Présentation du Kit de ressources freelance Microsoft 365 – Une solution pour lancer et mettre à l’échelle votre main-d’œuvre freelance

Avec une participation croissante à la gig economy (littéralement « économie des petits boulots », celle du marché du travail occasionnel composé de travailleurs indépendants qui sous-traitent pour des engagements à court terme), les entreprises commencent à tester et à inclure des talents freelance pour mener à bien leurs projets. Selon le Future Workforce Report, 47 % des responsables du recrutement au sein des organisations ont fait appel à des travailleurs indépendants (contre 44 % l’année précédente), et environ 9 sur 10 se disent prêts à recruter des indépendants au lieu d’embaucher des collaborateurs intérimaires par l’intermédiaire d’une agence de recrutement. Pour aider les entreprises à transformer ou à compléter numériquement leurs solutions de personnel occasionnel conventionnelles, nous lançons le Kit de ressources freelance Microsoft 365, une panoplie sélectionnée d’outils, de modèles et de meilleures pratiques destinés à aider nos clients à lancer, à conduire et à gérer des programmes de ressources freelance à grande échelle. 

La gig economy qui comprend des travailleurs indépendants, des consultants, des contractuels et autres auto-entrepreneurs, est en plein essor. Selon les analystes du secteur du recrutement, le total des dépenses consacrées au travail occasionnel en 2015 s’est élevé à 792 milliards de dollars. Les experts estiment que, dans 10 ans, une plus grande proportion de la force de travail aux États-Unis participera à la gig economy. De plus, selon Field Nation, 86 % des travailleurs indépendants choisissent intentionnellement de travailler en free-lance.

Les implications pour les entreprises sont profondes. Pour prospérer dans un environnement hautement concurrentiel, caractérisé par une évolution rapide de la technologie et des besoins des clients, les entreprises doivent faire preuve de souplesse et s’adapter à de nouveaux modèles pour accomplir le travail à l’aide de talents externes. Si l’ajout à la panoplie des ressources de talents freelance à la demande offre des résultats mesurables en termes de rapidité et d’efficacité, le parcours de transformation de politiques et processus existants est en grande partie indéfini.

Notre partenaire de lancement pour ce kit de ressources est Upwork, l’une des plus grandes places de marché mondiales en ligne regroupant plus de 375 000 travailleurs indépendants dans plus de 180 pays. Nous travaillons plus spécifiquement en partenariat avec Upwork Enterprise, leur solution de conformité de bout en bout et d’approvisionnement en talents indépendants.

Le Kit de ressources freelance Microsoft 365 propose des solutions aux principaux points de friction que rencontrent les entreprises lors du déploiement d’un programme freelance, dont les communications et la sensibilisation internes, la collaboration à l’échelle de l’équipe, l’analyse de données et l’automatisation des flux de travail.

Communications et sensibilisation internes

L’un des principaux défis du lancement d’un programme freelance d’entreprise consiste à sensibiliser et à éduquer les parties prenantes et les adoptants internes. Les employés ont besoin d’un lieu où ils peuvent commencer à apprendre le fonctionnement du programme, accéder à la formation requise et découvrir les meilleures pratiques pour nouer le dialogue avec des travailleurs indépendants.

Le Kit de ressources freelance Microsoft 365 apporte une solution avec le modèle de site de communication SharePoint, un « guichet unique » pour les détails du programme, permettant d’accélérer l’adoption et l’intégration des intervenants indépendants, à savoir :

• Référentiel contenant une documentation et des présentations pertinentes sur le programme.
• Cas d’utilisation pour montrer aux employés les sortes de projets qu’ils peuvent conduire avec des travailleurs indépendants.
• FAQ contenant les questions les plus fréquemment posées par les employés de l’entreprise.
• Modèle d’engagement pour vous aider à entrer en contact avec des travailleurs indépendants du pool de talents experts SharePoint.

Pour en savoir plus, voir notre infographie sur le site de communication SharePoint.

Collaboration à l’échelle de l’équipe

La nature des projets freelance d’entreprise nécessite que les membres de l’équipe collaborent sur plusieurs fichiers, gèrent diverses tâches et communiquent par-delà les fuseaux horaires. Pour que des équipes pluridisciplinaires et multi-géographiques aillent dans la même direction, le Kit de ressources freelance Microsoft 365 prodigue des conseils sur l’utilisation de Microsoft Teams en tant que puissante plateforme pour le travail en équipe, regroupant des ressources en matière de conversations, de réunions, d’appels, de fichiers et d’applications au sein d’un seul espace de travail partagé.

Microsoft Teams permet aux entreprises de gérer leurs besoins en matière de communication et de collaboration avec des intervenants freelance, en particulier grâce aux fonctionnalités suivantes :

• Communication : équipes publiques et privées pour permettre aux membres d’engager des discussions.
• Gestion des tâches : emplacement unique pour suivre les progrès et aligner le flux de travail de chaque membre de l’équipe via une intégration avec des outils de gestion de projet tels que le Planificateur Microsoft.
• Stockage de fichiers : emplacement unique pour stocker des fichiers partagés et les récupérer via une recherche intelligente.
• Accès invité externe : possibilité pour des utilisateurs externes du monde entier de collaborer à tous les aspects de projets freelance via la version gratuite de Teams.
• Sécurité: un accès invité externe à des équipes spécifiques d’un projet protège vos informations sans octroyer d’accès massif.

Pour en savoir plus, voir notre infographie sur Teams.

Analyse des données

L’un des défis majeurs liés à la mise à l’échelle d’un programme freelance d’entreprise est la capture, le suivi et la communication des indicateurs de performance clés. Le Kit de ressources freelance Microsoft 365 tire profit de Microsoft Power BI, service d’analyse commerciale qui produit des informations en collectant des données en temps réel de plusieurs sources, simplifie la préparation des données et génère des rapports et tableaux de bord personnalisés et faciles à comprendre.

Power BI aide les responsables de programmes d’entreprise en lien avec les tâches suivantes :

• Prendre des décisions fondées sur des données.
• Comparer les résultats de programmes freelance aux solutions recourant à des effectifs classiques.
• Identifier les équipes au sein de l’organisation qui exploitent actuellement des talents freelance par type de discipline afin d’identifier des opportunités futures au sein de l’entreprise.

Pour améliorer les fonctionnalités de base de Power BI dans un environnement freelance, le kit de ressources freelance offre ce qui suit :

• Modèle Power BI avec des exemples de visualisations.
• Connecteur Power BI permettant d’extraire des données de sources disparates dans des tableaux de bord.
• Modèle d’engagement pour vous aider à entrer en contact avec des travailleurs indépendants du pool de talents Power BI.

Pour en savoir plus, voir notre infographie sur Power BI.

Automatisation des flux de travail

Un programme freelance d’entreprise s’assortit d’exigences en matière d’approvisionnement, de conformité et de surveillance, en plus de la nécessité d’offrir un processus sans friction à vos employés. Afin de réduire la nécessité d’effectuer manuellement des tâches répétitives, le Kit de ressources freelance Microsoft 365 utilise Microsoft Flow pour créer des flux de travail automatisés entre les applications et les services qui envoient des notifications, synchronisent des fichiers et collectent des données.

Par exemple, Microsoft Flow peut aider des décideurs à automatiser les scénarios suivants :

• Formation et conformité des employés. En visitant le site de communication SharePoint du programme freelance, les employés peuvent s’inscrire au pilote en regardant une vidéo de formation à la conformité prise en charge par Microsoft Stream.
• Inscription à la communauté interne. Une fois qu’un employé a terminé la vidéo de formation à la conformité, il est automatiquement ajouté à un canal Teams interne au sein duquel les employés peuvent collaborer avec d’autres personnes participant au programme, et partager leurs expériences.
• Création de compte Upwork. Une fois l’employé ajouté au canal Teams, les informations de son compte, qui comprennent son nom et son adresse e-mail, sont envoyées à Upwork pour la création d’un compte sur leur plateforme, afin qu’il puisse commencer à publier des travaux sur celle-ci.

En plus des fonctionnalités de base de Microsoft Flow, le kit de ressources freelance offre les éléments suivants :

• Études de cas montrant comment utiliser Microsoft Flow dans un programme freelance d’entreprise.
• Modèle d’engagement pour vous aider à entrer en contact avec des travailleurs indépendants du pool de talents Microsoft Flow.

Pour en savoir plus, voir notre infographie sur Microsoft Flow.

Notre parcours et ce que nous avons appris

Comme bon nombre de ses clients, Microsoft cherche à intégrer de manière responsable des engagements freelance dans son environnement d’entreprise. Au cours de la dernière année, nous avons mené à bien plus de 2 000 projets freelance dans les domaines de l’écriture, de la recherche, du montage vidéo, de la traduction, de la conception et de la science des données, touchant 25 équipes internes et des centaines d’employés.

Mais l’accès à ce stade n’a pas été facile. Nous avons dû nous transformer en interne, et créer une infrastructure capable de prendre en charge les complexités d’un programme freelance d’entreprise. Cela nous a amenés à développer le Kit de ressources freelance Microsoft 365 qui combine nos principales applications de productivité d’entreprise avec des outils, modèles et meilleures pratiques afin de répondre aux besoins spécifiques des programmes freelance d’entreprise. Ce travail a porté ses fruits. À ce jour, nous avons constaté des économies de temps et de coûts mesurables.

À vous de jouer

Le Kit de ressources freelance Microsoft 365 est disponible sans frais supplémentaires dans le cadre d’un abonnement Office 365 Entreprise ou Microsoft 365 Entreprise. Pour en savoir plus, voir Kit de ressources freelance Microsoft 365 et Abonnement Microsoft 365 Entreprise.

Veuillez noter ce qui suit : Chaque entreprise devra évaluer et déterminer ses propres besoins, notamment en matière de traitement des données et de conformité, et utiliser ses investissements Microsoft 365 existants qu’elle jugera appropriés.

Apprenez-en davantage sur l’expérience du kit de ressources freelance avec Upwork.