Soyez opérationnel en permanence avec Microsoft Bookings
En tant qu’entrepreneur, vous savez que la planification de rendez-vous avec des clients peut prendre beaucoup de temps. Échanger des e-mails, composer des numéros de téléphone et rappeler aux personnes de se présenter sont autant d’activités susceptibles d’accaparer votre temps et de vous empêcher d’effectuer le travail plus important qui est le vôtre : développer votre entreprise. Pour simplifier la planification des rendez-vous et la rendre plus efficace pour vous, votre personnel et vos clients, nous présentons un nouveau service Office 365 nommé Microsoft Bookings.
Les clients peuvent planifier votre activité directement en ligne
Microsoft Bookings offre à votre entreprise une page web unique que vos clients peuvent utiliser pour planifier des rendez-vous, même lorsque vous n’êtes pas là pour décrocher le téléphone ou répondre à un e-mail. Cette page web est facile à utiliser : le client commence par sélectionner le service souhaité, puis, en fonction de la disponibilité que vous avez spécifiée, choisit un jour et une heure où vous ou l’un de vos employés êtes disponibles, entre ses coordonnées, puis réserve le rendez-vous.
La page web présente un bel aspect, tant sur un grand écran que sur un appareil mobile. Il est facile de créer un lien vers votre page de planification, que vous pouvez envoyer par e-mail à des clients, insérer sur le site web de votre entreprise ou afficher sur votre page Facebook.
Les clients peuvent réserver un rendez-vous à partir de n’importe quel appareil.
Réduisez le nombre de rendez-vous manqués avec des confirmations et des rappels
Quand un client ne se présente pas à un rendez-vous, cela peut vous faire perdre du temps et de l’argent. Afin de réduire les rendez-vous manqués, juste après la réservation, Microsoft Bookings envoie un e-mail de confirmation au client, avec une option permettant à celui-ci d’ajouter rapidement le rendez-vous à son calendrier. Mais chacun sait à quel point les gens sont occupés. Ainsi, pour aider les clients à se rappeler qu’ils doivent se présenter, Microsoft Bookings vous permet de configurer un e-mail de rappel qui est expédié un certain temps (que vous définissez) avant le rendez-vous.
Facilitez pour vos clients le report ou l’annulation des réservations
Il peut arriver que vos clients doivent reporter ou annuler une réservation qu’ils ont faite. Microsoft Bookings facilite la modification d’un rendez-vous en libre service. Pour ce faire, le client peut simplement cliquer sur le lien dans l’e-mail de confirmation ou le rendez-vous dans son calendrier, ce qui a pour effet de le ramener à la page web de planification dans laquelle il peut choisir un jour et une heure différents, ou annuler le rendez-vous. Vous voulez éviter les annulations de dernière minute ? Pas de problème. Vous pouvez contrôler combien de temps à l’avance l’avis de rappel est envoyé, qu’il s’agisse d’une heure ou d’une semaine.
Vos clients peuvent facilement reprogrammer ou annuler la réservation.
Gérez les réservations et les informations des clients en tout lieu
Toutes les réservations des clients sont visibles dans un calendrier de réservation centralisé, qui vous donne une vue complète des rendez-vous à venir. Vous pouvez reporter, annuler ou réaffecter une réservation existante à un autre membre du personnel disponible. Vous pouvez également créer rapidement une nouvelle réservation si vous parlez avec un client en personne ou au téléphone, et utiliser le « Mode Fractionné » Journée pour voir rapidement quel membre du personnel est disponible à un moment donné.
Microsoft Bookings offre une vision claire du planning quotidien de votre personnel sur le web et sur appareil mobile.
Microsoft Bookings fournit également une liste de clients pour vous aider à rester en contact avec ceux-ci. Chaque fois qu’un client crée une réservation en utilisant votre page de planification (ou que vous en créez une dans votre calendrier de réservations), Microsoft Bookings crée automatiquement un contact pour le client dans sa liste de clients.
Vous pouvez gérer toutes ces fonctionnalités sur le web, et y accéder facilement à partir de la barre de navigation d’Office 365. Pour les cas où vous devez vous absenter du bureau, dans les prochains mois, Microsoft Bookings intégrera une application mobile vous permettant de gérer vos réservations ou de contacter vos clients très facilement.
Obtenez des détails sur les rendez-vous et des informations sur les clients dans Microsoft Bookings.
Ajoutez automatiquement des réservations aux calendriers du personnel
Vos clients ne sont pas les seuls à oublier des rendez-vous. Ainsi, Microsoft Bookings ajoute automatiquement les rendez-vous nouveaux ou mis à jour à votre calendrier ou aux calendriers de votre personnel. Microsoft Bookings fonctionne très bien avec votre calendrier Outlook dans Office 365. Si vous ou votre personnel utilisez un calendrier Outlook.com ou Google, il n’y a aucun problème, Microsoft Bookings s’intègre également à ceux-ci.
Vous travaillez pour développer votre entreprise, et nous voulons croître avec vous
Vous travaillez dur pour créer votre entreprise et, à mesure que votre entreprise se développe, Microsoft Bookings croît avec vous. Vous pouvez créer différentes pages de réservation et ajouter facilement de nouveaux membres du personnel à mesure qu’augmentent vos effectifs. Il n’existe pas de coût lié au nombre de pages de réservation créées, et les membres du personnel supplémentaires ne doivent pas nécessairement disposer d’un abonnement Office 365.
Comment obtenir Microsoft Bookings
Microsoft Bookings est en phase de déploiement First Release vers les clients abonnés à l’offre Office 365 Business Premium, et sera déployé vers tous les clients Business Premium dans le monde entier au cours des prochains mois. Après déploiement, toute personne disposant d’un abonnement Office 365 Business Premium peut accéder à Microsoft Bookings via le lanceur d’applications au sein d’Office 365. Microsoft Bookings ne nécessitant pas que votre courrier professionnel soit routé via Office 365, vous pouvez continuer à utiliser votre service de courrier actuel sans y apporter la moindre modification.
Pour commencer, connectez-vous à Office 365, ouvrez Microsoft Bookings à partir du lanceur d’applications, puis cliquez sur le bouton L’obtenir maintenant. Vous devez fournir quelques informations sur votre entreprise et les services que vous souhaitez que vos clients réservent. Ensuite, cliquez simplement sur le bouton Enregistrer et publier sous l’onglet de la page de réservation pour publier votre page web de planification. Vos clients peuvent désormais commencer à réserver des rendez-vous avec votre entreprise. Rien n’est plus facile.
Nous espérons que Microsoft Bookings vous permettra libérer du temps pour faire croître votre entreprise, vous aidera à réduire le nombre des rendez-vous manqués, et vous permettra de rester informé de ce qui se passe au sein de votre entreprise où que vous soyez. Si vous utilisez Microsoft Bookings, nous vous serions reconnaissants de faire part de vos commentaires via la page d’accueil de Microsoft Bookings.
Forum Aux Questions
Q. Quand Microsoft Bookings sera-t-il disponible ?
R. Microsoft Bookings est en phase de déploiement vers les utilisateurs d’Office 365 Business Premium qui sont inscrits au programme First Release, et sera déployé vers tous les abonnés Business Premium dans le monde entier au cours des prochains mois.
Q. Quels abonnements Office 365 ont accès à Microsoft Bookings ?
R. Microsoft Bookings sera disponible avec un abonnement Office 365 Business Premium.
Q. Tout mon personnel doit-il être abonné à Office 365 ?
R. Non. Pour configurer et gérer des réservations, vous n’avez besoin que d’un seul compte Office 365 Business Premium. Votre personnel peut utiliser n’importe quel service de messagerie.
Q. Comment gérer les rendez-vous lorsque je suis absent du bureau ?
R. Dans les prochaines semaines, Microsoft Bookings intégrera une application complémentaire qui permettra à des utilisateurs désignés d’un abonnement Office 365 de gérer et voir tous les rendez-vous ainsi que toutes les informations concernant les clients.
Q. Mes clients voient-ils mon calendrier personnel ou professionnel ?
R. Non. Vos clients ne voient que le calendrier des réservations que vous publiez en ligne. Vous spécifiez les services, les horaires et les membres du personnel qui sont visibles sur ce calendrier.
Q. Mes clients ont-ils besoin d’un compte Microsoft ou d’un abonnement Office 365 pour pouvoir effectuer une réservation ?
R. Non. Votre page Microsoft Bookings est publiquement disponible. Pour réserver un rendez-vous, vos clients doivent seulement fournir leur nom et leur adresse e-mail afin que Microsoft Bookings puisse leur envoyer les e-mails de confirmation et de rappel.
Q. Mes clients doivent-ils télécharger une application pour réserver un rendez-vous ?
R. Non. Vos clients ont accès à votre page de réservation web à partir de tout navigateur sur un appareil mobile, une tablette ou un ordinateur portable. L’application mobile Microsoft Bookings prochainement disponible sera uniquement destinée aux entrepreneurs pour permettre à ceux-ci de gérer leur calendrier Microsoft Bookings.