Teams-kokoustilan kumppanilaitekokemuksen uusien parannusten avulla. Kun nykyisin liityt kokoukseen Teams-kokoustilassa omalla laitteellasi, laitteen ääni katkaistaan automaattisesti kierron välttämiseksi. Pian sinua pyydetään ottamaan kannettavan tietokoneesi videokamera käyttöön, jotta etäosallistujat näkevät sinut selvästi riippumatta siitä, missä huoneen kohdassa olet. Häiriöiden estämiseksi videokuvasi piilotetaan huoneen etuosan näytöstä ja huoneessa olevista kumppanilaitteista liittyvien ihmisten galleriasta. Nämä parannukset tulevat yleisesti saataville vuoden 2022 toisella neljänneksellä. Lue lisää Tech Community -yhteisön blogista Hybridikokemusten parantaminen Microsoft Teams -kokoustilan ja Teams-laitteiden avulla.

Digitaalisten ja fyysisten työtilojen eron kaventamiseksi esittelemme Teams-kokoustilaan uuden kokousasettelun nimeltä eturivi. Se on suunniteltu erityisesti hybridikokouksiin ja tuo videogallerian silmien tasolle näytön alareunaan, jolloin kokoushuoneessa olevat ihmiset voivat nähdä etägalleriat tavallista luonnollisemmassa kasvokkaisessa vuorovaikutuksessa, aivan kuin ihmiset olisivat samassa fyysisessä tilassa. Sisältö näkyy näytössä keskitettynä, ja sen ympärillä näkyy lisätietoja kokouksesta ja osallistujien asenteista, kuten tekstikeskustelu, nostetut kädet ja reaaliaikaiset vuorovaikutukset. Eturivi on nyt saatavilla esikatseluna, ja parannetut toiminnot seuraavat myöhemmin tänä vuonna. Lue lisää Teamsin eturivistä.

Olemme tuoneet Teamsin, Microsoft 365:n, Windowsin ja Whiteboardin uusimmat hybridityöhön suunnitellut Microsoft-kokemukset Surface Hub 2S:ään, joka on yhteistyöhön tarkoitettu ja Microsoft Teams -sertifioitu piirtoalusta- ja kokouslaite. Etätyöntekijöiden käytössä on nyt dynaaminen näkymä huoneen vuorovaikutuksista uuden tekoälypohjaisen Microsoft Surface Hub 2 -älykameran ansiosta. Laitteen automaattinen rajaustoiminto säätää dynaamisesti näkymää huoneesta, rajaa kuvan uudelleen jonkun poistuttua, uusien ihmisten tultua sisään tai jonkun henkilön ollessa vuorovaikutuksessa näytössä olevan sisällön kanssa. Surface Hub 2 -älykamera on nyt saatavissa. Lue lisää laiteblogistamme.

Tuleminen nähdyksi ja kuulluksi on sisällyttävän kokousympäristön kannalta yhtä tärkeää kuin saumattoman yhteistyön mahdollisuus. Neatin ja Yealinkin uusien kosketusnäyttöratkaisujen sertifiointi Androidin Teams-kokoustilaa varten on meneillään, ja ne tulevat saataville vuoden 2022 toisella neljänneksellä. Nämä laitteet yhdistävät äänen, videokuvan, kosketusnäytön ja tietokoneen yhteen laitteeseen ja mahdollistavat helpon käyttöönoton ja parannetut yhteistyökokemukset. Lisätietoja on uudessa Tech Community -blogissamme.

2. Tee kaikesta tärkeää

Keräämme triljoonittain arvopisteitä pyrkiessämme ymmärtämään, miten työ on muuttumassa. Viikoittain kokouksissa käytetty aika on kasvanut yli 250 prosentilla maaliskuun 2020 jälkeen. Samanaikaisesti ilmaantuu uusia yhteistyökäytäntöjä, kun työntekijät järjestelevät työpäiviään uudelleen. Kokoukset muuttuva lyhyemmiksi ja valmistamattomiksi. Käyttäjät alkavat käyttää työssään asynkronisia kanavia, kuten tekstikeskustelua.

Pyrimme helpottamaan uusien työskentelytapojen käyttöönottoa. Tavoitteemme on luoda sisällyttäviä ja osallistavia kokemuksia, tehdä kokouksistasi tehokkaita ja varmistaa, että kaikki näkevät työsi vaikutuksen riippumatta siitä, onko tarkoituksena auttaa esittäjiä panemaan parastaan tai mahdollistaa asynkroninen yhteistyö eri aikavyöhykkeiden välillä.

Syyskuussa 2021 esittelimme Cameon, PowerPoint-kokemuksen, jonka avulla voit saumattomasti integroida Teams-kamerasyötteesi esitykseesi. Se antaa sinun mukauttaa sitä, miten ja missä haluat näkyvä dioissasi.. Se myös tarjoaa asetteluvaihtoehtoja PowerPointin suunnittelutyökalun kautta parasta mahdollista katselua varten. Cameo tulee yleisesti saataville vuoden 2022 toisella neljänneksellä.

Julkaisimme hiljattain äänitysstudion, jonka avulla voit tallentaa esityksesi PowerPointissa ja tarjota videotallenteita, joiden avulla tiimisi voi kuluttaa sisältöä omilla ehdoillaan. PowerPointin äänitysstudio on nyt yleisesti saatavilla.

Nyt ilmoitamme, että tuomme Cameon ja äänitysstudion käyttöön yhdessä. Nyt voit luoda ja tuottaa esityksesi saumattomasti, määrittää Cameon avulla videoidesi näyttötavan ja -paikan dioissasi ja sitten äänittää puheesi mihin tahansa diaan äänitysstudion avulla. Kun on aika kertoa viestisi, jaa esityksesi Teamsin PowerPoint Livessä riippumatta siitä, osallistutko kokoukseen. Yhdistetty Cameo- ja äänitysstudiokokemus tulevat saataville vuoden 2022 toisella neljänneksellä.

Ei ole helppoa olla parrasvaloissa. On erityisen haastavaa pitää tehokkaita esityksiä ilman kasvokkain paikalla olevaa yleisöä. Microsoft Teamsin Puhevalmentaja, joka tulee saataville vuoden 2022 toisella neljänneksellä, tarjoaa tekoälyn avulla ohjeita omaan tahtiisi, ilmoittaa sinulle, jos keskeytät jonkun muun, ja muistuttaa sinua ilmoittautumaan yleisöllesi.

Jotta voit varmistaa sanomasi perillemenon, esittelemme Kielten tulkkauksen, jonka avulla reaaliaikaiset tulkit voivat muuttaa puhujan puheen toiselle kielelle reaaliaikaisesti. Kokouksen järjestäjä voi määrittää tulkit osallistujaluettelostaan ja valita enintään 16 lähde- ja kohdekieliyhdistelmää, ja osallistuvat kuulevat sekä tulkkauksen että alkuperäisen äänen, jota toistetaan pienemmällä äänenvoimakkuudella taustalla. Kielten tulkkaus tulee yleisesti saataville vuoden 2022 toisella neljänneksellä. 

Kokoukset toimivat usein tiimin yhteistyötiloina ideoiden esittelyssä ja ongelmanratkaisussa. Teamsin Microsoft Whiteboard on kehittynyt arvokkaaksi visuaaliseksi yhteistyötilaksi, jossa ryhmät tulevat yhteen tehokkaaseen hybridiaivoriiheen ja oppimiseen. Se tarjoaa monipuolisen valikoiman ominaisuuksia, jotka herättävät visuaalisen yhteistyön eloon Teamsissa, kuten yhteistyökohdistimia, yli 50 uutta mallia, tilannekohtaisia reaktioita ja mahdollisuuden avata olemassa olevia tauluja ja tehdä yhteistyötä ulkoisten työtovereiden kanssa Teams-kokouksissa. Nämä ominaisuudet tulevat yleisesti saataville vuoden 2022 toisella neljänneksellä.  

3. Tee yhteistyötä ja viesti omalla tavallasi

Tietojemme mukaan yli 50 prosenttia hybridityöntekijöistä harkitsee siirtymistä kokonaan etätyöhön seuraavan vuoden kuluessa. Tämä vaatimus entistä suurempaan joustavuuteen ja mobiilisuuteen merkitsee, että kiinteän pöytäpuhelimen ja kiinteän toimiston päivät ovat takana.

Teams-puhelin tarjoaa pian aidon ensisijaisen mobiilikokemuksen Operator Connect Mobilen avulla yhteistyössä maailman innovatiivisimpien teleoperaattoreiden, kuten BT:n, Rogersin, Swisscomin, Telian ja Verizonin, kanssa. Tällöin saat yhden puhelinnumeron työpöytänumeroksesi ja matkapuhelinnumeroksesi riippumatta siitä, mitä verkkoa tai laitetta käytät. Voit myös siirtää puheluja verkosta ja laitteesta toiseen katkoitta samaan tapaan kuin siirryt esimerkiksi työmatkan aikaisesta matkapuhelinpalvelusta toimistosi Wi-Fi-verkkoon. Teams-puhelimen Operator Connect Mobile tulee esikatseluun seuraavalla vuosineljänneksellä tietyillä operaattorikumppaneilla. Katso lisätietoja Operator Connect Mobilen ilmoitusblogista.

Teams-yhteydet on suunniteltu organisaatioiden rajat ylittävään saumattomaan, suojattuun ja helppokäyttöiseen yhteistyöhön, jonka avulla kaikki voivat työskennellä yhtenä laajennettuna tiiminä ja samalla pysyä omassa Teams-ympäristössään. Loppuvuodesta 2021 ilmoitimme Teams-yhteyksien jaetuista kanavista, joiden avulla organisaation sisäiset ja ulkoiset ihmiset voivat tehdä yhteistyötä jaetussa työtilassa. Esimerkiksi uuden tuotteen parissa työskentelevä tiimi voi jakaa Teams-kanavan ulkoisen suunnittelutiimin kanssa ja luoda yhden yhteisen työtilan organisaatioiden välille. Jokainen voi viestiä, ajoittaa kokouksen, jakaa tiedostoja ja tehdä yhteistyötä sovelluksissa vaihtamatta tiliä. Teams-yhteyksien jaetut kanavat tulevat esikatseluun maaliskuun 2022 lopusta alkaen. Jos haluat lisätietoja ja kokeilla jaettuja kanavia, lue Microsoft Teams -yhteyksien jaettujen kanavien blogia.

Jotta voimme luoda ja tehdä yhteistyötä tehokkaasti, tarvitsemme tavan tuoda hajautetut tiedot, tiedostot ja tiimit yhteen. Tammikuussa 2022 käynnistimme Teams-keskustelun Loop-osat, jotka tarjoavat uuden tavan ideoida, luoda ja tehdä päätöksiä yhdessä. Tänään esittelemme Outlookin sähköpostin Loop-osat. Voit nyt osallistua aivoriihiin, täyttää toiminnallisia kohteita ja saada uusimmat tilatiedot tiimiltäsi vaihtamatta kontekstia tai sovellusta. Yksittäinen osa voidaan päivittää samanaikaisesti riippumatta siitä, oletko Teamsissa vai Outlookissa. Jos haluat käyttää uusimpia Loop-osia Outlookissa, rekisteröidy Office Insider -jäseneksi.

Tietomme osoittavat myös, että positiivinen kulttuuri on tärkein asia, jota työntekijät odottavat yrityksiltä, ja seuraavina tulevat henkisen terveyden ja hyvinvoinnin edut. Työn uusi maailma vaatii teknologiaa, joka herättää yrityskulttuurin eloon digitaalisesti.  

Tänään esittelemme uuden Inspiration-kirjaston, joka on saatavilla esikatseluna Teamsin Viva Insights -sovelluksen kautta. Inspiration-kirjasto muuttaa merkitykselliset tiedot toiminnaksi sekä huippulähteiden, kuten Harvard Business Review’n ja Thriven, valvotun sisällön ja parhaiden käytäntöjen käyttömahdollisuudeksi. Työntekijäkokemusten ja sitoutumisen parantamiseen keskittyvä premium-sisältö vahvistaa Viva Insightin tarjoamia tuottavuuden ja hyvinvoinnin merkityksellisiä tietoja. Inspiration-kirjaston esikatselu otetaan käyttöön Microsoft 365 -käyttäjien Teamsin Microsoft Viva Insights -sovelluksessa myöhemmin maaliskuussa 2022, ja se tulee saataville maailmanlaajuisesti 11 tuetulla kielellä huhtikuun 2022 loppuun mennessä. Kiinnitä Viva Insights -sovellus Teamsiin ja lue lisää Inspiration-kirjastosta.

Lopuksi etä- ja hybridityön yhteinen haaste on säilyttää sosiaalinen pääoma: suhdeverkko, jonka avulla ihmiset ja organisaatiot voivat menestyä. Ystävyyksien ja suhteiden luominen voi olla haastavaa hybridityöympäristössä, joten olemme investoineet työkaluihin, joiden avulla voit ilmaista itseäsi ja pitää samalla hauskaa.

Nyt voit tuoda persoonallisuuttasi esiin entistäkin enemmän Teamsin uusien Fluent-emojien avulla. Yli 1 800 kolmiulotteisen, eloisan ja hauskan emojin avulla voit lisätä ilmaisua ja leikkisyyttä viesteihin. Valitse luokka ja valitse ihonsävyn valitsimella emoji, joka edustaa sinua parhaiten. Fluent-emojit ovat nyt saatavilla esikatseluna.

Katse eteenpäin

Vaikka työssä on muuttunut niin paljon, yksi asia pysyy: ihmiset ovat keskeisimpiä. Kun Microsoft Teamsin kaltaiset teknologiat tukevat ihmisiä, voimme saada hybridityön todella toimivaksi tuomalla jokaisen ja kaiken yhteen.

Haluamme kiittää asiakkaitamme ja kumppaneitamme, jotka ovat olleet kanssamme matkamme jokaisessa vaiheessa viime viiden vuoden aikana. Jos haluat juhlia kanssamme, etsi uusia mukautettuja taustoja Teamsissa ja tutustu juhlavuoden yhteisöblogiimme, niin saat kulissientakaisia tietoja Teamsin synnystä.

¹Weiss, K., Baer, J., and Huang, B. (2021, October 5). CIO Survey Takeaways- Further Solidifying the Leadership Position. (p3). Morgan Stanley Research.