Trace Id is missing
Preskoči na glavni sadržaj
Microsoft Security

Što je rukovođenje podacima?

Rukovođenje podacima ključno je za upravljanje podacima velikih tvrtki i njihovu zaštitu. Saznajte više o osnovnim konceptima i najboljim praksama rukovođenja podacima.

Definicija rukovođenja podacima

Rukovođenje podacima sustav je internih pravilnika koje velike tvrtke koriste za upravljanje poslovnim podacima, pristup tim podacima te njihovu zaštitu. Iako se složenost sustava može razlikovati ovisno o tvrtki, sustavi uvijek imaju neka zajednička obilježja: interne procese, pravilnike, definirane uloge, metriku i standarde usklađenosti. Cilj je sustava omogućiti korisnicima učinkovito i sigurno korištenje velikih količina podataka koje generiraju današnje velike tvrtke.

Sigurnost podataka izuzetno je važna. Zato dobro osmišljeno rukovođenje podacima ne služi samo za zaštitu podataka, već i za upravljanje povjerljivim podacima od njihova unosa u tvrtku do trenutka u kojem ih se tvrtka rješava.

Zašto je rukovođenje podacima važno

Tvrtke sve više razvijaju, upotrebljavaju i prihvaćaju tehnološka rješenja za pojednostavnjenje poslovnih operacija i isporuku veće vrijednosti klijentima. Ta digitalna transformacija generira povećanu količinu podataka (iz izvora kao što su interni procesi i vanjska metrika) te prekomjerno opterećuje silose podataka unutar tvrtki. Kako onda tvrtke mogu ostati organizirane?

Odgovor je rukovođenje podacima. Sigurno rukovođenje podacima omogućuje da podaci ostanu organizirani i dosljedni, definira tko može, a tko ne može pristupati podacima te omogućuje tvrtkama da rukuju podacima, osobito podacima klijenata, u skladu s relevantnim standardima i propisima.

Dobro osmišljeno rukovođenje podacima odgovara potrebama tvrtke u pogledu kapaciteta podataka, dozvola i preduvjeta za usklađenost, kako u sadašnjosti tako i u budućnosti. Najuspješniji sustavi osmišljeni su tako da se razvijaju usporedno s promjenama tvrtke. 

Prednosti rukovođenja podacima

Dobro osmišljeno rukovođenje podacima nudi tvrtkama razne prednosti.

  • Jedinstven izvor istinitih činjenica

    Dosljedni podaci omogućuju veću unutarnju fleksibilnost kada svi donositelji odluka imaju pristup istim informacijama.

  • Poboljšana kvaliteta podataka

    Tvrtke donose bolje informirane odluke kada su njihovi podaci sigurni za upotrebu, potpuni i dosljedni.

  • Poboljšano upravljanje podacima

    Uz kodeks ponašanja i najbolje prakse za podatke tvrtke mogu brzo i dosljedno ispuniti svoje potrebe.

  • Brža i dosljednija usklađenost

    U svaku fazu strategije rukovođenja podacima može se ugraditi usklađenost da bi se tvrtkama omogućilo pravilno rukovanje podacima i njihovo odbacivanje.

Problemi rukovođenja podacima

Nova strategija rukovođenja podacima može imati velike prednosti za tvrtke, ali uobičajeni su i neki problemi. Neki od tih problema obuhvaćaju sljedeće:

Prihvaćanje unutar organizacije. Podaci kojima se dobro rukovodi korisni su samo ako se unutar tvrtke rado prihvaća njihova dostupnost. Rukovođenje podacima najuspješnije je kada su svi timovi, što obuhvaća direktore, poslovne dionike i stručnjake za podatke, osposobljeni za upotrebu podataka tvrtke zahvaljujući obuci kojom su stekli potrebne vještine.

Definirane uloge i odgovornosti. Povezano s prihvaćanjem definiranje je uloga i odgovornosti za rukovođenje podacima da bi bilo jasno tko upravlja kojim aspektima postupka. Uloge mogu obuhvaćati titule kao što su voditelj odjela za podatke ili održavatelj podataka, a pritom svaka tvrtka sama odlučuje koja vrsta strukture tima za rukovođenje podacima najbolje odgovara njihovim potrebama i resursima koji su im dostupni.

Podaci u silosima. Unutarnjim podjelama u organizaciji podataka stvaraju se silosi, stupovi podataka izolirani od drugih područja tvrtke. To može dovesti do dupliciranja ili nedosljednosti podataka kada se sve objedini. Čišćenje i priprema podataka ključni su koraci u primjeni uspješne strategije rukovođenja podacima – da biste mogli upotrebljavati dobre podatke, morate i unijeti dobre podatke. 

Kako funkcionira rukovođenje podacima

Ključan dio rukovođenja podacima upravljanje je podacima od unosa do odbacivanja, obično upotrebom alata za rukovođenje podacima. Iako se pojedinosti mogu razlikovati ovisno o tvrtki i slučaju upotrebe, taj postupak upravljanja obuhvaća najmanje sljedeće korake:

  • Unos. Tvrtke upravljaju sigurnim prikupljanjem novih podataka (iz izvora kao što su uređaji i aplikacije interneta stvari), ali i već postojećim podacima prikupljenima prije primjene strategije rukovođenja podacima.
  • Pohrana. Tvrtke odlučuju kako će i gdje pohraniti sve podatke koje prikupe.
  • Klasifikacija. Podaci se klasificiraju tako da se mogu primijeniti odgovarajući pravilnici (npr. za osobne podatke ili povjerljive podatke).
  • Zajedničko korištenje. Kada se organiziraju, podaci se stavljaju na raspolaganje korisnicima kojima su potrebni. Pravilnici za klasifikaciju i definirane uloge za rukovođenje podacima određuju koji unutarnji i vanjski korisnici mogu pristupiti kojim vrstama podataka.
  • Arhiviranje. Neki se podaci upotrebljavaju samo tijekom ograničenog vremena, no možda će poslije biti potrebni kao referenca. Tvrtke definiraju koji se podaci moraju čuvati i kako ih sigurno pohraniti onoliko dugo koliko je potrebno.
  • Odbacivanje. Neke podatke nije potrebno zadržati, a u drugim slučajevima od tvrtki će se možda zahtijevati da ih odbace nakon određenog vremena. U tim slučajevima podaci se brišu na siguran način jer će se propisima o usklađenosti možda zatražiti određeni koraci ili dokaz o odbacivanju. 

U svim tim koracima podaci moraju ostati sigurni i usklađeni. U dobro osmišljenoj strategiji rukovođenja podacima definirano je koji su koraci i propisi potrebni za održavanje usklađenosti i sigurnosti. Alat za rukovođenje podacima može vam omogućiti i zaštitu podataka u svakoj fazi životnog ciklusa. 

Okvir za rukovođenje podacima

Okvir za rukovođenje podacima funkcionira kao nacrt vaše strategije za podatke. U njemu su objedinjena vaša pravila, odgovornosti, postupci i procesi upravljanja tijekovima podataka u prostoru za pohranu u oblaku. 

  • Zaštita informacija

    Primjena oznaka i šifriranja na povjerljive podatke.

  • Sprječavanje gubitka podataka

    Prepoznavanje i sprječavanje nesigurnog ili neprikladnog zajedničkog korištenja, prijenosa ili upotrebe povjerljivih podataka, osobito radi usklađenosti s propisima. Saznajte više o sprječavanju gubitka podataka.

  • Katalogiziranje i otkrivanje podataka

    Automatski identificirajte i bilježite podatkovne resurse tvrtke da biste omogućili pretraživanje, opis i otkrivanje.

  • Klasifikacija podataka

    Označavanje podataka u sklopu informacijskih klasifikacija, klasifikacija za zaštitu privatnosti ili drugih klasifikacija na temelju povjerljivosti da bi se omogućila pravilna buduća zaštita i upotreba podataka.

  • Vlasništvo podataka

    Omogućivanje pristupa podacima te opisa, zaštite i kontrole kvalitete podataka odgovornim grupama i pojedincima u tvrtki.

  • Sigurnost podataka

    Upotreba mogućnosti računalne sigurnosti za primjenu odgovarajućih sigurnosnih mjera (što obuhvaća šifriranje, obfuskaciju i tokenizaciju) po klasifikaciji te za upravljanje sprječavanjem gubitka podataka u slučaju katastrofe ili računalnog napada.

  • Podatkovna suverenost i prekogranično dijeljenje podataka

    Uspostavljanje pravila i zabrana za pohranu podataka, pristup podacima i njihovu obradu na temelju mjesne nadležnosti.

  • Kvaliteta podataka

    Omogućivanje da podaci budu prikladni za upotrebu u pogledu točnosti, potpunosti, dosljednosti, valjanosti, relevantnosti i pravodobnosti.

  • Upravljanje životnim ciklusom podataka

    Definiranje rasporeda zadržavanja podataka u skladu sa zakonskim i regulatornim preduvjetima te preduvjetima za zaštitu privatnosti tako da se podaci dohvaćaju, pohranjuju i obrađuju te da im se pristupa i da se odbacuju na pravilan način.

  • Prava na podatke i praćenje pristupa

    Davanje pristupa podacima samo onima kojima je pristup potreban te nadzor pristupa radi evidentiranja i omogućivanja kontrole.

  • Porijeklo podataka

    Praćenje izvora, obrade i upotrebe podataka.

  • Zaštita privatnosti podataka

    Omogućivanje zaštite privatnosti subjekata podataka uz pomoć procesa i tehnologije koji odražavaju regulatorne propise i propise o zaštiti privatnosti s kojima se vaša tvrtka mora uskladiti.

  • Upravljanje pouzdanim izvorima i ugovorima o podacima

    Identificiranje pouzdanih izvora i definiranje ugovora o potrošnji podataka da biste bili sigurni da se podaci dohvaćaju iz dogovorenog izvora istinitih informacija.

  • Etičnost upotrebe i namjene

    Omogućivanje da se podaci obrađuju (posebno kad ih obrađuju umjetna inteligencija i strojno učenje) na način koji klijenti očekuju u skladu s etičkim kodeksom vaše tvrtke.

Alati i tehnologija za rukovođenje podacima

Tvrtke mogu odlučiti razviti ili identificirati alate i tehnologije za rukovođenje podacima koji su prikladni za njihove trenutne i buduće potrebe. Alati za rukovođenje podacima mogu omogućiti sljedeće:

  • Poboljšanje kvalitete podataka provjerom valjanosti, čišćenjem i obogaćivanjem.
  • Bilježenje i razumijevanje podataka putem otkrivanja, profiliranja i standardiziranja.
  • Upravljanje podacima i njihovo praćenje od unosa do odbacivanja.
  • Klasificiranje podataka u interne svrhe, kao što je povećanje relevantnosti ili mogućnosti pretraživanja.
  • Kontinuirani nadzor podataka u stvarnom vremenu.
  • Omogućite unutarnjim donositeljima odluka razumijevanje podataka i načina na koji ih tvrtka upotrebljava.

Skalabilna rješenja u oblaku, kao što je upravljanje životnim ciklusom podataka za Microsoft Purview, osmišljena su za rukovođenje podacima velikih tvrtki. Ta rješenja pomažu tvrtkama pri upravljanju podacima od unosa do odbacivanja, omogućuju kontrole pristupa i podržavaju kontrolu kvalitete. 

Stupovi rukovođenja podacima

Tvrtke te stupove mogu koristiti kao smjernice pri dizajniranju sustava za rukovođenje podacima.

  • Administracija

    Uspostava podatkovnog tima omogućuje tvrtkama administriranje različitih procesa i aspekata sustava za rukovođenje podacima. Organizacija tima ovisi o resursima i podatkovnim ciljevima tvrtke.

  • Standardi

    Pravila rukovođenja podacima, koja često definira podatkovni tim, omogućuju da sustav bude u skladu s unutarnjim procesima i svim relevantnim propisima o usklađenosti.

  • Odgovornost

    Definiranjem uloga i odgovornosti razjašnjava se tko je vlasnik elemenata rukovođenja.

  • Kvaliteta

    Uspostavljeni standardi kvalitete za podatke pomažu pri donošenju poslovnih odluka.

Pet najboljih praksi rukovođenja podacima

Evo pet najboljih praksi koje tvrtke mogu slijediti tijekom razvoja i implementacije sustava za rukovođenje podacima:

  1. Određivanje izvršnog sponzora za podatke. Prihvaćanje rukovođenja podacima počinje s vodstvom tvrtke. Sponzor predstavlja sustav i zagovara njegovu upotrebu u cijeloj tvrtki.
  2. Razvoj poslovnog slučaja. Identificirajte organizacijske ciljeve i prednosti da biste opravdali vrijeme i resurse potrebne za stvaranje sustava za rukovođenje podacima.
  3. Velike ambicije, ali početak s malim stvarima. Postavite ciljeve za podatke na visoku razinu, a zatim dizajnirajte granularne projektne međuciljeve kojima ćete postupno ostvarivati te ciljeve.
  4. Definiranje metrike. Uz toliko dostupnih pouzdanih podataka dobro prosudite što ćete mjeriti da bi tvrtka resurse upotrebljavala učinkovitije.
  5. Stalna komunikacija. Čak će se i najpromišljenije rukovođenje podacima tijekom upotrebe i vremena razvijati i mijenjati. Osmislite načine za davanje povratnih informacija da bi podatkovni tim mogao prilagoditi sustav ciljevima tvrtke.

Rješenja za rukovođenje podacima

Tehnološka rješenja mogu olakšati i pojednostavniti postupak dizajniranja i implementacije sigurnog rukovođenja podacima. Tvrtke mogu upotrebljavati alate u oblaku, kao što je upravljanje životnim ciklusom podataka za Microsoft Purview, da bi objedinjavale, klasificirale i odbacivale podatke te upravljale njima, a pritom zadržale usklađenost s propisima. Pomoću tehnološkog rješenja tvrtke mogu automatizirati ili pojednostavniti određene zadatke upravljanja podacima, a istovremeno oslobađati resurse podatkovnog tima za rad na važnijim projektima.

Saznajte više o rješenju Microsoft Security

Zaštita informacija i rukovođenje njima

Pridonesite zaštiti podataka i rukovođenju njima na bilo kojem mjestu zahvaljujući ugrađenim, inteligentnim, objedinjenim i proširivim rješenjima.

Saznajte više

Microsoft Purview Information Protection

Pridonesite zaštiti podataka i rukovođenju njima zahvaljujući ugrađenim, inteligentnim, objedinjenim i proširivim rješenjima.

Saznajte više

Upravljanje životnim ciklusom podataka za Microsoft Purview

Koristite rukovođenje informacijama za klasificiranje, zadržavanje, pregled i odbacivanje sadržaja te upravljanje njime.

Početak upotrebe

Sprječavanje gubitka podataka za Microsoft Purview

Prepoznajte neprimjereno zajedničko korištenje, prijenos ili upotrebu povjerljivih podataka na krajnjim točkama, u aplikacijama i na servisima.

Saznajte više

Najčešća pitanja

  • Uz rukovođenje podacima podaci tvrtke ostaju organizirani i dosljedni, definira se tko može, a tko ne može pristupati podacima te se zadržava usklađenost s načinom na koji se podaci upotrebljavaju. Rukovođenje podacima podržava i aktualne, ali i buduće potrebe tvrtke.

  • U okviru za rukovođenje podacima objedinjena su vaša pravila, odgovornosti, postupci i procesi upravljanja tijekovima podataka u prostoru za pohranu u oblaku. To je osnova strategije tvrtke za podatke. Okvir obuhvaća razne elemente, uključujući sigurnost, vlasništvo, zaštitu privatnosti i klasifikaciju podataka. 

  • Alati za rukovođenje podacima tehnološka su rješenja koja pomažu pri razvoju i implementaciji rukovođenja podacima. Tvrtkama bi trebali olakšavati sigurno upravljanje podacima od unosa do odbacivanja, omogućivati kontrole pristupa i podržavati kontrolu kvalitete. Upravljanje životnim ciklusom podataka za Microsoft Purview, primjerice, skalabilno je rješenje u oblaku za rukovođenje podacima velikih tvrtki.

  • Stupovi su rukovođenja podacima sljedeći:

    • administracija – odredite poseban podatkovni tim
    • standardi – odredite pravila i propise za sve aspekte rukovođenja podacima
    • odgovornost – definirajte uloge i odgovornosti da bi uvijek bilo jasno tko je vlasnik dijelova i procesa sustava
    • kvaliteta – postavite standarde kvalitete podataka za tvrtku
    • transparentnost – dosljedno pratite podatke, uključujući životni ciklus i upotrebu.

  • Kada se formira podatkovni tim, odredite ciljeve sustava. Odredite ključne uloge i odgovornosti, potrebne dozvole i standarde usklađenosti s propisima. Identificirajte tehnološka rješenja i prilike za razvoj vještina za podatkovni tim i zainteresirane strane. Podijelite standarde, alate i preduvjete sustava s tvrtkom te ih uređujte po potrebi da bi se razvijali i prilagođavali.

Pratite Microsoft 365