Visioconférence

Avec la progression du télétravail et du travail hybride, les entreprises ont adopté la visioconférence pour permettre aux employés de communiquer quel que soit l’endroit depuis lequel ils travaillent.

Que vous souhaitiez programmer un entretien individuel par conversation vidéo avec un collaborateur direct ou organiser une réunion vidéo mensuelle avec l’ensemble des membres de votre organisation, les logiciels de visioconférence aident votre équipe à collaborer et échanger.

En général, un logiciel de conférence web, une connexion à Internet ou WiFi fiable, et un appareil de visioconférence suffisent pour organiser une session de visioconférence.

Pour garantir une expérience optimale, vous pouvez utiliser des fonctionnalités spécifiques adaptées à vos besoins lorsque vous travaillez avec des collègues à l’échelle internationale.

Les outils de visioconférence doivent inclure les fonctionnalités suivantes :

• Enregistrement des réunions à des fins de partage avec les participants et de consultation ultérieure.
• Fonction de messagerie instantanée pour communiquer avec des collègues avant, pendant et après une session de visioconférence.
• Partage d’écran pour effectuer des démonstrations et aider les participants à suivre la présentation.
• Ajout de sous-titres pour offrir davantage de clarté, d’inclusivité et d’accessibilité à tous les participants.
• Choix d’un arrière-plan (éventuellement personnalisé) afin de minimiser les distractions.
• Bouton de réactions pour accélérer l’engagement avec le contenu ou la discussion sans interrompre l’appel.
• Affichage et téléchargement de la liste des participants pour référence et suivi après la session.

Les outils de visioconférence doivent aussi permettre aux participants de choisir s’ils souhaitent activer leur caméra ou leur micro.

Idéalement, ce type de logiciel vous aide à améliorer vos techniques de présentation aussi. Après tout, ces compétences sont encore plus importantes dans les environnements de travail hybride. Microsoft Teams inclut une fonction appelée Assistant d’élocution qui aide les présentateurs à s’exprimer avec assurance pendant les réunions. Celle-ci fournit des recommandations sur le rythme d’élocution ou l’utilisation des termes explétifs, et vous rappelle de faire le point avec les membres de l’assistance.

Un peu partout dans le monde, la pandémie a contraint des millions d’entreprises à fermer leurs espaces physiques et les individus à rester confinés à leur domicile. Cet événement a eu un impact considérable sur l’utilisation de la visioconférence. D’avantage proposé au sein d’entreprises novatrices, le télétravail s’est généralisé pour devenir incontournable presque du jour au lendemain. Tous secteurs d’activité confondus, les entreprises ont dû soudainement apprendre à s’adapter.

Bon nombre de collaborateurs ont dû utiliser leurs ordinateurs personnels ou emprunter des équipements auprès de leurs employeurs pour mener à bien leurs tâches. D’autres entreprises ont subventionné l’achat d’équipements professionnels à utiliser à domicile et mis en place des politiques de télétravail à long terme alors que la tendance se confirmait dans le temps. L’adoption d’outils tels que les logiciels de visioconférence au sein des entreprises visait à permettre aux travailleurs de continuer à collaborer et communiquer avec les autres membres de leur équipe dispersée.

En 2021, Statista évaluait le marché international des solutions de visioconférence à 14,6 milliards de dollars. L’importance prise par la visioconférence pendant la pandémie et ses effets sur l’activité des entreprises peuvent toujours être ressentis au sein des environnements de travail.

Dans l’environnement de travail hybride moderne, la visioconférence n’est plus un luxe mais une nécessité. Elle permet aux membres des équipes de communiquer et d’échanger face à face, peu importe la distance qui les sépare.

Les travailleurs ayant accès à des espaces et équipements variés, il est toutefois utile de respecter certaines recommandations dans le cadre des appels virtuels. Par exemple, pour permettre à tout le monde de rester organisé et informé, il est souhaitable de prendre des notes pendant les réunions dans une application ou un document numérique accessible. Il est par ailleurs essentiel que les participants testent leur équipement afin de s’assurer au préalable qu’il est opérationnel et éviter les incidents techniques pendant les appels de groupe.

Si les réunions virtuelles nécessitent parfois quelques ajustements supplémentaires, elles peuvent constituer un outil puissant capable de renforcer l’unité au sein de votre organisation et d’optimiser son fonctionnement.

L’émergence de la pandémie et des opportunités de travail à domicile ont considérablement changé le rôle de la visioconférence dans l’activité des entreprises. L’adopter, c’est faire profiter votre organisation de toutes sortes d’opportunités. Par exemple :

• Vous pouvez développer votre vivier de talents en recrutant des collaborateurs hors de votre périmètre immédiat.
• Vous pouvez embaucher davantage de personnel opérant dans le cadre du modèle de travail hybride, avec des horaires de travail flexibles hors de la plage 9h-17h classique.
• Les collaborateurs en déplacement peuvent continuer de s’impliquer et de communiquer en utilisant un appareil intelligent.
• L’adoption d’une organisation en télétravail ou travail hybride peut encourager des employés à rejoindre votre entreprise.

En facilitant la collaboration face à face en temps réel, la visioconférence peut optimiser vos opérations, tout en favorisant la productivité et en renforçant la cohésion au sein de votre organisation.