הכר את ערכת הכלים לתוכניות פרילנס ב- Microsoft 365 – פתרון שיאפשר לך להשיק ולהגדיל את קנה המידה של כוח העבודה הפרילנס שלך

עם השתתפות הולכת וגוברת ב"כלכלת החלטורות" (gig economy) – שוק העבודה הזמני שמורכב מעובדים עצמאיים שעובדים כקבלנים על התקשרויות לטווח קצר – ארגונים מתחילים לבדוק ולכלול עובדים פרילנסרים לצורך תמיכה בפרוייקטים. על-פי דוח Future Workforce Report‏, 47% ממנהלי הגיוס בארגונים השתמשו בפרילנסרים (בהשוואה ל- 44% בשנה הקודמת), בעוד שכ- 9 מתוך 10 מנהלי גיוס מציינים שהם מוכנים להעסיק פרילנסרים במקום עובדים זמניים דרך חברת השמה. כדי לעזור לארגונים לבצע מהפך דיגיטלי או להשלים את הפתרונות הקונבנציונליים שלהם עבור צוותים זמניים, אנו משיקים את ערכת כלים לתוכניות פרילנס ב- Microsoft 365, ערכה נבחרת של כלים, תבניות ושיטות עבודה מומלצות שנועדו לעזור ללקוחות שלנו להשיק, להפעיל ולנהל תוכניות פרילנס בקנה מידה גדול. 

"כלכלת החלטורות", שכוללת פרילנסרים, יועצים, קבלנים ויזמים עצמאיים (solopreneur), נמצאת במגמת עלייה. על-פי Staffing Industry Analysts, סך ההוצאות על עבודות זמניות ב- 2015 הגיע ל- 792 מיליארד דולר. מומחים סבורים כי תוך 10 שנים, אחוז גדול יותר מכוח העבודה בארצות הברית ישתתף בכלכלת החלטורות. בנוסף, על-פי Field Nation,‏ 86% מהעובדים העצמאיים בוחרים בכוונה בעבודות פרילנס.

ההשלכות עבור ארגונים הן משמעותיות מאוד. כדי לשגשג בסביבה תחרותית ביותר – עם טכנולוגיות וצרכי לקוחות שמשתנים ללא הרף – ארגונים חייבים להיות גמישים ולהסתגל למודלים עסקיים חדשים כדי לבצע את העבודה בעזרת עובדים חיצוניים. שימוש בעובדי פרילנס לפי דרישה מספק תוצאות מדידות מבחינת מהירות ויעילות, אך המסלול לשינוי המדיניות והתהליכים הקיימים אינו מוגדר ברובו.

שותף ההשקה שלנו עבור ערכת כלים זו הוא Upwork, אחד מהשווקים הגלובליים המקוונים הגדולים ביותר, שכולל למעלה מ- 375,000 פרילנסרים בלמעלה מ- 180 מדינות. אנו עובדים בעיקר עם Upwork Enterprise, הפתרון של החברה למיקור עובדי פרילנס ולתאימות מקצה לקצה.

ערכת הכלים לתוכניות פרילנס ב- Microsoft 365 מציעה פתרונות עבור נקודות החיכוך העיקריות שבהן נתקלים ארגונים בעת פריסת תוכנית פרילנס, לרבות: מוּדעוּת ותקשורת פנימית, שיתוף פעולה צוותי, ניתוח נתונים ואוטומציה של זרימות עבודה.

מוּדעוּת ותקשורת פנימית

אחד מהאתגרים העיקריים הכרוכים בהשקת תוכנית פרילנס ארגונית הוא יצירת מוּדעוּת והכשרה בקרב בעלי העניין והמשתמשים הייעודיים. העובדים זקוקים למקום שבו הם יוכלו ללמוד כיצד פועלת התוכנית, לגשת להדרכה הדרושה ולעיין בשיטות עבודה מומלצות בנוגע להתקשרות עם פרילנסרים.

ערכת הכלים לתוכניות פרילנס ב- Microsoft 365 מספקת לכך מענה באמצעות תבנית אתר התקשורת של SharePoint – מקום מרכזי אחד עבור פרטי התוכנית כדי לזרז את ההטמעה והקליטה של הפרילנסרים, לרבות:

• מאגר עבור תיעוד רלוונטי ומצגות בנושא התוכנית.
• מקרי שימוש שיציגו לעובדים את סוגי הפרוייקטים שהם יוכלו לבצע בעזרת פרילנסרים.
• שאלות נפוצות הכוללות את השאלות המובילות של עובדים בארגון.
• תבנית התקשרות שתעזור לך ליצור קשר עם פרילנסרים במאגר המומחים של SharePoint.

לקבלת מידע נוסף, עיין באינפוגרפיקה של אתר התקשורת של SharePoint.

שיתוף פעולה צוותי

טבעם של פרוייקטים ארגוניים הכוללים פרילנסרים מחייב את חברי הצוות לעבוד יחד על קבצים רבים, לנהל מגוון פעילויות ולקיים תקשורת באזורי זמן שונים. כדי לעזור לצוותים שכוללים מגוון תפקידים וממוקמים באזורים גיאוגרפיים שונים לעבוד בצורה מסונכרנת, ערכת הכלים לתוכניות פרילנס ב- Microsoft 365 מספקת הדרכה לגבי השימוש ב- Microsoft Teams כמרכז חזק לעבודת צוות שמשלב צ'אטים, פגישות, שיחות, קבצים ויישומים בסביבת עבודה משותפת אחת.

ב- Teams, ארגונים יכולים לנהל את צרכי התקשורת ושיתוף הפעולה הקשורים לפרילנסרים, בייחוד באמצעות:

• תקשורת – צוותים ציבוריים ופרטיים שמאפשרים לחברים לנהל שיחות.
• ניהול פעילויות – מקום אחד למעקב אחר ההתקדמות ולתיאום זרימת העבודה של כל אחד מחברי הצוות באמצעות שילוב עם כלי ניהול פרוייקטים, כגון Microsoft Planner.
• אחסון קבצים – מקום אחד לאחסון קבצים משותפים ולמציאתם באמצעות חיפוש חכם.
• גישת אורחים חיצוניים – היכולת של עובדים חיצוניים ברחבי העולם לעבוד יחד על כל ההיבטים של פרוייקטים שכוללים פרילנסרים בעזרת הגירסה בחינם של Teams.
• אבטחה – גישת אורחים חיצוניים לצוותים הקשורים לפרוייקט כדי לשמור על אבטחת המידע שלך מבלי לספק גישה כוללת.

לקבלת מידע נוסף, עיין באינפוגרפיקה של Teams.

ניתוח נתונים

אחד מהאתגרים המשמעותיים בהגדלת קנה המידה של תוכנית פרילנס ארגונית הוא לכידה, מעקב ותקשורת של מחווני KPI של הביצועים. ערכת הכלים לתוכניות פרילנס ב- Microsoft 365 משתמשת ב- Microsoft Power BI, שירות ניתוח עסקי שמספק תובנות על-ידי איסוף נתונים בזמן אמת ממגוון מקורות, פישוט הכנת הנתונים והפקת דוחות ולוחות מחוונים מותאמים אישית וקלים להבנה.

Power BI עוזר למנהלי תוכניות ארגוניות:

• לקבל החלטות מונחות-נתונים.
• להשוות בין תוצאות תוכנית הפרילנס לפתרונות איוש קונבנציונליים.
• לזהות את הצוותים בארגון שנעזרים כעת בפרילנסרים לפי סוג התמחות כדי לזהות הזדמנויות עתידיות בחברה.

כדי לשפר את הפונקציונליות המרכזית של Power BI עבור סביבת פרילנס, ערכת הכלים לתוכניות פרילנס מציעה:

• תבנית של Power BI עם פריטים חזותיים לדוגמה.
• מחבר של Power BI לצורך משיכת נתונים ממקורות נפרדים ללוחות מחוונים.
• תבנית התקשרות שתעזור לך ליצור קשר עם פרילנסרים במאגר העובדים של Power BI.

לקבלת מידע נוסף, עיין באינפוגרפיקה של Power BI.

אוטומציה של זרימות עבודה

תוכנית פרילנס ארגונית מחייבת הקצאת משאבים, תאימות וניטור – כל זאת כאשר אתה מספק תהליך חלק לעובדים שלך. כדי לצמצם את הצורך בהשלמה ידנית של משימות שחוזרות על עצמן, ערכת הכלים לתוכניות פרילנס ב- Microsoft 365 משתמשת ב- Microsoft Flow כדי ליצור זרימות עבודה אוטומטיות בין יישומים ושירותים אשר שולחות התראות, מסנכרנות קבצים ואוספות נתונים.

לדוגמה, Microsoft Flow יכול לעזור למקבלי החלטות בארגון ליצור אוטומציה של התרחישים הבאים:

• הדרכה ותאימות עבור העובדים. על-ידי ביקור באתר התקשורת של SharePoint עבור תוכנית הפרילנס, העובדים יכולים להירשם לפריסת הניסיון על-ידי השלמת סרטון הדרכה בנושא תאימות שנתמך על-ידי Microsoft Stream.
• הרשמה לתקשורת פנימית. לאחר שהעובד משלים את סרטון ההדרכה בנושא תאימות, הוא מתווסף באופן אוטומטי לערוץ Teams פנימי שבו העובדים יכולים לעבוד יחד עם עובדים אחרים שמשתתפים בתוכנית ולחלוק חוויות.
• יצירת חשבון ב- Upwork. לאחר שהעובד מתווסף לערוץ Teams, פרטי החשבון שלו, שכוללים את שמו ואת כתובת הדואר האלקטרוני שלו, נשלחים אל Upwork לצורך יצירת חשבון בפלטפורמה שלה, כך שהעובד יוכל להתחיל לפרסם משרות בפלטפורמה זו.

בנוסף לפונקציונליות המרכזית של Microsoft Flow, ערכת הכלים לתוכניות פרילנס מציעה:

• ניתוחי מקרים שמציגים את אופן השימוש ב- Microsoft Flow בתוכנית פרילנס ארגונית.
• תבנית התקשרות שתעזור לך ליצור קשר עם פרילנסרים במאגר העובדים של Microsoft Flow.

לקבלת מידע נוסף, עיין באינפוגרפיקה של Microsoft Flow.

המסע שלנו והלקחים שלמדנו

בדומה לרבים מהלקוחות שלנו, גם Microsoft בוחנת כעת כיצד ניתן לשלב התקשרויות עם פרילנסרים בסביבה הארגונית שלנו. במהלך השנה האחרונה, השלמנו למעלה מ- 2,000 פרוייקטים הכוללים פרילנסרים במגוון תחומים – כתיבה, מחקר, עריכת וידאו, תרגום, עיצוב ומדע נתונים – עם 25 צוותים פנימיים ומאות עובדים.

אך לא היה קל להגיע לנקודה הזו. נאלצנו לבצע מהפך פנימי של ממש וכן לבנות תשתית שיכולה לתמוך במורכבות הכרוכה בתוכנית פרילנס ארגונית. כתוצאה מכך, פיתחנו את ערכת הכלים לתוכניות פרילנס ב- Microsoft 365, שמשלבת את יישומי הפרודוקטיביות הארגוניים המובילים שלנו עם ערכה נבחרת של כלים, תבניות ושיטות עבודה מומלצות כדי לספק מענה לצרכים הספציפיים של תוכניות פרילנס ארגוניות. העבודה בהחלט השתלמה. עד היום, רשמנו חיסכון משמעותי בעלויות ובזמן.

התחל בעבודה

ערכת הכלים לתוכניות פרילנס ב- Microsoft 365 זמינה ללא תוספת תשלום כחלק ממנוי של Office 365 Enterprise או Microsoft 365 Enterprise. קבל מידע נוסף לגבי ערכת הכלים לתוכניות פרילנס ב- Microsoft 365 ומנוי Microsoft 365 Enterprise.

שים לב: כל ארגון יצטרך להעריך ולקבוע את הצרכים הספציפיים שלו – לרבות טיפול בנתונים ודרישות תאימות – וכן להשתמש בהשקעות הקיימות ב- Microsoft 365 שמתאימות לכך.

קבל מידע נוסף על המסע של ערכת הכלים לתוכניות פרילנס עם Upwork.