A Microsoft 365-ös szabadúszói eszközkészlet bemutatása – a szabadúszó munkaerő munkába állítása és beosztása

A haknigazdaság („gig” gazdaság) – a rövidtávú szerződésekkel dolgozó, független munkavállalókat tömörítő munkaerőpiac – egyre szélesebb körben terjed el, a vállalatok pedig egyre gyakrabban tesztelnek és vetnek be szabadúszó szakembereket projektjeik megvalósításához. A jövő munkaerőpiacát vizsgáló Future Workforce Report jelentés szerint a nagyvállalati munkaerő-felvevő vezetők 47%-a (tavaly 44%-a) bízott meg már szabadúszókat, miközben 10-ből 9 munkaerő-felvevő állítja, hogy szívesebben alkalmazna szabadúszókat a munkaerő-kölcsönző cégek által közvetített ideiglenes munkavállalók helyett. Szeretnénk segíteni a vállalatokat abban, hogy megvalósítsák digitális átállásukat, vagy kiegészítsék hagyományos munkaerő-állományukat, ezért bemutatjuk a Microsoft 365-ös szabadúszói eszközkészletet, amely eszközök, sablonok és gyakorlati tanácsok gondosan összeállított gyűjteménye, és amellyel ügyfeleink elindíthatják, megvalósíthatják és kezelhetik széles körű szabadúszói munkaerő-programjukat. 

A szabadúszókból, tanácsadókból, alvállalkozókból és egyéni vállalkozókból álló haknigazdaság egyre nagyobb teret nyer. A Staffing Industry Analysts szerint 2015-ben a cégek összesen 792 milliárd USD-t ilyen jellegű munkaerőre. Szakértők úgy vélik, hogy 10 éven belül az Egyesült Államok munkaerőpiacának nagyobb részét a haknigazdaság teszi majd ki. A Field Nation szerint továbbá a független munkavállalók 86%-a szándékosan választja a szabadúszó életformát.

Ennek mélyreható következményei vannak a vállalatokra nézve. Ha a vállalatok sikeresek akarnak maradni egy rendkívül kiélezett versenyhelyzetben, amelyben villámgyorsan változnak a technológiák és az ügyféligények is, rugalmasnak kell lenniük, és új üzleti modelleket kell elsajátítaniuk, amelyek keretében külső szakembereket vetnek be. A szabadúszók szükség esetén való bevetése ugyan mérhető előrelépést jelent sebességben és hatékonyságban, a régi szabályok és eljárások átalakítása közel sem egyértelmű folyamat.

A termékbevezetésben partnerünk, az Upwork segít minket, amely az egyik legnagyobb globális online piactér több mint 375 000 szabadúszóval, több mint 180 országban. Ha pontosan akarunk fogalmazni, akkor az Upwork Enterprise-zal működünk együtt, az Upwork mindenre kiterjedő megfelelőségi és szabadúszó-foglalkoztatási megoldásával.

A Microsoft 365-ös szabadúszói eszközkészlet azokon a pontokon nyújt segítséget a vállalatoknak, amelyek a legkritikusabbak egy szabadúszói program bevezetésekor, például: belső kommunikáció és tájékoztatás, csapatszintű együttműködés, adatelemzés és munkafolyamat-automatizálás.

Belső kommunikáció és tájékoztatás

A vállalati szintű szabadúszó program elindításának egyik legfőbb kihívása a belső döntéshozók és a korai felhasználók tájékoztatása és képzése. Az alkalmazottak számára biztosítani kell egy helyet, ahol elsajátíthatják a kezdeti lépéseket, megismerkedhetnek a program működésével, elérhetik a szükséges oktatóanyagokat és a szabadúszókkal való kommunikációhoz szükséges gyakorlati tanácsokat.

A Microsoft 365-ös szabadúszói eszközkészlet ezt a SharePoint kommunikációs webhelysablonjával teszi lehetővé, amely a programra vonatkozó információk központi gyűjtőhelye, így könnyítve meg a szabadúszók munkába állását. Többek közt az alábbiakat tartalmazza:

• A programhoz kapcsolódó dokumentumok és bemutatók adattára.
• Használati esetek, amelyekből az alkalmazottak megtudhatják, milyen jellegű projekteken vehetik igénybe szabadúszók segítségét.
• A vállalat alkalmazottainak leggyakoribb kérdéseiből álló GYIK.
• Egy kommunikációs sablon, amelynek használatával kapcsolatba léphet a szabadúszókkal a SharePoint szakértői gyűjtőoldalán.

SharePoint kommunikációs webhely infografikánkon további információkat talál.

Csapatszintű együttműködés

A nagyvállalati szabadúszói projektet jellegéből adódóan a csapatok tagjainak több fájlon kell együtt dolgozniuk, különböző feladatokat végrehajtaniuk, és időzónákon átívelve kommunikálniuk. Annak érdekében, hogy a különböző szerepű és földrajzi elhelyezkedésű csapatok sikeresen dolgozhassanak ugyanazon cél érdekében, a Microsoft 365-ös szabadúszói eszközkészlet útmutatást a Microsoft Teams használatához, amely a csapatmunka és így csevegések, értekezleteket, hívások, fájlok és appok központi gyűjtőhelye.

A vállalatok hatékonyan kommunikálhatnak és együttműködhetnek szabadúszókkal a Teams és funkció használatával:

• Kommunikáció – nyilvános és privát csapatok, amelyben a tagok megvitathatják teendőiket.
• Feladatkezelés – egyetlen központi hely egy-egy projekt előrehaladásának nyomon követéséhez és az egyes csapattagok munkafolyamatának összehangolásához olyan projektvezetési eszközökkel végzet integráció segítségével, mint a Microsoft Planner.
• Fájltárolás – egyetlen központi hely a megosztott fájlok tárolásához és intelligens kereséséhez.
• Külső vendéghozzáférés – a világ minden pontján lehetővé teszi külső felhasználók számára, hogy szabadúszói projektek minden területén együttműködjenek a Teams ingyenes verziójával.
• Biztonság – Hozzáférést adhat külső vendégeknek projektspecifikus csapatok tartalmához anélkül, hogy teljes körű hozzáférést biztosítana, adatai így biztonságban maradnak.

Teams-infografikánkon további információt talál.

Adatelemzés

Egy nagyvállalati szintű szabadúszói program összeállításának egyik fő kihívása a fő teljesítménymutatók (KPI-k) rögzítése, nyomon követése és kommunikálása. A Microsoft 365-ös szabadúszói eszközkészlet a Microsoft Power BI-ra, egy üzleti elemzőszolgáltatásra támaszkodik, amely úgy biztosít információt, hogy több forrásból gyűjt valós idejű adatokat, leegyszerűsíti az adat-előkészítést, és egyéni, könnyen értelmezhető jelentéseket és irányítópultokat készít.

A Power BI segítségével a nagyvállalati programvezetőknek az alábbiakra nyílik lehetősége:

• Adatokra támaszkodó döntéseket hozhatnak.
• A szabadúszói program eredményeit összehasonlíthatják a hagyományos munkaerőre épülő megoldásokéval.
• Tudományág alapján meghatározhatják a szervezetben jelenleg szabadúszókkal dolgozó csapatokat, így felderíthetik a cég jövőbeli lehetőségeit.

A szabadúszói eszközkészlet az alábbiakkal segít a maximumot kihozni a Power BI alapfunkcióiból szabadúszói környezetben:

• Power BI-sablon mintavizualizációkkal.
• Power BI-összekötő, amellyel szerteágazó forrásokból kérhet le adatokat irányítópultokra.
• Egy kommunikációs sablon, amelynek használatával kapcsolatba léphet a szabadúszókkal a Power BI szakértői gyűjtőoldalán.

Power BI-infografikánkon további információt talál.

Munkafolyamat-automatizálás

Egy nagyvállalati szabadúszó program alapja a jogosultságkiosztás, a megfelelőség és a figyelés – közben pedig zökkenőmentes munkafolyamatokat kell biztosítani az alkalmazottaknak. A Microsoft 365-ös szabadúszói eszközkészlet a Microsoft Flow által segít csökkenteni az ismétlődő feladatok kézi teljesítésének szükségességét olyan, appok és szolgáltatások közötti automatizált munkafolyamatok létrehozásával, amelyek értesítéseket küldenek, fájlokat szinkronizálnak, és adatokat gyűjtenek.

A Microsoft Flow például segíthet az üzleti döntéshozóknak az alábbi forgatókönyvek automatizálásában:

• Alkalmazottak képzése és megfelelősége. Ha az alkalmazottak ellátogatnak a szabadúszói program SharePoint-os kommunikációs webhelyére, egy Microsoft Stream-es megfelelőségi oktatóvideót megnézve regisztrálhatnak a próbaidőszakra.
• Regisztráció a belső kommunikációra. A megfelelőségi oktatóvideó befejezése után az alkalmazottak automatikusan bekerülnek a belső Teams-csatornába, ahol együttműködhetnek a program többi résztvevőjével, és megoszthatják tapasztalataikat.
• Upwork-fiók létrehozása. Miután az alkalmazottak bekerültek a Teams-csatornába, a nevüket és e-mail-címüket tartalmazó fiókadataikat a program elküldi az Upwork részére, az Upwork pedig saját platformján létrehozza fiókjukat, hogy a jövőben közzétehessenek munkákat a platformon.

A Microsoft Flow alapfunkciói mellett a szabadúszói eszközkészlet a következőket kínálja:

• Esettanulmányok arról, hogyan használható a Microsoft Flow nagyvállalati szabadúszói programokban.
• Egy kommunikációs sablon, amelynek használatával kapcsolatba léphet a szabadúszókkal a Microsoft Flow szakértői gyűjtőoldalán.

Microsoft Flow-infografikánkon további információkat talál.

Az út és a tapasztalatok

Számos ügyfelünkhöz hasonlóan a Microsoftnál is igyekszünk egy olyan felelős szabadúszói kommunikációs rendszert kialakítani, amely illeszkedik vállalati környezetünkbe. Az elmúlt évben több mint 2000 szabadúszói projektet valósítottunk meg írás, kutatás, videoszerkesztés, fordítás, tervezés és adattudomány terén több mint 25 belső csapat és több száz alkalmazott bevonásával.

De az idáig vezető út nem volt zökkenőmentes – belülről kellett megújulnunk, és olyan infrastruktúrát kellett kialakítanunk, amely képes megbirkózni egy nagyvállalati szintű szabadúszói programmal. Így fejlesztettük hát ki a Microsoft 365-ös szabadúszói eszközkészletet, amely vezető nagyvállalati hatékonyságnövelő appjaink és válogatott eszközeink, sablonjaink és bevett gyakorlataink erejét ötvözi, és így megfelel a nagyvállalati szintű szabadúszói programok sajátos igényeinek. Ez a munka kifizetődött. Már most mérhető megtakarításokat láthattunk mind a költségek, mind az idő terén.

Első lépések

A Microsoft 365-ös szabadúszói eszközkészlet felár nélkül elérhető minden Office 365 és Microsoft 365 Nagyvállalati verziós előfizetésben. További részleteket is olvashat a Microsoft 365-ös szabadúszói eszközkészletről és a Microsoft 365 Nagyvállalati verziós előfizetésről.

Megjegyzés: Minden vállalat fel kell hogy mérje és meg kell hogy határozza saját igényeit – például az adatkezelési és a megfelelőségi követelmények terén –, és a jelenleg is használt Microsoft 365-megoldásai közül a legmegfelelőbbet kell hogy használja.

További információ a szabadúszói eszközkészletről, amelyet az Upworkkel közösen fejlesztünk.