A Microsoft Office új adatvédelmi vezérlői

A héten korábban Julie Brill, a Microsoft vállalati alelnöke és helyettes általános jogtanácsosa, közzétett egy blogbejegyzést, amelyben a Microsoft adatvédelem iránti folyamatos elkötelezettségét ismertette, és részletesen bemutatta a vállalatunk által választott irányvonalat. Blogjában Julie bemutatta azokat az alapelveket, amelyek mentén növelni szeretnénk az átlátszóságot és az ügyfeleknek a Microsoft főbb termékei által összegyűjtött adatok fölötti szabályozási lehetőségeit.

Most örömmel jelentjük be, hogy a hét korábbi részében kiadtunk egy olyan frissítést az Office-hoz, amely már tükrözi ezeket az alapelveket.

Az Office mint csatlakoztatott szolgáltatás

A munkahelyi és otthoni hatékonyságot növelő technológiák használatának módja folyamatosan változik. Többet dolgozunk útközben, egyszerre több eszközt használunk feladataink elvégzéséhez, és gyakran működünk együtt egymással egy csapat részeként – még akkor is, ha a csapat családtagjainkból és barátainkból áll. A Microsoftnál elköteleztük magunkat aziránt, hogy a kategóriájukban legjobb alkalmazásokat és szolgáltatásokat biztosítva megfeleljünk ezeknek a modern igényeknek úgy, hogy közben az adatvédelmet is tiszteletben tartjuk, az adatok szabályozási lehetőségét pedig az Ön kezébe adjuk.

Továbbra is folyamatosan olyan új és izgalmas funkciókat fogunk bevezetni az Office-ban, amelyekkel hatékonyabbá válik a tartalomkészítés, a kommunikáció és az együttműködés. Néha ez egyszerűen annyit jelent, hogy egy funkció például segít megkeresni egy egy hete írt dokumentumot vagy megtalálni a tökéletes képet egy iskolai feladathoz. Vagy akkor könnyíti meg a munkát, amikor a csapatának különböző eszközökön kell valós időben együttműködnie vagy kommunikálnia egy projekten. Az Office a profi kinézetű bemutatók készítésében is tud segíteni azzal, hogy elrendezési terveket javasol a PowerPoint-diákhoz, valamint a legfontosabb ismeretek is egyszerűbben megtalálhatók vele a komplex adatkészletekben.

Az Office ezeket a lehetőségeket a Microsoft Cloud erejét hasznosítva tudja biztosítani. Mint minden más csatlakoztatott szolgáltatás vagy webhely esetén, a funkciók engedélyezéséhez meg kell osztani a kötelező szolgáltatásadatokat a számítógép és a Microsoft között.

Például: Előfordulhat, hogy azt szeretné, hogy a PowerPoint élő feliratokat jelenítsen meg az előadás közben, sőt még le is fordítsa a szavakat egy másik nyelvre.. A kimondott szavak átiratának és fordításának elkészítéséhez a PowerPoint elküldi az Ön hangjáról készült felvételt beszédfelismerési és fordítási szolgáltatásunknak, ahol az automatikusan átesik a gépi átíráson és fordításon. Az így létrejött szöveget visszaküldjük a számítógépre, így a PowerPoint (szinte) valós időben meg tudja jeleníteni azt a képernyőn. Az Ön hangját és szavait kizárólag az Ön által kért átirat és fordítás elkészítéséhez használjuk fel.

Ha többet szeretne megtudni arról, hogy mely csatlakoztatott szolgáltatások érhetők el az Office-ban, kérjük, olvassa el a Csatlakoztatott szolgáltatások az Office-ban című cikket.

A felhőhöz csatlakoztatott szolgáltatások szabályozása az Ön kezében van

Tudatában vagyunk annak, hogy mennyire fontos, hogy Ön és szervezete kezében maradjon ezeknek a csatlakoztatott szolgáltatásoknak az irányítása az Office-appokban végzett munka során. Ezzel a frissítéssel mostantól letilthatja vagy ismét engedélyezheti a következő típusú csatlakoztatott szolgáltatásokat:

• A tartalmakat elemző szolgáltatások. Azok a szolgáltatások, amelyek az Office-tartalmak használatával biztosítanak tervjavaslatokat, szerkesztési javaslatokat, adatokkal kapcsolatos összefüggéseket és más hasonló funkciókat. Ilyen például a PowerPoint Tervező vagy a Szerkesztő a Wordben.
• Az online tartalmakat letöltő szolgáltatások. Azok a szolgáltatások, amelyekben online tartalmakat lehet keresni és letölteni, például a dokumentumokat gazdagító sablonokat, térbeli modelleket, videókat és referenciaanyagokat. Ilyenek például az Office-sablonok vagy a PowerPoint Gyorsindító funkciója.
• Egyéb csatlakoztatott szolgáltatások. A szolgáltatásokat, például a dokumentumokon való együttműködést, úgy is kikapcsolhatja, hogy leválasztja az asztali Office-appokat a Microsoft Cloudról.

Néhány szolgáltatás elengedhetetlen az Office-appok működéséhez, ezért ezeket nem lehet kikapcsolni. Ilyen például a postaláda szinkronizálása az Outlookban, az Office-licenc hitelesítése és érvényesítése, valamint az Office naprakészségének megállapítása.

Habár ezek a fejlesztések először a Windows rendszeren futó Office-ba érkeznek meg, az elkövetkezendő hónapokban hasonló vezérlők és szolgáltatások az Office más platformon futó verzióiban is meg fognak jelenni.

Ha az Office össze van kapcsolva munkahelyi vagy iskolai fiókjával, akkor a rendszergazda dönthet arról, hogy mely csatlakoztatott szolgáltatások legyenek elérhetők Önnek a szervezetben. Ha többet szeretne megtudni az informatikai vezérlők fejlesztéseiről és a rendelkezésre álló lehetőségekről, kérjük, olvassa el Az Office 365 ProPlus adatvédelmi vezérlőinek áttekintése című cikket.

A biztonság, a naprakészség és az elvárt teljesítmény megőrzése az Office-ban

Ügyfeleink azért választják az Office-t, mert komoly múltja van a képességeket, a minőséget, a biztonságot, a megbízhatóságot és a kompatibilitást tekintve. A felhőalapú szolgáltatásainkhoz hasonlóan, az Office-appok biztonságának, naprakészségének és elvárt teljesítményének megőrzéséhez, valamint a termékek fejlesztéséhez is adatokat használunk fel.

Ebből a célból diagnosztikai adatokat gyűjtünk, amelyekkel észlelni, diagnosztizálni és gyorsan kezelni tudjuk a problémákat még azt megelőzően, hogy nagyobb mértékű problémákat vagy biztonsági kockázatot okoznának. Ha egyik appunk túl lassan fut, vagy másféle hiba jelentkezik benne, a lehető leghamarabb szeretnénk erről tudomást szerezni, hogy elkezdhessük a munkát a javításán. Ezek a diagnosztikai adatok segítenek az Office megfelelő működésének fenntartásában.

A Julie blogbejegyzésében kifejtett adatgyűjtési keretrendszerrel összhangban, az asztali Office-alkalmazások diagnosztikai adatai két csoportba oszthatók:

• Szükséges adatok – Azok a minimális adatok, amelyek az Office biztonságának, naprakészségének és az adott eszközön elvárt teljesítményének megőrzéséhez szükségesek. Szükséges adatokat gyűjtünk például olyankor, amikor frissítjük az Office-t az eszközén. A frissítőcsomagok megfelelő letöltésének és telepítésének biztosítása érdekében információkat gyűjtünk a művelet sikerével (vagy sikertelenségével) kapcsolatban. Vagy amikor új e-mail-fiókot vesz fel az Outlookba, összegyűjtjük az új fiók hozzáadásának sikerével kapcsolatos szükséges diagnosztikai adatokat. Ha nő a sikertelen műveletek aránya, az a levelezőszolgáltatónál történt módosítást vagy a szoftverben az adott szolgáltató támogatásának csökkenését jelezheti.
• Opcionális adatok – Ezeket az adatokat a szükséges adatokon kívül, kizárólag az Ön hozzájárulásával gyűjtjük össze. Összegyűjtésük esetén az opcionális adatokkal még gyorsabban észlelhetjük, diagnosztizálhatjuk és oldhatjuk meg a problémákat, és a mai és jövőbeli produktivitási igényeknek megfelelő fejlesztéseket jelentethetjük meg. Opcionális adatokat gyűjtünk például arról, hogy a fájlok mentése helyben vagy a felhőben történik-e; ezzel jobban megérthetjük ügyfeleink tárolási preferenciáit. Vagy nyomon követjük, hogy hány alkalommal használtak egy funkciót, hogy jobban megértsük, hogy az ügyfelek hogyan lépnek interakcióba az új Office-funkciókkal. Általában arra használjuk az opcionális diagnosztikai adatokat, hogy megismerjük ügyfeleink többségének preferenciáit. Folyamatosan azon dolgozunk, hogy az Office működését hatékonyabbá tegyük Önnek és többi ügyfelünknek. Nagyra értékeljük, ha úgy dönt, hogy az opcionális diagnosztikai adatok megosztásával Ön is közreműködik ebben.

Az Office-ban gyűjtött diagnosztikai adatokról és arról, hogy hogyan szabályozhatja, hogy milyen kategóriákban történjen az adatgyűjtés, a Diagnosztikai adatok az Office-ban című cikkben olvashat bővebben. Ha munkahelyi vagy iskolai fiókot használ, akkor a rendszergazda további lehetőségek közül is választhat a diagnosztikai adatok gyűjtésének letiltására, és így lehetséges, hogy már megadott néhányat az Önnek elérhető beállítások közül.

Függetlenül attól, hogy megmarad csak a szükséges adatok gyűjtésénél vagy az opcionális adatok gyűjtését is engedélyezi, a hozzánk beérkező diagnosztikai adatok között nem fog szerepelni az Ön neve vagy e-mail-címe, a fájljai tartalma, illetve az Office-hoz nem kapcsolódó appokkal kapcsolatos információk. Jelentős óvintézkedéseket teszünk az adatvédelem biztosítására, ami a diagnosztikai adatok kezelésére is vonatkozik. Rendszereink egyedi alfanumerikus azonosítókat hoznak létre és társítanak a diagnosztikai adatokkal, mielőtt azok elhagynák a számítógépet. Az azonosítók, habár egyediek, önmagukban nem alkalmasak arra, hogy visszavezessenek egy adott személyre. Ezt az azonosítót arra használjuk, hogy különbséget tudjuk tenni aközött, hogy egy probléma 100 különböző eszközön fordul-e elő, vagy ugyanaz a probléma jelentkezik 100 alkalommal egyetlen eszközön.

Nyitottak és átlátszók szeretnénk lenni azokkal az adatokkal kapcsolatban, amelyeket a problémák észlelése, diagnosztizálása és megoldása céljából gyűjtünk. Készítettünk egy ingyenes diagnosztikaiadat-megjelenítőt, amelyben megtekintheti a Microsoftnak küldött diagnosztikai adatokat. Részletes információkért olvassa el A Diagnosztikaiadat-megjelenítő használata az Office-szal című cikket.

Az Office alapja a bizalom

Julie blogbejegyzésében bejelentett egy új keretrendszert, és hangsúlyozta a Microsoft megbízhatóság és adatvédelem iránti elkötelezettségét. Az Office-nak ez a frissítése ezeket az alapelveket testesíti meg.

A világos és hasznos adatvédelmi gyakorlatok és vezérlők kialakítása fontos szerepet játszik a termékeink és szolgáltatásaink felé irányuló bizalom kiépítésében és megőrzésében. Az Office jelen frissítésében szereplő újdonságok közül sok az Önhöz hasonló ügyfelekkel folytatott több órás beszélgetés és kutatás eredményeként született. A jövőben is figyelni és javítani fogjuk termékeink működését és a felhasználói élményt a beérkező vélemények alapján. Visszajelzése fontos szerepet fog játszani az adatvédelemmel kapcsolatos jövőbeli frissítések létrejöttében.

Küldetésünknek tekintjük, hogy a bolygón minden embernek és szervezetnek lehetőséget biztosítsunk arra, hogy nagyobb hatékonyságot érjen el. Ezt pedig csak úgy érthetjük el, ha ügyfeleink tudják, hogy tiszteletben tartjuk őket magukat, az adataikat és az adatok védelmét.