Ce résumé s’applique aux produits Microsoft 365 et Office tels que Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint et Word conçus pour aider nos clients d’atteindre leurs objectifs. Pour obtenir la liste complète des produits concernés par ces informations relatives à la confidentialité, consultez la section Contrôles de confidentialité disponibles pour les produits Office.

Microsoft est engagé à être plus transparent avec nos clients et à leur donner davantage de contrôle sur leurs données. Dans le cadre de ce travail, nous avons adapté nos principaux produits et services à un modèle dans lequel les données personnelles que nous collectons auprès des clients lorsqu’ils utilisent leurs appareils sont classées comme obligatoires ou facultatives. Cela permet à nos clients de trouver plus facilement des informations sur les données que nous collectons et la façon dont nous les utilisons, et de faire des choix éclairés concernant leur vie privée.

Cet article fournit une vue d’ensemble des types de données obligatoires et facultatives, des catégories spécifiques de données personnelles collectées par les applications et de la façon dont nos clients peuvent modifier leurs paramètres de confidentialité pour personnaliser les données qu’ils partagent avec Microsoft.

Les données dans la catégorie Obligatoire sont nécessaires pour maintenir nos produits à jour, sécurisés et fonctionnels comme prévu. Les données obligatoires incluent des éléments tels que le type et la version de l’appareil d’un client pour nous permettre d'assurer la connectivité de nos services cloud et de nos correctifs de sécurité qui garantissent la sécurité de votre expérience et les données de diagnostic qui nous permettent de détecter les graves défaillances de fonctionnement.

Dans certains cas, un client peut déterminer si les données obligatoires sont recueillies en choisissant d’utiliser ou non les fonctionnalités ou fonctions du produit qui dépendent de ces données. Par exemple, si un client professionnel utilise Word avec le stockage de documents et la collaboration dans le cloud, nous collectons les données obligatoires pour assurer la sécurité et la synchronisation des documents de ses employés sur tous leurs appareils.

Lorsque vous utilisez des services avec des applications Microsoft 365, telles que l’insertion d’une image dans une diapositive PowerPoint ou la mise à jour vers la dernière version d’Excel, les données sont envoyées et traitées par Microsoft pour vous fournir cette fonctionnalité. Ces données, que nous appelons données de service obligatoires, sont nécessaires à Microsoft pour fournir cette fonctionnalité, ce qui permet de garantir leur sécurité, leur mise à jour et leur fonctionnement conforme aux attentes.

Les expériences connectées, Microsoft 365 Copilot, et les services essentiels génèrent tous les données de service obligatoires lorsque vous interagissez avec les applications Microsoft 365.

Les données de service obligatoires ne sont pas un type de données spécifique, comme les données client ou les données personnelles (qui sont définies dans l’Addendum sur la protection des données des produits et services (DPA) Microsoft). Au lieu de cela, il s’agit d’une description générale de toutes les données obligatoires à traiter lors de l’interaction avec un service par le biais des applications Microsoft 365. Il se compose des éléments distincts suivants : appels de service, contenu et données de diagnostic liées au service.

Pour plus d’informations, notamment des exemples de scénarios de données collectées et envoyées à Microsoft, consultez Données de service obligatoires pour les produits Microsoft 365.

Pour les expériences connectées et Microsoft 365 Copilot, vous pouvez utiliser nos contrôles et paramètres de confidentialité existants pour empêcher la collecte et l’envoi des données de service obligatoires à Microsoft.

Pour les services essentiels, les données de service obligatoires sont toujours collectées et envoyées à Microsoft. Vous ne pouvez pas désactiver ces services essentiels, car ils sont essentiels au fonctionnement des applications Microsoft 365.

Les données de la catégorie Facultatif ne sont pas essentielles ou strictement nécessaires pour assurer la sécurité, la mise à jour ou le fonctionnement du logiciel client conforme aux attentes. Les données facultatives incluent des éléments tels que des images que les utilisateurs peuvent utiliser à partir de notre bibliothèque d’images dans Word. Nous pouvons ainsi fournir de meilleures options d’image et des informations sur le temps nécessaire à l’affichage d’une diapositive PowerPoint, ceci afin d’améliorer les performances de nos logiciels.

Les données facultatives n’étant pas nécessaires pour fournir les applications, les clients peuvent décider de nous autoriser ou non à collecter ce type de données. Les utilisateurs particuliers peuvent prendre cette décision lors de la configuration initiale des applications ou, après la configuration, à l’aide des paramètres de confidentialité disponibles dans les applications. Dans les environnements professionnels ou scolaires, des outils sont à la disposition des administrateurs pour qu’ils puissent prendre cette décision pour leur organisation.

Bien que le partage de données Facultatives ne soit pas obligatoire, ces données nous permettent de développer des expériences inédites et plus performantes pour nos clients. Nous aimerions que nos clients partagent ces données avec nous, mais les applications continueront de fonctionner comme prévu, quelle que soit leur décision. Il s’agit des données de nos clients. C’est pourquoi nous nous engageons à respecter leur décision en matière de confidentialité.

Microsoft fournit l’outil Visionneuse de données de diagnostic qui vous permet de voir quelles données de diagnostic sont collectées lorsque vous utilisez les applications, qu’il s’agisse de données de diagnostic obligatoires ou facultatives.

Les paramètres de confidentialité disponibles pour les clients varient selon que le client est connecté avec un compte Microsoft (par exemple, une adresse e-mail personnelle outlook.com) ou avec un compte professionnel ou scolaire. Si vous souhaitez en savoir plus sur les différents paramètres de contrôle de vos données personnelles :

• Accéder aux paramètres de confidentialité de votre compte
• Tableau de bord de confidentialité Microsoft

Dans les organisations, les administrateurs contrôlent si des données de diagnostic requises ou facultatives sont envoyées à Microsoft. Ils peuvent également contrôler les expériences connectées mises à la disposition de leurs utilisateurs. Si vous souhaitez en savoir plus sur les différentes options disponibles à la disposition des administrateurs pour la gestion des paramètres dans leur organisation :

• Vue d’ensemble des contrôles de confidentialité pour les Applications Microsoft 365 pour les entreprises
• Utilisez les paramètres de stratégie pour gérer les contrôles de confidentialité des Applications Microsoft 365 pour les entreprises
• Utiliser les préférences pour gérer les contrôles de confidentialité d’Office pour Mac
• Utiliser les préférences pour gérer les contrôles de confidentialité d’Office sur les appareils iOS
• Utiliser les paramètres de stratégie pour gérer les contrôles de confidentialité d’Office sur les appareils Android
• Utiliser les paramètres de stratégie pour gérer les contrôles de confidentialité d’Office pour les applications web

La plupart des paramètres sont disponibles, que les applications soient utilisées sur des appareils Windows, Mac, Android ou iOS.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont nous collectons et utilisons généralement les données :

• Déclaration de confidentialité Microsoft
• La confidentialité chez Microsoft