Microsoft Teams : le Gouvernement Princier bascule dans une nouvelle dimension collaborative aussi sécurisée qu’efficace

Répondre aux besoins collaboratifs… en toute sécurité

Pour le Gouvernement, le plan de transformation numérique a pour point de départ l’arrêt du logiciel Skype. Il faut dès lors le remplacer par une nouvelle application, capable non seulement d’assurer la continuité des fonctionnalités offertes par Skype, mais également de répondre aux nouveaux besoins collaboratifs des agents. Le tout, en fournissant un environnement technologique intuitif et facile à prendre en main, et un niveau de sécurité maximal : « En tant qu’administration, nous sommes soumis à des contraintes sécuritaires drastiques, sur lesquelles nous ne pouvons pas faire d’impasse » signale Jean-Charles Harlé, Directeur des Systèmes d’Information.

Sur le marché, peu de solutions cochent toutes ces cases, sauf une, qui séduit la Délégation Interministérielle chargée de la Transition Numérique. « Microsoft Teams nous apporte une vraie fiabilité en matière de sécurisation des accès et des données, et la garantie de pouvoir héberger nos fichiers sur le territoire français » constate Julien Dejanovic, Directeur des Services Numériques. Par ailleurs, la solution est simple d’usage et les équipes Microsoft « en mesure de s’adapter à l’évolution de nos besoins ». Embarquant Microsoft 365 E5, l’application de communication et de collaboration déployée intègre ainsi toutes les fonctionnalités avancées de sécurité, de conformité, et d’analyse évolutive.

Coopération et conduite du changement, les ingrédients d’un déploiement efficient

Si l’outil est prometteur, son déploiement n’en est pas moins complexe. « Une longue phase de préparation a été nécessaire pour comprendre l’environnement technique et nous assurer que la technologie fournie par Microsoft répondait en tous points à nos exigences » souligne Jean-Charles Harlé. Système de chiffrement, souveraineté de la donnée, respect des clauses contractuelles etc. Plusieurs semaines durant, c’est donc main dans la main et à l’aide de ressources spécifiques – à l’instar du programme FastTrack –, que les équipes gouvernementales et celles de l’éditeur travaillent au cadrage du projet.

Simultanément, la DSI met en place un dispositif de conduite du changement afin de permettre aux agents de s’approprier ce nouvel outil. « Tous nos agents ne sont pas familiers de ces environnements numériques, c’est pourquoi nous avons souhaité accompagner leur montée en compétences » explique Jean-Charles Harlé, « par le biais de formations et de sessions de soutien accessibles à tous les fonctionnaires et dispensées par la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique ».

Le numérique au service de l’éducation

La Principauté a à cœur de implémente sa vision moderne et responsable d’une éducation augmentée par le numérique. Ainsi, parmi les personnes bénéficiaires de cette petite révolution se trouvent les 350 enseignants des établissements scolaires de la Principauté de Monaco. De la mise à disposition des supports de cours à la réalisation de QCM, en passant par l’édition de listes de classes et la préparation de concours, le champ des possibles de Teams est vaste, et a déjà conquis 75% du corps professoral. En outre, l’application se révèle être particulièrement adaptée au contexte éducatif du rocher : « Il n’est pas rare que des élèves rejoignent nos établissements en milieu d’année. Grâce à Teams, ils ont accès à l’ensemble des supports de cours et rattrapent plus facilement leur retard » analyse Georges Gambarini, Responsable du programme e-éducation au Gouvernement Princier. De quoi favoriser le développement de la pédagogie différenciée, une approche indispensable pour enseigner dans des classes de niveaux hétérogènes, et largement pratiquée à Monaco.

Différentes fonctionnalités sont aussi employées pour soutenir les élèves internationaux ne maîtrisant pas toujours la langue française à leur arrivée, telles que des assistants de lecture et de prononciation, ou des fonctionnalités de sous-titrage de documents. « L’apprentissage du français et la communication entre les enseignants et les élèves non francophones est dorénavant plus efficace ».

L’éducation, secteur clé pour la Principauté, trouve avec le numérique et les technologies Microsoft une nouvelle voie pour confirmer son excellence, et préserver ainsi son rang et son attractivité auprès des talents.

Devenir une administration hautement connectée

En parallèle, 2 500 licences Microsoft Teams sont déployées auprès des fonctionnaires et agents de l’Etat dont 700 licences destinées au personnel en mobilité : « Le fait que cette solution soit disponible et offre les mêmes capacités sur des équipements mobiles transforme les modes de travail de nos collaborateurs amenés à se déplacer souvent » affirme Julien Dejanovic. « Ces populations peuvent aujourd’hui partager des ressources, des plannings, éditer des documents à plusieurs ou participer à une réunion à distance, sans être derrière un poste fixe ».

Au-delà des usages propres à la mobilité, la solution est largement approuvée par les 3 500 fonctionnaires et agents : en six mois, plus de deux millions de messages ont été émis et 22 000 réunions organisées. « Nous constatons un taux d’appropriation de 80 %. Teams est bien plus utilisé que son prédécesseur Skype » se réjouit l’équipe projet. Sans compter que l’application a impulsé une nouvelle dynamique technologique, incitant le Gouvernement Princier à explorer pleinement les possibilités offertes par la galaxie Microsoft 365.