4 lépés, amellyel az alkalmazottak motiválhatók az új élő eseményekkel a Microsoft 365-ben
Ebben a hónapban korábban olyan új intelligens eseményfunkciókat jelentettünk be a Microsoft 365-ben, amelyekkel bárki létrehozhat élő és igény szerinti eseményeket a csapatoknak vagy akár a teljes szervezetnek. Most arra invitáljuk, hogy a Microsoft 365-ben az élő események nyilvános előzetes verziójának használatával új módokat fedezzen fel a vezetők és az alkalmazottak közötti kapcsolat és motiváció előmozdítására, a szervezet minden szintjén.
A modern munkahelyen az alkalmazottak olyan környezetre vágynak, amely szabad utat enged a kreativitásnak, produktívabbá és teljesebbé teszi az életüket, és segít abban, hogy valamiféle kapcsolatot alakítsanak ki a szervezet küldetésével és céljával.
Ahhoz, hogy boldoguljon ebben az új munkakultúrában, a szervezetnek egyik első lépéseként össze kell hangolnia az embereket a közös tervek és célok mentén. A vezetők tisztában vannak azzal, hogy azok a szervezetek, amelyek ezt jól csinálják, nagyobb eséllyel vonzzák és tartják meg a motivált dolgozókat.
Az alábbiakban négy olyan módszert ismertetünk, amellyel a szervezetek új élő eseményeket rendezhetnek a vezetők és az alkalmazottak részvételével a Microsoft 365-ben:
1 – Interaktív viták kezdeményezése a szervezetben élő eseményekkel
A Microsoftnál a vezetők – így például a vezérigazgató, Satya Nadella is – a Microsoft 365-tel tartják a kapcsolatot és kommunikálnak a világ különböző pontjain dolgozó munkatársakkal. A Microsoft 365-tel ma már bármelyik cég vagy szervezet képes az ilyen motivációnövelő alkalmak megteremtésére, amikor az emberek a vezetőkre és azok üzeneteire figyelnek, és kérdések feltevésével pontosítják vagy erősítik a közösségi beszélgetéseket.
A közönség, csapat vagy közösség számára a Microsoft Stream, a Teams vagy a Yammer használatával hozhat létre élő eseményeket. A webes, mobil- vagy asztali eszközöket használó résztvevők valós időben kapják meg az értesítéseket és vehetnek részt az eseményeken, amelyeket nagy felbontású videó és interaktív vitafórum kísér.
Az eseményt követően egyszerűen elérhetővé tehető a róla készült felvétel egy eseménylapon, így az bármikor megtekinthető, a felvétel tartalmát felfedő, mesterséges intelligencián alapuló hatékony funkciókkal pedig gyorsan képbe lehet kerülni. A rendszer automatikusan átiratot készít a felvételről, és észleli, ha megváltozik a beszélő személye – így később egyszerűen lehet a tartalmában keresni.
Mivel a beszélgetés folyamatos, még a különböző időzónákban lévő vagy az élő eseményen részt venni nem tudó alkalmazottak is úgy érezhetik, hogy kapcsolatban vannak a vezetőkkel és a munkatársakkal – ez pedig segít áthidalni a földrajzi vagy szervezeti korlátokat.
Az események és a felvételek a Microsoft Streamre, az Office 365 intelligens videoszolgáltatására épülnek.
2 – Tartós párbeszéd elősegítése a nyílt közösségekben
A különböző funkciókon vagy a teljes szervezeten átívelő Yammer-közösségekkel mindenki szót kaphat – a Microsoft 365-beli élő események előtt, során és után is. A munkakultúra átalakításának fontos része egy olyan fórum biztosítása, ahol az alkalmazottak hallathatják a hangjukat. Az emberek ezekben a közösségekben bármikor felvethetnek ötleteket, problémákat vagy kérdéseket, a vezetők pedig hiteles módon válaszolhatnak ezekre.
Az aktív Yammer-közösségek erősítik a bizalmat és a valahová tartozás érzését. Ezenkívül pedig egy olyan fórumot is biztosítanak, ahol azok az alkalmazottak, akik esetleg nem szívesen beszélnének sokak előtt egy élő eseményen, közvetlenül kapcsolatba léphetnek a vezetőkkel.
A beépített üzenetfordítási funkciónak köszönhetően a Microsoft 365-ös élő eseményeken mindenki a saját nyelvét használva fejezheti ki magát.
3 – Intranetes hely létrehozása a vezetőknek az események, blogok, videók, hírek és erőforrások megosztásához
A kommunikációs SharePoint-webhelyeken elérhető tartalmi, beszélgetési és videócsatornákkal folyamatos online jelenlét mellett széles körben kommunikálhat vezetőként. A hangsúlyt a hírterjesztésre és a blogokra helyezheti, és kapcsolódó tartalmakkal, szavazásokkal és felmérésekkel, valamint közönségelemzéssel erősítheti a motivációt.
Ez egy nagyszerű hely a rögzített események megosztására is, későbbi megtekintés céljából. Egyszerűen hozzon létre minden egyes eseményhez egy külön lapot, ahol az alkalmazottak előre elküldhetik kérdéseiket és megjegyzéseiket. A vezetők és a szervezők később ezek alapján az információk alapján hozhatják létre az eseménnyel kapcsolatos üzeneteket és tartalmakat.
4 – A vállalati kommunikáció megtervezése és a hatás mérése
A vezetői és a belső kommunikációt kezelő csapat állhat egy vagy akár sok főből is – a biztos sikerhez azonban minden esetben körültekintő tervezés és végrehajtás szükséges. A Microsoft Teams – az Office 365 csapatmunkaközpontja – úgy lett kialakítva, hogy ideális környezetet nyújtson a közös munkához az események létrehozása és levezetése és más vezetői kommunikációk során. Az app az élő események hatékony hátterének megteremtéséhez egy olyan megosztott területet biztosít, amelyen együtt dolgozhat az előadókkal, és jóváhagyhatja a tartalmat, mielőtt azt szélesebb körben is megosztanák.
Amint megkezdte a közönség bevonását, a Yammer-közösség minden egyes üzenete esetében látható, hogy a bejegyzés eddig hány emberhez jutott el. Ezáltal a közösségszervezők és az alkalmazottak könnyebben megérthetik az olvasottakat. A csoportokkal kapcsolatos ismeretek jól demonstrálják, hogy a közösségben született tudás és információ hogyan válik az emberek előnyére – függetlenül attól, hogy milyen szintű tagjai a csoportnak. A passzív látogatók számára például úgy lehetnek hasznosak a csoportos beszélgetések, hogy az ott olvasott információkat máshol alkalmazzák a napi munkájukban. Azt is láthatja, hogy egy esemény felvételét hányan és milyen csatornán keresztül tekintették meg, és hogy hány személynek tetszett a videó. A lapokról és a hírcikkekről szintén születnek statisztikai adatok, a kapcsolatok megértését megkönnyítendő.
Az összes vezető felkészítése a szervezetben
A vezetőség természetesen nem csak a szervezeti vezetőket jelenti. A közösségek vezetői lehetnek egy téma szakértői, működési igazgatók vagy olyan szenvedélyes egyének, akik valamilyen szakterületen, gyakorlati téren vagy érdekcsoportban játszanak vezető szerepet. A Microsoft 365-ben ugyanezek a képességek szükségesek a különböző szintű vezetőknek ahhoz, hogy kapcsolatot alakítsanak ki és tartsanak fenn a közösségükkel.
Patrick Yates, aki a TDS Telecom sokszínűségért és motivációért felelős vezetője, úgy gondolja, hogy a közösségi kapcsolatok és a motiváció fontos része az alkalmazottak munkájának, főként a kezdő tehetségekének. „Különösen a munkaerőpiacra belépő fiatalabb generációk azok, amelyek modern, motiváló környezetre vágynak – szeretnének valami náluk nagyobb dolognak a része lenni.”
Kapcsolat kialakítása az alkalmazottak és a vezetők között
A Microsoft 365-ben az élő események nyilvános előzetes verziójával már ma megkezdheti a vezetők és az alkalmazottak közötti kapcsolat megteremtését. A Tech Community webhelyen adott visszajelzések alapján a jövőben további szolgáltatásokat és funkciókat is bevezetünk.
Élő esemény létrehozásához licenccel kell rendelkeznie az Office 365 E3 vagy E5 csomaghoz, és meg kell kapnia a megfelelő engedélyt a rendszergazdától. Élő eseményen való részvételhez Office 365-licencre van szükség a hitelesített felhasználókhoz. Adott konfigurációk esetén nyilvános (névtelen) hozzáférésre is lehetőség van.
További információért olvassa el a Kapcsolat kialakítása a vezetők és az alkalmazottak között az Office.com-on című cikket, az eseményekkel kapcsolatos intelligens lehetőségekért pedig tanulmányozza a Microsoft 365 élő eseményeivel kapcsolatos bejegyzéseket a Tech Community webhelyen.