Microsoft a apporté des modifications à ses offres de stockage dans sa suite Microsoft 365 pour l'éducation à partir d'août 2024*. Tous les locataires du secteur éducatif reçoivent 100 To de stockage mutualisé gratuit sur OneDrive, SharePoint et Exchange, avec 50 Go ou 100 Go de stockage mutualisé supplémentaire par utilisateur payant pour les abonnements A3 et A5, respectivement (hors avantages Student Use Benefits).
Avec le stockage groupé, la limite de stockage totale des institutions correspond à la quantité maximale de stockage dont peut se servir l’ensemble des utilisateurs combinés. En outre, à compter du 1er février 2024, les utilisateurs d’Office 365 A1 (abonnement gratuit) étaient limités à un maximum de 100 Go de stockage OneDrive dans les 100 To de stockage groupé du locataire institutionnel. Les institutions ont la possibilité d’acheter des espaces de stockage supplémentaires en fonction de leurs besoins. Parmi les avantages que nous attendons, citons l’aide apportée aux institutions dans la réduction des risques de sécurité associés au stockage traditionnel et à la prolifération des données, une préoccupation majeure pour la plupart des responsables de la gestion des risques, ainsi que la réduction de notre empreinte environnementale commune.
*Remarque importante : L'application technique est maintenant en vigueur. Pour connaître la quantité de stockage utilisée par le locataire de votre institution, vous pouvez consulter le rapport sur le stockage dans le centre d’administration de Microsoft 365. Pour ce faire, visitez le site admin.microsoft.com et suivez ce chemin : Centre d’administration Microsoft 365 > Rapports > Stockage.
Avec la transition généralisée vers le cloud, le volume de fichiers et données stockés a considérablement augmenté, de même que le nombre de comptes inutilisés. Les fichiers et données stockés prolifèrent sans que leur fin de vie ne soit envisagée. Outre qu’elle n’est pas viable économiquement, cette pratique expose les établissements d’enseignement et leurs élèves à un risque de violation des données. Aujourd’hui, l’éducation est le secteur le plus touché par la cybercriminalité, les écoles primaires et secondaires recevant à elles seules plus de 80 % des attaques de logiciels malveillants ayant lieu sur le lieu de travail.
Par ailleurs, les fichiers stockés inutilisés (plus de la moitié des données stockées par les organisations ne leur servent pas) ont un impact sur notre empreinte carbone. Ces « dark data » mobilisent de l’espace sur les serveurs et accroissent la consommation électrique. En 2020, elles ont ainsi généré 4 % des émissions mondiales de gaz à effet de serre.1 Microsoft est résolu à assurer la sécurité et la confidentialité des données des institutions et de leurs élèves, mais aussi à réduire notre empreinte carbone collective. La conception de nos centres de données respecte déjà les normes environnementales les plus strictes. Avec ce changement, les clients du secteur de l’éducation peuvent eux aussi contribuer à leur niveau.
Enfin, la mission de Microsoft dans le domaine de l’éducation est de permettre aux étudiants, aux enseignants et aux établissements d’enseignement d’aller plus loin. Pour y parvenir, Microsoft continue de développer des technologies, outils et services innovants pour les enseignants, à l’instar des nouveaux Accélérateurs d’Apprentissage dévoilés plus tôt cette année. Ceux-ci visent à accompagner les élèves dans leur apprentissage de la lecture et à favoriser l’acquisition d’autres compétences essentielles. Aujourd’hui, Microsoft propose les suites Office 365 et Microsoft 365 pour l’Éducation, conçues pour ce secteur, grâce à des subventions logicielles gratuites ou à des remises importantes par rapport aux prix commerciaux. En proposant ces nouveautés, nous continuons d’investir dans des innovations utiles tout en offrant ces services à davantage d’établissements du monde entier.
Pour aider les institutions à effectuer cette transition, Microsoft propose une série d’outils gratuits permettant de gérer le processus de bout en bout, notamment des outils permettant de visualiser l’allocation et l’utilisation actuelles du stockage dans OneDrive, SharePoint et Exchange, ainsi que des outils permettant de gérer plus facilement les données stockées et les fichiers stockés en fin de vie qui ne sont plus nécessaires. Aujourd’hui, la plupart des institutions (99,96 %) n’utilisent qu’une partie de leur espace de stockage. Grâce à de nouveaux outils, toutes les institutions peuvent désormais mieux gérer leurs informations et mettre en place des politiques de gouvernance réfléchies. Pour voir le profil de stockage actuel de votre client institutionnel et accéder aux nouveaux outils de gestion du stockage, rendez-vous dans le Centre d’administration Microsoft 365. Pour obtenir des conseils en matière de stockage, téléchargez l’ebook Guide du stockage Microsoft 365.
Chaque locataire d’une institution dispose d'une capacité de stockage de base de 100 To. Les licences utilisateur payantes Microsoft 365 et Office 365 A3 et A5 permettent d’ajouter 50 Go ou 100 Go supplémentaires respectivement au stockage de groupe. En outre, les institutions peuvent acheter un espace de stockage supplémentaire par tranches de 10 To au prix de détail estimé de 300 USD par mois pour l’ajouter au groupe de locataires.
Pour connaître votre capacité, faites le calcul suivant : 100 To + (#A3 utilisateurs payants x 50 Go) + (#A5 utilisateurs payants x 100 Go) + (stockage supplémentaire acheté) = capacité/limite.
Voici un exemple :
Limite par défaut de 100 To (102 400 Go)
+ 500 licences A3 pour les enseignants (25 000 Go)
+ 1,000 licences A5 pour les enseignants (100 000 Go)
+ 3x 10TB Packs de stockage (30 720 GB)
= Total de l’allocation / limite du stockage groupé (258 120 Go)
Pour plus de détails et une liste complète des licences qui contribuent au stockage groupé, visitez la page web de la mise à jour de la description du service Office 365 Education .
Pour connaître la quantité de stockage utilisée par le locataire de votre institution, vous pouvez consulter le rapport sur le stockage dans le centre d’administration de Microsoft 365. Pour ce faire, visitez le site admin.microsoft.com et suivez ce chemin : Centre d’administration Microsoft 365 > Rapports > Stockage.
Le stockage groupé concerne spécifiquement OneDrive, SharePoint et Exchange. Pour SharePoint, le stockage inclut l’ensemble des sites. Dans le cas d’Exchange, il s’agit des boîtes aux lettres des utilisateurs, des boîtes aux lettres partagées et des boîtes aux lettres de groupe. Toutefois, les boîtes aux lettres archivées, publiques et de découverte ne sont pas incluses dans la limite de stockage.
Les utilisateurs payants sont comptabilisés dans l’utilisation du stockage groupé. Les titulaires d’une licence Student Use Benefits (SUB) et les anciens élèves ne sont pas comptabilisé dans l’utilisation du stockage groupé. Cependant, tous les utilisateurs, y compris les SUB et les anciens élèves, utilisent l’espace de stockage du pool. Microsoft recommande de définir des limites dans l’ensemble des groupes d’utilisateurs afin de mieux gérer le pool de stockage dans le locataire de l’institution.
Pour aider les institutions à effectuer cette transition, Microsoft propose une série d’outils gratuits permettant de gérer le processus de bout en bout, notamment des outils permettant de visualiser l’allocation et l’utilisation actuelles du stockage dans OneDrive, SharePoint et Exchange, ainsi que des outils permettant de gérer plus facilement les données stockées ou les fichiers stockés en fin de vie qui ne sont plus nécessaires. Les nouveaux outils suivants sont disponibles pour aider les services informatiques à gérer le stockage :
Consultez le stockage actuel
• Consulter la limite de stockage en commun et la répartition de la consommation par service
• Identifier les principaux consommateurs de l’espace de stockage sur OneDrive, SharePoint et Exchange
Gérer et nettoyer le stockage
• Configurer les limites de stockage OneDrive en bloc
• Générer un rapport des utilisateurs inactifs pour les supprimer en bloc.
Gestion du stockage pour les utilisateurs finaux
• Permettre aux utilisateurs d’afficher et de gérer le stockage OneDrive
Pour obtenir des conseils en matière de stockage, téléchargez le livre électronique Guide du stockage Microsoft 365.
*Disponible en 2024
Si le locataire de votre institution a dépassé sa limite de stockage ou en approche, plusieurs options sont disponibles :
Les administrateurs reçoivent des notifications d’avertissement lorsqu’ils atteignent 80 % et 90 % de la capacité de stockage du locataire. À 100 % de la capacité, ils reçoivent une autre notification et ont 30 jours pour prendre des mesures. Après 30 jours, le stockage est verrouillé dans un état en lecture seule pour SharePoint et OneDrive si aucune mesure n’est prise.
Rien ne change pour Exchange. Vos utilisateurs peuvent continuer à recevoir et envoyer des informations. Vous pourrez supprimer le contenu de OneDrive et SharePoint. Microsoft recommande de nettoyer le stockage et de supprimer les sites ou le contenu, ou d’augmenter votre capacité de stockage par le biais de licences A3 ou A5 supplémentaires, de packs de stockage supplémentaires ou d'options de stockage froid comme Archive Microsoft 365, Azure Files ou le stockage Azure Blob.
Les utilisateurs recevront des notifications d’avertissement lorsqu’ils approchent de la limite de stockage. Par défaut, les notifications sont générées une fois atteinte la capacité de stockage de 90 %. À 100 % de la capacité, le service OneDrive de l’utilisateur est restreint à un accès en lecture seule. Les utilisateurs n’ont pas la possibilité de charger, modifier ou synchroniser de nouveaux fichiers sur OneDrive et les fichiers existants restent accessibles en lecture seule. Cependant, les utilisateurs peuvent toujours télécharger des fichiers, supprimer des fichiers et vider leurs corbeilles.
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